Contrôle des comptabilités informatisées : mode d’emploi

Contrôle des comptabilités informatisées : avant

Principe. La tenue de la comptabilité au moyen de systèmes informatisés suppose que, dans le cadre d’un contrôle fiscal, vous puissiez répondre à l’obligation de présenter votre comptabilité sous forme dématérialisée, au moyen de fichiers des écritures comptables (FEC), et de permettre la réalisation de traitements informatiques complexes (effectués soit par les services de l’entreprise elle-même ou par l'administration).

Pour qui ? Cette obligation vaut pour toutes les entreprises soumises à l'obligation de tenir et de présenter des documents comptables : sont ainsi concernées les entreprises soumises à l'impôt sur les sociétés et celles relevant de l'impôt sur le revenu dans la catégorie des bénéfices industriels et commerciaux (BIC), des bénéfices non commerciaux (BNC) et des bénéfices agricoles (BA), imposées selon un régime réel.

     =>  Consulter la foire aux questions mise en ligne par l’administration sur le site www.economie.gouv.fr
 

Comment présenter votre comptabilité ? Pour les contrôles réalisés depuis le 1er janvier 2014, les entreprises sont tenues de présenter leur comptabilité sous forme dématérialisée, mais encore faut-il, bien entendu, que la comptabilité soit informatisée : il a, par exemple, été jugé qu’un simple système de centralisation de caisses enregistreuses, utilisé dans un restaurant uniquement pour corroborer un brouillard de caisse tenu manuellement, ne constitue pas, en soi, une comptabilité informatisée.

Concrètement. La présentation des documents comptables sous forme dématérialisée s'effectue par la remise, au début des opérations de contrôle, d'une copie des fichiers des écritures comptables (FEC) sous forme dématérialisée répondant à des normes fixées par arrêté.

     => Consulter ces normes fixées par l’article A 47 A-1 du Livre des Procédures Fiscales

Comment ? La copie des fichiers est remise selon des modalités définies en accord avec le vérificateur. Tous les supports sont envisageables, qu'ils soient physiques ou électroniques (CD, DVD, clé USB, disque dur externe, serveur sécurisé de la Direction Générale des Finances Publiques, etc.). En tout état de cause, il importe que les fichiers remis soient conformes aux normes techniques requises par la règlementation. (l’administration précise, à cet égard, qu’une comptabilité présentée sous tableur ne répond pas aux normes techniques requises).

Quand ? Les copies des fichiers des écritures comptables doivent être remises à l'administration lors de la première intervention sur place.

A noter. En cas de contrôle inopiné, le vérificateur va pouvoir faire 2 copies des fichiers relatifs aux écritures comptables et autres informations, données et traitements informatiques. Ces 2 copies, dont l’une est remise à l’entreprise et l’autre conservée par l’administration, et sur lesquelles une empreinte numérique est calculée afin d’en garantir l’intégrité, sont mises sous enveloppes scellées (signées par le représentant de l’entreprise et le vérificateur). Elles ne pourront être ouvertes, obligatoirement en présence du dirigeant de l’entreprise (ou de son représentant), que lorsque l’administration pourra débuter son examen critique des documents comptables sur le fond.

Attention. Même en obtenant l’accord préalable du chef d’entreprise, le vérificateur ne peut pas réaliser deux copies complètes des disques durs.

Une comparaison ? Au moment de débuter les opérations de contrôle, l’administration devra confronter les copies de fichiers qu’elle détient à ceux qui lui sont remis par l’entreprise pour vérifier qu’aucune modification n’est intervenue entre le jour où les copies ont été réalisées et le jour du contrôle effectif.

Et si les fichiers sont altérés ? A cette occasion, si l’administration s’aperçoit que les fichiers qui lui sont transmis par l’entreprise le jour du contrôle sont altérés, elle pourra réaliser tout ou partie des traitements informatiques nécessaires au contrôle sur les copies des fichiers qui sont déjà en sa possession. Cette possibilité s’applique également en cas de non présentation par l’entreprise de la copie des fichiers qui lui a été remise au moment du contrôle inopiné, et en cas d’impossibilité d’effectuer tout ou partie des traitements informatiques nécessaires au contrôle.

Donc. Le vérificateur, ne peut pas fonder ses opérations de contrôle sur les copies qu’il détient, lorsqu’il est parfaitement en capacité de réaliser les traitements requis sur les fichiers qui lui sont remis par l’entreprise au jour du contrôle.

Depuis le 25 octobre 2018. Pour les avis de vérification transmis depuis le 25 octobre 2018, l’administration peut, si elle envisage de réaliser des traitements informatiques, consulter la copie des fichiers qu’elle a obtenu dans le cadre du contrôle inopiné de la comptabilité, et la comparer aux fichiers remis par l’entreprise au jour du contrôle… le résultat de cette comparaison étant « opposable » à l’entreprise. En clair, l’administration pourra parfaitement s’en servir pour fonder d’éventuels redressements et ce, même en l’absence d’altération des fichiers.

Attention. Le défaut de présentation et de remise de la comptabilité sous forme dématérialisée, dès lors que vous y êtes astreint, de même que la remise de fichiers des écritures comptables non-conformes, est sanctionné: il est passible d’une amende égale à 5 000 € ou, en cas de rectification et si le montant est plus élevé, d’une majoration de 10 % des redressements. L’amende n'est applicable qu'une seule fois par contrôle, quel que soit le nombre d'exercices contrôlés.

En outre, pour les contrôles pour lesquels un avis de vérification est adressé à compter du 1er janvier 2014, le défaut de présentation de la comptabilité par la remise des fichiers des écritures comptables peut être sanctionné par l’évaluation et la taxation d’office de vos bases d'imposition.

Un conseil : anticipez ! N’attendez pas la survenance d’un contrôle fiscal pour tester la conformité de vos FEC aux exigences techniques requises édictées par l’administration fiscale. Ce qui suppose donc d’anticiper la mise en place de vos FEC et de les tester afin d’en vérifier le contenu. Pensez également à soigner la présentation de la notice accompagnant ces FEC.

Contrôle des comptabilités informatisées : pendant

Réaliser des traitements informatiques. Le contrôle effectué par le vérificateur nécessitera la réalisation de traitements informatiques. Qui effectue ces traitements et sur quel matériel ? En réalité, c’est à vous de choisir…

Un choix s’offre à vous. C’est à vous que revient le choix des modalités pratiques de mise en œuvre des traitements informatiques, sollicités par l’administration, parmi les 3 options suivantes :

• soit vous autorisez le vérificateur à effectuer le contrôle sur le matériel de l'entreprise (choix n°1) ;
• soit vous décidez d'effectuer vous-même, en interne, les traitements informatiques et, dans ce cas, le vérificateur vous précise par écrit les travaux à réaliser ainsi que le délai accordé pour les effectuer (choix n°2) ;
• soit vous demandez à ce que le contrôle ne soit pas effectué sur le matériel de l'entreprise : vous devez alors mettre à la disposition de l'administration les copies des documents, données et traitements soumis au contrôle (choix n°3).

Une obligation pour le vérificateur. Le vérificateur a l’obligation d'indiquer et de décrire, dans tous les cas et par écrit, la nature des investigations souhaitées, de manière à ce que vous puissiez faire votre choix sur les modalités de traitement en toute connaissance de cause. Notez que le vérificateur n’est pas tenu de vous laisser un délai pour formaliser votre choix, qui peut donc être réclamé immédiatement.

Exemple. Un pharmacien reçoit un courrier l’informant d’un contrôle à venir de sa comptabilité informatisée. Dans ce courrier, le vérificateur indique vouloir contrôler « le montant des ventes et des règlements, les taux de TVA appliqués aux articles vendus, les flux matières par rapprochement entre les stocks, les entrées et les sorties de produits, et les opérations réalisées en caisses comprenant en particulier les procédures de correction et d’annulation utilisées », en effectuant des traitements informatiques. Il précise également que pour réaliser ces traitements, il sera « nécessaire d’utiliser les données fournies par le logiciel ALLIANCE PLUS afin de pouvoir exploiter les informations relatives à la gestion de l’officine ».

Une imprécision ? Un courrier suffisamment imprécis, pour le pharmacien, qui estime avoir été privé de la possibilité de choisir entre les 3 options relatives aux modalités pratiques de mise en œuvre des traitements informatiques. D’après lui, dans son courrier, le vérificateur ne précise pas la nature exacte des traitements informatiques envisagés… De quoi obtenir l’annulation des opérations de contrôle estime-t-il...

Mais pas pour le juge qui rejette l’argumentaire du pharmacien, considérant que dans son courrier, le vérificateur a suffisamment détaillé les données sur lesquelles il entendait exercer son contrôle et l’objet de ses investigations.

Une obligation pour vous. Vous devez, de votre côté, formaliser, par écrit également, votre choix pour l'une des options de réalisation des traitements informatiques. Vous devez également préciser, en concertation avec le vérificateur, la date à laquelle les conditions nécessaires à la mise en œuvre de l'option retenue seront effectives.

Si vous optez pour le choix n°1. Vous devez prendre toutes les mesures utiles permettant la préservation de l'intégrité des données et la sécurité du matériel et des logiciels. Et cela suppose également que vous mettiez à la disposition du vérificateur du matériel permettant effectivement de réaliser, dans des conditions normales, les investigations nécessaires à la vérification (au risque de se voir reprocher une opposition à contrôle fiscal, surtout si vous refusez d’opter pour l’un ou l’autre des 2 choix restants).

Si vous faites le choix n°2. Le vérificateur doit indiquer par écrit la nature des travaux à effectuer et le délai demandé pour leur réalisation, étant entendu que l’administration recommande que le délai accordé soit compatible avec les contraintes inhérentes au fonctionnement de l'entreprise. Vous aurez l'obligation de remettre les résultats de la demande de traitement sous forme dématérialisée : vous disposez pour cela d’un délai de 15 jours pour remettre une copie de vos FEC au vérificateur.

A noter. En cas d’impossibilité, pour de raisons techniques, d’effectuer certains traitements informatiques, l’administration fiscale doit, sauf mauvaise foi (auquel cas vous risqueriez l’opposition à contrôle fiscal), vous inviter à renoncer à ce choix et opter pour le choix n°1 ou le choix n°3.

Si vous faites le choix n°3. Dans ce cas, vous devez mettre à la disposition du vérificateur les copies des documents, données et traitements demandés par celui-ci pour mener à bien la vérification. La remise des fichiers est obligatoirement accompagnée d'une notice descriptive et explicative. Vous disposez là encore d’un délai de 15 jours pour remettre une copie de vos FEC au vérificateur.

A noter. Dans les 2 dernières hypothèses, qu’il s’agisse du résultat des traitements réalisés (choix n°2) ou de la fourniture des copies des documents (choix n°3), la remise doit se faire sous forme dématérialisée, en respectant des normes précises.

     => Consulter ces normes fixées par l’article A 47 A-2 du Livre des Procédures Fiscales
 

Quel que soit votre choix,l’administration a dorénavant la possibilité de comparer la copie des fichiers obtenus dans le cadre du contrôle inopiné avec les traitements informatiques réalisés./p>

Des sanctions. Si l’entreprise refuse de communiquer les traitements informatiques nécessaires au contrôle, elle s’expose à une amende de 5.000 € ou, en cas de rectification, si le montant est plus élevé, à une majoration de 10 % des sommes mises à sa charge.

Exemple. Ainsi, l’amende sera appliquée dans les cas suivants :

• lorsque les copies des documents, données et traitements requis dans les deux dernières hypothèses ne sont pas remises à l’administration ;
• lorsque les copies des documents, données et traitements requis dans les deux dernières hypothèses sont remises après le délai de 15 jours à compter soit de la demande écrite de l’administration, soit de l’écrit de l’entreprise confirmant son choix pour cette option ;
• lorsque les copies des documents, données et traitements requis ne sont pas présents sur le matériel de l’entreprise ;
• lorsque les copies des documents, données et traitements requis ne sont pas conformes aux normes légales.

Contrôle des comptabilités informatisées : après

En cas de redressements. Si le vérificateur envisage des redressements, la proposition de rectifications doit préciser la nature et le résultat des traitements effectués par ou à la demande de l'administration fiscale, lorsque ces traitements donnent lieu à rectifications. Rien de plus…

Exemple. C’est précisément ce qui a été rappelé à une société qui, dans le cadre du contrôle de sa comptabilité informatisée, a reçu une proposition de rectification portant sur le montant de son impôt sur les bénéfices. Selon elle, cette proposition de rectifications était incomplète, puisque l’administration devait non seulement lui communiquer la nature et le résultat des traitements effectués, ce qui est le cas ici, mais aussi, les algorithmes, logiciels ou matériels qu’elle a utilisés pour effectuer ces traitements.

« Non ! », répond le juge, qui rappelle à la société que l’administration n’est absolument pas tenue de communiquer les algorithmes utilisés par elle pour procéder aux traitements informatiques ayant conduit à établir le rehaussement d’impôt. En conséquence de quoi le redressement fiscal est maintenu.

Une information supplémentaire. Si le vérificateur chargé du contrôle a eu recours aux services d’un autre vérificateur spécialisé dans le contrôle informatique, le nom et l'adresse administrative de ce dernier doivent vous être communiqués.

Une destruction requise. Pour les contrôles pour lesquels l'avis de vérification est adressé à compter du 1er janvier 2014, l'administration doit procéder à la destruction des copies des fichiers des écritures comptables qui lui ont été remises avant la mise en recouvrement ou après l'envoi d'un avis d'absence de rectification. L’administration n’est pas autorisée à conserver une reproduction des copies des données et documents qui lui ont été transmises.

Astuce. Vos fichiers des écritures comptables (FEC) peuvent aussi s’avérer un excellent d’outil d’audit interne pour vérifier la conformité de vos écritures comptables aux principes comptables et fiscaux.

Contrôle des comptabilités informatisées : à distance ?

Depuis 2017. Désormais, dès lors que le vérificateur estime qu’il n’est pas nécessaire d’effectuer des investigations sur place au regard des enjeux et de la typologie de l’entreprise, il pourra envoyer à l’entreprise un « avis d’examen de comptabilité » lui demandant de lui transmettre une copie des fichiers des écritures comptables (FEC) sous format dématérialisé.

A noter. La copie des fichiers des écritures comptables (FEC) sous forme dématérialisée doit répondre à des normes précises fixées par arrêté.

=> Consulter ces normes fixées par l’article A 47 A-1 du Livre des Procédures Fiscales

Des délais précis. L’entreprise a 15 jours à compter de la réception de l’avis d’examen de comptabilité pour s’exécuter et l’administration a 6 mois de son côté pour informer l’entreprise du résultat de ses investigations : soit elle envoie un avis d’absence de redressements, soit elle envoie une proposition de rectifications.

Des garanties pour l’entreprise. Toutes les garanties qui entourent le contrôle sur place des entreprises s’appliquent à l’examen de comptabilité, et notamment :

• la faculté de se faire assister du conseil de son choix ;
• l’accès à la charte du contribuable vérifié via Internet ;
• l’instauration d’un débat oral et contradictoire ;
• l’information des résultats du contrôle et de ses éventuelles conséquences financières ;
• pour les PME, le délai de 60 jours pour envoyer des observations suite aux éventuels redressements ;
• la possibilité de faire appel au supérieur hiérarchique ;
• le non-renouvellement du contrôle portant sur une même période et les mêmes impôts ;
• la possibilité de demander une régularisation spontanée des erreurs constatées en cours de contrôle.

Un refus possible ? L’entreprise peut ne pas donner suite aux demandes du vérificateur de lui fournir ses FEC. Mais, dans ce cas, elle s’expose à une amende de 5 000 €, sans compter la survenance quasi-assurée d’un contrôle sur place de la part de l’administration.