Prévoir une clause de dédit-formation

Clause de dédit-formation : quel intérêt ?

Protéger vos intérêts. S’il est particulièrement motivant pour un collaborateur de bénéficier d’une formation, il ne faut pas perdre de vue que le coût d’une formation, pour l’entreprise, n’est pas à négliger. Et qu’il est toujours désagréable d’assister au départ d’un collaborateur, tout juste formé aux frais de l’entreprise. C’est justement pour cette raison qu’il peut être de votre intérêt de prévoir une clause de dédit-formation (pour autant que la convention collective de l’entreprise ne l’interdise pas expressément).

Inciter le salarié à rester dans l’entreprise. Une clause de dédit-formation a pour objet de prévoir le remboursement par votre collaborateur d’une partie des frais de formation dont il aura bénéficié, et que vous aurez financée, s’il quitte l’entreprise avant un certain délai. Elle oblige donc le salarié à une fidélité à l’entreprise pendant un temps donné : elle incite, en pratique, votre collaborateur à rester dans l’entreprise qui a financé sa formation (mais cette clause ne doit pas avoir pour effet de le priver, purement et simplement, de la faculté de démissionner).

Cette clause ne vaut que dans certaines hypothèses. Attention, la mise en jeu d’une clause de dédit-formation ne vaut que si la rupture du contrat de travail est à l’initiative du salarié. Il n’est donc pas question que vous réclamiez une quelconque mise en jeu de cette clause si vous êtes à l’initiative de la rupture (en cas de licenciement par exemple, y compris pour faute grave) ou en cas de rupture conventionnelle (puisqu'elle est mise en place par définition d'un commun accord entre l'employeur et le salarié). 

Cette clause ne vaut pas pour tous les contrats. On rencontre principalement les clauses de dédit-formation dans les contrats à durée indéterminée, mais il n’est pas exclu qu’elle puisse figurer dans un contrat précaire, pour autant que le contrat ait une durée suffisante. Notez cependant que la clause de dédit-formation est expressément interdite dans les contrats de professionnalisation.

Clause de dédit-formation : les conditions de sa validité

Plusieurs conditions à respecter. Pour qu’une clause de dédit-formation soit valable, elle doit remplir plusieurs conditions, ces conditions étant cumulatives. La sanction du non-respect de ces conditions sera la nullité de la clause, avec impossibilité pour vous, le cas échéant, de réclamer un quelconque dédommagement à votre collaborateur.

Lesquelles ? Une clause de dédit-formation générale dans un contrat de travail n’est pas valable : pour que vous puissiez valablement opposer une clause de dédit-formation, vous devez conclure avec votre collaborateur, avant le début de chaque formation, une convention particulière qui précisera :

• la date, la nature et la durée de la formation concernée ;
• le coût de cette formation pour l’entreprise, qui doit entraîner des frais réels supérieurs aux dépenses imposées par la Loi ou votre convention collective ;
• le montant de l’indemnité à la charge du collaborateur, qui doit être proportionné aux frais de formation engagés (cette condition impliquera que l’indemnité soit dégressive, pour tenir compte, au moment de son versement, de la durée de l’obligation de fidélité restant à courir) ;
• les modalités de remboursement de ces frais.

En outre… La clause de dédit-formation ne doit pas avoir pour effet de priver le salarié de sa faculté de démissionner. Elle ne doit pas être abusive et renforcer la subordination à l’employeur, ce qui pourrait conduire à empêcher purement et simplement le salarié de démissionner.

Clause de dédit-formation : réclamer l’indemnité de dédit

En cas de départ. Comme nous l’avons précisé antérieurement, si le salarié quitte l’entreprise avant l’expiration d’un certain délai, prévu dans le contrat, vous serez en droit de réclamer une indemnité au titre du dédit-formation. Pour quel montant ?

Vous faire rembourser une partie des frais de formation. Peuvent être pris en compte pour le calcul de cette indemnité les frais de formation répondant aux caractéristiques suivantes :

• les frais dont vous pouvez exiger le paiement sont ceux qui excèdent ceux imposés par la Loi ou la convention collective : il n’est pas question de vous faire rembourser des frais qui sont légalement à votre charge ;
• les frais doivent être proportionnés aux frais de formation engagés ;
• les frais doivent être effectivement supportés par l’entreprise : il n’est pas question de tenir compte de frais qui pourraient être remboursés par un organisme quelconque ou subventionnés.

Mais pas les salaires ! Vous pouvez demander à être indemnisé, outre des frais de formations précités, des frais annexes qui en découlent, par exemple les frais d’hébergement, de repas, de déplacement, etc. Mais il n’est pas question d’y inclure les salaires versés à votre collaborateur pendant qu’il suivait sa formation, comme cela a été rappelé par le juge. Une formation suivie par un salarié, pour assurer son adaptation au poste de travail, constitue du temps de travail effectif : pendant la formation, vous devez obligatoirement maintenir les salaires, de sorte qu’il n’est pas possible d’en obtenir le remboursement par le biais de l’indemnité de dédit-formation.

Conseils. Définissez et chiffrez avec précision les frais réels que vous engagez et supportez effectivement dans le cadre de cette formation : vous pourrez ainsi évaluer précisément l’indemnité de dédit-formation, et fournir une information parfaitement claire à votre collaborateur.

Le cas de la démission pendant la période d’essai. Une société engage un salarié, en prévoyant dans le contrat une période d’essai d’un mois, renouvelable une fois. Dès l’embauche, le salarié bénéficie d’une formation, prise en charge par l’entreprise, qu’il suivra en totalité pendant sa période d’essai. Mais avant la fin de sa période d’essai, le salarié démissionne. L’employeur entend alors faire appliquer la clause de dédit-formation prévue au contrat, laquelle prévoit qu’en contrepartie de la prise en charge de sa formation, le salarié s’engage à rester 2 ans au service de l’entreprise. Le salarié conteste devoir verser une indemnité estimant que la rupture de la période d’essai est libre, sans devoir d’indemnité : il y voit là une atteinte à sa faculté de démissionner. Mais le juge a précisé, dans cette affaire, que le fait que le salarié démissionne pendant sa période d’essai ne prive pas l’employeur de son droit au dédit-formation.