Fournir des titres restaurant à vos salariés

Titres restaurant : c’est avantageux pour les salariés…

Une « rémunération alternative »… Proposer des titres-restaurant à un salarié, c’est accepter de prendre en charge une partie du coût de ses repas pendant la journée de travail. Cette prise en charge s’apparente à un complément de revenus, souvent appréciée, d’autant que ces titres sont acceptés dans de nombreux restaurants ou commerces alimentaires.

... exonérée d’impôt ! En pratique, vous achetez des titres auprès d’un des prestataires agréés et vous les cédez au salarié pour un prix inférieur à la valeur réelle du titre : la part dite « patronale », correspondant à cette différence, équivaut à un avantage en argent (un complément de salaire) qui ne sera, ni imposé, ni soumis aux cotisations sociales pour les salariés.

À noter. Pour le bénéfice de cette exonération d’impôt, le nom du salarié doit normalement être mentionné sur les titres-restaurant. L’administration a cependant précisé que cette mention n’est pas obligatoire pour les titres émis sous forme dématérialisée, comme cela est désormais possible depuis le 2 avril 2014.

Attention ! La contribution patronale à l’acquisition, par le salarié, de titres-restaurant n’est pas versée en contrepartie du travail. Elle n’entre donc pas dans le calcul de la rémunération à comparer avec le salaire minimum conventionnel.

Tous les salariés doivent en profiter. Vous ne pouvez pas, en principe, réserver le bénéfice des titres-restaurants à certains salariés ou certaines catégories de salariés : tout le monde doit pouvoir en bénéficier, et au même tarif, qu’il s’agisse des salariés en CDI, en CDD, voire des salariés intérimaires ou encore des stagiaires. Cela ne veut toutefois pas dire qu’il vous est interdit de définir des critères d’attributions, pour autant qu’ils soient objectifs et non discriminatoires : un employeur a ainsi été autorisé à attribuer des titres-restaurant sous réserve de justifier d’une durée minimum de travail dans le mois (15 jours dans l’affaire considérée).

Même les télétravailleurs ? Depuis le 25 juin 2021, l’administration sociale est claire sur ce point. Les salariés en situations de télétravail doivent impérativement bénéficier de titres-restaurant dans le cas où leurs conditions de travail sont équivalentes à celles des autres salariés de l’entreprise travaillant sur site et ne disposant pas d’un restaurant d’entreprise.

Pour tous ! Lorsque les salariés de l’entreprise bénéficient de titres-restaurant, il doit en être de même pour l’ensemble des télétravailleurs, qu’ils travaillent à domicile, de façon nomade ou en bureau satellite.

Cas de la restauration sur le lieu de travail. L’administration sociale considère qu’un salarié est contraint de se restaurer sur son lieu de travail chaque fois que son temps de pause réservé au repas se situe en dehors de la plage horaire fixée pour les autres salariés de l'entreprise.

Et vous ? Par principe, les chefs d’entreprise peuvent bénéficier des titres-restaurant, à condition de cumuler un contrat de travail avec le mandat social. Mais l’Urssaf précise que, s’agissant des mandataires sociaux, l’absence d’un contrat de travail ne s'oppose pas nécessairement à ce qu'ils bénéficient de titres restaurant si ce dispositif est mis en place pour les salariés dans la société.

Ça l’est aussi pour l’employeur !

Vous bénéficiez d’une exonération de charges sociales. Pour autant que vous respectiez le quantum appliqué à votre contribution patronale, votre prise en charge est exonérée de cotisations sociales et, parce qu’elle correspond à un complément de salaire, déductible des résultats imposables de votre entreprise (au titre des charges de personnel).

Votre contribution est encadrée. Cette exonération suppose, en effet, que votre prise en charge ne soit, ni inférieure à 50 %, ni supérieure à 60 % de la valeur des titres restaurant, dans la limite globale de 718 € pour 2024.

Avant le 1er janvier 2023. L’Urssaf a précisé que la limite de 6,50 € fixée par la loi de finances pour 2023 s’appliquera finalement, de manière rétroactive, pour la participation de l’employeur au financement d’un titre-restaurant pour l’année 2022.

Comment apprécier ce plafonnement ? C’est le montant de votre participation qu’il faut prendre en considération. Mais, en pratique, il arrive aussi que l’entreprise verse des primes diverses en lien avec les frais de repas. La question qui se pose donc en pratique est de savoir s’il faut tenir compte de ces primes pour apprécier votre part contributive exonérée de cotisations sociales. Voici ce qu’il faut retenir :

• dès lors que la prime n’est pas destinée à couvrir des frais de repas, il ne faut pas en tenir compte pour apprécier le montant de votre contribution et le bénéfice de l’exonération ;
• inversement, une prime de cantine attribuée pour chaque jour de travail effectif ou une prime de complément-déjeuner doivent par exemple être ajoutées à votre participation au financement des titres-restaurant : ces primes ont été qualifiées de primes destinées à couvrir des frais de repas.

Conséquences. Un éventuel dépassement du plafond de 60 % aura pour conséquence la réintégration dans l'assiette de vos cotisations sociales de la fraction de la contribution excédant 60 % de la valeur du titre (sauf mauvaise foi ou agissements répétés de votre part). Inversement, si l’employeur ne participe pas au moins à 50 % de la valeur du ticket restaurant, la totalité de son financement est soumis aux cotisations et contributions sociales.

À noter. La contribution salariale aux titres-restaurant est valablement déduite de la somme à payer au salarié, lors du paiement de sa rémunération.

Une mise en place relativement simple

Rapprochez-vous d’un des prestataires. Vous devez vous adresser à l’un des 4 prestataires habilités à proposer des titres-restaurant. Il s’agit :

• de la société Sodexho (chèque-déjeuner);
• de la société Edenred France (ticket restaurant);
• de la société Natexis Intertitres (chèque de table);
• de la société Chèque déjeuner.

Déterminer votre enveloppe « budgétaire ». C’est un préalable avant toute mise en place : vous devez budgéter le coût de votre prise en charge (nombre de salariés x nombre de jours travaillés x valeur du titre x % de prise en charge).

1 titre par jour travaillé. Il faut rappeler que l’obtention du titre-restaurant suppose que le repas du salarié soit compris dans son horaire de travail. Par suite, le nombre de titres que vous pouvez attribuer au salarié est égal au nombre de jours travaillés. Retenez cette règle : 1 titre par jour de travail. Si un salarié est absent, pour cause de maladie, de congés payés ou autres, il n’a pas droit au titre-restaurant pour la ou les journées d’absences.

Un usage strictement réglementé. L’usage des titres-restaurant est strictement réglementé, même si dans la pratique on constate une relative souplesse. Sachez, par exemple, que :

• les titres-restaurant ne peuvent être utilisés que dans les restaurants et auprès des détaillants en fruits et légumes, afin d'acquitter en tout ou en partie le prix d'un repas ;
• les repas peuvent être composés de préparations alimentaires directement consommables, le cas échéant à réchauffer ou à décongeler, notamment de produits laitiers ; ils peuvent également être composés de fruits et légumes, qu'ils soient ou non directement consommables ;
• les titres-restaurant ne sont pas utilisables les dimanches et jours fériés, sauf décision contraire de votre part (et expressément portée sur les titres-restaurant), et uniquement au bénéfice exclusif des salariés travaillant pendant ces mêmes jours ;
• de même, les titres-restaurant ne peuvent être utilisés que dans le département du lieu de travail des salariés bénéficiaires et les départements limitrophes, sauf, là encore, décision contraire de votre part au bénéfice exclusif des salariés qui sont, du fait de leurs fonctions, appelés à des déplacements de longue distance ;
• l’utilisation des titres- restaurant est limitée à 19 € par jour (25 € à compter du 1er octobre 2022).

Un nouveau plafond. Depuis le 1er octobre 2022, le plafond des titres restaurant passe définitivement de 19 € à 25 €.

Durée de validité. Les titres-restaurant ne peuvent être utilisés que pendant l'année civile dont ils font mention et durant une période de 2 mois à compter du 1er janvier de l'année suivante. S’il reste des titres non utilisés par le salarié, ce dernier dispose d’un délai de 15 jours pour demander l’échange (gratuit !) à son employeur contre un nombre égal de titres valables pour l’année en cours.

À titre exceptionnel : un usage étendu. Par dérogation, la loi de pouvoir d’achat autorise le salarié à utiliser les titres-restaurant pour payer en tout ou partie le prix de tout produit alimentaire, qu’il soit ou non directement consommable acheté auprès d’une personne ou d’un organisme habilités à accepter ce titre. En d’autres termes, le salarié pourra utiliser ses titres-restaurants pour régler des produits alimentaires non directement consommables, tels que les œufs, le riz, etc. Cette dérogation est autorisée du 18 août 2022 au 31 décembre 2024 (au lieu initialement du 31 décembre 2023).

À noter. Tout manquement à ces restrictions d’utilisation peut être sanctionné par une amende de 750 € maximum (ou de 3 750 € maximum si la peine d’amende est prononcée contre une société). L’infraction peut être constatée par :

• l’Urssaf,
• l’inspecteur du travail,
• l’administration fiscale.

Les suites. Le constat d’infraction est ensuite transmis au Procureur de la République qui décidera ou non de poursuivre l’affaire devant le tribunal de police. Peuvent être inquiétés :

• l’entreprise qui a remis les tickets restaurant (et dont les salariés ne se conforment pas à la réglementation concernant leur utilisation, le cas échéant),
• le salarié qui les a « mal » utilisés,
• le restaurateur ou le détaillant de fruits et légumes qui les a indument acceptés.

Exemple. La pratique de l’utilisation des tickets restaurant sans restriction est très répandue. Néanmoins, dans un fait divers récent, un employeur a reçu un rappel à la Loi d’un inspecteur du travail qui, initialement, contrôlait un restaurateur. Il a, à cette occasion, constaté que ses salariés utilisaient indument leurs titres-restaurant les dimanches et jours fériés.

Attention si vous remboursez des frais de repas… Vous avez mis en place les titres-restaurant dans l’entreprise et certains de vos salariés, en déplacement professionnel, invitent des clients ou des fournisseurs au restaurant et se font rembourser leurs notes de frais (et notamment les repas). Dans un cas comme celui-ci, vous devez :

• soit ne pas attribuer de titre-restaurant à raison de ce repas remboursé ;
• soit soumettre aux charges sociales le remboursement effectué ;
• soit ne pas rembourser la part correspondant au repas du salarié concerné.

Idem pour les indemnités de panier… Cumuler l’attribution de titres-restaurant et indemnités de panier revient à soumettre aux cotisations sociales le montant de l’indemnité en question, à moins que cette indemnité ne soit destinée à compenser la contrainte subie par des salariés en travail posté (par exemple) du fait de leurs conditions particulières de travail les obligeant à prendre leur repas sur leur lieu de travail ou en dehors des horaires habituels de repas.