Détournements de fonds dans l’entreprise : comment les empêcher, comment réagir ?

Détournements de fonds : comment les empêcher de survenir ?

Ça arrive... Les détournements sont souvent le fait de personnes extérieures à l’entreprise. Qui n’a pas entendu parler de « l’arnaque au président » qui consiste, pour des escrocs, à convaincre le collaborateur d'une entreprise à effectuer en urgence un virement important à un tiers pour obéir à un prétendu ordre du dirigeant, ou encore de la « fraude au changement de RIB » qui consiste pour les fraudeurs à envoyer un mail à un salarié du service de comptabilité de l'entreprise en se faisant passer pour un fournisseur, et lui demander de diriger ses versements vers un autre compte bancaire appartenant à des escrocs.

… aussi en interne. Mais les détournements de fonds peuvent aussi être commis par des collaborateurs de l’entreprise, notamment ceux qui sont affectés à la comptabilité de l’entreprise ou en charge de la gestion de la trésorerie.

Comment se protéger ? Le dirigeant est responsable des fonds appartenant à l’entreprise. Il doit donc se montrer particulièrement vigilant pour tout ce qui touche à la gestion de trésorerie et aux flux financiers. Il dispose à cet égard de plusieurs outils. Lesquels ?

1^re action. En premier lieu, respectez (faites respecter) le principe de la séparation ordonnateur / payeur : il est essentiel que la personne qui ordonne la dépense ne soit pas celle qui procède à son paiement.

2^e action. L’entreprise doit maîtriser la gestion des moyens de paiement pour optimiser sa sécurité financière. L’accès à ces moyens de paiement (coordonnées bancaires, accès au chéquier, etc.) doit donc être réservé à un nombre restreint de personnes et conservé en lieu sûr.

3^e action. Il faut mettre en place des circuits courts d’ordonnancement de la dépense (validée par le dirigeant ou un responsable qui aura obtenu une délégation à ce titre) et de son paiement : plus les process sont démultipliés, plus les risques de détournements de fonds sont aussi démultipliés. Il y a notamment un risque que chaque échelon se déresponsabilise en pensant que les vérifications nécessaires seront effectuées par l’échelon inférieur ou supérieur.

Détournements de fonds : comment réagir ?

Il faut réagir rapidement ! Si malgré les protections mises en place, l’entreprise est victime de détournements de fonds, le dirigeant doit réagir très rapidement car les délais sont strictement encadrés, que ce soit pour un dépôt de plainte ou pour sanctionner lui-même un comportement fautif d’un salarié, ou plus exactement pour engager des poursuites disciplinaires (à cette fin, il ne dispose que d’un délai de 2 mois à partir du moment où il a eu connaissance des faits fautifs).

Que le détournement soit interne ou externe… La 1^re chose à faire est de porter plainte auprès des forces de l’ordre et de faire appel à ses conseils spécialisés en droit pénal des affaires et en droit social.

En cas de détournement interne… Le dirigeant va constituer, avec l’aide de ses conseils, un dossier complet et étayé contre le collaborateur fautif : description précise de la situation et des faits, attestations éventuelles de témoins, dossier du salarié reprenant son parcours et sa situation dans l’entreprise (ancienneté, fonctions occupées, dossier disciplinaire, etc.) qui pourront constituer des circonstances aggravantes de la faute commise, etc.

Attention ! Le dossier doit être construit rapidement et discrètement : si le collaborateur fautif venait à apprendre qu’une enquête était menée contre lui, il pourrait, en effet, faire disparaître les preuves existantes.

Neutraliser les actions malveillantes. Une fois que le dossier est suffisamment étayé de pièces justificatives, il faut mettre à pied le salarié pour éviter qu’il ne poursuive ces agissements. Mais il faut ici faire attention : il doit s’agir d’une mise à pied conservatoire (mesure provisoire préalable au licenciement), et dont l’objectif est d’écarter immédiatement le salarié de l’entreprise jusqu’à la fin de la procédure, et non d’une mise à pied disciplinaire, qui constitue, en tant que telle, une sanction.

À noter. Si vous recourez à la mise à pied disciplinaire, vous ne pourriez plus envisager contre le salarié fautif un licenciement puisqu’une même faute ne peut pas être sanctionnée deux fois.

Licencier le salarié ? Avant tout, il faut rappeler qu’il est important pour le chef d’entreprise de qualifier correctement la faute commise par le collaborateur. Pour mémoire, il existe différents types de faute : la faute légère, la faute sérieuse, la faute grave et la faute lourde.

Quelle faute retenir ? En présence d’un détournement de fonds, la tendance sera de retenir une faute lourde contre le salarié, privative de toute indemnité de rupture (à l’exception de l’indemnité de congés payés qui reste due) et permettant d’obtenir, de la part du salarié, une indemnisation du préjudice subi par l’entreprise. Mais une faute lourde suppose de la part du salarié une réelle intention de nuire à l’entreprise ou à son dirigeant. Or, c’est rarement reconnu comme tel par les juges dans le cas d’un détournement de fonds.

Exemple de faute lourde reconnue. Un salarié a été licencié pour faute lourde suite aux détournements de fonds de l’entreprise. Il occupait un poste de directeur administratif et financier. Il a, notamment, édité de fausses factures et dissimulé des documents pour masquer ses actes (démarches qui caractérisaient, ici, sa volonté de nuire à l’entreprise). L’employeur avait alors appris l’existence de ces détournements à la suite d’un contrôle Urssaf. Le juge a, ici, validé la faute lourde.

Conseil. Retenir une faute lourde, sans apporter la preuve de cette intention de nuire, rendrait le licenciement sans cause réelle et sérieuse. Voilà pourquoi il est souvent préconisé de retenir la faute grave en pareille situation. Mais, comme toujours, cela dépendra des circonstances de l’espèce. Voilà pourquoi il est essentiel de faire appel à son conseil pour que la procédure disciplinaire diligentée à l’encontre d’un salarié coupable de détournement de fonds soit pleinement efficace.

Réclamer des indemnités à la banque ? Il peut être possible de réclamer des indemnités à une banque lorsque les celle-ci a failli dans ses procédures de contrôle. Néanmoins, il faut aussi que la société n’ait pas commis de faute de son côté…

Exemple. Une salariée a falsifié 330 chèques en 5 ans, pour un montant de 20 000 €/an. Pour le juge, la banque n’a commis aucune faute puisque la salariée imitait la signature de son dirigeant et que la société n’avait mis en place aucun contrôle de l’activité de sa salariée.