Calcul de votre impôt sur le revenu : faut-il opter pour les frais réels ?

Choisir la déduction forfaitaire de 10 %

Un choix vous est offert. Pour calculer le montant des rémunérations imposables, et donc soumises à l’impôt sur le revenu, vous pouvez déduire vos frais professionnels. Comme nous l’indiquons en préambule, vous disposez d’un choix : soit une déduction forfaitaire de 10 % est appliquée sur le montant de vos rémunérations, soit vous choisissez de déduire les frais réels.

Ne rien faire ? À défaut d’option, la déduction forfaitaire s’applique par défaut : au mieux, vous bénéficiez d’une déduction forfaitaire égale à 10 % du montant de vos rémunérations, cette déduction étant toutefois plafonnée à 14 171 € (seuil applicable pour l’imposition de vos revenus perçus en 2023 à déclarer en 2024).

Opter pour la déduction des frais réels

Une option possible. Si vous estimez que l’application de la déduction forfaitaire de 10 % n’est pas avantageuse, compte tenu du montant des frais professionnels que vous avez réellement engagés, vous pouvez opter pour la déduction de ces frais réels.

Sous conditions… Il faut rappeler, au préalable, que la déduction des frais réels engagés dans le cadre de l’exercice d’une activité professionnelle suppose vous retiriez un revenu de cette activité. Si ce n’est pas le cas, vous ne pourrez pas prendre en compte des frais réels professionnels pour les déduire de vos revenus. C’est ce qui a été jugé à propos d’un gérant non rétribué par sa société qui s’est vu refuser la déduction des frais de déplacement au titre des frais réels.

Attention. Si vous exercez cette option, vous devrez intégrer dans votre rémunération soumise à l’impôt le montant des remboursements de frais professionnels et autres allocations pour frais octroyés par l’entreprise.

Quels frais prendre en compte ? Tous les frais que vous êtes susceptible d’engager à l’occasion de l’exercice de votre activité professionnelle peuvent être pris en compte : cela suppose donc que ces dépenses soient inhérentes à votre fonction, engagées en vue de l'acquisition ou de la conservation du revenu, effectivement supportées par vous et payées au cours de l'année d'imposition. Les dépenses d’ordre privé ou qui résultent de simples convenances personnelles ne peuvent, inversement pas être retenues.

Exemple des frais professionnels. À titre d’exemple le plus couramment rencontré figurent les frais supplémentaires que vous engagez dans le cadre de votre activité. Sont ainsi pris en compte les frais de transport et d’utilisation du véhicule personnel, les frais d’hébergement, les frais de nourriture, etc. (pensez à inclure dans votre rémunération imposable, dans cette hypothèse, les éventuels remboursements de frais par l’entreprise).

Exemple des frais de déplacement domicile – lieu de travail. Les frais de déplacement entre le domicile et le lieu de travail peuvent aussi être retenus : ces frais sont intégralement déductibles dans la limite de 40 km, sur justificatifs (au-delà, il faut être en mesure de justifier de circonstances particulières qui expliquent l’éloignement du domicile pour déduire l’intégralité des frais de transport).

Exemple des frais de double résidence. Il peut arriver que vous soyez contraint de louer ou d’acheter un appartement ou une maison, parce qu’il vous est difficile de maintenir une seule résidence du fait de l’éloignement de votre lieu de travail. Sous réserve d’être en mesure de justifier de la nécessité de cette double résidence pour des raisons professionnelles, vous pourrez par exemple déduire :

• les loyers supplémentaires ;
• les éventuels intérêts d’emprunt en cas d’achat de la seconde résidence ;
• les frais annexes liés à la seconde résidence (électricité, chauffage, eau, etc.) ;
• les dépenses supplémentaires de repas ;
• les frais supplémentaires de transport (à raison d’un aller et retour par semaine pour rejoindre le domicile familial).

Cas particulier de l’abonnement à Internet. Les frais de souscription à une offre internet pour cette 2^e résidence qui constituent, en principe, une dépense personnelle, ne sont pas déductibles, sauf à ce que cette offre soit destinée à un usage professionnel.

Comment évaluer ces frais ? Par définition, vous devez tenir compte des dépenses pour leur montant effectivement payé au cours de l’année concernée. Vous ne pouvez pas procéder à une simple évaluation forfaitaire, sans rapport avec la dépense engagée.

Conservez vos justificatifs ! D’une manière générale, n’oubliez pas que, pour être admises en déduction, les dépenses retenues doivent être effectivement justifiées.

Exemple du mobilier et du matériel. Les dépenses de mobilier, de matériel et d'outillage en rapport direct avec la profession peuvent être déduites du revenu imposable. Pour l’administration, le montant que vous pouvez retenir doit se limiter à la dépréciation constatée au cours de l'année : concrètement, il s‘agit de retenir comme montant la différence entre la valeur réelle du bien au premier et dernier jour de l'année concernée. Toutefois, par mesure de simplification, l’administration fiscale admet que vous puissiez déduire le prix d’achat du matériel dont la valeur n'excède pas 500 € hors taxes. Et lorsque cette valeur est supérieure, il est admis de déduire une somme égale à une annuité d'amortissement calculée selon le mode linéaire.

Exemple de l’informatique. Ces règles ont aussi vocation à s'appliquer au matériel informatique, pour autant qu’il soit effectivement utilisé dans le cadre et pour les besoins de votre activité professionnelle. Concrètement, si vous achetez un ordinateur utilisé à titre professionnel, vous pourrez déduire :

• soit son prix total s’il n’excède pas 500 € hors taxes (600 € TTC) ;
• soit 1/3 de sa valeur pendant 3 ans si son prix excède 500 € HT.

Exemple des vêtements. Seuls les frais liés à l’achat et l’entretien de vêtements spéciaux et spécifiques à la profession exercée sont déductibles au titre des frais réels (bleus de travail, chaussures de sécurité, etc.). En revanche, si vous n’êtes pas tenu par votre profession au port de vêtements spéciaux et si vous portez des vêtements d’un usage courant, vous ne pouvez pas déduire de dépenses à ce titre.

Exemple des cotisations syndicales. Les cotisations syndicales peuvent être déduites au titre des frais professionnels. Notez que si vous préférez opter pour le forfait à 10 %, ces cotisations vous ouvriront droit à un crédit d’impôt.

Exemple des cotisations ordinales. Les cotisations ordinales s’assimilent à des frais professionnels. Pour rappel, les cotisations ordinales sont des cotisations obligatoires qui sont versées annuellement par un professionnel (sage-femme, infirmier, pharmacien, etc.) à son ordre professionnel, lui permettant ainsi d’exercer son métier.

Une distinction à faire. Si ces cotisations ne permettent pas de bénéficier d’un crédit d’impôt, elles n’en sont pas moins prises en compte pour la détermination de l’impôt dû par le professionnel. Dès lors, il convient d’opérer une distinction :

• pour les professionnels salariés, les cotisations ordinales constituent des frais professionnels déductibles de l’impôt sur le revenu, soit sous couvert de la déduction forfaitaire de 10 %, soit, sur option, au titre des frais réels ;
• pour les professionnels libéraux, les cotisations ordinales sont directement déductibles du montant imposable de leurs recettes.

Télétravail. Il faut distinguer 2 cas :

• les allocations versées par les employeurs pour couvrir exclusivement les frais de télétravail à domicile, hors frais courants généralement nécessités par l’exercice de la profession, sont présumées exonérées d’impôt sur le revenu, dans les limites de :
  • 2,5 € par jour ;
  • 55 € par mois ;
  • 580 € par an ;
• pour les salariés qui optent pour la déduction des frais professionnels « au réel », les frais professionnels engagés au titre du télétravail peuvent être déduits forfaitairement, à hauteur des mêmes montants ; notez toutefois que si cela leur est plus favorable, ils peuvent toujours déduire ces frais pour leur montant exact.

Option pour les frais réels : focus sur l’évaluation des frais de voiture

Pour les frais de voiture. Pour ces frais, vous pouvez tenir compte des frais effectivement payés, au titre du carburant, du stationnement, de l’assurance, des coûts d’entretien et de réparation, etc. au prorata de l’utilisation professionnelle du véhicule.

Utilisation du barème fiscal. Mais vous pouvez aussi utiliser le barème fiscal qui établit forfaitairement un coût d’utilisation du véhicule au kilomètre, ce barème tenant compte de la dépréciation du véhicule, des frais de réparation et d’entretien, des dépenses de pneumatiques, de la consommation de carburant et des primes d’assurances.

En plus du barème. Certains frais ne sont pas pris en compte par le barème kilométrique. Sous réserve des justifications nécessaires, vous pourrez les ajouter aux frais de transport évalués en fonction du barème. Il s’agit notamment :

• des frais de garage et de parking de plus ou moins longue durée,
• des frais de péages,
• des intérêts d’emprunt lié à l’achat de votre véhicule, retenus au prorata de son utilisation professionnelle (attention : en cas de location du véhicule, vous ne pourrez pas déduire le montant des loyers dès lors que le barème en tient compte au titre de la dépréciation du véhicule).

Une limitation à connaître. La loi limite expressément à 7 CV la puissance des véhicules retenue pour le calcul des frais réels (ce qui pénalise les utilisateurs de véhicules plus puissants). Par ailleurs, lorsqu’il n’est pas fait application de ce barème, les frais réels déductibles (autres que les frais de péage, de garage ou de parking et d'intérêts annuels liés à l'achat du véhicule utilisé), ne peuvent excéder le montant qui serait admis en déduction en application du barème fiscal, à distance parcourue identique, pour un véhicule de la puissance administrative maximale de 7 CV ou un deux-roues à 5 CV. En d’autres termes, que vous utilisiez ou non le barème fiscal, la déduction des frais réels de voiture est plafonnée.

Covoiturage : les apports de la LFR 2022

Jusqu’à présent, dans le cas du covoiturage, seul le propriétaire du véhicule pouvait bénéficier de la déduction de ses frais au titre des frais réels. À l’inverse, le passager, qui supporte partiellement les frais du trajet, ne pouvait pas déduire au titre des frais réels le montant réglé au conducteur.

À compter de l’imposition des revenus 2022, pour encourager la pratique du covoiturage, le covoituré, c’est-à-dire le passager, peut déduire les frais de déplacement engagés dans ce cadre au titre de ses frais réels. En d’autres termes, le montant versé au conducteur au titre du partage des frais peut venir en déduction de son revenu imposable au titre de ses frais réels.

Pour mémoire, les frais pris en considération dans le cadre du covoiturage sont : 

• les frais de dépréciation du véhicule, de réparation et d’entretien ;
• les dépenses de pneumatiques ;
• les frais de consommation de carburant ;
• les primes d’assurance.