Organiser les élections du comité social et économique de l'entreprise

Quand faut-il mettre en place un comité social et économique (CSE) ?

Une nouveauté ! La création d'un comité social et économique (CSE) devient impérative dans les entreprises d’au moins 11 salariés, depuis le 1er janvier 2018. Mais, des mesures transitoires sont prévues.

- Pour en savoir plus, vous pouvez consulter les 100 questions-réponses sur le CSE, publiées par le Ministère du travail.

Concrètement, dans les entreprises déjà pourvues d’instances représentatives du personnel, le CSE doit être mis en place au terme des mandats des élus, et au plus tard, le 31 décembre 2019 (fin de la période transitoire). Au 1er janvier 2020, tous les mandats des anciennes instances représentatives du personnel auront pris fin et le comité social et économique devra avoir été institué dans toutes les entreprises d’au moins 11 salariés.

Attention. Sur le plan strictement juridique, la seule absence de mise en place d’un CSE au 31 décembre 2019, alors que l’entreprise y est tenue, peut être caractérisée comme une entrave à la mise en place du CSE. Cela signifie que l’employeur qui n’aurait toujours pas organisé les élections du CSE s’expose à un constat d’infraction par l’inspecteur du travail, s’il est avéré qu’il a volontairement décidé de ne pas mettre en place le CSE ou de différer sa mise en place.

A noter.Une prorogation au-delà du 31 décembre 2019 est toutefois possible lorsqu’à cette date, la Direction régionale de l’économie, de l’emploi, du travail et des solidarités (DREETS) est saisie d’un litige portant, dans le cadre des élections, sur la décision unilatérale de l’employeur fixant le nombre et le périmètre des établissements distincts ou d’un désaccord sur la répartition des sièges entre les différentes catégories de personnel et la répartition du personnel dans les collèges électoraux. Dans ce cas, en effet, le processus électoral est suspendu jusqu’à la décision administrative et entraîne la prorogation automatique des mandats des élus en cours jusqu’à la proclamation des résultats du scrutin. Il en est de même en cas de contestation de la décision de la Dreets avant le 31 décembre 2019 devant le tribunal d’instance.

Tout dépend des effectifs… La mise en place d’un CSE dépend des effectifs : l’entreprise doit avoir atteint le seuil des 11 salariés « Equivalent Temps Plein » (ETP) pendant 12 mois consécutifs. Le calcul des effectifs est spécifique, et vous devez y apporter un soin particulier : le nombre de salariés est d’autant plus important qu’il en découlera le nombre de représentants du personnel qu’il faudra élire.

Quels salariés faut-il comptabiliser dans le calcul ? On inclut dans le calcul des effectifs l’ensemble des salariés liés à l’entreprise par un contrat de travail :

• les salariés à temps complet ;
• les salariés à temps partiels au prorata de leur temps de travail ;
• les salariés embauchés en CDI ou CDD (sauf les CDD conclus en raison du remplacement de salariés absents), les intermittents, les intérimaires, etc. ;
• les salariés dont le contrat de travail est suspendu (maladie, congés maternité, parentaux, sabbatiques, etc.).

Ne pas tenir compte… A contrario, il faut exclure du calcul les salariés mis à disposition de l’entreprise par des prestataires ou des sous-traitants, à l’exception de ceux qui travaillent dans l’entreprise utilisatrice depuis au moins 1 an de manière exclusive et permanente.Ces derniers sont pris en compte dans l’effectif à due proportion de leur temps de présence au cours des 12 mois précédents, peu important le choix exercé par eux quant au droit de vote pour l'élection des représentants du personnel au sein du CSE.

En pratique… Pour procéder à un calcul réaliste des effectifs, vous devez comptabiliser chaque salarié en fonction de sa présence dans l’entreprise. On parle souvent d’une « double proratisation » :

• en fonction de la date d’entrée du salarié : si ce dernier est entré en cours d’année, il n’est pas comptabilisé de la même manière s’il est entré au mois de janvier ou au mois de septembre ; il faut donc proratiser sa présence en fonction du temps qu’il a passé dans l’entreprise depuis sa date d’entrée ;
• en fonction de son temps de travail : si le salarié est employé à temps partiel (50 % pour un mi-temps, donc 0,5 ETP par exemple), il ne sera pas comptabilisé de la même manière qu’un salarié à temps complet (qui compte pour 1 ETP).

Comment mettre en place un comité social et économique (CSE) ?

Vous avez l’initiative ! Dès lors que les seuils d’effectifs sont atteints (au moins 11 ETP), l’employeur doit être à l’initiative de la mise en place ou du renouvellement du CSE, tous les quatre ans, ou à l’échéance des mandats si une durée inférieure a été fixée. A cet effet, vous devez informer les salariés de l’entreprise de l’organisation des élections et de la date du 1er tour (le 90ème jour au plus tard après la date de diffusion de l’information), par tout moyen permettant de conférer date certaine à cette information.

Mais… La demande d'organiser les élections peut émaner d'un salarié ou d'une organisation syndicale. Dans ce cas, la négociation du protocole préélectoral doit être engagée dans le mois suivant la réception de la demande. S'il y a déjà eu une carence (constatée dans un PV de carence) après que l'employeur a engagé le processus électoral, la demande ne peut intervenir que dans un délai de 6 mois après l'établissement de ce PV de carence.

Neutralité de l’employeur. Il est possible que s’organise une propagande électorale (affichage, tenues de réunions, diffusion de tracts, etc.), pour autant que les moyens utilisés ne soient pas déloyaux. Quant à vous, en qualité d’employeur, il est fortement recommandé d’observer une stricte neutralité.

Et vos représentants aussi ! Pendant toute la période électorale, l’employeur, tout comme ses représentants, doivent observer une stricte neutralité. Le manquement à cette obligation constitue une cause d’annulation des élections, et ce, même si les résultats n’ont pas été influencés.

Exemple. Il a déjà été jugé, dans une affaire où un employeur avait diffusé une note de service qui contenait une critique des candidats, que l’élection devait être annulée. L’employeur ne les avait pas nommés distinctement, mais avait utilisé des propos permettant de clairement les identifier. Le juge a considéré que cette note de service caractérisait un manquement de l’employeur à son obligation de neutralité.

Neutralité et égal accès aux moyens de propagande. Dans une affaire où un syndicat s’était servi de la messagerie du comité d’entreprise pour adresser un mail de propagande aux salariés, sans que l’employeur réagisse, les élections avaient été annulées : en ne réagissant pas, il n'a pas permis un égal accès aux moyens de propagande entre les syndicats.

En revanche. Si tous les syndicats ont accès aux mêmes moyens de propagande mais sont libres de choisir le support, ils sont placés dans la même situation.

Quels « représentants de l’employeur » ? Les représentants qui doivent rester neutres sont ceux qui sont dotés d’un pouvoir de direction (notamment le pouvoir de prononcer une sanction disciplinaire). Mais également ceux qui sont titulaires d’une délégation écrite d’autorité.

Négociation d’un protocole d’accord préélectoral : quand ? Vous devez inviter les organisations syndicales à négocier un « protocole d’accord préélectoral », au moins 2 mois avant le 1er tour des élections lorsqu’il s’agit d’un renouvellement de l’instance. Dans ce cas, le 1er tour des élections doit se dérouler dans les 15 jours qui précèdent l’expiration des mandats en cours. L'invitation à négocier doit parvenir aux organisations syndicales au plus tard 15 jours avant la date de la 1ère réunion de négociation.

Comment ? Les organisations syndicales représentatives sont invitées par lettre recommandée avec accusé de réception, ou par tout moyen permettant d’assurer un suivi de l’envoi effectué. Les autres organisations syndicales doivent être invitées à négocier le protocole d’accord par voie d’affichage.

Avec qui ? Concrètement, l’employeur doit inviter à la négociation :

• les organisations syndicales représentatives au niveau de l’établissement ;
• les syndicats affiliés à une organisation syndicale représentative au niveau national ;
• les organisations syndicales qui satisfont aux valeurs républicaines, d’indépendance, légalement constituées depuis au moins deux ans et dont le champ professionnel et géographique couvre l’entreprise ou l’établissement concernée par les élections ;
• les organisations syndicales qui ont établi une section syndicale dans l’entreprise.

Dans les entreprises d’au moins 11 salariés mais de moins de 20 salariés… L'employeur ne doit inviter les organisations syndicales à la négociation du protocole préélectoral qu’à la condition que l’un de ses salariés, au moins, se soit porté candidat aux élections, dans un délai de 30 jours à compter de l'information portant sur l’organisation des élections. Selon le Ministère du travail, dans ce cas, l’employeur n’a même pas à organiser les élections mais établit un PV de carence. Cependant, cette position n’a pas valeur de Loi et nous recommandons, quant à nous, l’organisation des élections.

Un protocole d’accord préélectoral. Le protocole préélectoral :

• prévoit les modalités d'organisation et de déroulement des opérations électorales ;
• peut modifier le nombre de sièges ou le volume des heures individuelles de délégation dès lors que le volume global de ces heures, au sein de chaque collège, est au moins égal à celui prévu par la Loi pour l’effectif de l'entreprise ;
• prévoit la répartition du personnel et la répartition des sièges dans les collèges électoraux (ouvriers et employés, agents de maîtrise, ingénieurs et cadres) ;
• doit mentionner la proportion de femmes et d'hommes composant chaque collège électoral ;
• prévoit des mesures pour faciliter, le cas échéant, la représentation des salariés travaillant en équipes successives ou dans des conditions qui les isolent des autres salariés.

Principes généraux des élections. Si le protocole d’accord préélectoral (ainsi que l’organisation des élections) doit respecter les principes généraux des élections émanant du Code électoral, ce n’est pas pour autant qu’il doit respecter l’entièreté des dispositions du Code électoral !

Attention à la parité ! Depuis le 1er janvier 2017, les protocoles électoraux doivent préciser la proportion de femmes et d’hommes composant chaque collège électoral. Pour chaque collège électoral, les listes comportant plusieurs candidats devront être composées d'un nombre de femmes et d'hommes correspondant à la part de femmes et d'hommes inscrits sur la liste électorale (les listes seront composées alternativement d'un candidat de chaque sexe jusqu'à épuisement des candidats d'un des sexes).

Non-respect de la parité. Le non-respect des règles de représentation équilibrée peut mener à l'annulation de l'élection d'un candidat. Cependant, cette annulation est sans incidence sur sa candidature aux élections professionnelles.

Présentation de la tête de liste. La règle de l’alternance n’impose généralement pas que le 1er candidat de la liste soit du sexe majoritaire. Une exception demeure : si l’application des règles de l’alternance conduit à exclure totalement la représentation de l'un ou de l'autre sexe, les listes de candidats pourront comporter un candidat du sexe qui, à défaut ne serait pas représenté. Dans une telle hypothèse, ce candidat ne peut pas être placé en première position sur la liste.

Présenter un candidat unique ? Lorsque plusieurs sièges sont à pourvoir, les syndicats doivent présenter une liste qui respecte la proportion d’hommes et de femmes dans le collège électoral concerné et qui comporte au moins un candidat au titre du sexe sous-représenté. Si le syndicat peut présenter un nombre de candidats inférieur au nombre de sièges à pourvoir, il ne faut pas que l’application des règles de proportionnalité conduisent à éliminer toute représentation du sexe sous-représenté qui aurait pourtant été représenté dans une liste comportant autant de candidats que de sièges à pourvoir, au risque que la liste soit annulée (ainsi que l’élection du candidat qui y figurait).

Veillez au respect du protocole ! Si votre protocole d’accord préélectoral prévoit les modalités de remplacement d’un titulaire démissionnaire par son suppléant, vous ne pouvez pas organiser de nouvelles élections pour déterminer qui sera le remplaçant de ce titulaire. Agir ainsi reviendrait à modifier l’accord préélectoral. Or, il ne peut être modifié que dans les mêmes conditions de sa négociation initiale.

Prévoir le décompte des bulletins de vote. Notez que vous pouvez prévoir, dans le protocole d’accord préélectoral, que les bulletins seront nuls et non comptabilisés dans certains cas. Si vous optez pour une liste de cas, attention à sa rédaction car les juges ont déjà considéré qu’une telle liste avait un caractère exhaustif.

Vote électronique. Un accord collectif peut prévoir de recourir au vote électronique. Si aucun accord ne le prévoit, vous pouvez vous-même l’autoriser. Dans ce cas, vous devrez mettre en place un cahier des charges de ce vote permettant de garantir la sécurité et la confidentialité du vote, ainsi que la protection des données personnelles. Ce cahier des charges devra être laissé à la disposition des salariés (et mis, le cas échéant, sur l’intranet de l’entreprise). Le juge a toutefois estimé que si un accord d’entreprise autorise le vote électronique sans en préciser les modalités, celles-ci doivent être définies par le protocole d’accord préélectoral. Notez que, tant que ni vous, ni l’accord collectif ne l’interdit pas, le vote électronique n’empêche pas de recourir également au vote à bulletin secret sous enveloppe.

Exemple. Le juge a déjà confirmé que des précautions suffisantes ont été prises pour garantir la confidentialité des votes et des données transmises lorsque, pour délivrer de nouveaux codes d’accès par téléphone (générés en fonction du nom donné), le prestataire vérifie leur nom et prénom, date de naissance et numéro de matricule.

Pas de procuration permise ! Le droit de vote doit être exercé personnellement par l’électeur. Le vote par procuration ne trouve pas à s’appliquer en matière d’élections professionnelles. En matière de vote électronique, la communication de ses codes personnels à un autre salarié constitue un motif d’annulation des élections.

Collèges électoraux. A l’occasion des élections de la représentation du CSE, les organisations syndicales doivent présenter les listes de leurs candidats pour chaque catégorie de personnel :

• pour le collège des ouvriers et employés ;
• pour le collège des techniciens, agents de maîtrise et assimilés et des ingénieurs, chefs de service, s’ils ne forment pas un 3ème collège ;
• pour le collège des ingénieurs, chefs de service et cadres administratifs, commerciaux ou techniques assimilés sur le plan de la classification, cadres, lorsqu’ils sont au moins égal à 25 au moment de la constitution ou du renouvellement de l'instance.

Mais… Le nombre et la composition des collèges électoraux peuvent être modifiés par accord. En outre, lorsqu’il y a lieu d’élire un seul et unique membre titulaire et un seul membre suppléant à la délégation du CSE, il est mis en place un collège électoral unique regroupant l’ensemble de ces catégories de personnel. Si l’accord n’est pas obtenu, c’est le Directeur régional de l’économie, de l’emploi, du travail et des solidarités (directeur de la Dreets) qui se prononce sur la répartition du personnel dans les collèges électoraux et la répartition des sièges entre les différentes catégories de personnel.

Dans ce cas. Le directeur de la Dreets dispose d’un délai de 2 mois pour se prononcer. S’il n’a pas pris position à l’issue de ce délai de 2 mois, l’employeur et/ou les organisations syndicales intéressées peuvent saisir le tribunal d’instance dans les 15 jours pour qu’il se prononce sur ces répartitions.

Le déroulement des opérations électorales. Vous devez ensuite organiser les élections au regard du protocole préélectoral. Il s’agit d’un scrutin de liste à 2 tours avec représentation proportionnelle à la plus forte moyenne :

• le 1er tour n’est accessible qu’aux salariés ayant une étiquette syndicale,
• le 2nd tour est, en plus, accessible aux candidats ne présentant pas d’étiquette syndicale : il a lieu au plus tard 15 jours après le 1er tour, uniquement si le nombre de votants au 1er tour est inférieur de plus de la moitié au nombre d’électeurs inscrits sur les listes électorales (on dit alors que le « quorum » n’est pas atteint au 1er tour).

Organisation matérielle. Dans le cadre d’un vote à bulletin secret sous enveloppe, vous devez assurer aux salariés la confidentialité de leur vote, et donc un dispositif leur permettant l’isolement. Toutefois, cela ne vous impose pas d’installer des isoloirs tels que ceux qui sont utilisés dans le cadre des élections politiques.

Combien de membres du CSE faut-il élire ? Vous pouvez définir, dans votre protocole d’accord préélectoral, le nombre de membres du CSE. A défaut, ce nombre dépendra de l'effectif de l'entreprise, apprécié à la date du 1^er tour du scrutin.

     =>  Pour le détail du nombre de titulaires selon l’effectif de l’entreprise, consultez notre annexe

     =>  Consulter notre tableau comparatif Avant / Après le 1er janvier 2018

Attribution des sièges. Chaque liste se voit attribuer autant de sièges que le nombre de voix recueilli par elle contient de fois le quotient électoral (égal au nombre total des suffrages valablement exprimés par les électeurs du collège, divisé par le nombre de sièges à pourvoir). Lorsqu'il n'a été pourvu à aucun siège ou qu'il reste des sièges à pourvoir, les sièges restants sont attribués sur la base de la plus forte moyenne. A cet effet, le nombre de voix obtenu par chaque liste est divisé par le nombre augmenté d'une unité des sièges déjà attribués à la liste. Les différentes listes sont classées dans l'ordre décroissant des moyennes obtenues. Le premier siège non pourvu est attribué à la liste ayant la plus forte moyenne.

A noter. Le nombre de sièges attribués au quotient électoral lors de la 1ère répartition est nécessairement un nombre entier. Il sert ensuite de base au calcul des sièges restant attribués sur la base de la plus forte moyenne.

En cas de contestation… Retenez que tout syndicat qui a vocation à participer aux élections professionnelles a nécessairement un intérêt à en contester la régularité, qu’il soit représentatif ou non. Les contestations Les contestations relatives à l'électorat, à la composition des listes de candidats selon le sexe, à la régularité des opérations électorales et à la désignation des représentants syndicaux sont portées devant le tribunal d’instance dans un délai de :

• 3 jours après la publication de la liste électorale, si la contestation porte sur l'électorat ;
• 15 jours :

• ○ à compter de la décision du directeur de la Dreets sur la répartition des sièges entre les différentes catégories de personnel ou sur la répartition du personnel dans les collèges électoraux, si c’est sa décision qui est contestée ;
• après l’élection ou la désignation des représentants syndicaux, si la contestation porte sur la régularité de l'élection ou sur la désignation de représentants syndicaux.

A noter. La contestation qui porte sur la composition des listes électorales relève de la contestation relative à la régularité de l’élection et non de la contestation relative à l’électorat ou à l’éligibilité. Le salarié a donc 15 jours, après publication des résultats, pour agir en contestation d’une candidature.

Afficher les résultats. Une fois le CSE élu, il faut afficher la liste nominative des membres du comité social et économique dans les locaux affectés au travail. Cette liste doit préciser l'emplacement de travail habituel des membres du comité, ainsi que, le cas échéant, leur participation à une ou plusieurs commissions du comité.

Etablir un procès-verbal. Une fois les élections professionnelles passées, et les résultats obtenus, il faut envoyer le procès-verbal au centre de traitement des élections professionnelles (CTEP), et aux syndicats, même s’il s’agit d’un procès-verbal de carence. Cet envoi doit être réalisé dans les 15 jours suivant le second tour des élections, soit par voie postale (à l’adresse suivante : CTEP TSA 92315 - 62971 ARRAS CEDEX 9), soit par voie dématérialisée.

A quel moment? Le procès-verbal doit être rédigé en salle de vote, immédiatement après la fin du dépouillement, en présence des électeurs, en 2 exemplaires signés de tous les membres du bureau. Puis, dès l'établissement du procès-verbal, le président du bureau de vote proclame, en public, le résultat, qu’il affiche en toutes lettres dans la salle de vote. Le non-respect de cette formalité justifie, à lui seul, l'annulation des élections.

Mention obligatoire des heures du scrutin ? Le président du bureau de vote doit constater publiquement les heures d’ouverture et de clôture du scrutin, ces dernières devant être mentionnées sur le procès-verbal des élections. Cependant, il a été récemment jugé qu’une entreprise avait la possibilité de faire établir un procès-verbal de constat de ces heures d’ouverture et de fermeture par un huissier, en lieu et place de la mention de ces heures sur le procès-verbal des élections.

Par voie dématérialisée ? Les modalités de transmission électronique du procès-verbal des élections professionnelles viennent d’être précisées, étant entendu que la procédure diffère selon que le vote des élections a été réalisé par scrutin sous enveloppe ou par vote électronique :

• dans le 1er cas (scrutin sous enveloppe), il faut saisir les résultats sur le service de télétransmission des résultats des élections professionnelles (https://www.elections-professionnelles.travail.gouv.fr), puis soit faire valider les résultats par chacun des membres du bureau de vote (au moyen d’un code personnel), soit télécharger le procès-verbal sur cette plateforme que les membres du bureau devront signer avant sa télétransmission ;
• dans le 2nd cas (vote électronique), les résultats sont télétransmis sur la plateforme, l’employeur recevant un accusé réception électronique l’invitant à téléverser un scanner du procès-verbal des élections.

Non-cumul des mandats. Un salarié ne peut pas siéger simultanément dans le même CSE en qualité à la fois de membre élu (titulaire ou suppléant) et de représentant syndical : il ne peut, au sein d'une même instance et dans le même temps, exercer les fonctions délibératives du membre élu et les fonctions consultatives liées à son mandat de représentant syndical. A défaut d’option par le salarié, son mandat de représentant syndical au sein du CSE devient caduc. Notez, à ce sujet, qu’aucun accord collectif ne peut déroger à cette règle de non-cumul des mandats.

Annulation des élections. L'annulation ou le constat de la nullité des élections professionnelles n'a pas de caractère rétroactif : la décision s’applique donc dès le jour de son prononcé.