Attribuer des bons cadeaux à vos salariés

Les bons cadeaux : comment ça marche ?

Qu’est-ce-que c’est ? Un chèque ou bon cadeau est un bon d’achat auquel est attribuée une valeur et qui servira à échanger des produits, voire parfois des services, auprès d’un réseau de commerçants et d’enseignes partenaires.

Différents types. Vous pouvez proposer aux salariés des chèques cadeaux mono-enseigne (valable uniquement sur un seul magasin que vous aurez sélectionné) ou, plus fréquemment, des chèques multi-enseignes (offrant un panel de produits très large auprès d’un vaste réseau de commerçants et d’enseignes).

Par qui ? Très souvent, ce sont les comités sociaux et économique (CSE) dans les entreprises de plus de 50 salariés qui ont l’initiative de la mise en place des chèques cadeaux dans l’entreprise. Mais ce n’est évidemment pas l’apanage des plus grandes entreprises, puisque rien ne vous empêche, dans une entreprise dépourvue de CSE, d’attribuer des chèques cadeaux dans l’entreprise. Retenez qu’en tout état de cause, aucune règle ne vous impose de mettre en place ces bons cadeaux.

Pour qui ? Les bons cadeaux doivent profiter à tous les salariés sans discrimination. Sachez que l’Urssaf peut remettre en cause les exonérations sociales attachées aux bons cadeaux si les critères d’attribution ne lui apparaissent pas objectifs. A titre d’exemple, il est ainsi considéré que des critères d’attribution liés à l’ancienneté ou à la présence effective des salariés dans l’entreprise sont susceptibles d’entraîner une telle remise en cause (c’est du moins la position de l’Urssaf). Il en sera évidemment de même si vous décidez de priver un salarié de chèques cadeaux en raison de son âge, de son sexe, de son appartenance religieuse ou syndicale, etc.

Quand ? Vous n’êtes astreint à aucun délai pour décider du moment de l’attribution de bons cadeaux. En règle générale, au même titre que les chèques-vacances sont souvent remis en prévision des congés d’été, l’attribution des bons cadeaux aux salariés est plus propice au moment des fêtes de fin d’année.

Les bons cadeaux : un avantage pour l’entreprise ?

Une rémunération alternative. Offrir des bons cadeaux aux salariés, c’est aussi leur procurer une « rémunération alternative » par la prise en charge indirecte d’achat de produits ou de services à leur profit. Par principe, tout avantage de ce type fourni aux salariés doit être soumis aux cotisations sociales, comme toute rémunération. Mais des exonérations spécifiques peuvent parfois s’appliquer aux bons cadeaux.

Une exonération de cotisations sociales ? Généralement, l’Urssaf admet une exonération de cotisations sociales sous réserve de respecter des conditions précises. La valeur du bon cadeau ne sera pas soumise aux cotisations sociales si son montant n’excède pas 5 % du plafond de la sécurité sociale (soit 193.2 € pour 2024). Ce seuil s’apprécie par an et par bénéficiaire.

Et au cas où… Si ce seuil est dépassé sur l’année civile, l’exonération de cotisations sociales pourra tout de même être acquise si les 3 conditions suivantes sont respectées (à défaut, les bons d’achat sont soumis aux cotisations sociales dès le 1er euro) :

• l’attribution du bon d’achat doit être en lien avec l’un des évènements suivants :

•        o la naissance, l'adoption,
•        o le mariage, le Pacs,
•        o la retraite,
•        o la fête des mères et des pères,
•        o la Sainte Catherine et la Saint Nicolas (qui vise les femmes non mariées qui fêtent leur 25ème anniversaire, ou les hommes non mariés qui fêtent leur 30ème anniversaire),
•        o Noël pour les salariés et les enfants jusqu’à 16 ans révolus dans l’année civile,
•        o la rentrée scolaire pour les salariés ayant des enfants âgés de moins de 26 ans dans l’année d’attribution du bon d’achat, sous réserve de la justification du suivi de scolarité (par « rentrée scolaire », il faut entendre toute rentrée de début d’année scolaire, universitaire etc., peu importe qu’il s’agisse d’un établissement scolaire, d’un lycée professionnel, d’un centre d’apprentissage, etc.) ;

• l’utilisation du bon d’achat doit être déterminée : le bon doit mentionner le ou les noms des magasins dans lesquels il peut être échangé et son utilisation doit être en lien avec l’évènement pour lequel il est attribué (exemple : à Noël, le bon doit permettre l’achat de jouets, de vêtements, de livres, etc. ; pour la rentrée scolaire, le bon d’achat doit faciliter l’achat de fournitures scolaires, de livres, de vêtements, de matériel informatique, etc.) ;

• son montant doit être conforme aux usages : le seuil de 5 % du plafond mensuel de la Sécurité Sociale doit être respecté pour chaque évènement.

Exemple. En 2016, vous avez attribué à vos salariés un bon d’achat de 100 € pour ceux qui se sont mariés et un bon d’achat de 100 € pour la rentrée scolaire, ces bons étant utilisables dans les grandes enseignes de la distribution (à l’exception des rayons alimentaires). Un salarié a donc pu recevoir dans l’année des bons d’achat pour une valeur globale de 200 €, soit pour un montant qui excède le seuil de 5 % du plafond mensuel de la Sécurité Sociale. Il faut donc vérifier si, pour chaque évènement motivant l’attribution d’un bon d’achat, les 3 conditions sont respectées :

• pour chaque bon, l’évènement figure-t-il dans la liste des évènements autorisés ? Oui
• pour chaque bon, l’utilisation est-elle déterminée ? Oui
• pour chaque bon, le seuil de 5 % est-il respecté ? Oui

Conclusion. Dans notre exemple, les conditions étant respectées, les bons d’achat alloués pour le mariage et pour la rentrée scolaire bénéficient de l’exonération de cotisations sociales.

Utilisation du bon d'achat. Un bon d’achat ne peut pas être échangeable contre du carburant ou des produits alimentaires (sont toutefois admis les produits alimentaires courants dits de luxe dont le caractère festif est avéré : on pense au champagne ou au foie gras par exemple).

Attention : pas d’exonération admise pour les juges ! L’exonération appliquée par l’Urssaf est en fait une tolérance. Pour les juges, les cadeaux et bons d’achat octroyés aux salariés sont soumis aux cotisations sociales. Cela signifie qu’en cas de contrôle Urssaf, actuellement, certains contrôleurs pourront continuer d’appliquer la tolérance et d’autres ne le feront pas. Si un contrôleur décide de réintégrer vos bons d’achat dans le calcul de vos cotisations sociales, en l’état actuel du droit, une contestation de votre part serait vaine.

Pas d’exonération non plus en cas de CSE ! Si votre entreprise est pourvue d’un CSE et que vous attribuez des bons cadeaux sans passer par ce dernier, vous ne bénéficierez pas de l’exonération de cotisations sociales.

Au plan fiscal. S’agissant d’un avantage attribué aux salariés, l’achat de bons cadeaux suit le même régime que les rémunérations qui leur sont versées. Ils sont donc déductibles des résultats imposables de l’entreprise, sous réserve toutefois que le montant cumulé de la rémunération et des divers avantages ne conduise pas à porter le montant de la rémunération globale à un niveau excessif.

Les bons cadeaux : un avantage pour le salarié ?

Pour le salarié. Indéniablement, vous participez à l’augmentation du pouvoir d’achat de vos collaborateurs en finançant l’achat de produits et services via l’attribution de bons cadeaux. C’est aussi ce qui explique le très large plébiscite que rencontrent ces chèques cadeaux auprès des salariés d’une manière générale.

Mais aussi… Il s’agit pour le salarié d’un avantage qui ne sera pas soumis à l’impôt sur le revenu, pour autant que les critères retenus pour l’exonération de cotisations sociales soient respectés. Concrètement, dès lors que le bon cadeau est offert à l’occasion d’un évènement particulier (sans lien direct avec l’activité professionnelle du salarié) et que sa valeur ne dépasse pas 5 % du plafond mensuel de la sécurité sociale (par évènement et par an), l’exonération fiscale pour le salarié est acquise.