Embaucher un apprenti : mode d'emploi

L’apprentissage : comment ça marche ?

Faciliter l’obtention d’une qualification professionnelle. L’objectif de l’apprentissage est clair : comme son nom l’indique, il s’agit de permettre à un jeune d’obtenir une qualification professionnelle en associant enseignement théorique et formation pratique.

Le jeune alterne temps de travail en entreprise et temps de formation en CFA. Concrètement, l’apprenti va alterner entre une présence en entreprise où il exercera une activité professionnelle en relation directe avec le diplôme préparé et une présence en Centre de Formation des Apprentis (CFA) ou en section d’apprentissage où il suivra un enseignement théorique.

Des obligations réciproques. De cette relation particulière va découler des obligations à votre charge et à la charge de l’apprenti : vous devez vous engager, outre au versement d'un salaire, à assurer à l'apprenti une formation professionnelle complète, dispensée pour partie en entreprise et pour partie en centre de formation d'apprentis ou section d'apprentissage. De son côté, l’apprenti s’engage en retour, en vue de sa formation, à travailler pour vous, pendant la durée du contrat, et à suivre cette formation.

Pour information : l’apprentissage est gratuit ! Par principe, l’apprentissage est gratuit pour l’apprenti ou son représentant légal.

Et pour l’entreprise ? En principe, ce sont les Opco qui prennent en charge les contrats d’apprentissage et de professionnalisation, selon des niveaux de prise en charge établis :

• par les branches ;
• ou, à défaut, par accord collectif conclu entre les organisations représentatives d'employeurs et de salariés signataires d'un accord constitutif d'un opérateur de compétences interprofessionnel gestionnaire des fonds de la formation professionnelle continue.

À noter. Cette prise en charge peut être modulée lorsque l’apprenti est reconnu travailleur handicapé. Pour les contrats conclus à partir du 1er janvier 2021, les niveaux de prise en charge versés aux centres de formation d'apprentis (CFA) par les Opco pourront être majorés à hauteur maximale de 4 000 €, pour tenir compte des besoins d'adaptation du parcours d'apprentissage et des besoins de compensation liés à la situation de handicap de l'apprenti.

Une mobilité possible ? Le contrat d'apprentissage peut être exécuté en partie à l'étranger pour une durée qui ne peut excéder 1 an (depuis la Loi de ratification des ordonnances Macron du 29 mars 2018). La durée d'exécution du contrat en France doit être au minimum de 6 mois. L'apprenti peut alors, le temps de sa mobilité, ne suivre que la formation théorique, ou que la formation en entreprise.

Couverture sociale de l’apprenti. Pendant la période de mobilité internationale, l'apprenti relève de la sécurité sociale de l'Etat d'accueil, sauf lorsqu'il ne bénéficie pas du statut de salarié ou assimilé dans cet Etat, auquel cas, sa couverture sociale est régie par le code de la sécurité sociale pour ce qui concerne les risques maladie, vieillesse, maternité, accidents du travail et maladies professionnelles et invalidité. Ces règles s’appliquent sous réserve des conventions internationales, à condition d'avoir adhéré à une assurance volontaire lorsque la mobilité est hors Union européenne.

Une convention de mise à disposition. Pour les mobilités de 4 semaines maximum, une convention de mise à disposition organisant la mise à disposition d'un apprenti peut être conclue entre l'apprenti, l'employeur en France, le CFA en France et le centre de formation à l'étranger ainsi que, le cas échéant, l'employeur à l'étranger.

     =>  Consultez le modèle de convention de mise en œuvre d’une mobilité n’excédant pas 4 semaines d’un apprenti conduisant à la mise à disposition de l’alternant auprès d’une entreprise, un organisme ou un centre de formation établis dans ou hors de l’Union européenne

     =>  Consultez le modèle de convention de mise en œuvre d’une mobilité d’un apprenti dans une entreprise, un organisme ou un centre de formation établis dans ou hors de l’Union européenne, conduisant à la mise en veille du contrat de travail de l’alternant

Frais de la mobilité. Dès que l’opérateur de compétences est sollicité sur la prise en charge des frais générés par la mobilité internationale, il doit se prononcer sur la prise en charge financière et informer le Ministère chargé de la formation professionnelle, par voie dématérialisée, des conventions qui lui sont transmises ainsi que des modifications qui leur sont apportées.

Pouvez-vous embaucher un apprenti ?

Oui ! La réponse à la question de savoir qui peut recourir à l’apprentissage est relativement simple, puisque ce mode d’embauche est ouvert à toutes les entreprises. Mais le recours à l’apprentissage suppose évidemment d’en ressentir le besoin et surtout d’être prêt à accueillir un apprenti, ce qui suppose de respecter certaines formalités et conditions.

Qui peut être apprenti ? Il n’y a pas de restriction spécifique, si ce n’est une question d’âge :

• par principe : l’apprentissage est réservé aux jeunes de 16 ans à 29 ans révolus ;  
• par exception : vous pouvez prendre en apprentissage un jeune d’au moins 15 ans (ou de moins de 15 ans s’il atteint l’âge de 15 ans avant le terme de l’année civile) s’il justifie avoir été scolarisé jusqu’en classe de 3ème incluse (1er cycle de l’enseignement secondaire). 

Pour information. Dans certaines hypothèses, il est possible d’embaucher en apprentissage une personne de plus de 29 ans révolus. Ce sera le cas :

• lorsque le contrat ou la période d'apprentissage proposés fait suite à un contrat ou à une période d'apprentissage précédemment exécutés et conduit à un niveau de diplôme supérieur à celui obtenu à l'issue du contrat ou de la période d'apprentissage précédents ;
• lorsqu'il y a eu rupture de contrat pour des causes indépendantes de la volonté de l'apprenti ou suite à une inaptitude physique et temporaire de celui-ci ;
• lorsque le contrat d'apprentissage est conclu par une personne à laquelle la qualité de travailleur handicapé est reconnue ;
• lorsque le contrat d’apprentissage est conclu par un sportif de haut niveau (inscrit sur la liste du ministère de la jeunesse et des sports) ;
• lorsque le contrat d'apprentissage est conclu par une personne qui a un projet de création ou de reprise d'entreprise dont la réalisation est subordonnée à l'obtention du diplôme ou titre sanctionnant la formation poursuivie.

35 ans ? La limite d’âge est portée à 35 ans :

• lorsque le contrat d'apprentissage suit un précédent contrat d'apprentissage et conduit à un niveau de diplôme supérieur ;
• ou en cas de rupture de contrat pour des causes indépendantes de la volonté de l'apprenti ou suite à une inaptitude physique et temporaire de celui-ci.

Préparez-vous ! Parce que vous vous engagez à assurer à l'apprenti une formation professionnelle complète, vous devez prendre les mesures nécessaires à l'organisation de l'apprentissage et garantir que l'équipement de l'entreprise, les techniques utilisées, les conditions de travail, de santé et de sécurité, les compétences professionnelles et pédagogiques ainsi que la moralité des personnes qui seront responsables de la formation sont de nature à permettre une formation satisfaisante.

Vous devez choisir un maître d’apprentissage. Qui dit « apprentissage », dit « maître d’apprentissage », c’est-à-dire une personne qui sera directement responsable de la formation de l’apprenti (il sera son tuteur en entreprise) et qui sera en lien direct avec le CFA ou la section d’apprentissage. En pratique, il pourra s’agir aussi bien du chef d’entreprise, que de son conjoint collaborateur ou que d’un salarié qui sera apte à assumer ces fonctions. Il doit s’agir d’une personne volontaire, majeure et qui doit offrir toutes les garanties de moralité.

Un maître d’apprentissage « compétent ». Les compétences professionnelles exigées du maître d’apprentissage sont, quant à elles, déterminées par un accord de branche. A défaut d'un accord de branche, l’employeur peut choisir, en qualité de maître d’apprentissage :

• une personne titulaire d'un diplôme ou d'un titre relevant du domaine professionnel correspondant à la finalité du diplôme ou du titre préparé par l'apprenti et d'un niveau au moins équivalent, et justifiant d'une année d'exercice d'une activité professionnelle en rapport avec la qualification préparée par l'apprenti ;
• une personne justifiant de 2 années d'exercice d'une activité professionnelle en rapport avec la qualification préparée par l'apprenti.

À noter. Les stages et les périodes de formation effectués en milieu professionnel, dans le cadre d'une formation initiale, y compris sous contrat d'apprentissage, ou d'une formation continue qualifiante ne sont, toutefois, pas pris en compte dans le décompte de la durée d'expérience requise.

À noter. Le tuteur pourra percevoir une prime de tutorat (vérifiez vos accords collectifs sur ce point), mais uniquement s’il exerce effectivement ses fonctions de tuteur, c’est-à-dire s’il suit effectivement un ou plusieurs apprentis.

Groupement d’employeurs. Lorsque l’apprenti est embauché par un groupement d’employeurs, c’est bien au niveau de l’entreprise accueillant l’apprenti que s’apprécie le nombre maximum d’apprentis par maître d’apprentissage (et non au niveau du groupement d’employeurs). 

Une « visite médicale » pour l’apprenti ?  L’apprenti bénéficie d’une visite d’information et de prévention ou d’un examen médical d’embauche au plus tard dans les 2 mois qui suivent son embauche. 

L’aide unique à l’apprentissage

Une aide unique pour les entreprises de moins de 250 salariés... Depuis le 1er janvier 2019, il existe une aide unique au bénéfice des PME (de moins de 250 salariés) réservée au seul cas où le diplôme préparé équivaut au plus au niveau Bac. Depuis cette date, les aides à l’apprentissage (prime à l’apprentissage des TPE et aide à l’apprentissage des PME, crédit d’impôt apprentissage, prime destinée à compenser les dépenses supplémentaires ou le manque à gagner pouvant résulter de la formation d’un apprenti handicapé) sont supprimées, de même que le crédit d’impôt compétitivité emploi. 

À noter. Depuis le 1er janvier 2020, le contrat d’apprentissage n’est plus enregistré par la chambre consulaire dont vous relevez. Il vous faudra alors transmettre le contrat auprès de votre opérateur de compétences, qui se chargera de son dépôt. Vous continuerez néanmoins de transmettre le contrat via le site : www.alternance.emploi.gouv.fr. Le bénéfice de l’aide unique est subordonné au dépôt du contrat d’apprentissage, par l’Opco, auprès du Ministre chargé de la formation professionnelle.

Aide unique : combien ? L’aide est versée mensuellement, par l’Agence de services et de paiement (ASP), à l’employeur avant le paiement de la rémunération due à l’apprenti. L’aide est attribuée au titre de la 1ère année d’exécution du contrat d’apprentissage. Depuis le 1er janvier 2023, son montant est fixé à 6 000 € maximum. 

Aide unique : en cas de rupture ? Dans le cas d’une rupture anticipée du contrat d’apprentissage, l’aide n’est pas due à compter du mois suivant la date de fin de contrat.

L’aide exceptionnelle à l’embauche d’apprenti

Aide exceptionnelle au recrutement des apprentis. Cette aide financière est prévue pour tout contrat d’apprentissage conclu entre le 1er janvier 2023 et le 31 décembre 2024, pour les contrats conclus par une entreprise de moins de 250 salariés en vue de de la préparation d’un diplôme ou d’un titre à finalité professionnelle équivalant au moins au niveau 5 et au niveau 7 au plus (correspondant à un niveau Bac + 5), et pour les contrats conclus par une entreprise d’au moins 250 salariés en vue de la préparation d’un diplôme ou d’un titre à finalité professionnelle équivalant au niveau 7 au plus (correspondant à un niveau Bac + 5) . 

Combien ? Son montant est fixé à 6 000 € quel que soit l’âge de l’alternant. L’aide est attribuée au titre de la 1ère année d’exécution du contrat versées à l’employeur par l’Etat.

Conditions liées à la conclusion du contrat. Le contrat d’apprentissage doit avoir été conclu entre le 1er janvier 2023 et le 31 décembre 2024. Le bénéfice de l'aide est subordonné au dépôt du contrat d'apprentissage par l'opérateur de compétences auprès du ministre chargé de la formation professionnelle. Concrètement, cela signifie que l’entreprise n’a pas à accomplir de formalités de demande d’aide. 

Cumul possible avec l’aide unique ? Non, l’aide exceptionnelle n’est pas cumulable avec l’aide unique aux employeurs d’apprentis.