Recourir à une lettre recommandée électronique (LRE) : ce qu’il faut savoir

Lettre recommandée électronique : que vaut-elle juridiquement ?

LRE = lettre recommandée ? La Loi prévoit qu’une lettre recommandée électronique (LRE) a la même valeur juridique qu’une lettre recommandée classique. Et elle est utilisable dans de nombreux domaines.

Illustrations pratiques. Recourir à une LRE présente plusieurs avantages et peut être une bonne idée dans plusieurs situations. Voici quelques exemples pratiques.

Contrat. Suite à la signature d’un contrat ou pour l’exécution d’un contrat, il est parfois prévu, pour des questions de preuve, de recourir à une lettre recommandée. Dans cette situation, le recours à une LRE est tout à fait envisageable.

Relations avec un salarié. Aucun texte n’exclut expressément l’utilisation d’une LRA pour la rupture du contrat de travail. Lorsque l’employeur veut utiliser une LRE, il doit obligatoirement avoir obtenu au préalable l’accord préalable du salarié.

Accord préalable obligatoire du salarié. Lorsque l’employeur veut utiliser une LRE, il doit obligatoirement avoir obtenu au préalable l’accord préalable du salarié.

Soyez vigilant ! Le prestataire que vous utilisez pour envoyer une LRE doit avoir été agréé à cet effet par l’Agence nationale de la sécurité des systèmes d’information (ANSSI).

Anonymat. Comme la lettre recommandée postale, la LRE repose sur un principe d’anonymat de l’expéditeur jusqu’à sa remise contre signature au destinataire.

Lettre recommandée électronique : mode d’emploi

LRA = procédure ! Utiliser la LRE nécessite de respecter une stricte procédure, pour que la LRE soit juridiquement valable.

Si le destinataire n’est pas un professionnel. Si le destinataire du courrier n’est pas un professionnel, il doit avoir donné son consentement à recevoir des envois recommandés électroniques.

Les obligations du prestataire. Pour que la LRE ait la même valeur qu’une lettre recommandée papier, le prestataire :

• procède à la vérification initiale de l’identité de l’expéditeur et du destinataire ;
• délivre à l'expéditeur une preuve du dépôt électronique de l'envoi, comportant :
  • les nom et prénom ou la raison sociale de l'expéditeur, ainsi que son adresse électronique,
  • les nom et prénom ou la raison sociale du destinataire ainsi que son adresse électronique,
  • un numéro d'identification unique de l'envoi attribué par le prestataire,
  • la date et l'heure du dépôt électronique de l'envoi indiquées par un horodatage électronique qualifié,
  • la signature électronique avancée ou le cachet électronique avancé, utilisé(e) par le prestataire de services qualifié lors de l'envoi ;
• conserve cette preuve de dépôt pendant au moins 1 an ;
• informe le destinataire, par voie électronique, qu'une lettre recommandée électronique lui est destinée et qu'il a la possibilité, pendant un délai de 15 jours à compter du lendemain de l'envoi de cette information, d'accepter ou non sa réception ;
• ne précise pas l’identité de l’expéditeur tant que le destinataire n’a pas accepté la réception de la lettre recommandée électronique (LRE).

Acceptation par le destinataire. Si le destinataire de la LRE en accepte la réception, le prestataire procède à sa transmission et conserve une preuve de la réception des données transmises et du moment de la réception, pendant au moins 1 an. Cette preuve précise la date et l'heure de la réception telles qu'indiquées par un horodatage électronique qualifié, et fait mention des mêmes informations que la preuve de dépôt.

Refus ou non-réclamation de la LRE. Si, au contraire, le destinataire refuse la LRE ou s’il ne la réclame pas, le prestataire met à disposition de l'expéditeur, au plus tard le lendemain de l'expiration du délai de 15 jours, une preuve de ce refus ou de cette non-réclamation. Cette preuve précise la date et l'heure du refus telles qu'indiquées par un horodatage électronique qualifié, et fait mention des mêmes informations que la preuve de dépôt.

Conservation des informations. L'expéditeur a accès aux informations concernant la réception, le refus ou la non-réclamation de la lettre pendant 1 an.

Responsabilité du prestataire. Le prestataire de lettre recommandée électronique engage sa responsabilité en cas de retard dans la réception ou en cas de perte des données.