Gérer les congés payés

Les congés payés, un droit pour les salariés

Des « droits à congés ». La règle est connue de toutes et tous : tout salarié a droit à un congé annuel, que le salarié soit embauché en contrat à durée indéterminée ou déterminée, à temps complet ou partiel, quelles que soient sa catégorie, sa qualification, sa rémunération, etc. (notez que le salarié intérimaire perçoit, lui, une indemnité compensatrice de congés payés, quelle que soit la durée de son contrat).

Pour qui ? Le droit à congés payés est ouvert à tout salarié (il n’est plus nécessaire de justifier d’au moins 10 jours de travail effectif chez le même employeur). Il faut noter que les salariés à temps partiel ont les mêmes droits à congés que les salariés à temps plein. Il en sera de même pour le salarié embauché en CDD (dans ce cas, s’il ne peut pas prendre ses congés avant la fin du contrat, il aura droit à une indemnité compensatrice de congés payés).

Combien ? Chaque salarié a droit à 2,5 jours ouvrables de congés par mois de travail effectif (sauf dispositions plus favorables au salarié prévues par la convention collective), accompli pendant la période dite de référence et qui s’étend, en général, et à défaut d’accord collectif prévoyant une autre période, du 1er juin de l’année précédente au 31 mai de l’année en cours (dans les entreprises relevant de caisses de congés payés, comme les entreprises du secteur du bâtiment, du transport routier ou de la manutention par exemple, la période de référence s’étend du 1er avril au 31 mars). La durée totale de congés payés ne peut pas excéder 30 jours ouvrables, soit 5 semaines (sauf dispositions conventionnelles plus favorables).

En pratique. 1 mois de travail effectif est équivalent à 4 semaines (une semaine étant constituée de 6 jours ouvrables, quel que soit le nombre de jours ouvrés), ou :

• 24 jours de travail si l’horaire de travail est réparti sur 6 jours dans la semaine ;
• 22 jours de travail si l’horaire de travail est réparti sur 5,5 jours dans la semaine ;
• 20 jours de travail si l’horaire de travail est réparti sur 5 jours dans la semaine.

Concrètement. Un salarié aura droit à tous ses congés s’il a travaillé 12 fois 4 semaines au cours de la période de référence, la durée du congé payé légal étant de 5 semaines (la durée totale du congé exigible ne pouvant excéder 30 jours ouvrables).

Qu’entend-on par « travail effectif » ? Comme son nom l’indique, la période de travail effectif correspond à la période au cours de laquelle le salarié effectue sa mission sous la subordination de son employeur, les périodes d’absence ne pouvant être en principe retenues. Seulement, en matière de droits à congés, cette notion de temps de travail effectif peut être un peu plus complexe à appréhender, parce qu’un salarié peut avoir été absent pendant un certain temps dans l’année et, selon les cas, cette absence est, ou n’est pas, assimilée à du temps de travail effectif.

En pratique… D’une manière générale, sont notamment assimilés à du temps de travail effectif :

• les périodes de congés payés de l’année précédente ;
• les congés de formation (bilan de compétence, CIF, etc.) ;
• les congés dits légaux (congé maternité, paternité, évènements familiaux, etc.) ;
• les périodes d’absences dues à une maladie professionnelle, un accident du travail ou un arrêt de travail pour accident de trajet (le juge a confirmé, à cet égard, que les périodes d’accident et de maladie non professionnels ne sont pas assimilées à du temps de travail effectif permettant au salarié d’acquérir des congés payés) ;
• les contreparties obligatoires en repos, les jours de repos accordés au titre de l'accord collectif prévu en matière d’aménagement du temps de travail ;
• les périodes pendant lesquelles un salarié se trouve maintenu ou rappelé au service national à un titre quelconque ;
• pour les représentants du personnel, les heures de délégation ;
• la période de préavis, même si vous en dispensez votre salarié.

Attention. Le juge a récemment décidé que tous les salariés qui partent en congés parental d’éducation peuvent conserver le bénéfice des congés acquis mais non soldés pour les reporter à l’issue de ce congé, indépendamment de la période de prise de congés fixée dans l’entreprise. 

Conseil. Pensez à consulter votre convention collective qui peut contenir des informations sur la détermination du temps de travail effectif pour le calcul des jours de congés.

Comment ? La durée du congé se calcule en jours ouvrables, le premier jour de congé correspondant au 1er jour où le salarié aurait dû travailler (exemple : si un salarié travaille du lundi au vendredi, la période de congé débute au lundi suivant s’il part en congé le vendredi soir). Un décompte en jours ouvrés est possible, à condition que ce calcul garantisse aux salariés des droits au moins équivalant à ceux qui résultent du calcul en jours ouvrables.

Jour férié. Par principe, la survenance d’un jour férié chômé dans l’entreprise, correspondant à un jour ouvrable, pendant la prise des congés, prolonge d’une journée la durée du congé (sauf si le jour férié tombe un dimanche), même si le jour férié tombe un jour habituellement chômé dans l’entreprise (le samedi, par exemple).

Des congés supplémentaires pour les jeunes salariés. Quelle que soit leur ancienneté dans l'entreprise, les salariés de moins de 21 ans au 30 avril de l'année précédente, ont droit, s'ils le demandent, à un congé de 30 jours ouvrables (ils ne peuvent pas exiger d’indemnité de congé pour les journées de vacances dont ils réclament le bénéfice en plus de celles qu'ils ont acquises à raison du travail accompli au cours de la période de référence.

Des congés supplémentaires pour les salariés chargés de famille. Tout salarié de moins de 21 ans au 30 avril de l'année précédente bénéficient de 2 jours de congé supplémentaire par enfant à charge. Ce congé est réduit à un jour si le congé légal n'excède pas six jours. Les salariés de 21 ans ou plus bénéficient de Un congé supplémentaire pour les parents. Tout salarié de plus de 21 ans au 30 avril de l’année précédente bénéficie de 2 jours supplémentaires de congés supplémentaires payés par enfant à charge sans pour autant porter le nombre de jours de congés au-delà de 30. Sont considérés comme enfants à charge :

• les enfants de moins de 15 ans au 30 avril de l'année en cours et vivant au foyer ;
• les enfants handicapés, sans condition d'âge, vivant au foyer.

Décompte et organisation du temps de travail par cycles. Certaines entreprises organisent le temps de travail par cycles, en application d’un accord collectif ; Elles peuvent accorder, dans ce cas, un jour non travaillé (jour de modulation) au salarié. Ce jour n’a pas la nature d’un RTT. Aussi, en cas de décompte des jours de congés payés en jours ouvrables, lorsque le dernier jour de congé correspond à un jour de modulation, il doit être comptabilisé comme jour de congé payé.

Travail par cycle : illustration. Un salarié, travaillant en continu, par cycles de 10 jours (6 jours de travail et 4 de repos), a le droit, au titre d’une année, à 30 jours ouvrables de congés payés, soit un total de 25 jours ouvrés. Il faut en effet tenir compte, afin de calculer le nombre de jours, des jours de repos liés à l’organisation particulière de ce type de travail.

Les congés payés, une obligation pour l’employeur

Un principe. Vous devez systématiquement prendre toutes les mesures propres à permettre à vos salariés d’exercer effectivement leur droit à congés, qu’il s’agisse de congés payés légaux ou conventionnels.

Concrètement. En cas de contestation, vous devrez justifier que vous avez accompli toutes les diligences nécessaires qui s’imposent légalement à vous ! Vous devez donc prouver que vous avez tout mis en œuvre pour que vos collaborateurs aient effectivement pu prendre (et pris) leurs congés. Ce n’est pas au salarié de prouver qu’il a été empêché de prendre ses congés.

Une organisation à prévoir… La période de prise des congés doit comprendre la période du 1er mai au 31 octobre de chaque année.

Un ordre à fixer... Dans le cas où l’entreprise ne ferme pas, les salariés sont amenés à prendre leurs congés à des moments différents. Il est donc important de fixer dans quel ordre ils vont partir. S’il n’est pas déterminé par convention ou accord collectif, ou par des usages en vigueur dans l’entreprise, c’est à vous de fixer l’ordre des départs en congés, après avis des délégués du personnel. Pour déterminer cet ordre, vous devez tenir compte :

• de la situation de famille des salariés : présence d’enfants scolarisés à charge, possibilités de congé du conjoint (sachant que les conjoints ou partenaire liés par un PACS, travaillant dans la même entreprise ont droit à un congé simultané), présence au foyer d’un enfant ou adulte handicapé ou d’une personne âgée en perte d’autonomie ;
• de l’ancienneté dans l’entreprise ;
• de l’activité éventuelle du salarié chez d’autres employeurs.

Une information à faire… Vous devez informer vos salariés de la période de prise des congés au moins 2 mois avant l’ouverture de celle-ci. L’ordre des départs est communiqué à chaque salarié au moins 1 mois avant son départ, par tout moyen (par exemple, par mail, par affichage, en utilisant l’intranet de l’entreprise). Sauf circonstances exceptionnelles, l’ordre et les dates de départ que vous avez fixés ne peuvent pas être modifiés dans le délai d’un mois avant la date prévue du départ.

Des jours supplémentaires ? Sauf disposition conventionnelle contraire, un salarié qui prend des jours de congés en dehors de la période comprise entre le 1er mai et le 31 octobre aura droit à des jours supplémentaires (appelés « jours de fractionnement »). Il aura droit à 2 jours supplémentaires s’il prend au moins 6 jours de congés en dehors de la période comprise entre le 1er mai et le 31 octobre, à 1 jour supplémentaire si ce nombre est compris entre 3 et 5 (pour apprécier le nombre de jours supplémentaires, il faut tenir compte des seuls congés principaux, à l’exclusion donc de la 5ème semaine de congés payés).

Si, par exemple, un salarié ayant droit à 30 jours de congés prend ses 4 semaines de vacances pendant l’été et prend 1 semaine de congés pendant les vacances de Noël, il n’aura droit à aucun jour supplémentaire. S’il ne prend que 3 semaines en été, puis 1 semaine à Noël et 1 semaine pendant les vacances de Pâques, il aura droit à 2 jours de congés supplémentaires.

Congé de fractionnement toujours dû ? Les jours de congé supplémentaire pour fractionnement sont dus dès que les conditions du fractionnement sont réunies. Peu importe que le fractionnement ait été causé par l’initiative de l’employeur ou du salarié, et peu importe que les congés fractionnés aient été pris par anticipation.

À noter. Il est possible de déroger aux règles de fractionnement par un accord collectif (d’entreprise ou de branche), ou, à défaut, après accord individuel du salarié.

Renonciation ? Il peut y avoir renonciation au droit à fractionnement du congé principal par avis conforme du CSE ou accord du salarié. Cependant, le juge vient de préciser qu’il n’est pas possible de renoncer à ce droit avant qu’il soit né : il n’est ainsi pas possible de renoncer à ce droit à fractionnement du congé dans le contrat de travail par exemple.

Gestion des congés payés : une indemnité à prévoir

Une indemnité de congés payés… Un salarié en congés doit percevoir une rémunération : cette rémunération correspond à une « indemnité de congés payés » qui est égale à 10 % de la rémunération totale perçue au cours de la période de référence (1er juin-31 mai à défaut d’accord collectif prévoyant une autre période), indemnité qui ne peut pas être inférieure à la rémunération que le salarié aurait perçue s’il avait travaillé pendant sa période de congés payés. Concrètement, soit vous appliquez la règle du 1/10ème, soit vous appliquez la règle du maintien de salaire, étant précisé que vous devez retenir la règle qui est la plus favorable au salarié. Cette indemnité est versée lors de chaque prise de congés et supporte, au même titre que le salaire, les charges sociales et fiscales correspondantes.

Attention. Consultez votre convention collective sur ce point qui peut contenir des dispositions spécifiques en matière d’indemnisation des congés payés.

À noter. Les remboursements de frais professionnels, ne constituant pas des éléments de rémunération n’ont pas à être pris en compte dans le calcul de l’indemnité de congés payés. Sont donc exclues de ce calcul, par exemple, les primes de panier, les indemnités de repas dans le cadre d’un déplacement professionnel, les indemnités de grand déplacement, etc.

À noter (bis). Il en est de même de la rémunération variable, basée sur la performance de l’entreprise et celle du salarié, si elle n’est pas affectée par la prise des congés payés. Si un salarié perçoit des commissions qui reposent directement sur les résultats de son travail personnel affectés par la prise de ses congés payés, son indemnité de congés payés doit les prendre en compte.

Cas de la prime de vacances. La question s’est récemment posée de savoir si une prime vacances doit, ou non, être prise en compte dans le calcul de l’indemnité de congés payés. Tout dépend, en fait, si la prime de vacances a pour objet de rémunérer des périodes de travail et de congés confondues. Tel ne sera pas le cas d’une prime vacances, même allouée pour une année entière, dont le montant est calculé en fonction du nombre d’heures de travail effectif du salarié accompli sur une période de référence : cette prime vacances doit être prise en compte pour calculer l’indemnité de congés payés.

Pensez-y ! Faites figurer sur le bulletin de paie les dates de congés et le montant de l’indemnité correspondante.

Un délai d’action limité dans le temps. Un salarié qui réclame une indemnité de congés payés (parce qu’il n’a pas pu prendre l’intégralité de ses congés une année, par exemple) ne peut agir que pendant un délai de 3 ans (prescription relative au paiement du salaire). Notez que ce délai de 3 ans ne court qu’à compter de l'expiration de la période légale ou conventionnelle au cours de laquelle les congés payés auraient pu être pris. Par exemple, pour des congés relatifs à la période du 1er juin 2017 au 31 mai 2018, le salarié ne pourra agir que jusqu’au 31 mai 2021.

…Au point de départ précisé. Le juge a récemment rappelé que le délai de prescription de 3 ans des droits à congés payés ne commence à courir qu’à partir du moment où le salarié a été effectivement mis en mesure d’en bénéficier. En conséquence l’employeur doit se montrer particulièrement diligent en démontrant que chaque salarié a bien été mis en mesure d’exercer pleinement son droit à congés payés. 

Gestion des congés payés : quelques cas pratiques…

Anticipation du congé ? Le principe est que si le salarié ne peut exiger de vous que vous lui accordiez des congés anticipés, vous ne pouvez pas davantage exiger du salarié qu’il en prenne. Néanmoins, une prise des congés par anticipation est possible si vous êtes d’accord : dans ce cas, établissez un écrit formalisant votre accord.

Accord tacite. L’autorisation de l’employeur à la prise de congés payés par un salarié peut être tacite s’il n’existe pas de consigne dans l’entreprise imposant son accord préalable exprès.

Report du congé ? Le principe est que ni vous, ni le salarié ne pouvez exiger le report des congés acquis sur l’année suivante, sauf à ce que tous deux soyez d’accord sur ce point (consultez tout de même votre convention collective sur ce point). Dans ce cas il est également préconisé d’établir un écrit formalisant cet accord. La Loi aménage cependant plusieurs dérogations à ce principe de non-report des congés :

• capitalisation en vue de bénéficier d’un congé sabbatique ou pour création d’entreprise ;
• capitalisation sur un compte épargne-temps ;
• report en cas de maternité, accident du travail ou maladie (« professionnelle » ou non).

Attention. Il a été jugé que la simple mention d’un solde de congés payés non pris et correspondant à une année antérieure pouvait valoir accord de votre part pour leur report (dans ce cas, ils ne sont donc pas perdus pour le salarié).

Le cas échéant… Si un salarié ne peut pas prendre ses congés du fait de l’employeur, il a normalement droit au report des jours non pris. Il n’a pas droit à une indemnité, sauf dans le cas de la rupture du contrat de travail (l’indemnité compensatrice de congés payés sera majorée à due concurrence).

Maladie du salarié. 2 situations peuvent, ici, se présenter :

• que se passe-t-il si le salarié tombe malade pendant ses congés ? Les congés ne sont, en principe, pas reportés, sauf disposition contraire de votre convention collective (les juges estiment que le salarié ne peut pas exiger de nouveaux droits à congés, même si, en pratique, il n’aurait pas pu profiter de ses jours de congés payés en raison de sa maladie) ;
• que se passe-t-il si le salarié tombe malade avant ses congés ? Le salarié malade a droit au report de ses congés payés acquis non pris.

Un report limité dans le temps ? La Loi ne prévoit pas de limite à ce report en cas de maladie, mais l’Union Européenne admet qu’une limite soit fixée. Aussi, il est probable que votre convention collective en fixe une. Sachez, à ce titre, qu’une période de report d’un an a été jugée insuffisante. La Cour de Justice de l’Union Européenne précise, en effet, que la période de report doit être substantiellement supérieure à la période de pose des congés (qui est, quant à elle, d’un an).

Vers un report illimité ? Dans une affaire récente, le juge a rappelé la règle générale selon laquelle les congés payés acquis du salarié, empêché de les poser du fait de sa maladie, étaient reportés après la date de reprise du travail ou étaient indemnisés, en cas de rupture du travail. Aucun délai n’a été fixé par le juge, ce qui pourrait impliquer, à l’avenir, un report illimité.

À noter. Le salarié qui souhaite prendre ses congés payés reportés immédiatement après un arrêt maladie doit obtenir l’accord de son employeur.

À l’inverse. L’employeur qui souhaite imposer au salarié de prendre ses congés payés reportés immédiatement après son arrêt maladie doit respecter le délai de prévenance (1 mois avant la date de départ, faute d’accord collectif contraire), au même titre que les congés payés annuels. Dans le cas contraire, le refus du salarié ne saurait être considéré comme fautif.

Fermeture de l’entreprise. A défaut d’accord collectif fixant des règles particulières relatives à la fermeture de l’entreprise, vous pouvez décider seul de fermer votre entreprise sans l’accord de vos salariés. Mais, vous devez les prévenir (par affichage, mail, etc.) de cette fermeture dans un délai suffisant :

• les informer au moins 2 mois avant l’ouverture de la période de prise de congés payés ;
• les informer au moins 1 mois avant la date de fermeture de l’entreprise.

Attention. Si vous n’informez pas vos salariés, la fermeture de l’entreprise ne sera pas considérée comme une période de congés payés et vous devriez les indemniser pour les salaires qu’ils auront perdus.

Consultation du CSE. Vous devez impérativement consulter le CSE sur le projet de fermeture de l’entreprise.

À noter. Il faut, ici, noter que le salarié qui dispose d’un droit à congé inférieur à la durée de la fermeture ne peut plus être indemnisé au titre du chômage partiel, depuis le 1er juillet 2013. L’indemnisation au titre de la procédure de placement des salariés en activité partielle (nouveau régime qui remplace le chômage partiel depuis le 1er juillet 2013) suppose, en effet, que l’entreprise connaisse des difficultés économiques conjoncturelles.

Préavis. Un salarié qui quitte l’entreprise, pour quelque motif que ce soit, doit, en général, effectuer un préavis. Est-il possible de confondre période de préavis et prise de congés ? La réponse est négative : vous ne pouvez pas imputer sur la période de préavis les congés payés acquis par le salarié (sauf accord de ce dernier), et le préavis qui commence à courir avant la date de départ en congé annuel du salarié fixée par l'employeur est suspendu par la prise de ce congé.

Le don de congés. Un salarié peut donner ses congés payés non pris (à partir de la 5ème semaine) à un autre salarié parent d’un enfant gravement malade, et contraint d’assurer une présence régulière à ses côtés ou à un salarié « proche aidant », c’est-à-dire qui aide un proche en perte d’autonomie d’une particulière gravité ou porteur de handicap. Dans pareil cas, le don est anonyme et suppose l’accord de l’employeur. Le salarié bénéficiaire, quant à lui, sera rémunéré pendant son absence (elle-même assimilée à tu temps de travail effectif).