Décompter les heures supplémentaires

Heures supplémentaires : un décompte à effectuer

Le principe. Les heures supplémentaires d'un salarié sont calculées sur une semaine de 7 jours consécutifs, déterminée par un accord collectif. A défaut d’accord définissant la semaine, les heures supplémentaires se calculent sur une semaine civile, c'est-à-dire du lundi à 0 heures au dimanche à 24 heures. Ces heures donnent lieu à une majoration de salaire ou à un repos compensateur de remplacement, et dans certains cas, à une contrepartie en repos.

Un calcul. Vous devez donc décompter les heures supplémentaires sur la semaine. Par exemple, le salarié étant soumis à une durée du travail de 35 heures par semaine effectuera des heures supplémentaires à partir de la 36ème heure de travail.

Jusqu’au 10 août 2016. En cas d'annualisation du temps de travail dans l’entreprise ou de répartition des horaires sous forme de périodes de travail d’une durée de 4 semaines au plus, vous pouvez demander à vos salariés d’effectuer des heures au-delà de la durée prévue dans leur contrat, sans pour autant qu’il s’agisse obligatoirement d’heures supplémentaires donnant lieu à contrepartie :

• en cas d’annualisation du temps de travail sur toute ou partie de l’année : un accord collectif peut vous permettre de faire varier la durée du travail hebdomadaire de vos salariés sur toute ou partie de l'année. ; dans ce cas, les heures supplémentaires décomptées sont les heures effectuées par vos collaborateurs au-delà de 1607 heures par an ou de la limite inférieure fixée par l'accord et les heures effectuées au-delà de la moyenne de 35 heures calculée sur la période de décompte fixée par l'accord ;
• en cas de répartition de la durée du travail sur des périodes de 4 semaines au plus : vous pouvez décider, sans avoir à conclure d'accord spécifique, la mise en place dans votre entreprise d’une répartition de l'horaire de travail variant semaine par semaine, sur une période inférieure ou égale à 4 semaines ; dans ce cas, les heures supplémentaires sont les heures effectuées au-delà de la durée moyenne de 35 heures par semaine, moyenne calculée sur la période préalablement fixée et les heures effectuées au-delà d’un nombre maximum d’heures déterminé. Cette décision s’impose aux salariés sans qu’elle ne puisse être considérée comme une modification unilatérale du contrat de travail.

Depuis le 10 août 2016. Il est toujours possible d’aménager le temps de travail sur une période supérieure à la semaine et de décompter les heures supplémentaires à l’issue d’une période de référence. La période de référence peut être portée à :

• 3 ans maximum en cas d’accord collectif de branche le permettant : si la période de référence est annuelle, les heures supplémentaires sont les heures réalisées au-delà de 1607 h (ou de la limite inférieure prévue par accord collectif imposant une période de référence au plus annuelle) ; si la période de référence est inférieure ou supérieure à l’année, les heures supplémentaires sont celles effectuées au-delà d’une durée hebdomadaire moyenne de 35 h sur la période de référence (lorsqu’un accord collectif prévoit une période de référence supérieure à un an, la limite hebdomadaire au-delà de laquelle les heures de travail effectuées au cours d'une même semaine constituent en tout état de cause des heures supplémentaires doit être supérieure à 35 h)
• 9 semaines en cas de décision unilatérale de l’employeur pour les entreprises de moins de 50 salariés ou maintien de la période de 4 semaines maximum pour les entreprises de 50 salariés ou plus.

Pour la petite histoire… Une convention collective qui prévoit que le temps de travail peut être aménagés par cycles de plusieurs semaines ne permet pas à un employeur d'aménager la durée de travail sur une période de seulement 10 jours.

Une influence des heures de grève ? Dans une entreprise qui appliquait un accord collectif d’aménagement annuel de la durée de travail, des salariés grévistes ont reproché à leur employeur de déduire de leur rémunération mensuelle des heures de grèves. Ces heures étaient portées au débit des heures réalisées et ils considéraient donc que l’employeur leur imposerait de les rattraper, portant ainsi atteinte à leur droit de grève. Cependant, le juge a constaté que le compteur d’heures instauré par l’accord collectif mentionnait bien des heures au crédit ou au débit selon le nombre d’heures travaillées. Le respect de l’accord ne porte donc pas atteinte au droit de grève.

Une influence en cas d’embauche en cours d’année ? En présence d’un accord de modulation du temps de travail, le seuil de déclenchement des heures supplémentaires ne peut pas être supérieur à 1 607 heures, même pour des salariés, embauchés en cours d’année, qui n’ont pas acquis la totalité de leur droit à congés. Concrètement, il ne faut pas tenir compte des éventuelles heures de congés payés non acquises pour apprécier ce seuil annuel.

Une influence selon le secteur d’activité ? La durée mensuelle de travail effectif dans le secteur aérien est fixée, par la loi, à 75 heures ou 78 heures de vol. Des salariés, constatant qu’un accord porte à 55 heures le nombre d’heures mensuelles de travail au sein de leur entreprise, demandent des heures supplémentaires pour les heures effectuées entre la 56e et la 68e heures de vol. Ce que le juge leur refuse : l’abaissement du temps mensuel de vol en dessous de la durée légale de travail n’a pas pour effet d’abaisser le seuil de déclanchement des heures supplémentaires.

Heures supplémentaires : les limites à connaître

Le principe et ses limites. Vous pouvez demander à vos salariés d'effectuer des heures supplémentaires dans l'intérêt de l'entreprise ; et, sauf refus légitime, et sous réserve qu’il soit prévenu à l’avance, le salarié ne peut pas refuser d’accomplir ces heures supplémentaires. Néanmoins, faites attention, la Loi instaure certaines limites à cette utilisation.

Limites quotidienne et hebdomadaire. Ces limites sont les suivantes :

• sauf dérogation, vos salariés ne peuvent travailler plus de 10 heures par jour (cette durée quotidienne est calculée de 0 à 24 heures), et il vous appartient de justifier que la durée de travail de vos salariés ne dépasse pas cette durée maximale ;
• en outre, vous ne pouvez pas, en principe, faire travailler vos salariés plus de 48 heures par semaine ; néanmoins, en cas de circonstances exceptionnelles entraînant un surcroît extraordinaire de travail, vous pouvez, après en avoir demandé la possibilité à l'inspecteur du travail, faire travailler vos salariés jusqu'à 60 heures par semaine pendant une période limitée (vous devez présenter cette demande à l'inspecteur en y joignant obligatoirement, le cas échéant, l'avis du comité d'entreprise ou, à défaut, des délégués du personnel) ;
• en plus de la durée maximale de 48 heures par semaine, vous ne devez pas dépasser une durée moyenne de travail de plus de 44 heures par semaine sur une période de 12 semaines consécutives ; il est possible de prévoir par convention ou accord collectif, d’entreprise ou d’établissement ou de branche, une durée plus longue pouvant aller jusqu'à 46 heures ; à défaut d’accord, l’administration peut vous y autoriser, tout comme elle peut vous autoriser, sur une durée limitée et à titre exceptionnel, à dépasser cette durée de 46 heures, sans qu’elle n’excède 60 heures. Dans ce cas la demande se fait dans les mêmes conditions que la précédente (demande à l’inspection du travail en y joignant, le cas échéant, l’avis du comité d’entreprise, ou à défaut, des délégués du personnel).

Heures supplémentaires : un contingent annuel

Définition. Le contingent des heures supplémentaires correspond au volume maximum d'heures supplémentaires qui peut être effectué dans une même année par votre salarié. Il est établi par un accord collectif. A défaut d’accord collectif, il est fixé à 220 heures.

Quelles sont les heures supplémentaires imputées au contingent ? En principe toutes les heures sont prises en compte pour calculer le contingent. Toutefois, certaines heures supplémentaires effectuées par votre salarié ne s'imputent pas sur le contingent d'heures supplémentaires : heures supplémentaires effectuées pour des travaux dont l'exécution immédiate est nécessaire pour organiser des mesures de sauvegarde, pour prévenir des accidents imminents ou encore pour réparer des accidents survenus au matériel, etc. En outre, les heures donnant lieu à une compensation intégrale en repos ne doivent pas non plus être intégrées au contingent.

Pouvez-vous faire effectuer des heures supplémentaires au-delà du contingent ? En principe, le contingent fixe le nombre d'heures limites pouvant être travaillées par un salarié sur une année. Néanmoins, la Loi ne prévoit pas de sanction particulière en cas de dépassement par un salarié de ce contingent. Celle-ci prévoit par contre des conditions particulières pour ces heures effectuées hors du contingent.

Une contrepartie obligatoire en repos. Si vous demandez à vos salariés d'accomplir des heures supplémentaires au-delà du contingent annuel, vous devrez, en plus de la majoration de paiement, leur accorder une contrepartie en repos. La durée de cette contrepartie est fixée par la Loi, à défaut d’un accord collectif plus favorable à hauteur de 50 % pour les entreprises de 20 salariés au plus ou à hauteur de 100 % pour les entreprises de plus de 20 salariés. Le droit à repos est ouvert dès lors que la contrepartie obligatoire ainsi calculée atteint 7 heures.

Une consultation ponctuelle, préalable et obligatoire des représentants du personnel. En cas de dépassement du contingent pour un salarié de l'entreprise vous devrez obligatoirement recueillir l'avis préalable des représentants du personnel. Afin d'informer convenablement les représentants, vous devez accompagner cette demande d'avis de précisions concernant le motif du dépassement, la période de recours, la durée hebdomadaire de travail prévue et les salariés concernés.

Une consultation annuelle des représentants du personnel. En cas de dépassement du contingent, la Loi vous oblige également à consulter au moins une fois par an, le comité d'entreprise ou à défaut, les délégués du personnel sur les modalités de ce dépassement.