Contrôle URSSAF : les conséquences

L’envoi d’une mise en demeure : un préalable obligatoire

2 situations. Il faut ici distinguer deux cas de figure différents :

• si votre contrôle URSSAF n’emporte aucune régularisation (l’inspecteur n’a aucune observation et vous adresse des recommandations pour l’avenir), le contrôle s’achève sans conséquences pécuniaires pour vous. C’est la meilleure option ;
• l’autre option, plus contraignante, suppose des régularisations de cotisations ou de contributions envisagées par l’inspecteur. Si le désaccord persiste, malgré vos réponses, l’administration va enclencher le recouvrement des sommes à régulariser.

Une mise en demeure préalable… L’administration doit vous adresser une mise en demeure aux termes de laquelle elle vous enjoint de régulariser votre situation à la suite du contrôle.

A quelle adresse ? La mise en demeure et la contrainte ayant un caractère obligatoire, l’avis de mise en demeure doit, quoi qu’il arrive, être notifié directement au siège social de l’entreprise et non pas du groupe. Dans le cas contraire, la procédure est nulle, et ce peu important que cette irrégularité n’ait causé aucun préjudice à l’entreprise. Notez que cette mise en demeure peut être adressée par lettre recommandée (comme c’était déjà le cas auparavant) ou par tout moyen permettant de conférer date certaine à sa réception (et donc par voie dématérialisée, notamment), à partir du 1er janvier 2019

Une mise en demeure limitée dans le temps ? Cette mise en demeure ne pourra concerner que des rappels de cotisations et contributions exigibles au titre des 3 années civiles précédentes – 5 années en cas de travail illégal – et de l’année civile en cours.

L’intention est sans incidence sur la prescription. Lorsque le contrôle révèle l’infraction de travail dissimulé, le redressement a pour unique but de recouvrer les cotisations réellement dues, sans qu'il soit nécessaire d'établir l'intention frauduleuse de l'employeur. L’Urssaf peut donc réclamer les cotisations dues sur les 5 dernières années.

A noter. La mise en recouvrement des cotisations, majorations et pénalités de retard faisant l'objet du redressement ne peut pas intervenir avant que l'inspecteur ait répondu aux observations de l'employeur.

Son contenu. Le contenu de cette mise en demeure doit être précis et motivé, et indiquer le délai d’un mois qui vous est imparti pour régulariser votre situation. Elle doit notamment obligatoirement préciser la nature et le montant des cotisations réclamées, ainsi que la période à laquelle elles se rapportent, année par année le cas échéant (une mise en demeure qui ne mentionnerait que le montant global dû, sans détails année par année, serait nulle). Sachez, par exemple, que l’administration a vu une procédure annulée parce que la mise en demeure ne fournissait pas le détail de calcul de chacune des cotisations réclamées. Elle doit, en outre, indiquer :

• les montants mentionnés dans la lettre d’observation, éventuellement modifiés à la suite des échanges que vous aurez eus ;
• la référence et la date de la lettre d’observations ainsi que la date du dernier courrier établi par l'agent de contrôle à l’occasion de vos échanges.

Vérifiez le calcul… La première vérification devra porter sur le montant réclamé : détail du calcul des cotisations supplémentaires, mention des pénalités, des majorations de retard…

Vérifiez la date ! Cette mise en demeure doit être signée du directeur de l’Urssaf (ou d’une personne ayant reçu délégation de sa part) et datée. Puisque la mise en demeure ne peut pas être envoyée avant un délai de 30 jours suivants la réception de la lettre d’observation, vérifiez la date d’envoi. On ne sait jamais…

Erreur de date = erreur matérielle ? Attention, si vous constatez que l’administration a fait une erreur dans la lettre de mise en demeure, par exemple sur la date de notification de la lettre d’observations, cela ne rend pas systématiquement la procédure de redressement irrégulière.

A payer ! Vous ne pouvez pas bénéficier de sursis de paiement, comme cela peut par exemple être admis pour les rectifications fiscales. Vous êtes donc tenu de payer les rappels dans le délai d’un mois. Si vous ne vous acquittez pas de ces cotisations supplémentaires dans ce délai, l’administration pourra engager contre votre entreprise un recouvrement forcé, notamment par voie de contrainte (une contrainte pourra être contestée dans un délai de 15 jours en saisissant, sur demande motivée, le Tribunal des Affaires de Sécurité Sociale – on dit alors que vous faites « opposition à la contrainte »).

À noter. Le défaut de réception de la mise en demeure préalable, adressée par lettre recommandée avec AR, n’a pas pour effet d’annuler la contrainte ultérieure si la non-réception est due à un dysfonctionnement des services postaux.

Attention. Au-delà des contraintes inhérentes à ce type de procédure, jamais agréables, un retard dans le paiement aura une incidence directe sur le montant des majorations de retard, qui peuvent s’accumuler… À éviter, donc, dans la mesure du possible.

Signature de la contrainte. Notez que l’utilisation d’une image numérisée de la signature du directeur de l’organisme, apposé sur la contrainte, ne permet pas, à elle seule, de remettre en cause la validité de la contrainte décernée.

Notification de la contrainte et changement d’adresse. Notez que l’huissier doit accomplir les diligences nécessaires pour établir la réalité du domicile du destinataire de l’acte, peu importe que celui-ci n’ait pas informé l’Urssaf de son changement d’adresse.

Pas de redressement en cas d’accord tacite. L’absence d’observations sur un point contrôlé vaut accord tacite de l’Urssaf (elle valide donc implicitement la pratique). Cet accord tacite fait obstacle à tout redressement ultérieur sur le même point dans la même entreprise ou le même établissement. Notez que le changement de forme juridique de l’entreprise entre 2 contrôles fait obstacle à cet accord tacite (la « nouvelle » entreprise ne pourra donc pas s’en prévaloir).

Attention à l’objet de la contrainte ! La contrainte délivrée par l’Urssaf doit avoir pour objet le recouvrement des cotisations et contributions sociales et des majorations de retard, le cas échéant. Le juge considère que cette contrainte ne peut en aucun cas avoir pour objet le remboursement d’un indu, correspondant à des sommes versées par erreur par l’organisme.

Contrôle Urssaf : le point sur les pénalités

Le principe. Vous êtes susceptible de devoir payer une pénalité de retard de 5 %, calculée sur la base des cotisations redressées, à laquelle s’ajoute une majoration de 0,2 % par mois ou fraction de mois de retard. Le taux de cette majoration complémentaire est abaissé à 0,1 % si les cotisations faisant l’objet d’un redressement sont payées dans les 30 jours suivant l’émission de la mise en demeure (sauf en cas d’abus de droit, d’absence de mise en conformité avec des observations notifiées lors d’un précédent contrôle, de travail dissimulé ou d’obstacle à contrôle).

À noter. S’il est établi à l’encontre de l’entreprise le délit de travail dissimulé, le montant des redressements est majoré de 25 %, voire de 40 % si des circonstances aggravantes sont établies. De telles circonstances aggravantes seront établies si le délit de travail dissimulé est constitué en bande organisée, par l’emploi dissimulé d'un mineur soumis à l'obligation scolaire ou en commettant les faits à l'égard de plusieurs personnes ou d'une personne dont la vulnérabilité ou l'état de dépendance sont apparents ou connus de l'auteur. En outre, le délit de travail dissimulé est puni d’une peine d’emprisonnement de 3 ans et de 45 000 € d’amende (5 ans et 75 000 € d’amende en cas de circonstances aggravantes) ; et l’entreprise verra l’annulation de toutes les mesures de réductions ou d’exonérations de cotisations sociales dont elle aurait pu bénéficier.

À noter. Le montant du redressement mis en recouvrement à l'issue d'un contrôle est majoré de 10 % en cas de constat d'absence de mise en conformité : un tel constat sera dressé si vous n’avez pas pris en compte les observations notifiées lors d'un précédent contrôle, que ces observations aient donné lieu à redressement ou non. Cette majoration, appliquée à la part du montant du redressement résultant du manquement réitéré, est appliquée si les observations effectuées à l'occasion d'un précédent contrôle ont été notifiées moins de 6 ans avant la date de notification des nouvelles observations constatant le manquement aux mêmes obligations.

En cas de sous-traitance. Le donneur d’ordre doit s’assurer du bon respect par son cocontractant de ses obligations déclaratives et de paiement en matière sociale ; et s’il est informé par écrit par un agent de contrôle, un syndicat ou une institution représentative du personnel, de l'intervention d'un sous-traitant en situation irrégulière, il doit aussitôt enjoindre son cocontractant de faire cesser sans délai cette situation.

Attention. Si, en qualité de donneur d’ordre, vous ne remplissez pas ces obligations, et que votre cocontractant s’est rendu coupable de travail dissimulé, l’Urssaf pourra annuler les réductions et exonérations de cotisations dont vous avez pu bénéficier.

Abus de droit. Afin d'en restituer le véritable caractère, l’Urssaf pourra refuser la prise en compte d’actes constitutifs d'un abus de droit, soit parce qu’ils présentent un caractère fictif, soit que, recherchant le bénéfice d'une application littérale des textes à l'encontre des objectifs poursuivis par leurs auteurs, ils n'aient pu être inspirés par aucun autre motif que celui d'éluder ou d'atténuer les contributions et cotisations sociales auxquelles l’entreprise est tenue. Cet « abus de droit » entraîne l'application d'une pénalité égale à 20 % des cotisations et contributions dues.

Opposition à contrôle. Evitez de vous opposer au contrôle Urssaf (en vous rendant, par tout actes ou omissions, de faire obstacle aux opérations de contrôle ou de vous y soustraire). Sachez qu’une opposition à contrôle et sanctionnée par une pénalité égale à :

• 7 500 € par salarié (dans la limite de 750 000 €) ;
• 7 500 € pour un travailleur indépendant au titre de ses cotisations personnelles ;
• 3 750 € pour un particulier employeur.

Montant de la pénalité. Le montant de la pénalité est fixé en fonction de la gravité des faits. Cette pénalité ne peut désormais dépasser la limite de 4 fois le plafond mensuel de la sécurité sociale (PMSS), contre 2 auparavant. Pour rappel, le PMSS est de 3 428 € au titre de l’année 2021. Cette limite est :

• doublée en cas de récidive dans un délai fixé par voie réglementaire (8 PMSS);
• doublée lorsque l’intention de frauder est établie (8 PMSS) ;
• quadruplée lorsque la fraude est commise en bande organisée (16 PMSS).

Des remises de pénalités possibles ?

Un droit à l’erreur ? Il est admis qu’une entreprise qui se trompe pour la 1ère fois en remplissant une déclaration sociale, soit parce qu’elle a méconnu une règle applicable à sa situation, soit parce qu’elle a commis une simple erreur matérielle (par exemple en se trompant dans les cases à cocher), ne soit pas pécuniairement sanctionné.

Pour quoi ? Ce droit à l’erreur s’applique, pour les employeurs et les travailleurs indépendants, à compter du 1er janvier 2020 :

• en cas de retard, d’omission ou d’inexactitude dans les déclarations sociales ou le paiement tardif des cotisations ;
• en cas de redressement opéré par l’Urssaf, à la condition que le montant redressé soit de faible montant et qu’aucune infraction grave n’ait été constatée.

Attention. Ce droit à l’erreur ne s’appliquera pas :

• en cas d’omission de salarié dans une déclaration ;
• en cas d’inexactitudes répétées du montant des rémunérations déclarées ;
• en cas de défaut de production des déclarations aux échéances prescrites, et notamment de la déclaration sociale nominative ;
• en cas de déclaration régularisatrice postérieure à une taxation provisionnelle ;
• en cas de non-respect de l’obligation de dématérialisation des déclarations sociales et de paiement des cotisations ;
• aux sanctions requises pour la mise en œuvre du droit de l’Union européenne ;
• aux sanctions prononcées par les autorités de régulation à l’égard des professionnels soumis à leur contrôle.

A noter. S’agissant du droit à l’erreur en matière de déclaration, il suppose que :

• l’erreur soit corrigée lors de l’échéance déclarative la plus proche et donne lieu au versement, à la même échéance, du complément de cotisation correspondant ;
• l’une des conditions suivantes soit remplie :
  • la déclaration rectifiée et le versement régularisateur sont adressés au plus tard lors de la 1ère échéance suivant celle de la déclaration ou du versement initial ;
  • ou le montant des majorations et pénalités qui seraient applicables est inférieur au plafond mensuel de la Sécurité Sociale ;
  • ou le versement libérateur est inférieur à 5 % du montant total des cotisations initiales.

A noter. S’agissant du droit à l’erreur en matière de paiement des cotisations sociales, il suppose que :

• vous respectiez vos obligations déclaratives ;
• vous vous acquittiez de vos cotisations dans une délai de 30 jours ;
• aucun retard dans le paiement de vos cotisations n’a été constaté au cours des 24 derniers mois ;
• le montant des majorations qui serait applicable soit inférieur au plafond mensuel de la Sécurité Sociale.

Suite à un contrôle Urssaf. A compter du 1er avril 2020, ce droit à l’erreur s’appliquera également à la majoration de retard de 5 % (mais pas à la majoration complémentaire de 0,2 %) en cas de mise à votre charge de cotisations et contributions sociales à l’issue d’un contrôle Urssaf, sauf en cas d’abus de droit, d’absence de mise en conformité avec des observations notifiées lors d’un précédent contrôle, de travail dissimulé ou d’obstacle à contrôle. De même, ce droit à l’erreur visant la majoration de 5 % à la suite d’un contrôle Urssaf ne s’appliquera pas si le montant du redressement est au moins égal au plafond annuel de la Sécurité Sociale.

Une régularisation. Cette absence de sanction pécuniaire suppose toutefois que la personne régularise sa situation, donc qu’elle corrige son erreur, soit spontanément, soit après avoir été invitée à le faire par l’administration et dans le délai qui lui a été imparti. Mais attention ! L’absence de sanction pécuniaire n’implique pas systématiquement l’absence de majoration ou d’intérêts de retard…

À noter. Ce « droit à l’erreur » ne concerne que les personnes qui commettent une erreur de bonne foi : si la personne est de mauvaise foi, ou si elle a délibérément tenté de commettre une fraude, les sanctions pécuniaires pourront toujours être prononcées et ce, sans même que le contrevenant n’ait été invité à régulariser sa situation.

Une preuve qui incombe à l’administration. En cas de contestation, il appartiendra à l’administration de prouver que le contrevenant est effectivement de mauvaise foi.

Une remise de majorations sur demande. A compter du 1er janvier 2020, il sera possible de faire une demande de remise gracieuse des majorations et pénalités suivantes :

• majoration pour non-respect de l’obligation de déclaration et de paiement des cotisations par voie dématérialisée ;
• pénalité due en cas de défaut de production de la DSN aux échéances prescrites ;
• pénalité due en cas d’inexactitude des rémunérations déclarées ou d’omission de salariés ;
• majorations de retard (principale et complémentaire) dues lorsque les cotisations et contributions n’ont pas été versées aux dates limites d’exigibilité ;
• majoration de retard en cas de déclaration régularisatrice postérieure à une taxation provisionnelle ;
• pénalité pour non-respect des normes DSN ;
• majorations applicables dans le cadre de la déclaration et du paiement de la contribution sociale de solidarité (C3S) ;
• pénalité due en cas de défaut de déclaration sociale des indépendants (DSI) aux échéances prescrites ;
• majoration de retard due en cas de DSI régularisatrice postérieure à une taxation forfaitaire provisoire.

Mais... Ne pourront pas faire l’objet d’une remise gracieuse :

• la pénalité applicable en cas d’abus de droit ;
• la majoration prévue en cas d’absence de mise en conformité à des observations émises lors d’un précédent contrôle ;
• la majoration prévue en cas de constat de travail dissimulé ;
• la pénalité pour obstacle à contrôle.

Sous condition. La demande de remise gracieuse ne sera recevable qu’après le règlement de la totalité des cotisations et contributions ayant donné lieu à l’application des majorations ou lorsque le cotisant aura souscrit un plan d’apurement avec l’organisme de recouvrement dont il relève.

À noter. La majoration complémentaire de 0,2 % pour paiement tardif des cotisations ne pourra faire l'objet d'une remise que si les cotisations ont été payées dans le délai de 30 jours qui suit la date limite d'exigibilité ou à titre exceptionnel, en cas d'événements exceptionnels ou en cas de force majeur (évènement présentant un caractère imprévu, irrésistible et extérieur).

Saisir la commission de recours amiable…

Avant de saisir le juge… Si vous contestez le montant des sommes qui vous sont réclamées, vous devez saisir la Commission de Recours Amiable (CRA). Il s’agit là d’un préalable obligatoire avant toute saisine du juge : si vous saisissez directement le Tribunal des Affaires de Sécurité Sociale (TASS), votre demande serait rejetée.

Vous avez 2 mois… Si vous contestez une décision prise par les organismes chargés du recouvrement des cotisations, des majorations et des pénalités de retard, vous disposez, désormais, d’un délai de 2 mois à compter de la réception de la mise en demeure pour saisir cette commission (cette précision doit figurer sur la mise en demeure que vous aura envoyée l’administration ; à défaut, elle ne pourrait valablement vous opposer une saisine tardive de cette commission – ce que l’on appelle le « délai de forclusion » – pour rejeter votre demande).

Quelques conseils à ce sujet… Rédigez avec soin votre demande : vous ne pourrez pas solliciter l’avis ultérieur du juge à propos de chefs de redressements que vous n’auriez pas portés à la connaissance de la CRA au préalable. Votre demande peut être adressée par lettre recommandée avec AR ou, depuis le 16 décembre 2018, par n’importe quel autre moyen conférant date certaine à sa réception et donc notamment par voie dématérialisée.

Par la suite. La CRA doit rendre une décision motivée et préciser les voies de recours dont vous disposez si vous envisagez de poursuivre le contentieux en cas de décision non satisfaisante. A cet égard, vous pouvez saisir le TASS : vous disposez d’un délai de 2 mois à compter de la notification de la décision de la CRA.

Des mentions obligatoires. Depuis le 1er janvier 2017, la décision de la CRA doit détailler :

• par motif de redressement, les montants qui, le cas échéant, ont été annulés et ceux restant à devoir par le cotisant,
• les délais et voies de recours de cette décision.

À noter. La saisine de la CRA ne suspend pas le délai de 5 ans qui est donné à l’Urssaf pour recouvrer les redressements opérés au titre du contrôle.

Et pourquoi pas la médiation ? Depuis quelques années, les employeurs d’Ile-de-France expérimentent le recours à la médiation dans le cadre des litiges qui les opposent à l’Urssaf.

Depuis le 12 août 2018, le recours à la médiation dans les Urssaf a été généralisé, tout en précisant que son utilisation ne fait pas obstacle aux autres voies de recours existantes.

Des conditions. Le médiateur est désigné par le directeur de l'organisme et exerce ses fonctions en toute impartialité, dans le respect de la confidentialité des informations dont il a à connaître. Toute réclamation ne peut être traitée par le médiateur que si elle a été précédée d'une démarche de l’employeur auprès des services concernés de l’Urssaf, et sous réserve qu’aucun recours contentieux n'ait été formé. Notez que le fait, pour un employeur, d’engager un recours contentieux, donc de saisir un tribunal, met fin à la médiation.