Avantage en nature : la mise à disposition d'un ordinateur ou d'un téléphone par l'entreprise
Avantage en nature « NTIC » : de quoi s'agit-il ?
'NTIC' ? Les outils issus des nouvelles technologies de l'information et de la communication (NTIC) peuvent prendre diverses formes: il peut s'agit d'un ordinateur, d'un téléphone portable ou Smartphone, d'un accès Internet, de progiciels, etc.
Un avantage en nature ? Par principe, si vous mettez à la disposition permanente des salariés, dans le cadre de leur activité professionnelle, de tels outils dont l'usage est en partie privé, un avantage en nature est caractérisé et doit, par voie de conséquence, être soumis aux cotisations de sécurité sociale et à l'impôt sur le revenu. Une utilisation privée pourra résulter, s'agissant par exemple de la mise à disposition d'un téléphone portable, d'un examen des factures détaillées.
Le saviez-vous ?
Il est admis, à la fois par l'administration sociale et l'administration fiscale, que l'utilisation raisonnable de ces outils pour la vie quotidienne, et dont l'emploi est justifié par les besoins ordinaires de la vie professionnelle et familiale, n'est pas considérée comme un avantage en nature. Cette utilisation dite 'raisonnable' est caractérisée par des appels de courtes durées au domicile, de brèves consultations de serveurs pratiques sur Internet, etc.
De la même manière, il est précisé que l'avantage en nature est négligé si vous précisez, au moyen d'un écrit, que les outils ainsi mis à disposition sont destinés à un usage professionnel ou que leur utilisation découle d'obligations professionnelles. Ce sera, par exemple, le cas, pour reprendre un exemple cité par l'administration, dans l'hypothèse où un collaborateur doit pouvoir être joint par téléphone à tout moment.
Avantage en nature « NTIC » : quelle évaluation ?
L'importance de l'évaluation. Dans l’hypothèse où un avantage en nature est effectivement caractérisé, son évaluation est importante, dans la mesure où elle va servir de base, non seulement pour le calcul de la rémunération du bénéficiaire et des cotisations sociales correspondantes, mais également pour le calcul de l'impôt sur le revenu dû par le salarié à raison de cet avantage en nature.
2 possibilités. Quel que soit le niveau de la rémunération du bénéficiaire, les règles d'évaluation applicables en matière sociale le sont également en matière fiscale : l'avantage en nature résultant de l'utilisation privée des outils issus des NTIC par le salarié est évalué, au choix de l'employeur, soit sur la base des dépenses réellement engagées, soit sur la base d'un forfait.
Le choix du forfait. Si vous optez pour le forfait, voici la marche à suivre : ce forfait, calculé annuellement, est égal à 10 % du coût d'achat public TTC ou, le cas échéant, à 10 % du coût de l'abonnement TTC. Si la mise à disposition des outils intervient en cours d'année, l'évaluation doit être proratisée en fonction du nombre de mois de mise à disposition.
Attention. Si vous mettez à la disposition permanente ou si vous donnez à l’un de vos salariés un outil NTIC, dont l’usage est totalement privé et extérieur à la vie professionnelle, ce forfait de 10% ne peut pas s’appliquer.
Le choix des dépenses réelles. L'évaluation sera faite, dans cette hypothèse, au moyen des factures justifiant le temps passé à une utilisation privée.
Avantage en nature « NTIC » : le cas particulier des dons d'ordinateurs
Un don exonéré ? Dans le but d'encourager l'équipement des ménages en matériel informatique et de favoriser l'accès aux outils Internet, un régime incitatif sur le plan fiscal et social a été mis en place et s'est appliqué jusqu'au 31 décembre 2018 : il prend la forme d'un don de matériel au profit des salariés, ce don étant exonéré de cotisations sociales (pas de prise en compte d'un avantage en nature) et d'impôt sur le revenu pour le bénéficiaire, sous certaines conditions et dans certaines limites.
Quel matériel ? Le don (qui est effectivement caractérisé par une remise gratuite du matériel aux salariés) doit porter sur des ordinateurs fixes ou portables, sur des périphériques (type imprimante, scanner, disque externe, etc.), des matériels de communication (téléphone, smartphone, PDA, etc.) et des logiciels nécessaires à l’utilisation des ordinateurs.
Les conditions... Les matériels donnés doivent être entièrement amortis. Si le don porte sur du matériel d’une valeur initiale inférieure à 500 € (n'ayant pas fait l'objet d'une inscription à un compte d'immobilisation et donc d'un amortissement), ce matériel doit avoir été admis en charge déductible au titre de l'exercice d'acquisition et avoir été utilisé à des fins professionnelles pendant au moins 12 mois. Il n’est donc pas possible de donner du matériel neuf ou du matériel partiellement amorti ou acquis depuis moins de 12 mois
Les limites... L'avantage en nature qui résulte de cette remise gratuite de matériel est exonéré d'impôt sur le revenu et échappe aux cotisations de sécurité sociale, ainsi qu'aux taxes assises sur les salaires (taxe d'apprentissage, taxe sur les salaires, participations à la formation continue et à l'effort de construction), dans la limite d'un prix de revient de 2 000 € pour l'ensemble du matériel donné par an et par bénéficiaire. Le prix de revient s'entend de la valeur d'inscription à l'actif ou du prix comptabilisé en charge.
Attention à la TVA. Un don de matériel appartenant à l’entreprise réalisé au profit d’un salarié va entraîner, au regard de la TVA, une imposition d’une « livraison à soi-même » : au moment où l’entreprise a acheté le matériel informatique, elle a normalement pu déduire la TVA qui a grevé cet achat, facturée par le fournisseur, cette déduction étant possible parce que l’acquisition du matériel s’inscrit dans le cadre d’une activité relevant de l’application de la TVA. En effectuant un don au salarié, vous affectez le bien à des besoins privés, sans rapport avec l’entreprise, ce qui justifie une taxation de l’opération à la TVA, sur la base de la valeur vénale du bien concernée. Dans le même temps, cette TVA n’est pas elle-même déductible.
Le saviez-vous ?
Les exonérations d’impôt sur le revenu et de cotisations sociales, appliquées à l’avantage en nature qui résulte de la remise gratuite de matériels informatiques et de logiciels nécessaires à leur utilisation, sont supprimées depuis le 1er janvier 2019.
A retenir
L’avantage peut être négligé si vos salariés font une utilisation raisonnable de ces outils pour la vie quotidienne, et dont l'emploi est justifié par les besoins ordinaires de la vie professionnelle et familiale (appels de courtes durées au domicile, brèves consultations de serveurs pratiques sur Internet, etc.).
J'ai entendu dire
En matière de don de matériel informatique, comment calculer l'avantage en nature dans l'hypothèse où l'ensemble du matériel donné, par bénéficiaire, excède la limite de 2 000 € ?Dans cette hypothèse, la fraction excédentaire constitue un avantage en nature imposable et soumis aux cotisations sociales, dont l'évaluation peut être forfaitaire ou établie en fonction des dépenses réellement engagées, sur option de l'employeur.
• si vous choisissez le forfait, ce dernier est égal à 10 % de la fraction excédentaire: (prix de revient - 2 000 €) x 10 %
• si vous choisissez la valeur réelle, l'avantage en nature est évalué de la façon suivante: [(prix de revient global - 2 000 €) / prix de revient global)] x valeur réelle des biens donnés
- Arrêté du 10 décembre 2002 relatif à l'évaluation des avantages en nature en vue du calcul des cotisations de sécurité sociale
- Arrêté du 20 décembre 2002 relatif aux frais professionnels déductibles pour le calcul des cotisations de sécurité sociale
- Circulaire DSS/SDFSS/5B n° 2003-06 du 6 janvier 2003 résumant le contenu de la réforme de l'arrêté du 10 décembre 2002 relatif à l'évaluation des avantages en nature en vue du calcul des cotisations de sécurité sociale et de l'arrêté du 20 décembre 2002 relatif aux frais professionnels déductibles pour le calcul des cotisations de sécurité sociale
- Circulaire DSS/SDFSS/5B n° 2003-07 du 7 janvier 2003 relative à la mise en œuvre de l'arrêté du 10 décembre 2002 relatif à l'évaluation des avantages en nature en vue du calcul des cotisations de sécurité sociale et de l'arrêté du 20 décembre 2002 relatif aux frais professionnels déductibles pour le calcul des cotisations de sécurité sociale
- Circulaire DSS/SDFSS/5B n° 2005-389 du 19 août 2005 relative à la publication des quatre questions-réponses concernant la mise en œuvre de la réforme et de la réglementation des avantages en nature et des frais professionnels introduite par les arrêtés des 10 et 20 décembre 2002 modifiés et la circulaire du 7 janvier 2003 modifiée
- BOFiP-Impôts-BOI-RSA-BASE-20-20
- BOFiP-Impôts-BOI-RSA-CHAMP-20-30-50
- Loi de Finances pour 2019 du 28 décembre 2018, n° 2018-1317, article 30 (suppression exonération IR et cotisations sociales appliquée au don gratuit d’ordinateur)
