Prise en charge des frais de transport des salariés : quelles sont vos obligations ?

La prise en charge des frais de transports publics

Une obligation ! Vous devez prendre en charge une partie des frais de transports publics de vos collaborateurs. Cette prise en charge concerne l’ensemble des transports publics (métro, bus, train, tramway), mais aussi les services publics de location de vélos !

Quels sont les critères de prise en charge ? Pour bénéficier de la prise en charge de l’employeur, le salarié doit bénéficier d’une carte d’abonnement (hebdomadaire, mensuelle, ou annuelle). Il n’est donc pas question que vous preniez en charge les tickets unitaires de chacun de vos salariés !

Conseil. Les salariés qui demandent que vous preniez en charge leurs frais de transport doivent donc vous fournir un justificatif d’abonnement.

Quand et combien faut-il rembourser ? Vous devez procéder à un remboursement mensuel (même si l’abonnement est souscrit sur l’année), au plus tard à la fin du mois suivant la validation de l’abonnement, à hauteur de 50% du titre de transport, sur la base du tarif de 2nde classe, et du trajet le plus court.

Une prise en charge exonérée de cotisations ? La prise en charge des frais de transports publics par l’employeur est exonérée de cotisations sociales, dans la limite d’un plafond de 200 € par an et par salarié. Le salarié, quant à lui, est exonéré d’impôt sur le revenu, dans la même limite, sur les montants des remboursements partiels qu’il perçoit.

En cas de pluralité de logements… Lorsqu’un salarié occupe plusieurs logements situés dans des villes différentes, il faut établir quelle est sa résidence habituelle. Dans une affaire, un salarié demandait à son employeur la prise en charge de son abonnement ferroviaire lui permettant de rejoindre, pour les week-ends et les vacances, sa famille au domicile familial situé à plus de 600 km de son lieu de travail. L’employeur refusait au motif que sa résidence habituelle n’était pas établie au domicile familial. Ce qu’a confirmé le juge : le salarié disposant d’un logement depuis environ 10 ans dans la ville où il travaille et ce logement comprenant un minimum d’affaires lui permettant d’y passer plus de temps qu’avec sa famille, sa résidence habituelle était donc celle qu’il occupait en semaine.

En cas de pluralité de logements (bis)... En cas de conflit concernant l’établissement de la résidence habituelle du salarié, le juge aura toujours le dernier mot. Il a pu ainsi estimer que la résidence habituelle d’un salarié travaillant dans le Val de Marne se trouvait en réalité dans l’Hérault, ce domicile constituant le cadre stable et habituel de ses intérêts.

Attention. Le refus de prise en charge des frais de transports publics est sanctionné par une amende de 750 € (pour les entrepreneurs individuels) ou 3 750 € (pour les sociétés et associations).

Position de l’administration sociale… L’administration sociale a précisé la notion de « résidence habituelle », notamment en cas de double résidence : lorsqu’un salarié dispose d’une double résidence, une proche de son lieu de travail et l’autre où réside sa famille, l’administration sociale considère que sa résidence habituelle est celle proche de son lieu de travail.

Conséquences… Elle refuse donc la prise en charge par l’employeur du titre d’abonnement pour les trajets entre la résidence familiale et la résidence habituelle du salarié. 
 

La prise en charge des frais de transport personnel

La prime transport. La prise en charge des frais de transport personnel est, par principe, facultative. Vous n’êtes donc pas dans l’obligation de prendre en charge les frais avancés par vos salariés lorsqu’ils utilisent un moyen de transport personnel (véhicule, moto, scooter, etc.). Vous pouvez cependant prendre en charge une partie des frais de carburant, des frais d’alimentation des véhicules électriques, hybrides rechargeables ou à hydrogène de vos salariés sur la base d’une décision unilatérale ou d’un accord collectif de travail. On parle, en pratique, de la « prime transport ».

Attention aux critères d’attribution de la prise en charge ! Si vous décidez de prendre en charge les frais de transport personnel des salariés, il est important de prévoir précisément les critères déclenchant cette prise en charge, et de veiller à leur stricte application dans le temps.

Exemples. Les salariés concernés doivent être clairement identifiés. Sont notamment visés par cette prise en charge de frais les salariés qui ne bénéficient pas d’un réseau de transport public ou d’un service privé mis en place par l’entreprise leur permettant de se rendre à leur travail, ceux dont les horaires de travail sont incompatibles avec l’usage des transports publics, ou ceux dont la résidence habituelle ou le lieu de travail n’est pas inclus dans le périmètre d’un plan de mobilité obligatoire. Il en sera de même pour ceux qui sont exclus de la prise en charge (notamment ceux qui bénéficient déjà d’un véhicule de service ou de fonction, ceux qui sont domiciliés dans un périmètre ne nécessitant pas qu’ils se déplacent avec leur véhicule, etc.).

Le forfait mobilités durables. En parallèle de cette prime transport, l’employeur peut prendre en charge, depuis le 1er janvier 2020, dans le cadre du « forfait mobilités durables » tout ou partie des frais engagés par les salariés pour les rendre de leur résidence habituelle à leur lieu de travail :

• avec leur cycle personnel (mécanique ou à assistance) ou, à compter du 1er janvier 2022, avec leur engin de déplacement personnel motorisé (EDPM) ;
• ou en covoiturage (en qualité de conducteur ou de passager) ;
• ou à l’aide d’autres services de mobilité partagée, à savoir la location ou la mise à disposition en libre-service de cyclomoteurs, de motocyclettes, de vélos électriques, de trottinettes électriques ou non, etc., avec ou sans station d'attache et accessibles sur la voie publique (à condition qu'ils soient équipés d'un moteur non thermique ou d'une assistance non thermique lorsqu'ils sont motorisés), ainsi que les services d’autopartage de véhicules à moteur à faibles émissions (véhicules électriques, hybrides rechargeables ou à hydrogène) ;
• ou en transports publics de personnes, notamment de manière occasionnelle (n’est pas compris dans ce forfait la prise en charge obligatoire de 50 % des frais d’abonnement) ;
• ou à l’aide d’autres services de mobilité partagée.

Pour tout le monde ? Sa mise en place suppose un accord d’entreprise ou, à défaut, une décision unilatérale de l’employeur, après consultation du comité social et économique le cas échéant. Si vous décidez de mettre en place ce forfait mobilités durables, vous devez en faire bénéficier l’ensemble des salariés éligibles selon les mêmes modalités. En ce qui concerne les salariés à temps partiel :

• pour les salariés à temps partiel à hauteur d’au moins 50 % de la durée légale hebdomadaire du travail (ou de la durée conventionnelle, si elle est inférieure à la durée légale) : ils doivent bénéficier du forfait mobilités durable dans les mêmes conditions qu’un salarié à temps complet ;
• pour les salariés à temps partiel employés à hauteur d’au plus 49 % de la durée du travail à temps complet (à savoir 50 % de la durée légale hebdomadaire du travail ou, si elle est inférieure, de la durée conventionnelle) : la prise en charge est proratisée par le rapport nombre d’heures travaillées/50 % de la durée du travail à temps complet.

À noter. Chaque année, vous devrez obtenir de chaque salarié concerné un justificatif de paiement ou une attestation sur l’honneur relatifs à l’utilisation effective d’un ou plusieurs des moyens de déplacement visés par le dispositif (vélo, covoiturage, autres services de mobilité partagée, transports publics de personne hors abonnement).

Quels avantages ? À compter de l’imposition des revenus de l’année 2020, la prise en charge du forfait mobilités durables et/ou de la prime transport pourra être exonérée d’impôt sur le revenu, de cotisations et de CSG/CRDS à hauteur de 500 € maximum par salarié et par an, les frais de carburant ne pouvant être, à eux seuls, exonérés qu’à hauteur de 200 € par an.

Précisions. La prise en charge par l'employeur du forfait mobilités durables et/ou de la prime transport est cumulable avec la prise en charge des frais de transports publics (transport de voyageurs ou location de vélo). Notez que cette prise en charge exonérée dans la limite de 600 € par an, déduction faite de la prise en charge par l’employeur de l’abonnement au titre des transports en commun.

Un titre-mobilité. La prise en charge des frais de transport personnel du salarié par l’employeur peut prendre la forme d’une solution de paiement spécifique, dématérialisée et prépayée, intitulée « titre-mobilité ». Ces titres-mobilité sont émis par une société spécialisée qui les cède à l'employeur contre paiement de leur valeur libératoire et, le cas échéant, d'une commission (dans des conditions que vous pouvez retrouver ici). Ils servent au paiement de services spécifiques liés aux déplacements des salariés entre leur résidence habituelle et leur lieu de travail, fournis ou commercialisés par des organismes agréés, dont la liste est désormais connue et consultable ici.

Pour les cyclistes ! La loi relative à la transition énergétique pour la croissance verte favorise les entreprises qui facilitent les trajets domicile – lieu de travail à vélo en instaurant une réduction d’impôt pour les entreprises (soumises à l’impôt sur les sociétés) qui acquièrent une flotte de vélos.

Une réduction d’impôt limitée dans le temps. Cette réduction d’impôt cessera de s’appliquer à compter du 31 décembre 2024.

À noter. Il était également prévu la possibilité de mettre en place une indemnité kilométrique vélo à la charge de l’employeur, pour les déplacements à vélo entre le domicile et le lieu de travail, d’un montant fixé à 25 centimes d’euros par kilomètre parcouru, mais cette indemnité a été supprimée depuis le 1er janvier 2020. Cette indemnité était exonérée d’impôt sur le revenu (pour le salarié) et de charges sociales (pour l’employeur), dans certaines limites. Les employeurs qui versaient l’indemnité kilométrique vélo peuvent continuer à la verser : ils sont alors considérés comme versant le forfait mobilités durables.

Une réduction d’impôt ? La réduction d’impôt aura pour base de calcul les frais générés par l’investissement dans l’acquisition d’une flotte de vélos mis à la disposition des salariés, que ces derniers pourront utiliser pour effectuer leurs déplacements domicile – travail. Elle ne peut toutefois pas excéder 25% du prix d’achat d’une flotte de vélos par l’entreprise (dispositif applicable depuis le 1^er janvier 2016).

Concrètement. Pour calculer cette réduction d’IS, il faudra tenir compte des amortissements liés aux vélos, des amortissements ou du coût de la location des équipements nécessaires à la sécurité (notamment casques, protections, gilets réfléchissants, antivols), ainsi du coût de l’aménagement d’un local vélo ou d’une aire de stationnement (amortissements ou frais de location), des frais d’assurance contre le vol et couvrant les déplacements des salariés entre le domicile et le lieu de travail, des frais d’entretien des vélos.

Les apports de la loi de finances rectificatives pour 2022

Pour les années 2022 et 2023, les dispositions ayant trait aux prises en charge facultative et/ou obligatoire des frais de transport par l’employeur font l’objet d’assouplissement.

Concernant la prime de transport… D’abord, il est prévu que l’employeur puisse prendre en charge, au titre de ces 2 années, tout ou partie des frais de carburant et des frais exposés pour l’alimentation de véhicules électriques, hybrides rechargeables ou hydrogène engagés par ses salariés pour leurs déplacements entre leur résidence habituelle et leur lieu de travail, sans condition particulière.

Concernant l’abonnement aux transports publics… Pour les années 2022 et 2023, si l’employeur prend en charge un montant supérieur à 50 % du prix de l’abonnement de transport du salarié, ce montant bénéficiera des avantages précités dans la limite de 25 % du prix de cet abonnement.

Au total, le montant de la participation exonéré fiscalement et socialement pourra donc atteindre 75 %.

Concernant le cumul prime de transport et forfait mobilité durable… En principe le cumul d’une prime de transport et d’un forfait mobilités durable est exonéré d’impôt sur le revenu pour le salarié dans la limite de 500 € par an, dont 200 € maximum pour les frais de carburant.

Pour l’imposition des revenus des années 2022 et 2023, ces seuils sont réhaussés à 700 € par an, dont 400 € au maximum pour les frais de carburant.

Outre-mer. Notez que par exception, la limite globale est portée à 900 €, dont 600 € pour les frais de carburant pour la Guadeloupe, la Guyane, la Martinique, La Réunion et Mayotte.

Concernant le cumul prime de transport et abonnement aux transports publics… Par ailleurs, exceptionnellement, l’octroi de la prime de transport peut, au titre de l’année 2022 et de l’année 2023, être cumulée avec la prise en charge obligatoire du prix des titres d’abonnements aux transports publics de personnes ou de services publics de location de vélos.

Concernant le cumul forfait mobilités durable et abonnement aux transports publics… La prise en charge du forfait mobilités durable est cumulable avec le dispositif de prise en charge des frais d’abonnement aux transports publics.

Dans cette hypothèse, le montant de l’avantage ne peut normalement pas dépasser un montant maximal fixé à 600 € par an, ou correspondant au montant de l’avantage résultant de la prise en charge obligatoire par l’employeur du prix des titres d’abonnement pour les déplacements effectués entre la résidence habituelle des salariés et leur lieu de travail, effectués par le biais de transports publics ou de services publics de location de vélos.

Désormais (et de manière pérenne), ce plafond de 600 € est fixé à 800 €.