Hôtel, restaurant, frais de déplacement : la TVA est-elle (toujours) déductible ?

Pour vos frais de restaurant

Pas de problème ! Les frais de restaurant que vous (ou vos collaborateurs) pouvez être amené(s) à engager dans le cadre de vos repas d’affaires seront déductibles, dans la mesure où il s‘agit bien de frais engagés dans l’intérêt de l’exploitation. Dans ce cas, l’administration admet la récupération de la TVA sur ce type de frais.

Demandez une facture ! Vous devrez justifier du montant de la TVA déductible, notamment en produisant la facture établie par le restaurateur. A cet égard, vérifiez que la facture comporte l’ensemble des mentions obligatoires requises par les textes, et notamment l’identification précise de votre entreprise, celle du restaurateur, les mentions relatives au prix de la prestation et du montant de la TVA, etc.

Attention ! Ne faites pas comme cette entreprise qui, à l’occasion d’une réclamation fiscale aux termes de laquelle elle a sollicité la récupération de la TVA grevant des frais de restaurant remboursés à ses salariés, a produit, comme pièces justificatives, des notes, reçus ou tickets libellés au nom de ses salariés : l’administration lui a refusé la récupération de la TVA, ce qui a été confirmé par le juge. Pourquoi ? Tout simplement parce qu’il a été considéré, dans cette affaire, que la société ne pouvait pas être regardée comme ayant effectivement pris en charge ces frais de restaurant !

À ce sujet, vous bénéficiez d’une tolérance. Par principe, la facture doit comporter l’identification précise de votre entreprise (raison sociale, adresse, etc.). Cela étant, une mesure de tolérance s’applique spécifiquement aux factures émises par les restaurateurs : il est admis que les éléments d’identification du client (donc votre entreprise) ne soient pas repris directement sur la facture par le restaurateur : il vous reviendra alors, personnellement, de compléter vous-même ces éléments d’identification sur un espace qui doit être réservé à cet effet.

Pour vos frais de déplacement

Tout dépend… La TVA qui grève vos frais de déplacements professionnels (et ceux de vos collaborateurs), correspondant aux frais de transport (avion, train, etc.), n’est pas déductible. Par exception, l’administration fiscale admet la récupération de la TVA sur les frais de stationnement et les frais de péages. Là encore assurez-vous d’être toujours en mesure de justifier de cette TVA, notamment au moyen de factures.

À ce sujet, vous bénéficiez d’une tolérance. Il est admis que les tickets de stationnement ou de péages, qui vous sont remis aux barrières automatiques, servent de factures, à la condition que vous précisiez sur ces reçus votre identification complète (ou du moins celle de l’entreprise), l’objet du déplacement et le numéro de plaque d’immatriculation du véhicule utilisé.

Pour vos frais d’hôtel

Pas de problème ? Il existe à ce sujet une exclusion : la TVA qui grève les dépenses de logement des dirigeants et des salariés pris en charge gratuitement par l’entreprise n’est pas récupérable (a contrario, si vous prenez en charge une note d’hôtel d’un de vos clients, la TVA correspondante sera déductible, pour autant, bien sûr, que cette prise en charge réponde aux intérêts bien compris de l’entreprise).

Petite précision. Lorsque l’on évoque les dépenses de logement, on pense naturellement aux dépenses liées à la prise en charge d’un logement pour le dirigeant, voire pour un collaborateur (un logement de fonction par exemple). Mais il faut inclure, parmi ces dépenses, les dépenses d’hébergement, au nombre desquelles figurent les notes d’hôtels, exposées lors de vos voyages professionnels.

Une ventilation à faire, le cas échéant… Cela signifie que la TVA qui figure sur une note d’hôtel engagée au profit d’un salarié ou un dirigeant ne peut pas être déduite par l’entreprise. Et si, sur la même facture, figurent des frais de repas, pour lesquels la TVA est déductible, vous devrez faire attention à ce que les dépenses soient distinguées sur la facture en fonction de leur nature (ou à demander des factures distinctes).

Conseil. Comme évoqué précédemment, la TVA qui grève une note d’hôtel prise en charge pour le compte d’un client est récupérable. Comme pour les notes de restaurant, pensez à indiquer le nom du ou des clients invités, soit au dos de la facture, soit sur la note de frais qui accompagne une demande de remboursement.