Gérer les délais de paiement entre entreprises

Le point sur les délais de paiement

Une difficulté au quotidien. L’Observatoire des délais de paiement produit, chaque année, un rapport qui permet de connaître l’évolution des délais de paiement entre professionnels. Son rapport 2022 indique notamment que le niveau des retards de paiements n’a pas encore retrouvé son niveau d’avant la pandémie (il était en moyenne à 11,7 jours fin 2022 contre 12,4 jours en 2021). Autant dire que la gestion des délais de paiement est (doit être) une préoccupation permanente des entreprises, notamment pour assurer un bon niveau de trésorerie. Quelles sont les délais de paiement qui doivent être respectés ?

Des délais de paiement encadrés par la règlementation. Par principe, un client professionnel ne peut pas vous imposer un délai de paiement anormalement long : cela signifie donc que vous devez pouvoir obtenir le règlement complet de votre prestation ou de votre livraison avant l’expiration d’un délai qui est strictement encadré par la règlementation.

Une distinction à faire. 2 hypothèses peuvent se rencontrer : soit vous n’avez convenu aucun délai de paiement, soit, au contraire, un délai de règlement est prévu. Dans les 2 cas, la règlementation fixe un délai maximum :

• le cas général est le suivant : si aucun délai n’est prévu, vous devez obtenir paiement de votre facture au plus tard le 30^e jour du mois suivant la réception de la marchandise ou l’exécution de la prestation, selon les activités ;
• mais vous pouvez convenir d’un délai dit « conventionnel » avec votre client ; dans ce cas, le délai convenu ne peut pas dépasser 60 jours à compter de la date d’émission de la facture (ou, à titre dérogatoire au choix des parties, 45 jours fin de mois à compter de la date d'émission de la facture si le contrat le prévoit et si ce délai n’est pas un abus manifeste à l’égard de l’entreprise créancière ou 90 jours à compter de la date d'émission de la facture, dans certaines hypothèses pour cette dernière exception).

Délai conventionnel : quelques explications. Le délai de 60 jours à compter de l’émission de la facture est un délai maximum : rien ne vous empêche de demander un règlement comptant ou à réception de la facture. Il s’agit là de conditions de règlement qui doivent être contractuellement prévues avec vos clients.

Paiement à 60 jours… Vous décomptez le délai à compter de la date d’émission de la facture. Une facture émise le 10 avril 2023 devra être payée au plus tard le 10 juin 2023.

Paiement à 45 jours fin de mois… Les entreprises peuvent, sous conditions, choisir de retenir ce délai maximum de paiement. Pour calculer ce délai, on retient, en pratique, comme point de départ, la date d’émission de la facture et comme point d’arrivée la fin du mois au cours duquel expirent les 45 jours. Mais un autre mode de calcul est également possible, puisqu’il s’agira alors de compter 45 jours à partir de la fin du mois d’émission de la facture. Par exemple, si vous facturez un client le 10 avril 2023, le délai expirera :

• le 31 mai pour la première méthode (fin du mois d’expiration du délai de 45 jours),
• le 15 juin pour la seconde méthode (fin du mois d’émission de la facture + 45 jours).

Paiement à 90 jours… Le délai pour le paiement des achats effectués en franchise de la taxe sur la valeur ajoutée, de biens destinés à faire l'objet d'une livraison en l'état hors de l'Union européenne ne peut pas dépasser 90 jours à compter de la date d'émission de la facture. Ce délai dérogatoire n'est pas applicable aux achats effectués par les grandes entreprises.

Factures périodiques. Dans l’hypothèse où une entreprise est amenée à commercer fréquemment avec un même client, elle peut remettre uniquement, lors de chaque livraison, un bon de commande et adresser ultérieurement une facture récapitulative qui doit alors regrouper les opérations réalisées au cours d’un même mois civil (périodicité imposée par la règlementation fiscale). Sachez que le paiement de cette facture récapitulative ne doit pas dépasser 45 jours à compter de la date d’émission de cette facture périodique.

     => Consultez le détail des secteurs concernés et les délais dérogatoires admis

Attention. Le fait de ne pas respecter les délais de paiement et/ou les modalités de computation de ces délais sera puni d’une amende administrative maximum de 75 000 € (pour une personne physique) ou 2 millions d’€ (pour une personne morale), ces montants étant doublés en cas de récidive dans les 2 ans. Cette amende pourra également être appliquée si vous vous rendez coupable de pratiques qui ont pour effet de retarder abusivement le point de départ des délais de paiement.

Bon à savoir. Pour éviter d’être sanctionné, vous pouvez demander à la DGCCRF de prendre formellement position sur la conformité des modalités de computation des délais de paiement que vous envisagez de mettre en place. Cette prise de position formelle a pour objet de prémunir ce professionnel d'un changement d'appréciation de la DGCCRF qui serait de nature à l'exposer au paiement d’une amende administrative. La validité de cette prise de position prend fin à compter de la date à laquelle :

• la situation du professionnel n'est plus identique à celle présentée dans sa demande ;
• est entrée en vigueur une modification de dispositions législatives ou réglementaires de nature à affecter cette validité ;
• l'autorité administrative notifie au professionnel, après l'avoir préalablement informé, la modification de son appréciation.

Qui peut en bénéficier ? Seules les entreprises des 2 secteurs suivants peuvent recourir au rescrit « délais de paiement » :

• le secteur de l'industrie automobile (répertorié sous la division 29 de la section C de la nomenclature des activités françaises) ;
• le secteur de la construction (répertorié sous la section F de la nomenclature des activités françaises).

Pièces justificatives. Pour mettre en œuvre le rescrit, il faut remplir un formulaire téléchargeable sur le site web www.economie.gouv.fr/dgccrf ou sur le site https://entreprendre.service-public.fr/. La demande doit également être accompagnée de tout document, notamment tout support contractuel à destination des clients, permettant à la DGCCRF de prendre position sur les modes de computation des délais de paiement que l’entreprise envisage de mettre en place.

Un délai à respecter. La DGCCRF a 2 mois pour prendre sa décision, à compter de la réception de la demande. Sa décision doit être notifiée au demandeur au moins 2 mois avant sa prise d’effet.

Pour information. Il peut arriver que des procédures de vérification et d’acceptation des marchandises ou des services soient mises en place par les clients, afin de certifier leur conformité. La durée de ces procédures est fixée conformément aux usages commerciaux et aux bonnes pratiques, mais ne peut pas excéder 30 jours à compter de la réception des marchandises ou de la réalisation des services. Dans ce cas, il faut savoir que la durée de ces procédures ne peut avoir pour effet ni d’augmenter la durée du délai maximal de paiement, ni de décaler le point de départ de ce délai (sauf stipulation contractuelle contraire et à condition que cela ne constitue pas une clause ou une pratique abusive).

Bon à savoir. La DGCCRF a publié des lignes directrices pour expliquer aux entreprises la procédure et les modalités de détermination des sanctions appliquées en cas de non-respect des délais de paiement. Vous pouvez les consulter ici.

Le point sur vos obligations d’information

Une mention sur les factures. Mentionnez dans les contrats conclus avec vos clients le plafond légal retenu pour le délai maximum de règlement. La date limite de paiement doit, en outre, figurer sur vos factures : soit vous fixez effectivement une date de règlement ou d’échéance, soit vous précisez que le règlement doit se faire comptant ou à réception de la facture.

Une mention dans vos conditions générales de vente. Vous devez préciser dans vos conditions générales de vente les conditions de règlement de vos factures : cela implique donc que vous précisiez les conditions d’application des pénalités qui seront applicables en cas de retard de paiement, ainsi que le montant de l'indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement, dans le cas où les sommes dues sont réglées après la date de règlement figurant sur la facture. En pratique, bien que cela ne soit pas obligatoire, il n’est pas rare de préciser dans les conditions générales de vente les délais de paiement.

Attention. Sachez que le fait de ne pas communiquer les conditions générales de vente est puni d’une amende administrative maximum de 15 000 € (pour une personne physique) ou 75 000 € (pour une entreprise)..

Une information dans les comptes annuels. Si vous faites appel à un commissaire aux comptes pour certifier vos comptes annuels, vous devez être en mesure de communiquer vos informations sur les délais de paiement des fournisseurs et des clients. Le commissaire aux comptes de la société devra attester de la sincérité des informations à propos des délais de paiement des factures, et de leur concordance avec les comptes annuels.

Les sociétés dont les comptes sont certifiés par un commissaire aux comptes doivent mentionner dans leur rapport de gestion les informations suivantes sur les délais de paiement de leurs fournisseurs et clients. Formellement, il s’agira de compléter des tableaux dont le modèle est fixé par l’administration en précisant :

• pour les fournisseurs, le nombre et le montant total HT des factures reçues non réglées à la date de clôture de l'exercice dont le terme est échu (ce montant est ventilé par tranches de retard et rapporté en pourcentage au montant total des achats HT de l'exercice) ;
• pour les clients, le nombre et le montant total HT des factures émises non réglées à la date de clôture de l'exercice dont le terme est échu (ce montant est ventilé par tranches de retard et rapporté en pourcentage au chiffre d'affaires HT de l'exercice).

À noter. Il est possible de présenter les retards de paiement, non pas à la date de clôture, mais au cours de l’exercice : il s’agira de présenter le nombre et le montant HT cumulés des factures reçues et émises ayant connu un retard de paiement au cours de l'exercice et la ventilation de ce montant par tranche de retard ; la société les rapportera aux nombre et montant total HT des factures, respectivement reçues et émises dans l'année.

Précisions. Il faut noter les 2 précisions suivantes :

• les retards de paiement sont déterminés à partir des délais de paiement contractuels, ou en l'absence de délais contractuels spécifiques, des délais légaux applicables ;
• il est possible d’exclure des factures relatives à des dettes et créances litigieuses ou non comptabilisées : il faudra alors l’indiquer en commentaire et mentionner le nombre et le montant total des factures concernées.

Attention au formalisme. Il a été jugé qu’une société n’était pas fondé à appliquer des intérêts de retard au paiement dû par son donneur d’ordre, à défaut d’avoir effectué une mise en demeure préalable nécessaire pour l’application des pénalités financières. Dans cette affaire, le contrat entre le prestataire et le sous-traitant prévoyait l’application d’une norme technique, qui subordonnait l’application d’intérêts de paiement à une mise en demeure préalable du maître de l’ouvrage.