Gérer une demande de congé d’un salarié réserviste

La mobilisation du salarié réserviste

Des congés exceptionnels. Certains de vos salariés cumulent peut-être leur emploi avec un engagement de réserviste militaire, civil ou sanitaire. Parfois, ils seront amenés à s’absenter de l’entreprise. C’est pour cette raison qu’un droit à congé exceptionnel leur est attribué.

Important ! En aucun cas vous ne pouvez rompre le contrat de travail d’un salarié réserviste durant l’accomplissement d’une mission (vous ne pouvez pas prévoir de fin de contrat pendant cette période ni notifier une rupture). Vous ne pouvez pas non plus rompre le contrat de travail, déclasser ou sanctionner le salarié réserviste en raison des absences liées à ses missions.

Le salarié réserviste dans la sécurité civile

Réserve communale de sécurité civile. En cas d’événements excédant les moyens habituels de la sécurité civile (catastrophe naturelle et accident industriel), les réservistes de la réserve communale de la sécurité civile peuvent être appelés. Leur mission consiste à suppléer les secouristes et les pompiers dans leurs tâches les plus simples pour leur permettre de se concentrer sur les missions complexes, dangereuses ou urgentes.

Les missions des réservistes. Les réservistes de la sécurité civile peuvent être amenés, par exemple, à surveiller les cours d’eau, à orienter les habitants en cas d’évacuation, à déneiger, débroussailler, assister les sinistrés aux formalités administratives…

Demande d’absence exceptionnelle. Le salarié réserviste qui souhaite se rendre disponible pour une mission de sécurité civile pendant ses heures de travail doit vous adresser une demande d’absence. Vous pouvez la refuser. Toutefois votre refus doit être motivé. Dans ce cas, notifiez votre refus au salarié et à l’autorité de gestion de la réserve dans la semaine qui suit la réception de la demande.

La rémunération du réserviste en mission. Pendant la mission de sécurité civile, le contrat de travail de votre salarié est suspendu, ainsi que sa rémunération. Toutefois, le temps d’absence de votre salarié est considéré comme une période de travail effectif pour le calcul de l’ancienneté, des congés payés et des droits aux prestations sociales.

Un avantage fiscal pour l’entreprise ? Si vous comptez parmi vos salariés des sapeurs-pompiers volontaires, vous pourrez bénéficier d’une réduction d’impôt au titre de leur mise à disposition (gratuite) au profit des services départementaux d’incendie et de secours (SDIS), pendant les heures de travail et pour des interventions opérationnelles, ou des formations nécessaires pour la réalisation d’interventions opérationnelles.

     =>  Pour en savoir plus, consultez notre fiche : Soutenez une association et faites des économies d’impôt sur les bénéfices

Le salarié participant aux opérations de secours

Un cadre précis. Seules les associations agréées peuvent participer aux opérations de secours et à l’encadrement des bénévoles dans le cadre des actions de soutien aux populations (par exemple lors d’un plan Orsec). Les salariés bénévoles de ces associations peuvent solliciter un congé exceptionnel afin de participer aux opérations de secours.

Le plan Orsec. Le dispositif d’organisation de la réponse de sécurité civile (Orsec) est un système de gestion de crise. Il est actionné en cas de catastrophes dépassant les moyens habituels de la sécurité civile.

Demande du salarié. Si l’un de vos salariés membre d’une association agréée en matière de sécurité civile est appelé à servir pour mettre en œuvre le plan Orsec ou s’il est appelé en cas d’accident, de sinistre ou de catastrophe, pour effectuer une mission pendant son temps de travail, il doit vous présenter une demande d’autorisation d’absence.

Refuser cette demande ? Vous ne pouvez pas vous opposer à l’absence de votre salarié, sauf dans l’hypothèse où cette absence entraînerait des conséquences importantes sur la production ou la marche de l’entreprise.

Rémunération du salarié absent. Vous pouvez décider de maintenir la rémunération de votre salarié lorsqu’il participe à des opérations de secours. Toutefois, vérifiez votre convention collective et votre accord d’entreprise, car ils peuvent prévoir que le salarié a droit au maintien de sa rémunération. Notez également que vous pouvez conclure une convention à ce sujet avec le Ministre en charge de la sécurité civile.

Le salarié engagé dans la réserve sanitaire

La réserve sanitaire. La réserve sanitaire est ouverte à chaque citoyen spécialisé dans le milieu médical (salarié, étudiant, retraité, professeur etc.). Ces volontaires sont formés pour intervenir en renfort en cas de situation sanitaire exceptionnelle en France ou à l’étranger.

Un contrat d’engagement. Chaque réserviste conclut un contrat d’engagement de 3 ans avec l’Agence nationale de santé publique (ANSP). Si l’un de vos salariés est réserviste, une convention vous sera également présentée. Cette convention a une durée de 3 ans. Elle est conclue entre le réserviste, l'ANSP et vous. Ainsi, vous êtes informé de l’engagement de votre salarié.

Appel en mission. Chaque réserviste salarié qui est contacté pour participer à une mission doit obtenir l’autorisation de son employeur pour s’absenter de son travail.

Durée de la mobilisation. La mobilisation des réservistes peut durer jusqu’à 45 jours par an. Elle peut être prolongée à 90 jours à la demande du Ministre de la Santé.

La rémunération du réserviste. Lorsque le réserviste est en mission sur son temps de travail, vous devez maintenir sa rémunération. Mais l’Agence nationale de santé publique vous indemnisera pour les absences liées à la mission et/ou aux éventuelles blessures ou maladies survenues pendant la mission.C’est la convention signée entre le réserviste, l’employeur et le directeur général de l’ANSP qui précisera les modalités d’indemnisation de l’employeur.

À noter. Les périodes d’absence du réserviste sont considérées comme une période de travail effectif dans le calcul de l’ancienneté, de l’avancement, des congés payés et des prestations sociales.

Refuser le départ du réserviste ? Vous avez la possibilité de refuser la demande d’absence de votre salarié en cas de nécessité inhérente à la poursuite de la production de l’entreprise.

Le salarié actif dans la réserve opérationnelle

La réserve opérationnelle. La réserve opérationnelle militaire est divisée en 2 réserves. La première est composée de civils souhaitant s’engager sans pour autant en faire leur métier principal. La seconde est composée de tous les anciens militaires de carrière. Les premiers reçoivent une formation leur permettant d’apporter un renfort temporaire aux forces armées pendant une dizaine de jours par an. Tandis que les seconds peuvent être rappelés à tout moment, pendant une durée de 5 ans suivant leur départ de l’armée.

Bénéficiaires du congé. Chaque salarié qui s’est engagé à servir dans la réserve opérationnelle militaire bénéficie d’un congé afin d’accomplir leurs missions dans la réserve.

Durée du congé. Depuis le 3 août 2023, les salariés concernés peuvent bénéficier de 10 jours de congés par année civile (contre 8 auparavant). Cependant, dans les entreprises de moins de 50 salariés (contre moins de 250 salariés auparavant), l'employeur peut décider, afin de conserver le bon fonctionnement de l'entreprise, de limiter ce temps à 5 jours ouvrés par année civile.

Une durée qui peut être augmentée ? Oui, la durée peut être augmentée : 

• soit par un accord écrit et signé par l’employeur et le salarié, et annexé au contrat de travail ; 
• soit par le contrat de travail initial, par une convention conclue entre le ministre de la défense ou le ministre de l'intérieur et l'employeur, par une convention ou un accord collectif d'entreprise ou, à défaut, par une convention ou un accord de branche.

Demande du salarié. Le salarié réserviste doit vous présenter sa demande de congé exceptionnel, ou pour pouvoir s’absenter au-delà de cette durée, par écrit, en inscrivant la date et la durée de son absence. Le délai de préavis à respecter pour prévenir de son absence « de droit », ou pour pouvoir s’absenter au-delà de cette durée, est fixé : 

• par le contrat de travail, une convention conclue entre le ministre de la défense ou le ministre de l'intérieur et l'employeur, une convention ou un accord collectif d'entreprise ou, à défaut, une convention ou un accord de branche, pour une durée maximale d’un mois ; 
• à un mois, à défaut de stipulations favorables. 

À défaut de réponse dans ce délai. Si l’employeur ne répond pas dans ce délai, son accord est réputé acquis. 

En cas de circonstances exceptionnelles. Dans certaines circonstances exceptionnelles, le ministre des Armées peut réduire ce préavis à 15 jours. Dans ce cas, seuls les réservistes ayant souscrit, avec l’accord de leur employeur, à une clause de réactivité peuvent bénéficier de ce préavis raccourci.

Refuser le congé. Le refus de l'employeur d'accorder l'autorisation de participer à une activité dans la réserve opérationnelle est motivé et notifié au salarié ainsi qu'à l'autorité militaire dans les 15 jours à compter de la réception de la demande.

Le temps dans la réserve… Les périodes d’activité dans la réserve opérationnelle militaire sont considérées comme des périodes de travail effectif pour le calcul de l’ancienneté, de l’avancement, des congés payés et des prestations sociales.

Retour du salarié. A son retour de congé, le salarié réserviste retrouve son emploi ou un emploi équivalent avec une rémunération équivalente.

Des congés supplémentaires ? Un salarié peut, sur sa demande et en accord avec l'employeur, renoncer anonymement et sans contrepartie à tout ou partie de ses jours de repos non pris (à partir de la 5ème semaine de congés payés) au bénéfice d'un salarié réserviste de l'entreprise pour lui permettre d'effectuer une période d'activité dans la réserve opérationnelle. Peu importe que les jours non pris aient été affectés ou non sur un compte épargne-temps.

À noter. Le bénéficiaire d'un ou plusieurs jours cédés dans ce cadre dispose d’un maintien de sa rémunération pendant sa période d'absence. Celle-ci est, par ailleurs, assimilée à une période de travail effectif pour la détermination des droits que le salarié tient de son ancienneté. Le salarié conserve, en outre, le bénéfice de tous les avantages qu'il avait acquis avant le début de sa période d'absence.

Un avantage fiscal pour l’entreprise ? Si vous comptez parmi vos salariés des réservistes : l’administration admet que la mise à disposition de salariés réservistes pendant les heures de travail au profit de la réserve opérationnelle des forces armées ou de la gendarmerie nationale constitue du mécénat, éligible à la réduction d’impôt.

     =>  Pour en savoir plus, consultez notre fiche : Soutenez une association et faites des économies d’impôt sur les bénéfices