Exposer dans une foire ou un salon : vos obligations sociales

Des déclarations préalables à l’exposition

Déclarez votre activité. Les foires et salons sont des manifestations commerciales qui vous permettent d’améliorer votre visibilité sur le marché, de promouvoir votre activité et de la développer (en rencontrant de nouveaux partenaires, des prospects…). Cela suppose donc que votre activité soit déclarée et que vous soyez immatriculé. Si tel n’est pas le cas, rapprochez-vous de votre centre de formalités des entreprises.

 =>    Pour aller plus loin, consultez notre fiche Formalités de création d'entreprise : que devez-vous faire ?

Déclarez vos salariés. Si vous recourez à un ou des salariés ponctuels pour vous assister lors de la manifestation, vous devez procéder à leur déclaration préalable à l'embauche (DPAE) auprès de l’Urssaf ou de la MSA (en fonction de votre activité), comme pour tout salarié.

 =>    Pour aller plus loin, consultez notre fiche Gérer les formalités administratives liées à l'embauche d'un salarié

Tenez à jour votre registre du personnel. Le registre unique du personnel doit impérativement être mis en place dès la 1ère embauche. Il permet de suivre les mouvements de salariés. Il doit être laissé, notamment, à la disposition de l’Urssaf dans le cadre d’un éventuel contrôle. Vous devez donc y recenser vos salariés ponctuels, au même titre que n’importe quel salarié.

 =>    Pour aller plus loin, consultez notre fiche Tenir (à jour) le registre du personnel

Travail dissimulé. Un manquement à ces obligations préalables de déclaration constituerait un délit de travail dissimulé.

 =>    Pour aller plus loin, consultez notre fiche Travail dissimulé : illustrations pratiques

Assistance ponctuelle et bénévole de vos proches. Si vous souhaitez être assisté de vos proches, lors de votre exposition, sachez que, par principe, les personnes qui interviennent spontanément et bénévolement (c’est-à-dire sans percevoir la moindre rémunération directe ou indirecte) n’ont pas la qualité de salarié. C’est pourquoi, elles n’ont pas à faire l’objet d’une DPAE.

Attention. L’Urssaf refuse de reconnaître l’entraide familiale dans le cadre d’activités à but lucratif, sauf circonstances très exceptionnelles.

Un exemple. L’exploitant d’un food truck participe à un événement et demande l’aide de ses proches pour l’aider à cette occasion (prise de commande, préparation, encaissement, service, etc.). Mais l’Urssaf déclenche un contrôle inopiné et considère que l’aide fournie par les proches constitue du travail dissimulé, elle taxe l’entreprise à raison de cette journée de travail. Décision confirmée par le juge : bien que l’aide apportée par les proches ait été bénévole, leur présence était indispensable au fonctionnement de l’entreprise, les plaçant de facto dans une relation de travail. L’exploitant aurait dû les déclarer, les payer et verser les cotisations sociales correspondantes.

Assistance du conjoint. Votre conjoint peut intervenir ponctuellement à vos côtés pour ce type de manifestation, dans le cadre de l’entraide familiale. Mais s’il exerce de manière régulière son activité pour votre entreprise, il devra opter pour un statut de conjoint associé, conjoint collaborateur ou conjoint salarié.

Recours à la sous-traitance. Si vous souhaitez faire appel à un sous-traitant pour vous représenter lors de l’événement, souvenez-vous que vous êtes tenu à une obligation de vigilance : vous devez vous assurer que votre sous-traitant s’acquitte de l’ensemble de ses obligations déclaratives et de paiement en matière de cotisations sociales.

 =>    Pour aller plus loin, consultez notre fiche Artisan, sous-traitance et obligation de vigilance : ce qu’il faut savoir

Des documents à présenter en cas de contrôle

Risque de contrôle. Ce n’est pas parce que vous n’êtes pas sur les lieux de votre entreprise que vous ne risquez pas d’être contrôlé : l’administration veille à une certaine efficacité dans la lutte contre le travail dissimulé et dispose, dans ce cas, de pouvoirs étendus. Pour aborder cette possibilité le plus sereinement possible, emportez avec vous certains documents…

Concernant votre activité. Pour que l’administration ne vous reproche pas une dissimulation d’activité, vous aurez à justifier que vous avez déclaré votre activité. Si votre société est inscrite au RCS, par exemple, emportez un extrait de K-bis.

Concernant vos salariés. Ayez avec vous les contrats de travail des salariés présents sur le stand et le récépissé de la DPAE mais également le décompte précis des heures accomplies vous permettant de vous assurer du temps de travail effectué, des éventuelles heures supplémentaires accomplies et du respect des temps de repos.

 =>    Pour aller plus loin, consultez notre fiche Gérer le temps de travail effectif de vos salariés.