Mettre en place une mutuelle dans l’entreprise

Mettre en place une mutuelle d’entreprise : une obligation ?

Un avantage pour vos salariés. La mutuelle d’entreprise aura pour objectif de faire bénéficier vos salariés d’une couverture de leurs frais de santé, à des conditions moins onéreuses qu’une mutuelle individuelle. Dans quels cas êtes-vous dans l’obligation de mettre en place ce dispositif ?

Obligatoire ou facultatif ? Vous avez l’obligation de mettre en place une couverture complémentaire obligatoire des remboursements des frais de santé (maladie, maternité, accident). Cette mutuelle doit profiter à tous les salariés : à ce sujet, il faut préciser qu’aucun salarié ne peut être exclu de cette couverture santé au titre d’une clause d’ancienneté d’un contrat.

Comment ? Si votre convention collective n’impose pas un régime complémentaire de prise en charge des frais de santé, 4 modalités différentes s’offrent à vous pour mettre en place un tel dispositif :

• soit vous vous référez à la convention collective ou l’accord de branche dont vous dépendez (auquel cas des régimes peuvent vous être imposés) ;
• soit vous négociez avec les représentants des salariés un accord d’entreprise ;
• soit vous recourez au référendum : dans ce cadre, vous convoquez vos salariés afin de prendre une décision sur l’adhésion à une mutuelle d’entreprise (décision prise à la majorité) ;
• soit vous décidez unilatéralement de mettre en place une mutuelle d’entreprise : on parle de décision unilatérale de l’employeur (DUE).

En pratique. La mise en place d’une mutuelle d’entreprise résultera souvent d’une décision unilatérale de l’employeur (DUE). Dans ce cadre, vous devez impérativement informer vos salariés de votre décision unilatérale de mettre en place une mutuelle d’entreprise, en leur remettant un document les informant de la nature de la couverture, des bénéficiaires, des garanties, des cotisations et de l’éventuelle ventilation entre employeur et salarié, de la date d’effet, de la durée, etc.

Attention. Vous devez être en mesure d’apporter la preuve que vous avez informé vos salariés de la mise en place d’une mutuelle d’entreprise (c’est aussi une des conditions requises pour bénéficier d’une exonération de cotisations sociales). Pour cela, vous disposez de plusieurs techniques :

• soit vous faites signer une feuille d’émargement lorsque vous remettez le document constatant la DUE, aux termes de laquelle le salarié reconnait avoir pris connaissance de votre décision unilatérale ;
• soit vous remettez le document contre une lettre de décharge, daté et signée par le salarié ;
• soit vous envoyez à chaque salarié le document en recourant à l’envoi recommandé avec accusé réception.

Conseil. Informez les représentants du personnel de la mise en place d'une mutuelle d'entreprise. Pensez aussi à remettre au salarié, en même temps, la notice d’information relative au contrat mis en place avec l’assureur, et détaillant l’ensemble des conditions et modalités de remboursement des frais de santé. Notez, en outre, que vous ne pouvez pas imposer un régime de prise en charge des frais de santé moins favorable qu'un éventuel accord de branche ou que ce qui est prévu dans le cadre de votre convention collective.

Mettre en place une mutuelle d’entreprise : des cas de dispense

Une affiliation par principe. Dans le cadre de l’instauration d’une mutuelle d’entreprise par DUE, sachez que les salariés déjà embauchés au moment de la mise en place du contrat seront libres d’adhérer ou non au contrat. Cependant, l’affiliation sera normalement obligatoire pour les salariés qui seront engagés après la mise en place de ce contrat, sauf cas de dispenses possibles…

Des cas de dispense. Des cas de dispense à l’initiative du salarié peuvent être prévues, quel que soit l’acte qui met en place les garanties, notamment au profit :

• des salariés couverts par une assurance individuelle de frais de santé au moment de la mise en place des garanties (ou de l'embauche si elle est postérieure), cette dispense ne pouvant alors jouer que jusqu'à échéance du contrat individuel ;
• des salariés en CDD ou en intérim dont la durée du contrat n’excède pas 3 mois (sous réserve de justifier d’une couverture santé dans le cadre d’un contrat respectant les conditions des contrats responsables);
• des salariés à temps partiel et apprentis dont l’adhésion les conduirait à payer une cotisation au moins égale à 10 % de leur rémunération brute ;
• des salariés qui bénéficient par ailleurs, y compris en tant qu'ayants droit, d'une couverture via un régime collectif obligatoire, à condition de le justifier chaque année ;
• d’un salarié bénéficiant de la couverture maladie universelle complémentaire ou de l’aide à l’acquisition d’une complémentaire santé, et ce, pendant la période de prise en charge ;
• des ayants droits du salarié pour lesquels ce dernier peut refuser leur affiliation s’ils bénéficient par ailleurs d’une couverture obligatoire et à condition de le justifier chaque année.

Cas particulier des ayants droit. Le BOSS (Bulletin Officiel de la Sécurité sociale) précise que les salariés déjà couverts, en tant qu’ayants droit par la protection complémentaire de leur conjoint peuvent demander une dispense d’affiliation, y compris lorsque le contrat initial prévoit cette possibilité d’affiliation à titre facultatif. 

La convention collective ou la DUE, mettant en place le régime de protection complémentaire obligatoire, peuvent tout de même limiter cette possibilité à la seule affiliation obligatoire.  

A noter. Il est possible de prévoir un versement d’une somme représentative du financement de cette mutuelle pour les salariés en contrat court ou en petit temps partiel (dispositif de la complémentaire santé solidaire), sous réserve que le salarié justifie être couvert par un contrat d’assurance maladie complémentaire (respectant les exigences des contrats d’assurance dits « responsables »). Sont concernés les salariés en CDD ou en intérim dont la durée du contrat de travail ou de mission est inférieure ou égale à 3 mois ou ceux dont la durée effective de travail est inférieure ou égale à 15 heures par semaine.

Adhésion à l’échéance du contrat individuel. Le salarié dispensé au motif qu’il est déjà couvert par une assurance individuelle doit adhérer à la mutuelle d’entreprise à l’échéance du contrat, c’est-à-dire avant la reconduction de son contrat individuel.

Mettre en place une mutuelle d’entreprise : les points de vigilance

Le contenu du contrat. Il est impératif que vous puissiez établir et définir avec précision les caractéristiques de la mutuelle d’entreprise, qui doivent être impérativement communiquées aux bénéficiaires.

Quelles caractéristiques ? Faites le point sur :

• les bénéficiaires de la mutuelle, c’est-à-dire non seulement les salariés, mais aussi les ayants droit dont les conditions de prise en charge devront être définies ;
• les modalités de prise en charge des frais de soins : niveau des garanties, type de garanties, conditions d’ouverture des droits, etc. ;
• les conditions tarifaires : montant des cotisations, modalités de répartition entre l’employeur et le salarié, etc. ;
• les modalités de dénonciation et/ou de résiliation, etc.

Un socle minimal de garanties. La mutuelle mise en place dans l’entreprise doit prévoir un niveau minimal de garanties qui comprend :

• l'intégralité du ticket modérateur ;
• le forfait journalier hospitalier sans limitation de durée ;
• les dépenses de frais dentaires à hauteur d’au moins 125 % des tarifs de base de la sécurité sociale ;
• les dépenses de frais d'optique, de manière forfaitaire par période de 2 ans, à hauteur de 100 € minimum pour les corrections simples, 150 € minimum pour une correction complexe.

Le choix de l’assureur. Pour la mise en place d’une mutuelle d’entreprise, vous ne pouvez faire appel qu’à un organisme habilité à mettre en œuvre des opérations de prévoyance complémentaire, à savoir les sociétés d'assurance, les mutuelles, les instituts de prévoyance. Soyez vigilant sur le choix de l’organisme partenaire, notamment s’agissant de sa solidité financière, des conditions tarifaires qu’il propose, du niveau des garanties mises en place, etc.

Changement d’assureur. Si votre choix de l’assureur est libre, vous pouvez aussi en changer. Pensez dans ce cas à en informer vos salariés en leur remettant la notice d’information relative au nouveau contrat mis en place avec l’assureur détaillant l’ensemble des conditions et modalités de remboursement des frais de santé !

Conseil. Il peut être utile de coupler la mise en place de la mutuelle d’entreprise avec la prévoyance complémentaire, qui couvre, rappelons-le, les risques incapacité de travail, invalidité et décès.

Le point sur la « portabilité ». Un salarié quitte l’entreprise à la suite de la rupture de son contrat de travail, rupture qui ouvre droit au bénéfice de l’assurance chômage (sont visés le licenciement, le terme du CDD, la rupture conventionnelle, la démission qualifiée de « légitime », comme la démission du salarié pour suivi de conjoint par exemple) : dans cette hypothèse, il doit pouvoir continuer à bénéficier des garanties de couverture complémentaires relatives aux frais de soins et à la prévoyance (décès, invalidité, incapacité) mises en place dans l’entreprise. Cette « portabilité » doit durer, en principe pendant une durée égale à la durée du dernier contrat de travail ou des derniers CDD successifs dans la limite de 12 mois et tant que votre ex-salarié est pris en charge par l’assurance chômage.

Bon à savoir. Il est désormais possible de résilier un contrat de complémentaire santé de plus d’un an sans attendre sa date d’anniversaire : c’est une faculté de résiliation infra-annuelle.

Mettre en place une mutuelle d’entreprise : un coût fiscal et social ?

Une exonération de cotisations sociales. Pour encourager les entreprises à mettre en place des régimes de prévoyance complémentaires, il est prévu que la part patronale de ces prestations soit exclue de l'assiette des cotisations de sécurité sociale. Mais cette exonération suppose le respect de plusieurs conditions strictes.

Sous conditions. L’exonération de charges sociales suppose que :

• les prestations soient versées par un institut de prévoyance, une mutuelle ou une société d’assurance ;
• la couverture soit mise en place par convention collective ou accord collectif, par référendum à la majorité des salariés autorisant le projet d’accord proposé par l’employeur, ou par décision unilatérale de l’employeur (DUE) dûment communiquée aux salariés ;
• la couverture présente un caractère collectif et bénéficie de façon générale et impersonnelle à l’ensemble des salariés ;
• la couverture présente un caractère obligatoire ;
• la contribution patronale ne se substitue pas à d’autres éléments de rémunération supprimés dans l’entreprise depuis moins de 12 mois ;
• les opérations d'assurance concernées ne couvrent pas la participation forfaitaire et la franchise laissée à la charge de l’assuré ;
• la mutuelle, l'institution de prévoyance ou l'entreprise d'assurances communique avant souscription puis annuellement aux assurés le montant et la composition des frais de gestion et d'acquisition de l'organisme affectés aux garanties destinées au remboursement et à l'indemnisation des frais occasionnés par une maladie, une maternité ou un accident ; à cette occasion, l’organisme mentionne le ratio (en pourcentage) entre le montant des prestations versées et le montant des cotisations HT, ainsi que le ratio (toujours en pourcentage) entre le montant total des frais de gestion et le montant des cotisations HT ;
• les opérations d’assurance doivent respecter le cahier des charges des contrats de santé responsables.

Attention. Pour bénéficier des exonérations fiscales et sociales, votre contrat doit respecter le cahier des charges des contrats de santé dits « responsables », prévoyant un socle minimal de garanties et des plafonds de garanties applicables à certains soins (intégrant notamment le dispositif « 100 % santé » pour les fras d'optique, d'audition et dentaires). Assurez-vous que votre contrat respecte ces conditions.

Tiers payant. La pratique du tiers payant est obligatoire dans ces « contrats responsables » sur les prestations du dispositif 100 % santé, pour les contrats conclus ou renouvelés depuis le 1er janvier 2022.

     => Consultez le contenu du cahier des charges des contrats responsables

A noter. L’exonération de cotisations sociales liée à la prévoyance complémentaire (incluant les garanties contre les risques maladie, maternité, invalidité, décès, incapacité, accident) est appliquée dans certaines limites. Ainsi, l’exonération est limitée, par salarié et par an, à un montant égal à la somme de 6 % du plafond de la Sécurité sociale (soit 2782.08 € pour l’année 2024) et de 1,5 % de la rémunération du salarié, sans que ce total puisse excéder 12% du plafond de la sécurité sociale (soit 5564.16 € pour l’année 2024). Attention, la participation de l’entreprise reste soumise à la CSG et la CRDS et au forfait social de 8% (pour les entreprises employant au moins 11 salariés).

Pour les salariés. La part de la cotisation qui incombe financièrement au salarié sera exonérée d’impôt sur le revenu. La part patronale des cotisations au régime de prévoyance obligatoire et collectif, destiné à couvrir les frais de santé, constitue, quant à elle, un avantage consenti au salarié, imposable à l’impôt sur le revenu.