Déclaration sociale nominative : ce qu’il faut savoir

Déclaration sociale nominative (DSN) : un objectif de simplification

En lieu et place d’une multitude de déclarations… Avant le 1er janvier 2017, vous étiez dans l’obligation de compléter et d’envoyer à l’administration de nombreuses déclarations sociales. La déclaration sociale nominative s'est substituée à la plupart de ces déclarations sociales.

… 1 seule déclaration sociale ? La mise en place de la DSN a été progressive. Ainsi :

• dans une 1ère phase, cette DSN s’est substituée :

•      o à l’attestation de salaires pour le paiement des indemnités journalières en cas d’arrêt maladie non professionnelle et en cas de congés de maternité et de paternité,
•      o à l’attestation destinée à Pôle Emploi en cas de fin de contrat,
•      o aux déclarations et enquête de mouvements de main d’œuvre (notamment pour les entreprises employant au moins 50 salariés),
•      o aux formulaires de radiation auprès des mutuelles, sociétés d’assurance et institutions de prévoyance ;

• dans une 2nde phase (applicable depuis le 19 novembre 2014), la DSN s'est subsituée :

•      o la déclaration unifiée de cotisations sociales (DUCS),
•      o le bordereau récapitulatif des cotisations et contributions sociales (BRC),
•      o le tableau récapitulatif (TR) utilisé pour la régularisation des cotisations sociales de l’année civile,
•      o les attestations de salaires pour l’assurance maladie au titre des accidents du travail et des maladies d’origine professionnelle,
•      o les relevés mensuels des contrats de travail temporaire ;

• depuis le 1er janvier 2017, c'est l’ensemble des déclarations sociales qui ont été remplacées par la DSN et notamment :

•      o la déclaration annuelle des salaires,
•      o la déclaration aux caisses de congés payés,
•      o la déclaration d’emploi des travailleurs handicapés,
•      o la déclaration nominatives AGIRC-ARRCO et MSA,
•      o la déclaration des départs en retraite,
•      o la déclaration des effectifs pour la CVAE,
•      o les formalités liées aux comptes de formation et de pénibilité.

Une nouvelle logique déclarative. Avec la DSN, on s’oriente vers une nouvelle logique des déclarations sociales :

•      =>  auparavant, il s’agissait pour l’entreprise d’envoyer plusieurs déclarations à différents organismes ;
•      =>  aujourd'hui, il s’agit de transmettre en une seule fois l’ensemble des données sociales, par voie dématérialisée, à partir du logiciel de paie, données sociales qui sont ensuite transférées aux différents organismes concernés.

Déclaration sociale nominative (DSN) : un fonctionnement à connaître

Un outil indispensable : le logiciel de paie. Avec la DSN, ce ne sont plus les différents organismes, interlocuteurs de l’entreprise, qui vont vous réclamer des données à des dates et échéances diverses, mais l’entreprise elle-même qui va les transmettre directement via son logiciel de paie.

Concrètement. Au lieu d’avoir à compléter et envoyer des déclarations périodiques ou annuelles et des attestations diverses, vous transmettez à partir du logiciel de paie, en mode dématérialisé :

• une fois par mois, les données sociales nominatives, après l’établissement de la paie ;
• de façon ponctuelle, les évènements particuliers de la vie de chaque salarié (maladie, congé maternité, fin de contrat, etc.).

1 échéance mensuelle minimum. Cette DSN doit donc être transmise à l’URSSAF tous les mois, via un système d’échange de données informatisées. En pratique, la DSN relative aux rémunérations versées au cours d’un mois doit être envoyée :

• le 5 du mois suivant si vous acquittez mensuellement vos cotisations sociales ;
• le 15 du mois suivant dans les autres cas.

Des gains de productivité. Au-delà de la simplification des démarches, on relève pour l’entreprise un gain de temps, notamment grâce à la réduction du nombre de déclarations à effectuer, une sécurisation et une fiabilisation des obligations sociales, atténuant le risque d’erreurs : l’obligation de contrôle régulier des données sociales, induite par la mise en place de la DSN, permet effectivement de détecter les éventuelles anomalies plus rapidement.

Des pénalités… Si l’entreprise ne transmet pas sa DSN, elle encourt une pénalité de 17,14 € par salarié, et 51 € par salarié en cas de retard.

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