Contrôle Urssaf : quels sont les pouvoirs de l'inspecteur(trice) ?

Visite de l’inspecteur : l’accueil…

C’est écrit dans le Code… « Les employeurs, qu'ils soient des personnes privées ou des personnes publiques et les travailleurs indépendants sont tenus de recevoir les agents de contrôle des organismes de recouvrement, ainsi que les ingénieurs conseils et contrôleurs de sécurité régulièrement accrédités par les caisses d'assurance retraite et de la santé au travail ». Voilà pour la règle, mais il semble évident qu’il faille, en tout état de cause, réserver le meilleur accueil à l’inspecteur à l’occasion d’un contrôle.

A éviter. Il est évidemment fortement déconseillé de se rendre coupable d’agissements empêchant l’inspecteur d’exercer son contrôle. Ne faites pas comme ces employeurs qui ont refusé l’accès à l’entreprise, refusé de communiquer les documents demandés, qui étaient systématiquement absents aux rendez-vous fixés par l’inspecteur (certains sont même allés jusqu’à insulter ou agresser l’inspecteur…). La sanction est lourde puisque vous encourez une pénalité de 7 500 € au titre de vos cotisations et contributions sociales personnelles ou de 7 500 € par salarié (dans la limite de 750 000 €).

A noter. Pour déterminer le montant de la pénalité, le directeur de l’Urssaf tient compte de la gravité du manquement constaté et des circonstances. A cette fin, il s’attachera notamment au respect des obligations déclaratives et des versements de cotisations et de contributions de Sécurité sociale sur la période contrôlée.

Application de la pénalité. Le directeur de l’Urssaf peut notifier la pénalité envisagée à tout moment de la procédure de contrôle, et au plus tard au moment de l’envoi de la mise en recouvrement. Vous disposerez alors d’un délai de 30 jours à compter de la réception de cette notification pour lui présenter vos observations écrites. Si vous présentez vos observations dans le délai imparti, le directeur est tenu de vous répondre avant de vous notifier sa décision définitive et d’engager la mise en recouvrement.

Il faut être présent. En pratique, la présence du chef d’entreprise, au moins lors de la première visite, est requise, d’autant plus qu’il s’agit de la première prise de contact avec l’inspecteur, qui peut conditionner la suite du contrôle et au cours de laquelle vous aurez l’occasion de présenter l’entreprise, son activité, les conditions d’exploitation, son environnement concurrentiel, les perspectives du marché, etc.

N’oubliez pas… Vous avez la possibilité de faire appel au conseil de votre choix : ne vous privez pas de cette possibilité, d’autant qu’un conseil professionnel saura vous aider utilement dans le cadre de ce contrôle.

Listez les documents demandés

Quels sont les documents vérifiés ? Dans le cadre de son contrôle, l’inspecteur va procéder à l’examen d’un certain nombre de documents qu'il vous aura demandé de lui communiquer. Il s’agira, pour l’essentiel (liste non exhaustive)...

• des documents sociaux, du type : bulletins de paie, registre du personnel, contrats de travail, bordereaux récapitulatifs de cotisations, déclarations annuelles des données sociales (DADS), justificatifs de remboursement de frais, etc.
• des documents comptables et fiscaux : bilans, comptes de résultats, liasses fiscales, etc.
• des documents juridiques : statuts de la société, accords de participation et/ou d’intéressement, notes de services, règlement intérieur le cas échéant, etc.

Ce que l’inspecteur ne peut pas faire… Il n’est pas autorisé à rechercher lui-même les documents, ni à s’en saisir et encore moins emporter ces documents, sans avoir obtenu au préalable votre accord : un inventaire précis et contradictoire doit alors être établi. De telles irrégularités entraînent la nullité du contrôle et du redressement qui s'ensuit. Notez qu’en l’absence d’une telle autorisation, seules des copies des documents remis pourront être examinées en dehors de vos locaux.

Mais aussi… L'agent ne peut pas non plus demander à un tiers (expert-comptable, avocat…) des documents qui n'ont pas été demandés à l'employeur. Il n’a pas le droit, non plus, de demander la communication de documents qui sont sans rapport avec le contrôle effectué, ni avec la période contrôlée (il ne peut pas vous demander de lui communiquer des documents personnels, comme votre agenda personnel par exemple).  Notez tout de même que l’agent de contrôle peut recueillir des informations auprès d’autres organismes ou administrations avant d’user de son droit de communication auprès de tiers, le cas échéant.

Dans le cadre du droit de communication, les documents et informations sont nécessairement transmis par voie dématérialisée, sur demande de l’agent chargé du contrôle ou du recouvrement, dans les 30 jours qui suivent la réception de la demande.

Si vous tenez une comptabilité informatisée. Le contrôle portera sur les informations, données et traitements qui servent de base directement ou indirectement à l’établissement des déclarations sociales obligatoires et des états sociaux, ainsi que sur la documentation relative aux analyses, à la programmation et à l’exécution des traitements.

3 options… Soit l’inspecteur effectue lui-même les opérations de contrôle par la mise en œuvre de traitements automatisés directement sur votre matériel informatique, sous réserve de votre consentement. Dans ce cas, vous désignez un utilisateur habilité pour réaliser les opérations de contrôle sur votre matériel. Mais vous pouvez refuser (confirmez votre refus par écrit), dans un délai de 15 jours à compter de l’information de l’inspecteur. Dans ce cas, vous mettrez à la disposition de l'inspecteur les copies des documents, des données et des traitements nécessaires à l'exercice du contrôle (ces copies doivent être faites sur un support informatique répondant aux normes définies par l'inspecteur et doivent être restituées à la fin du contrôle, avant l'engagement de la mise en recouvrement). Vous pouvez aussi demander à effectuer vous-même tout ou partie des traitements automatisés nécessaires aux opérations de contrôle et, dans ce cas, l'inspecteur vous indiquera par écrit les traitements à réaliser ainsi que les délais accordés pour les effectuer. Cette 3ème option est certainement plus contraignante, puisque vous devez mobiliser du temps à l’exécution de ces traitements.

La méthode par « échantillonnage » ou « extrapolation ». Dans les grandes entreprises plus particulièrement, et pour alléger les contraintes du contrôle, notamment pour limiter la masse des documents à fournir, l’inspecteur peut vous proposer d’utiliser des méthodes de vérification par échantillonnage et extrapolation. Dans ce cas, il doit vous indiquer au moins 15 jours avant leur mise en œuvre l’adresse électronique à laquelle vous pourrez consulter un document formalisant cette démarche ainsi que la copie de l’arrêté du 11 avril 2007 définissant cette procédure. Vous pouvez vous opposer (par écrit) à cette procédure, dans les 15 jours qui suivent la réception de ces documents.

Comment ça marche ? Cette méthode de contrôle s’organise autour de 4 phases :

• tout d’abord, il s’agira, de constituer une base de sondage : l’inspecteur définit la population soumise à investigation et détermine un ensemble d’individus statistiques ;
• ensuite, il y a un tirage aléatoire d’un échantillon (le nombre d’individus statistiques ne pouvant être inférieur à 50) ;
• par la suite, l’inspecteur procède à l’examen critique de cet échantillon au regard du point de législation vérifié ;
• enfin, les résultats obtenus sont extrapolés à l’ensemble des individus constituant la base de sondage, à l’origine de l’échantillon.

Attention ! L’inspecteur doit effectivement attendre l’expiration du délai de 15 jours, pendant lequel vous pouvez vous opposer, avant de vous informer des critères utilisés pour définir les populations examinées, le mode de tirage des échantillons, leur contenu et la méthode d'extrapolation envisagée pour chacun d'eux.

A noter. Dès lors que l’Urssaf ne respecte pas cette procédure précise, le redressement fondé sur la technique de l’échantillonnage et d’extrapolation doit être annulé, quelle que soit l’effectif de l’entreprise. Par ailleurs, la vérification par échantillonnage et extrapolation est irrégulière si l’employeur ne donne pas son accord. Par conséquent, les éléments ainsi recueillis ne peuvent pas justifier un redressement, même dans la limite des bases effectivement vérifiées.

L’audition des salariés et sous-traitants : possible ?

La grande question… Oui, l’inspecteur peut auditionner les salariés de votre entreprise, notamment pour connaître leurs nom et adresse ainsi que la nature des activités exercées et le montant des rémunérations qu’ils perçoivent, avantages en nature inclus. Ces auditions font l’objet de procès-verbaux établis par l’inspecteur.

Mais attention… Tout d’abord, ces auditions ne peuvent avoir lieu que dans les locaux de l’entreprise (l’audition d’un salarié dans les locaux de l’Urssaf, ou a fortiori à son domicile, entraîne l’annulation du contrôle). Ensuite, ces auditions ne doivent pas perturber le bon déroulement de l’activité et gêner les personnes interrogées. Il faut toutefois signaler qu’en cas de recherche d’infractions en matière de travail dissimulé, l’inspecteur dispose de pouvoirs un peu plus étendus : il pourra entendre les personnes rémunérées en tous lieux, avec leur consentement (exprimé par leur signature sur le procès-verbal d’audition).

Et les sous-traitants ? Puisque l'inspecteur Urssaf peut entendre les personnes rémunérées par l'entreprise, à quelque titre que ce soit, dans lieux occupés par celle-ci ou sur les lieux du travail, le sous-traitant de l’entreprise peut donc être entendu dans les locaux de celle-ci ou sur le lieu de travail. Là encore, l’audition hors des locaux de l’entreprise justifierait l’annulation du redressement.