Mettre en place un règlement intérieur : le formalisme

Qui est concerné ?

Avez-vous une obligation ? Vous devez obligatoirement mettre en place un règlement intérieur dans l’entreprise si vous employez au moins 50 salariés. Plus exactement, le règlement intérieur est obligatoire au terme d’un délai de 12 mois à compter de la date à laquelle le seuil de 50 salariés a été atteint pendant 12 mois consécutifs. Cette obligation s’impose, en outre, quelle que soit l’activité de l’entreprise.

Une appréciation « par entreprise » ou « par établissement ». Si l’entreprise comporte plusieurs établissements, il faut distinguer les situations suivantes :

• soit aucun établissement de l’entreprise n’emploie, à lui seul, au moins 50 salariés : dans ce cas, le règlement intérieur est élaboré au niveau de l’entreprise (même situation qu’une entreprise qui ne comporte qu’un seul établissement) ;
• soit un ou plusieurs établissements emploient, chacun, au moins 50 salariés : dans ce cas, l’établissement concerné devra élaborer son propre règlement intérieur (il doit toutefois pouvoir être possible d’élaborer un règlement commun à l’ensemble des établissements, pour autant que les caractéristiques du travail, notamment en matière d’hygiène, de sécurité et de discipline, ne diffèrent pas d’un établissement à l’autre si, évidemment les caractéristiques du travail dans les établissements sont les mêmes).

Pour les autres entreprises… Si vous employez moins de 50 salariés, vous n’êtes pas obligé de mettre en place un règlement intérieur ; cela étant, vous avez tout à fait la possibilité d’en rédiger un, d’autant qu’il n’est pas dénué de tout intérêt… Vous devrez alors respecter les mêmes obligations liées à l’élaboration d’un tel document que celles que doit respecter une entreprise employant au moins 50 salariés.

Qui élabore le règlement intérieur ?

C’est à vous que revient la charge d’élaborer le règlement intérieur. Effectivement, c’est l’employeur qui doit rédiger le règlement intérieur, ou du moins, c’est à son initiative qu’un tel document est rédigé.

Mais vous devez consulter le CSE. Pour que votre document ait valeur de règlement intérieur, vous devez l’avoir préalablement soumis à l’avis du CSE.

Si les représentants du personnel ne sont pas d’accord avec le texte. Leur consultation est obligatoire, mais leur avis ne s’impose pas à vous. S’ils émettent des réserves ou des désaccords, il peut être intéressant d’en connaître les motifs pour éventuellement amender le texte (associer vos collaborateurs dans l’élaboration de ce texte ne peut que les impliquer davantage). Mais, en tout état de cause, vous pouvez appliquer ce règlement intérieur même s’il n’est pas approuvé par les représentants du personnel.

Cas du transfert des contrats de travail. Le transfert d’une entité économique autonome impliquant un transfert automatique des contrats de travail n’emporte pas pour autant transfert du règlement intérieur applicable dans l’entreprise cédante. Dès lors que la société qui reprend l’activité économique autonome atteint (ou dépasse) le seuil de 50 salariés, elle doit mettre en place son propre règlement intérieur. A défaut, elle ne peut pas se baser sur le règlement intérieur de l’entreprise cédante. S’il s’agit d’une nouvelle entreprise, elle doit élaborer un règlement intérieur dans les 3 mois de son ouverture.

Une communication obligatoire à l’inspection du travail. Vous devez communiquer le règlement intérieur à l’inspection du travail qui pourra exercer un contrôle sur sa validité : la communication porte sur 2 exemplaires du texte et, le cas échéant, l’avis des représentants du personnel.

Un dépôt au greffe et une communication du document. Ces deux formalités doivent être faites au moins 1 mois avant son entrée en vigueur (la date d’entrée en vigueur doit être précisée dans le règlement intérieur). En même temps que vous communiquez le règlement intérieur auprès de l’inspection du travail, vous devez déposer ce document au greffe du Conseil de Prud’hommes (du ressort de l'entreprise ou de l'établissement). Vous devez également le communiquer à toute personne ayant accès aux lieux de travail et aux locaux où se fait l’embauche, par tout moyen. Jusqu’au 23 octobre 2016, il s’agissait d’une obligation d’affichage.

En présence de plusieurs établissements. Une entreprise soumettant au même règlement intérieur tous ses établissements peut le déposer au greffe de son siège social : il sera opposable aux salariés des autres établissements.

Qui contrôle le règlement intérieur ?

Un document contrôlé par l’inspecteur du travail. Sachez que le règlement intérieur peut faire l’objet d’un contrôle par l’inspection du travail qui peut exiger le retrait ou la modification des dispositions qui apparaissent non conformes à la loi ou aux conventions collectives (dans une telle situation, il ne sera pas nécessaire de consulter à nouveau les représentants du personnel). De même, dans le cas d’un litige avec un salarié, le juge peut être amené à apprécier la portée d’un règlement intérieur et écarter, le cas échéant, une clause qu’il estime, là encore, contraire aux dispositions légales.

Un rescrit « règlement intérieur ». Vous pouvez solliciter l'inspecteur du travail (compétent pour votre entreprise ou pour l’établissement concerné) pour l'appréciation de la conformité à la règlementation de tout ou partie du règlement intérieur. Votre demande doit lui être adressée par tout moyen lui conférant date certaine. Elle doit mentionner la ou les dispositions sur lesquelles vous sollicitez son appréciation. Vous devez l’accompagner :

• du texte du règlement intérieur ;
• le cas échéant, des références des articles de la convention collective et des dispositions du ou des accords d’entreprise en rapport avec les dispositions faisant l’objet de la demande.

Réponse de l’inspecteur du travail. Il dispose ensuite d’un délai de 2 mois pour vous répondre. Il peut conclure à la (non)conformité de tout ou partie des dispositions visées par votre demande. S’il conclut à la non-conformité d’une ou de plusieurs dispositions, il précise pour chacune d’elles si elle(s) doit(doivent) être modifiée(s) ou retirée(s). Sa décision est notifiée à l'employeur et communiquée, pour information, aux membres du CSE.

Portée de sa décision. Si vous ne vous conformez pas à la décision de l’inspecteur du travail, l’entreprise encourt une amende de 3 750 €.

Contestation. L'employeur peut contester sa décision auprès du directeur de la Direccte, dans les 2 mois suivant la notification de la décision de l'inspecteur du travail. La décision résultant de ce recours est, elle aussi, notifiée à l'employeur et communiquée, pour information, aux membres du CSE.

A noter. Le rescrit sollicité par l’entreprise est irrecevable si l'inspecteur du travail a déjà ordonné le retrait ou la modification des dispositions contraires à la Loi.

Attention. Il nous semble important ici d’attirer votre attention sur plusieurs points :

• si vous ne consultez pas les représentants du personnel, vous vous exposez à une amende de 750 € et le règlement intérieur sera considéré comme nul et non avenu (de sorte que vous ne pourrez pas vous en prévaloir) ;
• le défaut de communication du règlement intérieur à l’inspection du travail, ainsi que le défaut d’accomplissement des formalités de dépôt au greffe et de publicité sont également sanctionnés par une amende de 750 € ;
• si vous n’accomplissez pas les obligations d’affichage et de dépôt, vous ne pourrez pas vous prévaloir des dispositions du règlement intérieur (notamment, par exemple, pour fonder une sanction disciplinaire) ;

Autre sanction… Le défaut de dépôt ou de publicité du règlement intérieur rend celui-ci inopposable au salarié. Cela signifie qu’il ne s’appliquera pas. Et il vous appartient, en cas de litige, de prouver que vous avez respecté ces formalités.