Établir l’état des lieux : ce qu’il faut savoir

État des lieux : une obligation

Un document essentiel ! Le constat d’état des lieux est le document, obligatoirement joint au contrat de location, aux termes duquel vous et le locataire constatez par écrit l’état des locaux loués (lors de la remise des clés et au moment de leur restitution). En comparant les 2 constats, à l’entrée et à la sortie du locataire, il est fait un état des éventuelles réparations que vous pouvez réclamer au locataire. D’où l’importance de ce document…

À rédiger avec précaution ! Ce document (obligatoire rappelons-le) doit être rédigé avec précaution. Le risque est évident pour le locataire : son dépôt de garantie pourrait être amputé du coût des travaux de réparation ou d’entretien pour des défauts ou vices existant lors de son entrée en possession, mais non mentionnés dans l’état des lieux. Mais le risque existe aussi pour vous : un état des lieux insuffisamment précis ne vous permettra pas, le cas échéant, de rendre compte de l’évolution exacte de l’état des lieux loués.

À noter. Selon la Loi, s’il n’a pas été fait d’état des lieux, on dit que le locataire est présumé avoir reçu les lieux « en bon état de réparations locatives », et doit les rendre à l’identique. Si c’est vous qui refusez de dresser le document, vous devrez apporter la preuve en fin de bail que les dégradations que vous invoquez sont imputables au locataire. Si c’est le locataire qui s’y oppose, ou encore les deux parties qui font preuve de négligence dans l’accomplissement de la formalité, c’est le locataire qui est présumé avoir reçu son logement en bon état.

À ne pas oublier. Le locataire dispose d’un délai de 10 jours à compter de la prise de possession effective des lieux pour vous demander de compléter l’état des lieux (courrier recommandé avec AR). Si vous vous opposez à ce droit, le locataire peut saisir la commission départementale de conciliation du lieu de situation du logement en vue de trouver une solution amiable.

État des lieux : un contenu précis

Un objectif. L’état des lieux d’entrée et de sortie a pour objet de décrire avec précision, pour chaque pièce, l’état des revêtements de sols, des murs et plafonds, des équipements et éléments du logement. Il comporte également, le cas échéant les relevés de compteurs individuels de consommation d’eau et d’énergie.

Comment faire ? Pour établir un état des lieux, la réglementation n’impose pas un modèle type. Elle préconise que l’état des lieux soit établi sur support papier ou sous forme électronique, sans plus de détail. Tout au plus précise-t-elle que la forme du document doit permettre la comparaison de l’état du logement constaté à l’entrée et à la sortie des lieux : soit vous utilisez un document unique pour les états des lieux d’entrée et de sortie, soit vous utilisez des documents distincts ayant une présentation similaire.

Quel contenu ? Outre une datation précise et les éléments d’identification du logement, du locataire et du propriétaire (et, le cas échéant, de l’agent immobilier en charge de le réaliser), l’état des lieux doit être détaillé et décrire très précisément le logement, pièce par pièce. Il faut inscrire tous les détails sur la nature et l’état du logement, ainsi que le fonctionnement des équipements, en excluant les termes généraux (« bon état », « état correct », etc.) : il s’agit d’éviter toutes interprétations subjectives et contestations ultérieures.

Concrètement. Pour chaque pièce et partie du logement, l’état des lieux doit comporter la description précise de l'état des revêtements des sols, murs et plafonds, des équipements et des éléments du logement. Il peut être complété d'observations ou de réserves et illustré d'images. Eventuellement, pour l’état des lieux de sortie, il peut être précisé les évolutions de l'état de chaque pièce et partie du logement constatées depuis l'établissement de l'état des lieux d'entrée.

Conseil. Pensez à compléter ce document des relevés des index pour chacune des énergies du logement (électricité, eau, gaz, etc.).

Tenir compte de la vétusté. La vétusté s’entend de l'état d'usure ou de détérioration résultant du temps ou de l'usage normal des matériaux et éléments d'équipement dont est constitué le logement. Afin de limiter les litiges, il est admis que le locataire et le bailleur puissent convenir, dès la signature du bail, d’une grille de vétusté, choisie parmi celles ayant fait l'objet d'un accord collectif de location, même si le logement en cause ne relève pas du secteur locatif régi par l'accord.

Conseil (bis). Vérifiez, le cas échéant, le contenu de la grille de vétusté choisie. Assurez-vous qu’elle définit, au minimum, pour les principaux matériaux et équipements du bien loué, une durée de vie théorique et des coefficients d'abattement forfaitaire annuels affectant le prix des réparations locatives auxquelles serait tenu le locataire.

Pour la petite histoire. Parce qu’il a récupéré un appartement mis en location durant 18 ans dans un état très dégradé, un bailleur a réclamé un dédommagement au titre des réparations locatives à son locataire. Les dégradations étaient les suivantes : peintures dégradées, points de rouille, traces d'humidité, des carreaux de carrelage fissurés ou impactés, des traces de colonne de termites, des bois qui s'effritent, etc. Pourtant, le juge a refusé qu’un dédommagement soit versé au bailleur. Pour lui, la dégradation de l’appartement, dont il n’est pas prouvé qu’elle est due à un manque d'entretien imputable aux locataires, relève d’une usure normale.

Un document contradictoire. L’état des lieux doit ensuite être remis à chacune des parties concernées au moment de sa signature : notez qu’il peut être remis en mains propres ou par voie dématérialisée.

État des lieux : un coût

Un état des lieux sans intermédiaire. Si vous vous chargez d’établir l’état des lieux sans recours à un agent immobilier ou autre intermédiaire (administrateur de biens, notaire, etc.), l’état des lieux est gratuit. S’il est fait appel à un intermédiaire, des frais peuvent être réclamés. Qui doit les payer ?

Et avec intermédiaire ? En réalité, il faut distinguer selon qu’il s’agit d’un état des lieux d’entrée ou de sortie.

Pour l’état des lieux d’entrée. Si un agent immobilier intervient pour l’établissement de l’état des lieux, les frais facturés sont partagés entre le locataire et vous. Mais les honoraires que verse le locataire sont plafonnés à hauteur de 3 € par m² de surface habitable. Toute clause prévoyant la mise à la charge exclusive du locataire des frais d’état des lieux est nulle.

Conseil. Si vous mandatez un professionnel de l’immobilier pour établir l’état des lieux d’entrée, il est impératif que ce dernier porte précisément à la connaissance du locataire le coût de l’état des lieux qui lui sera facturé. À cet égard, la Direction générale de la concurrence, de la consommation et de la répression des fraudes (DGCCRF) impose que soit précisé sur l’annonce de location si les honoraires à la charge du locataire incluent ou non l’état des lieux.

État des lieux : à défaut d’accord

Commissaire de justice. À défaut d’établissement amiable entre le locataire et le bailleur, l’état des lieux sera établi par un commissaire de justice, à l'initiative de la partie la plus diligente. Mais encore faut-il être en mesure d’établir l’impossibilité d’établir un état lieux contradictoire et à l’amiable.

Un coût partagé. Dans cette situation, les frais sont partagés entre le bailleur et le locataire, à condition que la partie qui convoque le commissaire de justice en avise l’autre au moins 7 jours jours à l’avance de la date à laquelle l’état des lieux de sortie va être réalisé...

À quel tarif ? Depuis le 1er mai 2020, les tarifs du commissaire de justice sont les suivants :

À noter. Ce barème correspond à un droit fixe auquel il faut ajouter des frais qui vont varier selon les situations (frais de déplacement, de convocation, etc.). Par exemple, une taxe fiscale forfaitaire de 13,04 € et un tarif de frais de déplacement de 7,67 € peuvent être facturés.