Assemblée générale des copropriétaires : mode d’emploi

Convoquer l’assemblée générale des copropriétaires

AG des copropriétaires : le pouvoir de décision ! L’assemblée générale (AG) des copropriétaires est l’organe dit « délibérant » de la copropriété : c’est dans ce cadre que sont prises les décisions relatives à la copropriété, ces décisions étant exécutées par le syndic, assisté et contrôlé dans cette gestion par le Conseil Syndical (CS).

Qui convoque cette AG ? Il vous revient, en qualité de syndic, de convoquer cette AG de votre propre initiative, au moins 1 fois par an, et en tout état de cause à chaque fois que vous l’estimez nécessaire. Mais vous n’êtes pas le seul à décider d’une telle convocation puisque :

• le conseil syndical peut vous demander de convoquer une AG ;
• vous-même pouvez demander cette convocation avec d’autres copropriétaires dès lors que vous représentez (ensemble) au moins le ¼ des voix (sauf disposition contraire du règlement de copropriété) ;
• le président du CS peut aussi convoquer lui-même une AG après une mise en demeure au syndic de le faire et restée infructueuse plus de 8 jours ;
• le président du CS dispose également de cette prérogative lorsqu’il s’agit de convoquer une AG appelée à désigner un nouveau syndic en cas d’empêchement pour quelque cause que ce soit.

Un nouveau droit pour les copropriétaires. Pour mémoire, il est possible pour tout copropriétaire de solliciter la convocation et la tenue d'une AG, à ses frais, pour faire inscrire à l'ordre du jour une ou plusieurs question(s) ne concernant que ses droits et obligations.

Des précisions. Il est désormais précisé que la demande doit être faite par un ou plusieurs copropriétaires à leurs frais, et doit préciser la ou les questions dont l’inscription à l’ordre du jour est demandée.

Formalisme. Elle doit être notifiée au syndic, et être accompagnée d’un projet de résolution pour chaque question. Elle doit également être accompagnée, lorsque la situation l’exige, des documents précisant :

• les conditions essentielles du contrat ;
• en cas d'appel à la concurrence, les contrats proposés, lorsque l'assemblée est appelée à approuver un contrat, un devis ou un marché, notamment pour la réalisation de travaux ;
• les conditions générales et particulières du projet de contrat et la proposition d'engagement de caution fournie par une entreprise d'assurance spécialement agréée lorsque le contrat proposé a pour objet la souscription d'un prêt bancaire au nom du syndicat.

Répartition des frais et honoraires. Lorsque l'assemblée générale est convoquée à la demande de plusieurs copropriétaires, ceux-ci doivent préciser la répartition des frais et honoraires entre eux. À défaut, les frais sont répartis entre ces copropriétaires à parts égales.

Information relative aux frais prévisionnels. Dans les 15 jours qui suivent la notification de la convocation, le syndic informe le ou les copropriétaire(s) demandeur(s) des frais prévisionnels, ainsi que de ses honoraires.

Convocation à l’AG. Il doit ensuite convoquer l'assemblée générale dans le délai de 45 jours suivant le paiement de ces frais et honoraires.

Bon à savoir. Notez que lorsque la convocation de l’AG est sollicitée dans ce nouveau cadre, le syndic ne doit porter à l’ordre du jour que les questions relatives aux droits et obligations du ou des copropriétaire(s) demandeur(s).

Qui est convoqué à cette AG ? Bien entendu, tous les copropriétaires doivent être convoqués à une AG, même s’ils ne sont pas directement concernés par les décisions à prendre. Voilà pour le principe, mais son application recèle parfois quelques complications en pratique…

Des précisions à connaître ! Dans certains cas, la désignation du copropriétaire convoqué mérite d’être précisée. Ainsi :

• un mineur doit être représenté par son tuteur ou administrateur légal (il en est de même en présence d’un majeur dit « protégé », sous tutelle ou curatelle) ;
• en cas d’indivision sur un lot (de même qu’en présence d’un lot dont la propriété est démembrée), les indivisaires doivent être représentés par un mandataire commun ;
• en présence d’époux co-indivisaires, la convocation est adressée à l’un ou à l’autre, si aucun mandataire commun n’a été désigné par eux (par principe, un « mandat tacite » existe entre eux) ;
• en cas de vente d’un lot, tant que la notification du transfert de propriété n’a pas été effectuée par le notaire, vous devez convoquer l’ancien propriétaire (ce dernier a la faculté de donner un pouvoir à l’acquéreur pour le représenter à l’AG, comme cela est souvent prévu dans les avant-contrats, si la vente n’est pas encore réalisée) ;
• tout copropriétaire peut solliciter la convocation et la tenue d'une AG, à ses frais, pour faire inscrire à l'ordre du jour une ou plusieurs question(s) ne concernant que ses droits et obligations.

Comment sont convoqués les participants ? La convocation doit être notifiée au moins 21 jours avant la date de réunion de l’AG (sauf si le règlement de copropriété a prévu un délai plus long). Par principe, cette convocation est faite :

• par lettre recommandée avec AR ;
• par remise de la convocation contre récépissé ou émargement.

Un formalisme précis. La convocation doit préciser le lieu de la réunion, le jour et l’heure, et l’ordre du jour (à savoir les questions soumises à la délibération des copropriétaires). Si l’AG est appelée à se prononcer sur l’approbation des comptes, la convocation doit rappeler précisément les modalités de consultation des pièces justificatives des charges de copropriété (état financier du syndicat des copropriétaires, compte de gestion général, projet de budget prévisionnel).

Pour les pièces justificatives de charges… Les copropriétaires doivent pouvoir prendre connaissance des pièces justificatives des charges, chaque année, avant la tenue de l’assemblée générale. Pendant le délai s'écoulant entre la convocation de l’AG appelée à connaître des comptes de l’exercice écoulé et la tenue de celle-ci, vous devez tenir les pièces justificatives des charges à la disposition de tous les copropriétaires pendant une durée qui ne peut être inférieure à un jour ouvré et doit être, en tout cas, appropriée à la dimension de la copropriété (ce texte suffisamment imprécis incite à prendre ses précautions et à envisager un délai suffisamment long).

Où ? Vous devez fixer le lieu de la consultation des pièces justificatives des charges, soit au siège de votre entreprise, soit au lieu où vous assurez habituellement l'accueil des copropriétaires. Précisez, dans la convocation, le ou les jours et les heures auxquels cette consultation peut s'effectuer. Notez qu’une obligation s’impose à ce sujet pour les syndics professionnels : lorsqu'il s'agit d'un syndic professionnel, ces jours et heures doivent être fixés pendant les jours et heures d'accueil physique déterminés dans le contrat de syndic.

À noter. Dans l’hypothèse où l’AG est amenée à se prononcer sur la nomination d’un nouveau syndic, il faut procéder au préalable à un appel d’offres et à une mise en concurrence des contrats de syndic.

Animer l’assemblée générale des copropriétaires

Un formalisme à maîtriser ! La tenue d’une assemblée générale des copropriétaires nécessite, là encore, le respect d’un certain formalisme pour assurer la validité des décisions prises : signature d’une feuille de présence, pointage des mandats de représentation, etc.

Faire signer une feuille de présence. Une feuille de présence doit être dressée, indiquant l’identité et le domicile de chaque copropriétaire (le cas échéant, l’identité et le domicile du ou des mandataires), ainsi que le nombre de voix dont les copropriétaires disposent (sauf pour ceux participant à l’AG par visioconférence). Certifiée exacte par le Président de l’AG, elle constitue une annexe du procès-verbal avec lequel elle doit être conservée.

À noter. La feuille de présence rédigée lors de l’assemblée générale doit aussi mentionner les personnes ayant voté par correspondance avec mention de la date de réception du formulaire par le syndic.

Conseil pratique. Si un copropriétaire arrive après le vote des premières résolutions ou part avant la fin de la réunion, faites mentionner au procès-verbal les heures d’arrivée et de départ et les votes des résolutions auxquels il a pris part, afin d’éviter toute contestation ultérieure.

Vérifier les mandats de représentation. Le copropriétaire peut se faire représenter par un mandataire de son choix (sauf le syndic, son conjoint et les membres de sa famille, ainsi que ses salariés et leurs proches), appartenant ou non au syndicat. Le mandat doit être obligatoirement établi par écrit, et dûment signé par le mandant. Il peut valablement faire état des votes souhaités sur les questions inscrites à l’ordre du jour.

À noter. Un copropriétaire peut recevoir plus de 3 délégations de vote si le total des voix dont il dispose (les siennes et celles de ses mandants) ne dépasse pas 10 % des voix.

Bon à savoir. À défaut de président, la remise de délégation peut être faite auprès d’un membre du conseil syndical ou au président du conseil syndical. En leur absence, le mandat est remis au président de séance désigné par l’assemblée générale.

Subdéléguer un mandat de représentation ? Tout mandataire désigné peut expressément subdéléguer son mandat à une autre personne, à condition que cela ne soit pas interdit par le mandat.

À noter. Le mandataire ne peut pas voter à une question non inscrite à l’ordre du jour. Dans une telle hypothèse, le copropriétaire qu’il représente serait considéré comme « défaillant » et pourraient alors demander l’annulation du vote s’agissant de cette question.

Au début de la réunion… L’AG des copropriétaires désigne son Président de séance et, s’il y a lieu, un ou plusieurs scrutateurs. Ces désignations font l’objet de votes dont le résultat figure au procès-verbal.

Le rôle du Président. Pour mémoire, il dirige la réunion, veille à la régularité des débats et signe les documents faisant preuve des conditions dans lesquelles les décisions sont prises (feuille de présence et procès-verbal). Les scrutateurs assistent le Président en dépouillant les votes sous son autorité (les votes à mains levées sont à réserver aux petites copropriétés) et approuvent le procès-verbal en apposant leurs signatures. En qualité de syndic, vous assurez le secrétariat et rédigez à ce titre le procès-verbal (sauf décision contraire de l’AG).

Voter les résolutions. Lors de l’AG, les copropriétaires vont être amenés à se prononcer sur les décisions à prendre, prévues à l’ordre du jour. A ce titre, chaque copropriétaire dispose d’un nombre de voix déterminé par sa quote-part de propriété dans les parties communes de l’immeuble.

Conseil. Vérifiez que les tantièmes retenus pour déterminer les droits de vote correspondent à ceux qui ont été attribués dans le cadre de l’état descriptif de division, pour éviter toute contestation.

Vote par correspondance. La Loi Elan prévoit que les copropriétaires peuvent voter par correspondance avant la tenue de l’AG, au moyen d’un formulaire. Les formulaires ne donnant aucun sens précis de vote ou exprimant une abstention sont considérés comme des votes défavorables. Sont également considérés comme défavorables les votes par correspondance portant sur des résolutions qui, à l’issue des débats en AG, ont évolué de manière substantielle.

Un nouveau modèle de formulaire de vote par correspondance. Pour ce faire, un nouveau modèle de formulaire de vote par correspondance a vu le jour. Il est disponible ici. Ce formulaire doit être joint à la convocation à l’assemblée générale.

Délai. Pour être pris en compte lors de l’AG, le formulaire de vote par correspondance doit être réceptionné par le syndic au plus tard 3 jours francs avant la date de réunion. Lorsqu’il est transmis par voie électronique à l’adresse indiquée par le syndic, il est présumé réceptionné à la date de l’envoi.

À noter. Notez que le formulaire de vote par correspondance n’est pas pris en compte lorsque le copropriétaire, l'associé ou leur mandataire est finalement présent à l'assemblée générale, quelle que soit la date à laquelle le formulaire de vote par correspondance ou le mandat a été établi ou reçu. Cette disposition vaut également en cas de délégation de vote sans désignation d'un mandataire.

Participer à l’assemblée générale des copropriétaires par visioconférence

Une présence par visioconférence ? Les copropriétaires peuvent désormais participer à l’AG par visioconférence, par audioconférence ou par tout autre moyen de communication électronique.

Selon quelles modalités techniques ? Il revient à l’AG de décider des moyens et supports techniques qui doivent permettre aux copropriétaires de participer aux AG par visioconférence, par audioconférence ou par tout autre moyen de communication électronique.

Selon quelles garanties ? L’AG doit aussi décider de la nature des garanties requises permettant de s'assurer de l'identité de chaque participant. Notez que les supports retenus doivent, au moins, transmettre la voix des copropriétaires et permettre la retransmission continue et simultanée des délibérations.

À noter. Ces décisions sont prises sur la base de devis élaborés à cet effet à l'initiative du syndic ou du conseil syndical. C’est le syndicat des copropriétaires qui en supporte les coûts.

Une visioconférence à anticiper ! Le copropriétaire qui souhaite participer à l'assemblée générale par visioconférence doit en informer par tout moyen le syndic 3 jours francs, au plus tard, avant la réunion de l’AG.

En cas de problèmes techniques… Le procès-verbal de l’AG doit préciser, le cas échéant, les incidents techniques ayant empêché le copropriétaire ou l'associé qui a eu recours à la visioconférence de faire connaître son vote.

Amendement d’une décision. Si la résolution objet du vote par correspondance fait l'objet d'un amendement en cours d’AG (quelle que soit la nature de l'amendement), le votant par correspondance qui s'est exprimé en faveur de cette résolution est assimilé à un défaillant pour la résolution concernée.

Clore l’assemblée générale des copropriétaires

Un procès-verbal… Les décisions prises au cours de chaque AG doivent faire l’objet d’un procès-verbal (PV) : c’est l’instrument de contrôle de la régularité des délibérations.

… au contenu précis. Le PV rappelle les conditions de la convocation, l’ordre du jour, et les documents joints à la convocation. Il mentionne, sous l’intitulé de chaque question inscrite à l’ordre du jour, le texte précis de la résolution soumise au vote, ainsi que le résultat de ce vote. Le nombre de voix ayant approuvé chaque résolution doit être indiqué : cela permet de vérifier plus facilement si la majorité requise a été atteinte.

Une nouveauté. En principe, le PV doit préciser les noms des copropriétaires ou associés qui se sont opposés à la décision et leur nombre de voix, ainsi que les noms des copropriétaires ou associés qui se sont abstenus et leur nombre de voix.

Depuis le 4 juillet 2020. Désormais, il doit également préciser les noms et nombre de voix des copropriétaires ou associés qui sont assimilés à un copropriétaire défaillant.

Rappel. Pour mémoire, le copropriétaire qui vote par correspondance est considéré comme un copropriétaire défaillant lorsque la résolution sur laquelle il s’est prononcé favorablement a été amendée en cours d’assemblée générale.

… à signer. Le PV doit être signé à la fin de la séance par le Président, le secrétaire (vous, en qualité de syndic) et les scrutateurs. Il doit faire figurer les votes proclamés par l’AG. Inscrit sur un registre spécial ouvert à cet effet, il a force de preuve : le cas échéant, en cas de contestation, il appartient au copropriétaire contestataire d’apporter la preuve de son inexactitude.

Bon à savoir. Jusqu’à présent, il était prévu que le procès-verbal (PV) reprenant les décisions prises pour chaque assemblée générale soit signé, à la fin de la séance, par le président par le secrétaire et par le ou les scrutateur(s). Depuis le 4 juillet 2020, cette signature peut avoir lieu dans les 8 jours suivant la tenue de l’assemblée.

À noter. Le PV doit notamment préciser si les mandats de vote ont été distribués par le président du conseil syndical, par un membre du conseil syndical ou par le président de séance.

… à notifier. Le PV doit être notifié à chacun des copropriétaires opposants ou défaillants (absents non représentés) dans le mois qui suit la tenue de l’AG. L’envoi est fait selon les mêmes modalités que la convocation : par lettre recommandée avec AR ou par mail.

Notifier les annexes ? La notification des procès-verbaux d’AG par le syndic aux copropriétaires opposants ou défaillants ne comprend pas les annexes au procès-verbal (ce qui inclut notamment la feuille de présence).

Important ! Cette notification est importante, car elle fait courir le délai de 2 mois :

• durant lequel les décisions peuvent être contestées par les ayant-droits ;
• que vous devez respecter avant de faire exécuter les travaux votés (autres que les travaux d’entretien et hors cas d’urgence).

À noter. Il a été jugé que la notification d’un PV d’AG à une copropriétaire entre-temps décédée était valable, dans la mesure où le syndic avait prouvé qu’il n’avait pas eu connaissance du décès de la copropriétaire en question.

Et en cas d’irrégularité ? Notez que l’irrégularité de forme qui affecte le procès-verbal d’assemblée générale ou la feuille de présence n’entraîne pas forcément la nullité de l’AG, lorsqu’elle concerne les conditions de vote ou la computation des voix et qu’il est possible de reconstituer le sens du vote et que le résultat de celui-ci n'en est pas affecté.

Assemblée générale des copropriétaires : et après ?

Un devoir d’information. Les décisions prises en assemblée générale des copropriétaires qui concernent les occupants de l’immeuble ont vocation à être communiquées à ces derniers. Pour les AG convoquées depuis le 1er avril 2016, voici comment vous devrez obligatoirement faire.

Quelles informations ? Sont visées les décisions prises par l’AG susceptibles d'avoir des conséquences sur les conditions d'occupation de l'immeuble et sur les charges des occupants, telles que :

• les décisions relatives à la maintenance et à l'entretien de l'immeuble, aux travaux de toute nature et aux actes techniques concourant à la préparation de ces travaux tels que les diagnostics, les audits, les études techniques ;
• les décisions relatives à la présence du personnel ou des prestataires.

Attention. Des mesures spécifiques doivent être prises dans certains cas. Ainsi :

• lorsque ces décisions comprennent des informations à caractère personnel, vous devez rendre anonyme leur contenu ;
• ne peuvent être portées à la connaissance des occupants les décisions de l'AG concernant une saisie immobilière ou une procédure contentieuse opposant un ou plusieurs copropriétaires au syndicat et les prestations de gestion confiées au syndic ou pour lesquelles il est mandaté ;
• en outre, une décision ayant pour effet le licenciement du gardien, concierge ou employé d'immeubles ne peut être portée à la connaissance des occupants avant que ce dernier ait reçu la lettre lui notifiant son licenciement.

Comment faire ? Cette information est réalisée, dans un délai de 3 mois après la tenue de l’AG, par un document affiché pendant 1 mois à l'emplacement prévu à cet effet s'il en existe un. A défaut, vous devez déposer ce document dans chacune des boîtes aux lettres.