Formaliser une rupture conventionnelle individuelle

Rupture conventionnelle : se mettre d’accord

Un accord commun. La rupture conventionnelle est un mode de rupture du contrat de travail conclu d’un commun accord entre vous et le salarié : vous décidez ensemble de mettre un terme à la relation de travail. Ce qui suppose, outre une décision prise en toute connaissance de cause (entendez par-là que le salarié doit consentir librement à cette rupture conventionnelle), de conclure une convention.

Prévoir des entretiens. Vous devez prévoir au moins un entretien avec le salarié, c’est impératif : sachez que l’absence d’entretien entraînera la nullité de la rupture conventionnelle. Mais il peut être utile d’en prévoir plusieurs, aux termes desquels seront prévues les modalités de la rupture conventionnelle. Au cours de l’entretien, vous vous mettrez d’accord sur la date de la rupture du contrat, le montant de l’indemnité de rupture conventionnelle, etc. Faites également le point sur les avantages dont bénéficie le salarié (évoquez et validez les modalités de remise du véhicule de fonction, de l’ordinateur portable, du téléphone, etc.).

Une assistance possible. Informez votre salarié qu’il peut se faire assister (par une personne de son choix appartenant au personnel de l'entreprise ou, s'il n'y a pas de représentants du personnel dans l'entreprise, par un conseiller choisi sur une liste fixée par les autorités administratives).

Et votre assistance ? Vous pouvez, vous aussi, vous faire assister lors de l’entretien préalable à la signature de la convention de rupture. Attention, cette assistance n’est possible que si votre salarié se fait lui-même assisté. Le fait de ne pas en informer préalablement le salarié n’entraîne pas la nullité de la convention, sauf si votre assistance engendre une contrainte ou une pression sur le salarié qui se sera présenté seul à l’entretien, auquel cas la rupture conventionnelle pourra être annulée.

Contacter France Travail ? A tout moment, le salarié doit pouvoir contacter les services de France Travail susceptibles de l’aider à prendre sa décision en toute connaissance de cause. Un employeur avait omis de rappeler cette possibilité à un salarié dans le cadre d’une rupture conventionnelle, mais le juge ne l’a toutefois pas sanctionné : ayant constaté que le salarié était engagé dans un projet de création d’entreprise, le juge a légitimement estimé que cette omission n’avait pas affecté la liberté de son consentement. Pour éviter tout litige à ce sujet, il est conseillé de rappeler au salarié qu’il bénéficie de la possibilité de prendre contact avec France Travail en vue d’envisager la suite de son parcours professionnel.

Rupture conventionnelle : signer une convention

Un principe. La mise en place d’une rupture conventionnelle suppose, comme son nom l’indique, de formaliser avec le salarié une convention, validant l’ensemble des modalités de la rupture d’un commun accord du contrat.

Conclure une convention. La rupture conventionnelle est formalisée par un formulaire, auquel peut être annexée une convention, qui doit prévoir notamment le montant de l'indemnité spécifique de rupture conventionnelle qui revient au salarié et la date de rupture du contrat de travail (qui peut être fixée au plus tôt le lendemain de l'homologation de cette convention).

      => Consultez les formulaires de demande d’homologation d’une rupture conventionnelle

Attention. Si vous annexez une convention, validez son contenu avec votre conseil. A titre d’exemple, le juge a précisé qu’une clause de renonciation à tout recours ou toute contestation, insérée dans une convention de rupture, était réputée non écrite. Un exemple de ce qu’il ne faut pas écrire…

Attention (bis). Il a été jugé que la conclusion d’une transaction, conclue postérieurement à l’homologation de la rupture conventionnelle par l’autorité administrative, a été déclarée nulle, parce qu’elle avait pour objet de faire renoncer le salarié, contre indemnité, à toute action liée à la rupture du contrat de travail. Ce qui peut s’expliquer, puisque la rupture conventionnelle a justement pour objet de formaliser un accord entre le salarié et l’employeur à propos de la rupture du contrat. Conclure une transaction sur ce point laisserait supposer que la rupture n’est pas effectuée d’un commun accord entre vous et votre salarié…

Signez cette convention. Le formulaire et, le cas échéant, la convention doivent être signés par les parties, c’est-à-dire vous-même, en qualité d’employeur, et votre salarié. Sachez que le juge a validé la possibilité de signer cette convention dès l’entretien préalable. Vous n’êtes donc pas obligé d’accorder un délai spécial entre la tenue de l’entretien et la signature de l’acte, notamment pour qu’il prenne le temps de se faire assister par exemple.

Remise de la convention. Remettez immédiatement un exemplaire signé de la convention au salarié lui-même (et non pas à un tiers). A défaut, la rupture conventionnelle pourra être déclarée nulle : le juge a, en effet, estimé que la remise d’un exemplaire de cette convention au salarié est nécessaire, non seulement pour lui permettre, comme à vous-même, de demander l’homologation de la convention, mais aussi d’exercer, le cas échéant, son droit de rétractation en toute connaissance de cause.

Une preuve qui repose sur vous ! En outre, il ne suffit pas d’indiquer que la convention a été établie en 2 exemplaires, encore faut-il prouver que l’un d’eux a effectivement été remis au salarié. Vous devez donc vous ménager des preuves de sa remise effective pour parer à tout contentieux car en cas de contestation, c’est à l’employeur d’apporter la preuve de sa remise.

Attention. Seule la remise au salarié d'un exemplaire de la convention de rupture signé de lui-même et de l’employeur lui permet de demander son homologation et d'exercer son droit de rétractation en toute connaissance de cause. A défaut, la rupture conventionnelle est nulle.

Rupture conventionnelle : faire homologuer la convention

Tout d’abord : attendre ! A compter de la signature de la convention de rupture, vous et votre salarié disposez d'un délai de 15 jours calendaires pendant lequel il vous sera possible de vous rétracter. En cas de rétractation, la rupture conventionnelle est suspendue et le contrat de travail perdure.

15 jours ? Ce délai court à compter du lendemain de la signature de la convention, le délai étant prorogé au 1er jour ouvrable suivant s'il expire un samedi, un dimanche ou un jour férié. Il s’achève le dernier jour ouvrable de l’instruction (à minuit). Pour donner date certaine à cette rétractation, il est conseillé de procéder par courrier recommandé avec accusé réception.

Formalisme de la demande. A compter du 1er avril 2022, cette demande se fera obligatoirement via le téléservice prévu à cet effet, sauf si une partie indique être dans l’impossibilité de l’utiliser.

Date d’envoi ou date de réception ? Il est possible de se rétracter pendant 15 jours calendaires. Cela signifie que vous pouvez envoyer votre rétractation jusqu’au 15ème jour minuit, même si elle n’est reçue que plus tard.

Attention. Le non-respect de ce délai de 15 jours suffit à justifier un refus d’homologation de la convention (même si la demande d’homologation est envoyée le jour de l’expiration du délai de 15 jours). Et si la rupture conventionnelle était malgré tout homologuée, elle pourrait être annulée par le juge. Dans pareil cas, la rupture s’analyserait en licenciement sans cause réelle et sérieuse. Notez également que la date de signature de la convention doit être certaine afin de faire courir le délai de rétractation. Faute de mentionner la date de signature, et même si la date d’expiration du délai de rétractation est précisée, la convention de rupture pourrait être annulée par le juge.

À qui envoyer sa rétractation ? La lettre de rétractation doit être envoyée à l’autre signataire de la rupture conventionnelle (l’employeur ou le salarié selon les cas). Un courrier de rétractation envoyé à l’administration serait sans effet !

Et après ? Une fois le délai de rétractation écoulé, la convention doit faire l'objet d'une homologation par la Direction régionale de l’économie, de l’emploi, du travail et des solidarités (DREETS) dont vous dépendez. 

À noter. Dans l’hypothèse où la rupture conventionnelle concerne un salarié protégé (délégué syndical, membre du comité social et économique, etc.), elle sera soumise à l'autorisation de l'inspecteur du travail qui devra s'assurer du libre consentement des parties à la convention.

Rupture conventionnelle : les conséquences

Les suites de la procédure... La Dreets vous adresse un accusé réception de la demande et dispose d'un délai de 15 jours ouvrables pour se prononcer sur la rupture conventionnelle (délai qui commence à courir à compter du lendemain du jour ouvrable de la réception de la demande d'homologation). Dans le cadre de cette homologation, l'administration s'assure du libre consentement des parties, notamment du salarié, et du respect des différentes conditions de mise en place de la rupture conventionnelle. En principe, la Dreets vous notifie, ainsi qu’au salarié, l'acceptation ou le rejet de la demande (tout rejet doit être motivé) ; à défaut de réception de cette notification dans le délai de 15 jours, l'homologation est réputée acquise.

En cas de refus. Si l’administration refuse d’homologuer la convention, il est possible de conclure une nouvelle rupture conventionnelle en remédiant aux anomalies qui ont motivé le refus. Dans pareil cas, un nouveau délai de rétractation de 15 jours doit être assuré avant de déposer la nouvelle demande d’homologation.

Un changement d’avis ? L’administration peut valablement transformer un refus d’homologation en validation de la rupture conventionnelle. Le refus d’homologation de la convention ne crée, en effet, aucun droit, ni pour le salarié, ni pour l’employeur, ni pour les tiers. Cette position des juges semble indiquer que le salarié, tout comme l’employeur, ne peut plus changer d’avis une fois le délai de rétractation expiré. A moins, bien sûr, que le consentement du salarié n’ait pas été donné de manière libre et éclairé.

Pendant ce temps… Le contrat de travail continue, sauf accord exprès des parties, de s’exécuter normalement pendant tout le temps que dure la procédure d’élaboration et d’homologation de la convention, et jusqu’à la date fixée pour sa rupture.

Fin du CDI. Au jour fixé par la convention de rupture, le contrat à durée indéterminée prend fin (attention : cette fin de contrat ne peut pas intervenir avant le lendemain du jour de l'homologation). N’oubliez pas de respecter l'ensemble des formalités de fin de contrat : remise de l'attestation France Travail, du certificat de travail, du reçu pour solde de tout compte, paiement du salaire, etc.

Attention à la date de la rupture ! L’administration refusera d’homologuer une convention mentionnant une date de la rupture antérieure à la fin de son délai d’instruction (de 15 jours ouvrables). Dans cette hypothèse, vous ne pouvez pas modifier cette date de rupture unilatéralement : il faudra reprendre la procédure de rupture conventionnelle.

Quelle indemnité pour le salarié ? Le montant de l'indemnité de rupture conventionnelle dont bénéficie le salarié ne peut pas être inférieur à l'indemnité de licenciement légale ou conventionnelle (en fonction de celle qui est la plus favorable).

Quels droits pour le salarié ? Le salarié bénéficie également de ses droits aux allocations chômage, à la portabilité du droit individuel à la formation et à la portabilité des garanties liées aux frais de santé et à la prévoyance applicables dans l’entreprise.