Mettre en place le régime de la participation des salariés dans l’entreprise

Participation des salariés : comment la mettre en place ?

Conclure un accord de participation. Par principe, la mise en place de la participation suppose un accord entre vous et les salariés ou leurs représentants. Mais vous pouvez aussi opter pour l’application de la participation négociée dans la cadre d’un accord de branche.

Concrètement. Plusieurs cas de figure sont possibles, selon les cas : soit vous négociez la mise en place de la participation dans le cadre d’une convention ou d’un accord collectif de travail, soit vous concluez un accord avec les représentants d’organisations syndicales représentatives dans l’entreprise, soit vous mettez en place la participation en accord avec les représentants du personnel, soit vous soumettez un projet de participation aux votes des salariés (qui devra alors être ratifié à la majorité des 2/3).

Mise en place par accord de branche. Notez que toute entreprise peut faire application d’un dispositif de participation conclu au niveau de la branche professionnelle, à la condition que cet accord de branche ait été agrée par le Ministère du travail. Les conditions de mise en place de cette procédure d’agrément viennent d’être précisée ici.

Un contenu précis. Le contenu de l’accord de participation est fixé par la règlementation : il doit ainsi prévoir la nature et les modalités de gestion des droits reconnus aux salariés sur les sommes constituant la réserve spéciale de participation et les conditions dans lesquelles les salariés sont informés de l’application des règles légales relatives à la participation.

Pour les entreprises de moins de 50 salariés. Un accord de branche peut comporter des stipulations spécifiques pour les entreprises de moins de 50 salariés. Les stipulations spécifiques se présentent alors sous forme d'un accord type indiquant les différents choix laissés à l'employeur, accord type que ce dernier appliquera au moyen d'un document unilatéral indiquant les choix retenus.

Information préalable au document unilatéral. L’employeur devra, avant de prendre un document unilatéral, avoir préalablement consulté le comité social et économique (CSE), au moins 15 jours avant le dépôt du projet auprès de l’autorité administrative, et informer les salariés de l’existence et du contenu de l’accord, par tout moyen.

Déposer l’accord auprès de l’administration. L’accord (ou le document unilatéral, dans les entreprises de moins de 50 salariés) doit être déposé sur la plateforme de dépôt des accords collectifs : teleaccords.travail-emploi.gouv.fr.

Echec des négociations. En cas d’un tel échec, l’employeur a la possibilité de mettre en place une participation de façon unilatérale. Il devra alors consulter le CSE sur ce projet, au moins 15 jours avant son dépôt auprès de l’autorité administrative. Le dépôt de la décision précisant les modalités de cet assujettissement unilatéral devra alors être déposé avec le procès-verbal de cette consultation.

Nouveau document à fournir. Pour les accords de participation déposés depuis le 28 décembre 2022, après échec des négociations, l’employeur doit fournir un PV de consultation du CSE lorsqu’il est en place dans l’entreprise.

Information des salariés. En plus de l’information relative à l’existence et au contenu de la participation, vous devez également, dans les 6 mois de la clôture de l’exercice, pour chaque salarié, l’informer individuellement des éléments de calcul de la participation au titre de l’exercice écoulé, de la quote-part lui revenant, ainsi que des sommes qu’il détient au titre de la participation.

Accord-type. Pour faciliter la mise en place d’un tel accord, pour les entreprises qui ne disposent pas d’un conseil juridique, le Ministère du travail a publié un accord-type reprenant les clauses obligatoires devant figurer dans un accord de participation, étant entendu que le choix de la formule de calcul ainsi que des modalités de répartition restent entièrement soumis à la négociation collective.

     =>  Pour consulter cet accord-type, cliquez ici.

Exclusion des absences et calcul de la participation. Il est possible de déduire toute absence non assimilée à du temps de travail effectif du calcul de la participation. Mais dans ce cas, toutes ces absences doivent entraîner les mêmes conséquences. Le juge a déjà conclu au caractère discriminatoire d’un accord de participation qui assimilait les absences d’au moins 6 mois pour maladie non-professionnelle (qui, pour rappel, ne sont pas légalement assimilées à du temps de travail effectif) dans la limite de 12 mois mais qui excluait les autres absences (notamment liées à une grève).

En cas de litige. En principe, les litiges relatifs à la participation aux résultats relèvent de la compétence du tribunal judiciaire. Néanmoins, en cas de litige individuel entre un salarié et son employeur, le conseil de prud’hommes sera compétent.

2 ans pour agir. La demande en paiement d'une somme au titre de la participation aux résultats de l'entreprise, laquelle n'a pas une nature salariale, relève de l'exécution du contrat de travail. Le délai de prescription applicable dans ce cas est de 2 ans à compter du jour où celui qui l’exerce a connu ou aurait dû connaître les faits lui permettant d’exercer son droit. 

Participation des salariés : comment est-elle calculée ?

Une formule de calcul à appliquer. Vous devez calculer, exercice par exercice, une réserve spéciale de participation (RSP) qui est calculée en appliquant la formule suivante : RSP = ½ (B – 5 C/100) x (S/VA). En pratique, les éléments de calcul correspondent aux données suivantes :

• B correspond au bénéfice net de l’entreprise, à savoir le bénéfice de l’entreprise diminué de l’impôt correspondant ;
• C correspond aux capitaux propres de l’entreprise (qui comprennent le capital, les primes liées au capital social, les réserves, le report à nouveau, les provisions qui ont supporté l'impôt ainsi que les provisions réglementées constituées en franchise d'impôts) ;
• S correspond aux salaires déterminés selon les règles prévues pour le calcul des cotisations sociales ;
• VA correspond à la valeur ajoutée produite par l’entreprise, déterminée en faisant le total des postes suivants du compte de résultats : résultat courant avant impôt, charges de personnel, impôts, taxes et versements assimilés (à l'exclusion des taxes sur le chiffre d'affaires), charges financières, dotations de l'exercice aux amortissements et aux provisions (à l'exclusion des dotations figurant dans les charges exceptionnelles).

Une participation moins favorable que la formule légale. La loi « partage de la valeur » du 29 novembre 2023 a créé une expérimentation permettant aux entreprises de moins de 50 salariés de mettre en place de manière volontaire un régime de participation moins favorable que la formule légale. Cette expérimentation a une durée de 5 ans applicable depuis le 29 novembre 2023.

Attention aux crédits d’impôt. Le juge, comme l’administration, considère que, pour déterminer le montant de l'IS retenu pour le calcul de la participation, il ne faut pas tenir compte des crédits et réductions d’impôt, ce qui a pour effet de minorer le montant de la participation. Ainsi, par exemple, ne retenez pas dans votre calcul le montant du crédit d’impôt pour la compétitivité et l’emploi ou du crédit d’impôt recherche.

Faites établir des attestations. Sachez que les montants correspondant au bénéfice net et aux capitaux propres sont établis par une attestation faite par l’administration fiscale, votre expert-comptable ou votre commissaire aux comptes. Pensez à demander ces attestations. Le montant du bénéfice net ainsi établi ne peut pas être remis en cause dans le cadre d’un litige relatif à la participation. Rien ne vous empêche, cependant, de contester cette attestation fiscale devant le juge judiciaire (même si l’attestation est émise par l’administration fiscale).

Conséquences d’une rectification fiscale ? A la suite d’un redressement fiscal, vous devez modifier la réserve spéciale de participation et la répartir entre les salariés présents lorsque la rectification est devenue définitive. Par exemple : une entreprise a fait l’objet d’un redressement en 2009, devenu définitif en 2010. Elle a rectifié le montant de la réserve spéciale de participation et procédé, à juste titre, au versement du complément de participation pour les seuls salariés présents dans l’entreprise en 2010.