Avantage en nature : la prise en charge des repas par l'entreprise

Ne pas confondre « remboursement de frais » et « avantage en nature »

Différentes formes.... Vous remboursez les frais de repas que vos salariés engagent en déplacement professionnel. Vous prenez régulièrement en charge les repas de vos salariés, quel que soit leur statut, en déplacement ou non. Dans quelles hypothèses devrez-vous comptabilisez un avantage en nature ?

Comptabilisez un avantage en nature. Un avantage en nature (imposable et soumis aux cotisations sociales) sera caractérisé si vous prenez en charge de manière régulière et systématique les repas de vos salariés : il pourra s'agir d'une prise en charge directe par la fourniture gratuite des repas ou par le paiement direct des repas au restaurateur, par la subvention de cantine ou de restaurant d'entreprise ou d'inter-entreprises, etc.

Ce n’est pas toujours le cas. Si la fourniture du repas résulte d'une obligation professionnelle ou est effectuée par nécessité de services (prévue conventionnellement ou contractuellement), elle ne sera pas considérée comme un avantage en nature. Comme le précise l'administration, ne constitue pas un avantage en nature, et, par suite, n'est pas imposable et n'est pas soumis aux cotisations sociales, notamment :

• le repas fourni aux salariés contraints de prendre une restauration sur leur lieu effectif de travail, en raison de conditions particulières d'organisation ou d'horaires de travail, tels que le travail en équipe, le travail posté, le travail continu, le travail en horaire décalé ou le travail de nuit ;
• le repas fourni aux salariés qui, par leur fonction, sont amenés, par nécessité de service, à prendre leur repas avec les personnes dont ils ont la charge éducative, sociale ou psychologique ;
• le repas d'affaire qui relève des frais professionnels (qui relèvent directement de l'activité de l'entreprise, présentent un caractère exceptionnel et sont exposés dans l'intérêt de l'entreprise en dehors de l'exercice normal de l'activité du salarié), sauf abus manifeste.

Vers la fin de l’exonération des repas d’affaires ? L’administration sociale vient apporter des restrictions quant à l’exonération de cotisations sociales des repas d’affaires en précisant ce qu’il faut entendre par “abus manifeste”.

Un quota ? Depuis le 25 juin 2021, tout salarié bénéficie d’un repas d’affaires par semaine, ou de 5 repas par mois. Au-delà de ce nombre, l’administration considère qu’il y a “abus manifeste” : les repas seront alors considérés comme des avantages en nature et donc soumis à cotisations sociales.

Un assouplissement ? Lorsque le quota de 5 repas d’affaires par mois est atteint, l’administration sociale laisse toutefois la possibilité de justifier de la nécessité professionnelle de ces repas. Ainsi, dans la situation où le nombre de repas d’affaires mensuel d’un salarié est supérieur à 5, deux hypothèses s’ouvrent alors :

• soit la nécessité professionnelle de ces repas est justifiée : ils pourront donc potentiellement être exonérés de cotisations sociales ;
• soit la nécessité professionnelle de ces repas n’est pas démontrée : ils seront considérés comme des avantages en nature soumis à cotisations sociales.

Avantage en nature 'nourriture': quelle évaluation ?

L'importance de l'évaluation. Dans l'hypothèse où un avantage en nature est effectivement caractérisé, son évaluation est importante, dans la mesure où elle va servir de base, non seulement pour le calcul de la rémunération du bénéficiaire et des cotisations sociales correspondantes, mais également pour le calcul de l'impôt sur le revenu à raison de cet avantage en nature.

2 possibilités. Quel que soit le niveau de la rémunération du bénéficiaire, les règles d'évaluation sont identiques en matière sociale et en matière fiscale : l'avantage en nature résultant de la fourniture du repas est évalué, au choix de l'employeur, soit sur la base des dépenses réellement engagées sur la base de justificatifs, soit sur la base d'un forfait. Le forfait est fixé à 10.4 € par jour ou 5.2 € par repas (valeur 2023).

Avantage en nature 'nourriture' : quelques précisions utiles…

Déplacement professionnel. Si un salarié en déplacement professionnel est contraint de prendre ses repas au restaurant, il peut percevoir une indemnité de repas, fixé en 2024 à 20.7 € par repas, cette indemnité étant exonérée de cotisations sociales. Dans cette situation, il n’y a pas d’avantage en nature. Si le salarié ne prend pas ses repas au restaurant, le montant de l’indemnité est fixé à 10.1 € par repas, pour 2024.

Pour les salariés en mission. Qu’il s’agisse d’un intérimaire ou d’un salarié en mission (par exemple un salarié d’une SSII), l’administration considère généralement que les frais de repas engagés sont considérés assimilés à des frais professionnels dont le remboursement est exonéré de cotisations sociales tant que la durée de la mission auprès d’une même entreprise cliente ne dépasse pas 3 mois. Au-delà, seuls les remboursements de frais de repas liés à des déplacements hors de l’entreprise cliente sont exonérés (le reste constitue un avantage en nature).

Quelques précisions… Cette spécificité de la durée de mission inférieure à 3 mois n’est pas issue de la Loi, mais d’une simple tolérance de l’administration. Le juge n’en tient donc pas compte. En revanche, il retient que tous les salariés en mission auprès d’une entreprise cliente ne peuvent pas être systématiquement considérés « en déplacement » justifiant la déduction des indemnités de repas du calcul des cotisations sociales. Il vérifie donc scrupuleusement, en cas de contentieux avec l’administration sociale, quel est le lieu de travail habituel de ces salariés.

Pour les salariés du CHR. Les entreprises du CHR sont dans l’obligation de prendre en charge les repas des salariés, dès lors que l’établissement est ouvert à la clientèle pendant la période des repas et que les salariés sont effectivement présents au moment des repas. Notez, en outre, que, dès lors qu’un salarié travaille plus de 5 heures, il est d’usage que l’employeur prenne en charge 2 repas. Leur repas est alors évalué forfaitairement.

Attention. Il arrive que les entreprises versent une allocation forfaitaire pour frais d'emploi aux salariés et dirigeants, cette allocation étant destinée à compenser des frais supplémentaires d'hébergement et de repas, le cas échéant. Si cette allocation est exonérée pour les salariés, elle est imposable pour les dirigeants. Evitez de vous verser des allocations forfaitaires, et préférez le remboursement de frais réels sur justificatifs qui, eux, sont exonérés.