Contrôler l’utilisation par le salarié de sa messagerie professionnelle : vos droits, vos devoirs…

Contrôler l’utilisation du matériel de l’entreprise

C’est un principe ! Vous pouvez contrôler l’utilisation que les salariés font du matériel informatique que vous mettez à leur disposition dans le cadre de leur mission professionnelle. Parce que ces outils sont destinés à être utilisés pour l’exécution de leur travail, ils ont un caractère professionnel, ce qui vous autorise à exercer un contrôle.

Des tolérances généralement admises pour des utilisations personnelles. D’une manière générale, la plupart des entreprises, comme les tribunaux, reconnaissent la possibilité aux salariés d’utiliser ces outils informatiques à des fins privées. Mais il est important, toutefois, de souligner que cette tolérance ne vaut que si cette utilisation privée est raisonnable et qu’elle n’affecte pas la sécurité des réseaux informatiques, ni la productivité attendue dans l’exécution de sa mission par le salarié.

Interdire ou limiter l’utilisation privée du matériel professionnel. Un certain nombre d’entreprises insère une clause, dans leur règlement intérieur, visant à limiter ou interdire l’utilisation de la messagerie professionnelle à des fins personnelles. Rappelons toutefois que le règlement intérieur n’est obligatoire que dans les entreprises d’au moins 20 salariés. Mais les petites entreprises, non soumises à cette obligation, peuvent tout à fait diffuser une note de service en ce sens.

Mettre en place une charte informatique ? Vous pouvez rédiger une charte informatique, que vous diffuserez par le biais d’une note de service ou qui sera annexée à votre règlement intérieur. Cette charte a pour but de délimiter le cadre de l’utilisation des nouvelles technologies d’information et de communication (téléphones, ordinateurs, messageries…). Si votre entreprise dispose d’un comité d’entreprise, vous devrez le consulter sur ce point.

Contrôler l’utilisation de la messagerie professionnelle : guide des bonnes pratiques

Contrôler la messagerie professionnelle, oui... Vous pouvez exercer un contrôle sur les e-mails adressés par l’intermédiaire de la messagerie électronique de l’entreprise : le juge a rappelé que les courriels adressés ou reçus par le salarié à l'aide de l'outil informatique que vous mettez à sa disposition pour les besoins de son travail sont présumés avoir un caractère professionnel. Il en sera de même à propos des e-mails transférés de la messagerie personnelle du salarié vers sa boîte mail professionnelle qui seront présumés professionnels.

… mais… Si les emails, ou tout autre document, sont clairement identifiés comme étant personnels, vous ne devez pas les consulter ! Les ouvrir relèverait d’une atteinte à la vie privée de votre salarié. La question est plus délicate quand il s’agit de contrôler l’utilisation d’une messagerie instantanée…

Attention. Des correspondances entretenues par le biais de la messagerie personnelle d’un salarié (MSN Messenger par exemple), même depuis un ordinateur mis à sa disposition par l’employeur, conservent un caractère personnel. Leur lecture constitue une violation du secret des correspondances.

Attention bis. Pour rappel, chacun a droit au respect de sa vie privée. Aussi, la présentation d’une conversation privée du salarié qui ne serait pas justifiée par l’exercice légitime du droit à la preuve porterait atteinte à sa vie privée. Et le juge estime que la seule constatation de l’atteinte à la vie privée ouvre droit, pour le salarié, à réparation.

1er conseil : informez vos salariés ! Vous devez informer vos salariés que leurs communications peuvent faire l’objet d’une surveillance. Cette information doit être préalable à toute opération de surveillance, et ce, même si votre règlement intérieur interdit expressément l’utilisation du matériel professionnel à des fins personnelles.

2ème conseil : veillez au caractère raisonnable de votre contrôle ! L’étendue de la surveillance ainsi que le degré d’intrusion doivent être raisonnables. En cas de contentieux, les juges distingueront entre la surveillance des flux de communications et la surveillance de leur contenu, mais également entre la surveillance de l’ensemble des communications ou seulement une partie et ils vérifieront la durée de la surveillance ainsi que le nombre de personnes qui accèdent aux résultats de cette surveillance.

3ème conseil : faites le point sur vos motifs ! Vous devez, en effet, disposer d’un motif légitime pour justifier la surveillance des communications et l’accès à leur contenu. Notez, par ailleurs, que la surveillance du contenu des communications étant particulièrement intrusive, le motif doit être sérieux.

4ème conseil : prenez des mesures de surveillance adaptées. Vous devez opter, lorsque c’est possible, pour un système de surveillance reposant sur des moyens et des mesures moins intrusifs que l’accès direct au contenu des communications de l’employé. Autrement dit, vous devez choisir un système de surveillance qui soit adapté au but recherché en évitant, autant que possible, d’utiliser des méthodes intrusives.

5ème conseil : si votre mesure est inefficace, changez-la ! L’utilisation des résultats et les conséquences de cette surveillance pour le salarié concerné doivent permettre d’atteindre le but déclaré de la mesure.

6ème conseil : préservez la confiance de vos salariés ! Le salarié doit bénéficier de garanties adéquates quant à la protection de ses communications, afin que l’employeur ne puisse pas accéder à leur contenu sans qu’il n’ait été préalablement informé de cette éventualité.