Gérer les notes de frais de vos salariés

Rembourser les frais engagés par vos salariés

Une distinction… Deux sortes de frais étaient susceptibles d’être engagées par vos salariés : les frais professionnels ou les frais dits d’entreprise.

Frais professionnels ou frais d’entreprise ? Les frais professionnels sont des frais que le salarié engage dans le cadre de son activité professionnelle, pour l’accomplissement de sa mission. Des frais d’entreprise, qui ont par nature un caractère exceptionnel, sont des frais qui ne sont pas liés à l’exercice de la profession du salarié : ils constituent des frais relevant de l’activité même de l’entreprise.

Des exemples. On rangera, par exemple, dans la catégorie des frais professionnels, les indemnités kilométriques lorsque le salarié utilise son véhicule personnel pour ses déplacements professionnels. Dans la catégorie des frais d’entreprise, on trouvera, par exemple, les repas d’affaires, les séminaires professionnels, ou encore l’achat de fournitures pour le compte de l’entreprise par exemple.

Un remboursement ? Dès lors que votre salarié avance sur ces deniers personnels de tels frais, il est normal que l’entreprise procède à leur remboursement. Les frais qu’un salarié justifie avoir exposés dans le cadre de son travail doivent être remboursés sans qu’ils puissent être imputés sur la rémunération qui lui est due.

Focus sur la notion de frais d’entreprise. On parle de frais d’entreprise lorsque l'employeur est amené à rembourser des dépenses engagées par le salarié ou à mettre à sa disposition des biens ou services, sans qu'il s'agisse d'un élément de rémunération, d'un avantage en nature ou d'une indemnisation de frais professionnels.

Critères cumulatifs. Pour être considérés comme des frais d’entreprise, les dépenses engagées par le salarié doivent remplir 3 critères cumulatifs :

• être exceptionnelles ;
• avoir été engagées dans l’intérêt exclusif de l’entreprise ;
• avoir été exposées en dehors de toute activité normale du salarié.

Des justificatifs ? En plus de ces 3 critères, les dépenses engagées par le salarié doivent également être justifiées par :

• l’accomplissement d’obligations légales ou conventionnelles de l’entreprise ;
• ou la mise en œuvre de techniques de direction, d’organisation ou de gestion de l’entreprise ;
• ou le développement de la politique commerciale de l’entreprise.

Une exonération de cotisations sociales ? Les remboursements au salarié de ces frais d'entreprise étaient totalement exonérées de cotisations sociales, même en cas d’application de l'abattement forfaitaire supplémentaire pour frais professionnels.

Fin des frais d’entreprise. L’administration sociale, depuis le 1er avril 2021, ne prend plus en compte la notion de frais d’entreprises, qui sont désormais qualifiés de frais professionnels.

Quelles conséquences ? L’exonération des dépenses exceptionnelles engagées par le salarié n’est, désormais, plus automatique, notamment en présence d’une déduction forfaitaire spécifique appliquée par l’employeur. Dans cette hypothèse, les sommes remboursées à titre de frais professionnels qui bénéficient à un salarié pour lequel l’employeur applique une déduction forfaitaire spécifique sont alors soumises aux cotisations sociales.

Recourir à la note de frais

Des frais déductibles ? Comme nous l’avons vu précédemment, les frais professionnels correspondent à des frais relevant de l’activité normale du salarié. A ce titre, ils doivent pouvoir être admis en déduction du résultat imposable de l’entreprise. A condition qu’ils soient effectivement justifiés…

Des justificatifs ! Non seulement pour que ces dépenses soient déductibles des résultats imposables de l’entreprise, mais aussi pour qu’elles soient exonérées de cotisations sociales et exonérées d’impôt pour les bénéficiaires, elles doivent être justifiées : vous devez donc établir qu’elles sont effectivement engagées dans l’intérêt de l’entreprise et du salarié.

Des frais exonérés de cotisations sociales ? Pour bénéficier de l’exonération des cotisations sociales, il faut que t que ces frais aient été engagées par le salarié pour les besoins de son activité professionnelle. Notez que ces derniers peuvent aussi avoir un caractère exceptionnel, soit engagés dans l’intérêt de l’entreprise et en dehors de l’exercice normal par le salarié de son activité.

Un exemple à ne pas suivre… Une entreprise pensait bénéficier de l’exonération de cotisations sociales sur des frais engagés pour l’organisation d’un séminaire se déroulant à l’étranger. Mais l’Urssaf lui a adressé un redressement parce que, sur un séjour de 4 jours, une seule demi-journée était consacrée au travail et parce que les conjoints des salariés étaient conviés au voyage. Le juge a effectivement convenu que les frais engagés constituaient un avantage en nature pour les salariés, soumis aux cotisations sociales.

Pensez à la note de frais ! Mettez en place dans votre entreprise le principe de la note de frais (des logiciels de gestion des notes de frais sont disponibles sur le marché), soumise à votre signature pour accord (ou celle du supérieur hiérarchique de votre salarié). Ainsi, avant de procéder à un quelconque remboursement, votre salarié devra justifier sa dépense. Il s’agira pour vous d’exercer un contrôle sur les frais engagés, tant sur leur nature que sur leur montant.

En cas d’abus. La transmission des notes de frais, et leur remboursement, ne suffisent pas à établir que l’employeur peut avoir connaissance d’éventuels abus. Rappelons que ceux-ci ne peuvent être sanctionnés que dans un délai de 2 mois suivant la date à laquelle l’employeur a eu une connaissance exacte de la réalité, de la nature et de l’ampleur des faits reprochés.

Demandez des justificatifs ! Demandez à votre salarié qu’il joigne à sa demande de remboursement tous les justificatifs nécessaires : non seulement vous exercez un contrôle sur cette dépense, mais, en outre, vous disposez d’éléments de preuve attestant du caractère professionnel de la dépense remboursée à votre salarié, tant auprès de l’administration fiscale que de l’URSSAF.

Conseil. Veillez à ce que vos collaborateurs soient suffisamment exhaustifs et vous apportent tous les justificatifs nécessaires pour éviter toute contestation possible. Vérifiez que les notes de frais mentionnent, outre le montant, la date, le lieu de la dépense, l’objet du déplacement, le nom du prospect, du client ou fournisseur, etc.

Pour la petite histoire… Une société s’est vu notifier un redressement Urssaf parce qu’elle n’a pas été en mesure de préciser l’identité des bénéficiaires de cadeaux et autres dépenses faites au bénéfice de clients, pris en charge par les salariés contre remboursement. Et pourtant, elle avait fourni à l’Urssaf les factures d’achat de ces cadeaux et insisté auprès d’elle sur le fait que ces cadeaux avaient été offerts en remerciement de la collaboration fructueuse qu’elle entretenait avec ses clients et dans l’objectif d’assurer la promotion de son activité…