Gérer le temps de travail effectif de vos salariés

Gérer la durée du travail dans l’entreprise

35 heures par semaine. Sous réserve d’accords d’entreprise ou de branche dans certains secteurs d’activité, la durée légale de travail est fixée à 35 heures par semaine, quel que soit l’effectif de l’entreprise. Au-delà de cette durée de 35 heures hebdomadaires, le salarié accomplit des heures supplémentaires qui doivent donner lieu à des majorations de salaires, voire à des temps de repos.

Concrètement. Par principe, le temps de travail est limité à 10 heures par jour et 35 heures par semaine, sans pouvoir dépasser 48 heures (ou 60 heures sur autorisation de la Direccte en cas de circonstances exceptionnelles) « au cours d’une même semaine » ou 44 heures en moyenne sur 12 semaines consécutives. Une fois que le salarié a accompli 6 heures de travail de rang, il a normalement droit à une pause d’une durée minimale de 20 mn (sauf dispositions conventionnelles plus favorables). Enfin, le salarié doit bénéficier d’un repos quotidien d’une durée minimale de 11 heures consécutives.

A noter. Des dispositions spécifiques existent pour les salariés de moins de 18 ans, les travailleurs de nuit, les travailleurs en continu, les personnels roulants des entreprises de transport, etc.

Un décompte à effectuer. Vous devez instaurer dans l’entreprise un décompte précis des heures accomplies par vos salariés pour vous assurer du temps de travail effectué, des éventuelles heures supplémentaires accomplies et du respect des temps de repos. Ce décompte peut être fait par voie d’affichage, notamment lorsqu’un même horaire de travail collectif s’applique à un ensemble de salariés, ou via un système de registre, de badge (pensez à la déclaration Cnil !), de fiches individuelles de temps, etc.

Une obligation pour l’employeur ! En cas de désaccord relatif au temps de travail, le salarié doit présenter des éléments suffisamment précis, comme c’est le cas ici, pour permettre à l’employeur d’y répondre, rappelle le juge. Et faute pour l’employeur de produire des éléments de contrôle de la durée, le salarié peut être indemnisé sur la base de ses seuls éléments.

En cas de désaccord… Il vous appartient, en cas de contentieux, de prouver que vous avez respecté les seuils (en termes de repos) et les plafonds (en matière de durée du travail). En aucun cas le salarié n’aura à apporter d’éléments prouvant, à l’inverse, que vous n’avez pas respecté vos obligations.

Attention ! Le recours à un dispositif biométrique, pour contrôler les horaires des salariés, ne peut faire l’objet d’une demande d’autorisation de la Cnil que s’il existe des circonstances exceptionnelles fondées sur un impératif spécifique de sécurité. En effet, les données biométriques bénéficient d’un régime très protecteur, celles-ci étant uniques et permettant d’identifier un individu à partir de ses caractéristiques physiques ou biologiques. En l’absence de circonstance exceptionnelle imposant le recours à la biométrie pour le contrôle des horaires des salariés, la mise en place d’un tel système serait excessive et vous exposerait à des amendes prononcées par la Cnil.

Salariés itinérants. Le recours à un dispositif de géolocalisation pour contrôler le temps de travail des salariés itinérants de l’entreprise n'est pas justifié s'il existe des dispositifs moins intrusifs au sein de l’entreprise.

Cas du cumul d’emplois. C’est à vous, en tant qu’employeur de vous assurer que le salarié respecte les durées maximales hebdomadaires de travail. Aussi, si le salarié cumule plusieurs emplois, vous devez vous assurer de la durée de travail réalisée auprès des autres employeurs. Le salarié qui vous empêcherait de procéder à cette vérification commettrait une faute grave. S’il excède la durée maximale de travail autorisée, l’employeur devrait mettre en demeure le salarié de modifier ses horaires ou de choisir lequel des emplois il souhaite conserver. S’il fait obstacle à une telle régularisation, il commet une faute grave.

Le passage à l’heure d’hiver/d’été. Lors du passage à l'heure d'hiver, les travailleurs de nuit voient leur temps de travail augmenté d'une heure. La Loi ne prévoyant pas de disposition spécifique, cette heure « supplémentaire » doit être traitée comme n'importe quelle heure supplémentaire : elle doit donc donner lieu à une majoration de salaire, ou à un repos compensateur. Pensez à vérifier les dispositions de votre convention collective à ce sujet. Par ailleurs, lors du passage à l'heure d'été, les travailleurs de nuit sont épargnés d'une heure. A moins que la convention collective applicable à l'entreprise ne prévoie d'autres modalités, l'employeur est fondé à opérer une retenue équivalant à cette heure perdue sur la rémunération des travailleurs concernés.

A noter. Certaines entreprises organisent le temps de travail par cycle, en application d’un accord collectif ; Elles peuvent accorder, dans ce cas, un jour non travaillé (jour de modulation) au salarié. Ce jour n’a pas la nature d’un RTT. Aussi, en cas de décompte des jours de congés payés en jours ouvrables, lorsque le dernier jour de congé correspond à un jour de modulation, il doit être comptabilisé comme jour de congé payé.

Travail par cycle et congés payés : illustration. Un salarié, travaillant en continu, par cycles de 10 jours (6 jours de travail et 4 de repos), a le droit, au titre d’une année, à 30 jours ouvrables de congés payés, soit un total de 25 jours ouvrés. Il faut en effet tenir compte, afin de calculer le nombre de jours, des jours de repos liés à l’organisation particulière de ce type de travail.

Gérer le temps de travail effectif

Temps de travail « effectif » ? Pour apprécier les heures travaillées par le salarié et rémunérées par l’entreprise, il faut tenir compte du temps de travail effectif : ce temps de travail effectif se définit comme la période pendant laquelle le salarié est à la disposition de l’employeur et se conforme à ses directives sans pouvoir vaquer librement à des occupations personnelles.

Concrètement. Le temps de travail effectif s’apprécie en tenant compte de ces 2 critères cumulatifs : non seulement le salarié est « à la disposition de son employeur », mais, en plus, il ne peut pas « vaquer à ses occupations personnelles ». Dans l’hypothèse où, tout en n’étant pas du tout à la disposition de l’employeur, un salarié ne peut pas vaquer à ses occupations personnelles, il n’y a pas nécessairement temps de travail effectif. C’est ce qui a par exemple été jugé à propos d’un chauffeur routier, en attente sur une zone de fret pendant les opérations de chargement et de déchargement, temps qui n’a pas été considéré comme du temps de travail effectif, le chauffeur n’étant pas, pendant ces opérations, à la disposition de son employeur.

A ne pas confondre. Il ne faut pas confondre ce temps de travail effectif avec le temps de présence en entreprise, correspondant à l’amplitude horaire. L'amplitude de la journée de travail est le nombre d'heures comprises entre la prise de poste et sa fin et comprenant les temps de pause. Notez que cette amplitude ne peut pas dépasser 13 heures.

Intérêt de la distinction astreinte/permanence. Trop souvent, nous avons tendance à confondre astreinte et permanence. Or, pour le décompte du temps de travail, la distinction est d’une importance capitale.

Permanence. La permanence est une période pendant laquelle un salarié doit être sur son lieu de travail habituel, ou sur un lieu désigné par son employeur, même s’il n’a aucune tâche particulière à accomplir. La permanence constitue du temps de travail effectif.

Toutefois. Le fait, pour un agent de sécurité, de se tenir dans une chambre privative mise à disposition au sein de l'établissement qu’il doit surveiller, ne l'empêche pas nécessairement de vaquer à des occupations personnelles et que les rondes, effectuées à sa seule initiative, étaient sans utilité démontrée et incombaient seulement au personnel présent durant la journée. Ces périodes ne constituent donc pas du temps de travail effectif.

Bis. De même, le fait pour une salariée, employée dans un hôtel, de passer la nuit dans un studio dans l’hôtel où elle était tenue de répondre au téléphone, n’est pas constitutif d’un travail effectif, la salariée devant intervenir seulement en cas de nécessité et la seule présence d’in téléphone fixe ne suffisant pas à démontrer qu’elle ne pouvait pas vaquer librement à ses occupations personnelles.

Astreinte. L’astreinte est une période pendant laquelle un salarié n’est pas sur son lieu de travail, ni à la disposition permanente et immédiate de l'employeur. Cependant, il doit être en mesure d'intervenir pour accomplir un travail au service de l'entreprise. Seul le temps de l’intervention compte comme du temps de travail effectif, ce qui ne vous exonère pas de compenser le temps d’astreinte, quand bien même le salarié n’aurait pas eu besoin d’intervenir.

       =>  Pour en savoir plus, consultez notre fiche « Mettre en place des astreintes : ce qu’il faut savoir »

A ne pas confondre non plus. Si le travail effectif ne correspond pas nécessairement au temps de présence sur le lieu de travail, il existe des périodes non travaillées qui peuvent être (ou non) assimilées à du temps de travail effectif. D’où la question des temps de pause, de déplacement, d’habillage, etc. Sont-ils compris dans le temps de travail effectif ?

Focus sur les temps de pause

Manger. Le temps nécessaire à la restauration de vos collaborateurs est considéré comme du travail effectif dès lors qu’ils doivent rester à la disposition de l’entreprise. Inversement, si ce temps de pause leur permet de vaquer à leurs occupations personnelles, il n’est pas considéré comme du temps de travail effectif. Cette pause repas n’est en principe pas rémunérée (sauf si elle constitue du temps de travail effectif), mais il peut être décidé dans le contrat de travail, dans une convention ou un accord collectif de travail qu’il fera l’objet d’une rémunération.

A noter. Quand bien même il serait rémunéré, un temps de pause ne constitue pas du temps de travail effectif dès lors que le salarié qui en bénéficie n’est pas soumis à l’autorité de l’employeur et peut, pendant ce temps de pause, vaquer librement à ses occupations (même si le cas échéant, il est demandé de rester en tenue de travail, sans autres obligations).

Une distinction notable. Si le temps de pause déjeuner ne constitue pas du temps de travail effectif permettant de décompter le temps de travail du salarié, l’accident subi par un salarié pendant le temps de sa pause déjeuner n’en est pas moins présumé lié au travail (sauf à rapporter la preuve que le salarié se soit soustrait à l’autorité de l’employeur ou que l’accident ait une cause « entièrement » étrangère au travail).

Cigarette et café. Une pause de 20 minutes étant obligatoire au-delà de 6 heures de travail effectif par jour, il ne vous est pas impossible d’améliorer les conditions de travail de vos collaborateurs en leur accordant quelques temps aménagés afin de prendre l’air. Ces différents temps de pauses ne sont pas rémunérés car ils ne constituent pas du temps de travail effectif dès lors que vos collaborateurs peuvent vaquer à leurs occupations personnelles.

A noter toutefois. Certains postes spéciaux obligent les salariés à rester sur leur lieu de travail afin d’assurer une surveillance active de leur poste, et ce même pendant les temps de pause. C’est ici un temps de pause assimilé à un temps de travail effectif car le salarié ne peut pas décider de quitter son poste de travail. Ce temps de pause, aussi petit soit-il, sera rémunéré.

Mais… Le fait de devoir présenter un comportement irréprochable et de rester en tenue de travail pour évoluer au sein de l’entreprise (ici un aéroport) ne suffit pas à déterminer que le salarié reste à la disposition de son employeur pendant son temps de pause.

Déplacement vers le lieu de pause. Dans une affaire récente, il a été jugé que le temps de trajet des salariés vers leur lieu de pause ne pouvait pas être comptabilisé comme du travail effectif, même s’il était jugé comme problématique par l’inspection du travail, à partir du moment où les salariés ne sont pas à la disposition de l’employeur et peuvent vaquer librement à des occupations personnelles.

Habillage/douche. Si, en principe, ces temps ne constituent pas du temps de travail effectif, ils font tout de même l’objet d’une rémunération. Notez que les temps d’habillage peuvent être compensés par un temps de repos.

       =>  Pour en savoir plus, consultez notre fiche « Gérer le temps d’habillage, de déshabillage et de douche de vos salariés »

Focus sur les temps de déplacement

Se déplacer entre l’entreprise et le domicile. Le temps de trajet domicile-lieu de travail n’est pas du temps de travail effectif puisque ce n’est pas un moment où vous pouvez exercer votre pouvoir de direction sur vos collaborateurs. Ce temps de trajet n’ouvre droit à aucune rémunération, sauf stipulation conventionnelle ou usage contraire (si le temps de trajet chevauche l’horaire de travail, il n’entraîne pas de baisse de salaire).

Se déplacer vers un autre lieu de travail que l’entreprise. Il se peut que, dès le début de sa journée, votre salarié ait à se rendre sur un lieu de travail, qui n’est pas le siège de l’entreprise (chez un client ou sur un chantier, par exemple). Dans ce cas, La question se pose alors de savoir à partir de quel moment il faut comptabiliser ce temps de travail effectif. En réalité, il faut distinguer 2 situations :

• si votre collaborateur a l’obligation de passer par l’entreprise avant de se rendre sur le lieu de sa mission, il se trouve sous votre pouvoir de direction dès qu’il atteint l’entreprise : il entre alors en période de temps de travail effectif, puisqu’il ne peut plus vaquer à ses occupations personnelles ;
• si vous laissez la possibilité pour votre collaborateur de se rendre directement sur le lieu de sa mission sans pour autant passer par l’entreprise, cela revient à le laisser libre de vaquer à ses occupations personnelles avant d’arriver sur le lieu : il a donc le choix de raccourcir son temps de trajet, et le trajet entreprise-lieu de mission n’est donc pas un temps de travail effectif.

Cas du salarié itinérant. Le temps de trajet entre le domicile du salarié et le site du premier ou entre le site du dernier client et son domicile ne constitue pas du temps de travail effectif. Toutefois, si ce temps de trajet dépasse le temps normal de trajet entre le domicile et le lieu habituel de travail, le salarié doit bénéficier d'une contrepartie soit sous forme de repos, soit sous forme financière. Ce temps n’a pas à être pris en compte pour le calcul des durées maximales de travail.

Exception. Lorsque les temps de déplacements accomplis par un salarié itinérant entre son domicile et les sites des premier et dernier clients répondent à la définition du temps de travail effectif, ils échappent à la règle selon laquelle seul le dépassement du temps « normal » de trajet donne lieu à une contrepartie financière ou sous forme de repos. Ainsi, si un salarié dit itinérant se tient à la disposition de son employeur pendant ce temps de trajet et ne peut vaquer librement à des occupations personnelles, alors ce temps doit être rémunéré en tant que temps de travail effectif.

Se déplacer entre 2 lieux de travail. Le temps consacré par un salarié à se déplacer entre 2 lieux de travail différents constitue du temps de travail effectif. Il ne constitue jamais un temps de pause à partir du moment où le salarié reste à la disposition de son employeur sans pouvoir vaquer à ses occupations personnelles.

A noter. Lorsque le temps de trajet est supérieur au temps habituel de trajet domicile-lieu de travail, il doit faire l’objet d’une contrepartie soit financière, soit en repos (cette contrepartie doit être prévue par convention, par accord collectif ou par l’entreprise après avis des représentants du personnel, le cas échéant).

Trajet d’un salarié sous astreinte : domicile-intervention. Notez que le temps passé par un salarié sous astreinte pour se rendre sur son lieu d’intervention constitue du temps de travail effectif et doit être rémunéré comme tel : un salarié sous astreinte est à la disposition de l’entreprise.

Trajet d’un salarié sous astreinte : entreprise-domicile. Faites attention aux modalités de l’astreinte de vos salariés ! Des salariés devaient demeurer à leur domicile le temps de leur astreinte (entre 18 h et 8 h le lendemain matin) afin de pouvoir intervenir. Les salariés bénéficiaient de la plage horaires 17h-18h pour se rendre à leur domicile, en utilisant obligatoirement le véhicule de l’entreprise dans lequel ils avaient l’interdiction de transporter une personne étrangère à l’entreprise. Dans ces conditions, le juge a considéré que le temps de trajet entreprise-domicile constituait du temps de travail effectif puisque les salariés devaient rester à la disposition de leur employeur et ne pouvaient pas vaquer à leurs occupations personnelles.

Cas du chauffeur-livreur. Le trajet domicile/lieu de travail ne constitue pas du temps de travail effectif, par principe. Toutefois lorsque le salarié, qui utilise le véhicule de l’entreprise pour ces trajets, transporte des colis pour un client, ces trajets constituent du temps de travail effectif.