Facturation électronique : le point sur les plateformes partenaires

Facturation électronique : bref rappel

Un calendrier. La mise en place de cette réforme suit un calendrier précis :

• obligation de réception des factures sous forme électronique : 1^er septembre 2026 pour toutes les entreprises ;
• obligation d’émission des factures sous forme électronique et de transmission des données de transaction et de paiement :
  • 1^er septembre 2026 pour les grandes entreprises et les entreprises de taille intermédiaire (ETI) ;
  • 1^er septembre 2027 pour les PME et les microentreprises.

Comment ça marche ? Pour émettre, transmettre ou recevoir leurs factures électroniques, les entreprises peuvent choisir de recourir au portail public de facturation ou de passer par une autre plateforme de dématérialisation.

Portail public ou plateformes partenaires ?

Un choix, une même finalité. Quel que soit le choix de l’entreprise (portail public ou plateformes partenaires) la finalité est la même : ses données de facturation seront transmises à l’administration fiscale.

Pour ceux qui utilisent le portail public de facturation, c’est ce portail qui se charge de transmettre les données de facturation à l’administration.

Pour les autres. Les données de facturation émises par les personnes qui utilisent une autre plateforme sont transmises par l’opérateur en charge de cette plateforme au portail public de facturation. Et c’est ensuite le portail public qui les communique à l’administration.

Rôle des plateformes partenaires. Vous l’aurez compris, les plateformes de dématérialisation partenaires ont plusieurs rôles :

• permettre aux utilisateurs de saisir, déposer, émettre ou transmettre des factures électroniques conformes à la réglementation ;
• effectuer les contrôles requis et identifier les destinataires des factures au moyen de l’annuaire central ;
• fournir et mettre à jour les informations des utilisateurs nécessaires au fonctionnement de l’annuaire central ;
• transmettre les factures aux plateformes choisies par les destinataires (qu’il s’agisse d’une autre plateforme de dématérialisation partenaire ou de la plateforme publique) ;
• recevoir et mettre à disposition de leurs utilisateurs les factures envoyées par d’autres plateformes ;
• assurer la gestion des statuts de traitement : « dépôt », « rejet », « refus », « encaissé » ;
• extraire les données de facturation, de transaction et/ou de paiement destinées à l’administration fiscale, et les transmettre au portail public.

Une immatriculation. Pour pouvoir être qualifiée de « plateforme de dématérialisation partenaire », la plateforme devra être immatriculée par l’administration fiscale. Pour obtenir cette immatriculation, l’opérateur de plateforme devra non seulement prouver qu’il respecte ses obligations fiscales (en termes de déclaration et de paiement), mais également déposer un dossier de candidature, par voie électronique, comprenant de nombreuses informations, comme :

• son numéro Siren pour les opérateurs établis en France ; pour les autres, un document équivalent à l’extrait d’immatriculation au registre du commerce et des sociétés de moins de 3 mois ;
• un document précisant les moyens mis en œuvre pour garantir la protection des données personnelles ;
• une attestation de certification ISO/IEC/27001 en cours de validité pour son système d’information ;
• une déclaration par laquelle il s’engage, notamment, à produire un rapport d’audit de conformité, au plus tard un an après la délivrance de son immatriculation. Ce rapport doit être établi, de manière indépendante, par un organisme spécialisé ou par toute personne respectant une méthode d’audit impartiale et ne se trouvant pas en situation de conflit d’intérêts. Il porte sur les 6 mois précédant la date d’engagement de l’audit. Ce rapport, qui doit reprendre en annexe les conclusions des audits réalisés pendant l’année au sujet de la qualification « SecNumCloud » et de la certification ISO/IEC/27001, porte sur certains points de conformité, comme :
  • le raccordement effectif de la plateforme de dématérialisation partenaire au portail public de facturation ;
  • l’existence et le fonctionnement normal du dispositif de vérification de l’identité et de la qualité de l’utilisateur ;
  • la correcte mise en œuvre des contrôles institués par la loi ;
  • le recours à des protocoles de communication sécurisés ;
  • la fiabilité des traitements informatiques réalisés et l’intégrité des données ;
  • etc.
• une documentation technique décrivant les dispositifs d’authentification des utilisateurs, d’envoi et de réception des factures électroniques, etc.

Combien de temps ? Le numéro d’immatriculation attribué par l’administration fiscale l’est pour une durée de 3 ans renouvelable. Le renouvellement n’est pas automatiquement acquis. L’opérateur qui souhaite en bénéficier devra redéposer quasiment tous les documents requis lors de la 1ère demande, ainsi qu’un nouveau rapport d’audit de conformité portant sur les 3 années précédant la date d’engagement de l’audit.

Une publication. L’administration fiscale publiera, sur son propre site Internet :

• la liste des plateformes de dématérialisation partenaire, ainsi que la date de délivrance de leur numéro d’immatriculation et l’information selon laquelle l’opérateur est, le cas échéant, tenu de produire un audit de conformité ;
• la liste des plateformes engagées dans une procédure de renouvellement ;
• la liste des plateformes dont l’immatriculation a été retirée.

Des sanctions ?Les plateformes de dématérialisation qui ne respectent pas leurs obligations de transmission s’exposent au paiement d’une amende de 750 € par transmission dont elles ont la charge, sans que le total des amendes au titre d’une même année civile au titre de chacune des obligations (transmission des données de transaction et des données de paiement) ne puisse excéder 45 000 €.

Attention ! Ces amendes ne s’appliquent pas en cas de 1ère infraction commise au cours de l’année civile en cours et des 3 années précédentes, dès lors que l’infraction est réparée spontanément ou dans les 30 jours suivant la 1ère demande de l’administration.

Ces mêmes plateformes peuvent se voir retirer leur numéro d’immatriculation :

• lorsqu’elles ont été sanctionnées pour non-respect de leurs obligations en matière de e-reporting et de e-invoicing à au moins 3 reprises au cours de 2 années consécutives et pour un montant cumulé au moins égal à 60 000 € et qu’elles commettent une nouvelle infraction au cours de la 2ème année ou au cours de l’année suivante ; dans ce cas, le retrait de l’immatriculation exclut l’application des amendes mentionnées plus haut ;
• lorsque l’administration constate le non-respect des conditions auxquelles est subordonné la délivrance ou le renouvellement du n° d’immatriculation, ou le non-respect des obligations de transmission des données de facturation et que, malgré une mise en demeure, l’opérateur ne lui a pas communiqué, dans un délai de 3 mois, tout élément de preuve de nature à établir qu’il s’est conformé à ses obligations ou a pris les mesures nécessaires pour assurer sa mise en conformité dans un délai raisonnable.

Notez que le retrait est effectif à l’expiration d’un délai de 3 mois à compter de sa notification.

L’opérateur de plateforme qui a perdu son numéro d’immatriculation doit en informer ses clients, dans le délai d’un mois suivant la notification de la décision de retrait. Cette information leur est également communiquée par l’administration, dans le même délai.

Pour finir, retenez que passé 6 mois, l’opérateur de plateforme qui s’est vu retirer son numéro d’immatriculation peut déposer une nouvelle demande.