Rembourser les frais professionnels de vos salariés

Frais professionnels : qui doit payer ?

Des frais professionnels… Votre salarié prend son véhicule personnel pour ses déplacements professionnels, vous lui imposez de porter une tenue de travail spécifique dans le magasin, etc. La première question qui se pose est de savoir si les frais qu’il engage à cette occasion sont à charge ou à la charge de l’entreprise.

… à votre charge ? Dès lors qu’un de vos collaborateurs engage des frais pour les besoins de son activité professionnelle (la dépense est inhérente à l’emploi) et dans l’intérêt de l’entreprise, ils doivent lui être remboursés ; ce remboursement ne doit pas, en outre, être imputé sur sa rémunération rémunération et ne sera pas, par principe, soumis aux cotisations sociales, ni soumis à l’impôt sur le revenu pour le bénéficiaire.

Attention ! Le remboursement de frais peut donner lieu à des contentieux quant à la prise en charge ou les conditions de prises en charge et de remboursement.

Exemple des professions réglementées. Les cotisations ordinales dues par les salariés qui appartiennent à un ordre professionnel ne constituent pas des frais professionnels : l’employeur n’a donc pas à les prendre en charge et à rembourser le salarié.

Ne suivez pas cet exemple… Le règlement intérieur d’une entreprise imposait le port d’une tenue de travail aux salariés. L’employeur refusait de prendre en charge les frais d’entretien de ces tenues. Selon lui, la tenue n’était pas suffisamment différente d’un vêtement de ville, et les salariés n’expliquaient pas les modalités de fréquence et d’entretien de ces tenues qui nécessitaient une prise en charge spéciale de sa part. Mais le juge lui a rappelé que peu importe la tenue, tant qu’elle est imposée par un règlement intérieur, c’est à l’employeur de prendre en charge son entretien !

Ne suivez pas cet exemple (bis)... La clause du contrat de travail qui met à la charge du salarié les frais engagés pour les besoins de son activité professionnelle est réputée non écrite : en clair, elle n’est pas valable. C’est ce qu’ont rappelé les juges dans une affaire à propos de laquelle l’employeur imposait à un salarié la prise en charge des frais d’entretien d’une tenue de travail dont le port était obligatoire : c’est à l’employeur de prendre en charge le coût d’entretien des vêtements en question, même si le contrat de travail expose le contraire.

Pour quel montant ? Deux méthodes s’offrent à vous pour procéder au remboursement des frais professionnels :

• soit vous remboursez ces frais sur la base de leur coût réel, contre justificatifs ;
• soit vous attribuez des allocations forfaitaires, solution notamment admise pour les indemnités kilométriques, les frais de grands déplacements, les frais de repas et de logement (sachez, dans ce cas, que le salarié n'a pas à justifier des frais réellement engagés pour en obtenir le paiement).

Attention. Rembourser les frais professionnels sur la base d’un forfait est, par principe, possible. Toutefois, la somme qui reste à la charge du salarié ne doit pas avoir pour effet de ramener la rémunération proprement dite du travail en deçà du SMIC (soit 1709,28 € pour l’année 2023) ; en outre, le montant du forfait ne doit pas être manifestement disproportionné par rapport au montant des frais réels engagés.

Un cas vécu à ne pas reproduire… Un salarié, conseiller en gestion de patrimoine, perçoit une rémunération qui se décompose de la manière suivante : une partie fixe, correspondant au SMIC, augmentée d’une indemnité forfaitaire de 230 € au titre des frais professionnels, et une partie variable liée à son activité. Or, ce salarié réclame un complément de remboursement de frais au motif que, représentant en moyenne le 1/3 des frais réellement engagés, il est insuffisant. Le juge lui a donné raison : même si ce forfait est fixé contractuellement, il n’en demeure pas moins que le salarié doit être remboursé des frais réellement exposés, dès lors que ce forfait est manifestement disproportionné.

Autre exemple. Dans une autre affaire, un employeur avait prévu de laisser à la charge d’une salariée les frais de carburant liés à ses déplacements professionnels, contre la mise à disposition du véhicule de l’entreprise pour ses déplacements domicile-lieu de travail. Cette modalité de prise en charge des frais a été sanctionnée par le juge : la contrepartie, correspondant à la mise à disposition du véhicule, ne pouvant être évaluée, il n’était pas possible de vérifier si la rémunération proprement dite du travail restait chaque mois au moins égale au SMIC.

Rembourser les frais de restaurant et les frais d’hôtels…

Un salarié en déplacement doit déjeuner… Parce qu’il est en déplacement, et qu’il ne peut, ni rentrer chez lui ni retourner dans l’entreprise pour se restaurer le midi, il est contraint de déjeuner à l’extérieur, bien souvent au restaurant. Il peut aussi être tenu de séjourner à l’hôtel compte tenu des contraintes de son déplacement. Pour le dédommager de ses frais qu’il est contraint d’engager, parce qu’il est en déplacement professionnel, vous (l’entreprise) allez procéder au remboursement de ses frais. Comme nous l’avons vu précédemment, deux méthodes s’offrent à vous.

Vous le remboursez « au réel ». La première méthode consiste à rembourser à l’euro près, contre justificatifs, les sommes déboursées au restaurant et/ou à l’hôtel. Ce remboursement, qui n’a pas la caractéristique d’un avantage en nature, est exonéré de charges sociales, dès lors que vous démontrez que le salarié était obligé de réaliser cette dépense. Une autre solution peut aussi consister en une prise en charge de la dépense auprès du restaurateur ou de l’hôtelier qui vous envoie directement la ou les factures (solution plus rarement adoptée en pratique).

Vous le remboursez « au forfait ». Vous pouvez aussi procéder à une indemnisation forfaitaire, exonérée de charges, le montant de l’indemnité variant toutefois selon que le salarié est contraint ou non de prendre ses repas au restaurant (si vous respecter les seuils d’exonération, vous n’avez pas à justifier de l’utilisation conforme de cette indemnité ; au-delà, vous serez obligé de justifier du montant réel de la dépense). Notez que les seuils d’exonération diffèrent selon que le salarié prend ou non son repas au restaurant.

A noter. Dans le secteur du BTP et pour les entreprises de travail temporaire (ainsi que pour les entreprises du secteur de la tôlerie, de la chaudronnerie et de la tuyauterie industrielle), un barème spécifique est susceptible de s’appliquer qui tient compte à la fois des frais de repas et des frais de déplacement sur les salariés.

     =>  Consultez le barème des indemnités pour frais de petits déplacements

Si le déplacement est particulièrement éloigné… On parle ici des indemnités de grand déplacement qui suppose que le salarié soit en mission professionnelle à une distance suffisamment éloignée de chez lui, ce qui l’oblige à engager des frais supplémentaires de nourriture et de logement. A titre de règle pratique, on considère qu’un salarié est en « grand déplacement » si la distance le séparant de sa résidence est d’au moins 50 km ou, en cas d’utilisation d’un transport en commun, si le temps de trajet est supérieur à 1h30 (trajet aller). Là encore, pour bénéficier de l'exonération de cotisations sociales, deux méthodes sont possibles :

• soit vous remboursez la dépense réellement engagée, sur la base de justificatifs : ce remboursement est normalement exonéré de cotisations sociales, s’il est effectivement et dûment justifié ;
• soit vous utilisez les barèmes forfaitaires mis à votre disposition :

     =>  Consultez le barème pour les grands déplacements en Métropole

     =>  Consultez le barème pour les grands déplacements en Outre-mer

Dans tous les cas… Il vous appartient de prouver que le salarié est dans l’impossibilité de regagner son domicile ou son lieu de travail pour prendre son repas.

Une limite de 3 mois ? Notez que l’exonération de cotisations sociales des indemnités de grand déplacement est limitée aux déplacements dont la durée, continue ou discontinue, dans un même lieu, ne dépasse pas 3 mois de date à date.

Précisions. La durée de déplacement sur un même chantier ou site correspond à la durée d'affectation, prenant en compte, le cas échéant, les périodes de suspension du contrat de travail avec ou sans versement de la rémunération.

Entre 3 mois et 2 ans. Lorsque la durée d’affectation du salarié sur un même chantier ou site est prolongée au-delà de 3 mois (et jusqu’à 2 ans), le montant des indemnités versé se voit appliquer un abattement de 15 % à compter du 1er jour du 4e mois.

Et au-delà de 2 ans ? Depuis le 25 juin 2021, il est prévu que lorsque la durée d’affectation du salarié est supérieure à 24 mois, le montant des indemnités est minoré de 30 % à compter du 1er jour du 25e mois, dans la limite de 4 années supplémentaires.

Précisions. Les employeurs peuvent, par conséquent, bénéficier de déduction au titre des indemnités forfaitaires de grand déplacement pour une durée maximale de 6 ans. Au-delà, ils pourront uniquement déduire les remboursements des dépenses réellement engagées sur la base de justificatifs.

Exemple de frais de repas à prendre en charge. Un salarié, envoyé en mission longue à plus d’une centaine de kilomètres de son domicile, expose nécessairement des frais. L’intégralité de ces frais ne pouvant pas être couverte par la prime panier versée au salarié, l’employeur doit rembourser les autres frais de repas.

Rembourser les frais de voyage : voiture, train…

Si le salarié prend le train… Le remboursement du billet de train ne pose pas de difficultés particulières : à condition de justifier la dépense, le remboursement, effectué sur la base des frais réels, sera exonéré de cotisations sociales.

Si le salarié prend sa voiture… Le salarié qui utilise son véhicule personnel pour effectuer un déplacement professionnel aura droit à un défraiement. Notez que si le contrat de travail du salarié lui impose d’utiliser son véhicule personnel, vous devrez lui verser des indemnités kilométriques s’il l’utilise effectivement. Peu importe alors que vous mettiez à sa disposition d’autres véhicules.

Quels déplacements ? Par principe, les frais occasionnés par les trajets entre le lieu de résidence habituelle du salarié et son lieu de travail, ne constituent pas des frais professionnels et n’ont pas à être indemnisés par l'employeur. Mais ces déplacements ne peuvent pas être assimilés à des trajets habituels domicile-travail et doivent être indemnisés lorsque :

• le contrat de travail rattache le salarié au siège de la société mais qu’il est toujours affecté à des sites dont la distance est très supérieure à la distance entre son domicile et le siège de la société ;
• ses nombreux déplacements, même de courte durée mais à des distances considérables du siège de l'employeur :

• ○ ne lui permettent pas l'utilisation des transports en commun (ou ne sont pas couverts par des solutions de transport en commun) ;
• ○ sont inhérents à son emploi ;
• ○ sont effectués pour les besoins de son activité professionnelle et dans l'intérêt de l'employeur ;
• ○ les horaires sont particulièrement incommodes.

Quel montant ? Vous pouvez, dans ce cadre, procéder à un remboursement des frais réellement engagés, ou, solution la plus couramment utilisée, en fonction d’un barème kilométrique (si vous respectez les limites fixées par le barème publié par l’administration fiscale, l’allocation forfaitaire est exonérée de cotisations sociales).

     =>  Consultez le barème des frais kilométriques publié par l’administration fiscale

Quelle formule choisir ? L’usage du barème est source de simplification pour l’entreprise, et s’avère avantageux pour le salarié puisque le barème tient compte, dans ses modalités de calcul, de l’amortissement du véhicule.

Véhicule électrique = majoration ? Notez qu’en cas d’utilisation d’un véhicule électrique à des fins professionnelles, le montant de l’indemnité kilométrique est majoré de 20 %.

Quelques conseils à ce sujet… Si vous utilisez le barème fiscal, demandez et conservez une copie de la carte grise du véhicule du salarié (sur laquelle figure notamment la puissance fiscale du véhicule) et veillez à contrôler régulièrement le nombre de kilomètres effectués, afin de valider ou non le changement de seuil (des régularisations pourront, le cas échéant, être opérées en fin d’année).

Rembourser les frais liés aux outils issus des nouvelles technologies de l’information et de la communication et au télétravail

Une pratique qui se répand… Qu’il s’agisse pour votre salarié d’utiliser son téléphone portable, son ordinateur, sa connexion web, etc. ou de travailler de chez lui pour le compte de l’entreprise (situation de télétravail), les frais engagés à ce titre doivent être remboursés par l’entreprise. Et pour que ce remboursement soit exonéré de cotisations sociales, vous devez justifier des frais réellement exposés par votre collaborateur.

Pour les téléphones, ordinateurs, connexions web… Pour évaluer les dépenses remboursables en exonération de charges, il faut prendre en compte :

• pour le matériel amortissable (ordinateur par exemple), l’annuité d’amortissement,
• pour le petit matériel non amortissable, la valeur d’achat,
• pour les consommables (papier, encre, etc.), les justificatifs remis par le salarié,
• pour la connexion Internet, les justificatifs remis par le salarié.

Versement d’ une allocation forfaitaire ? Lorsque vous ne pouvez pas justifier la réalité des dépenses professionnelles supportées par votre salarié et que les frais engagés sont justifiés pour raisons professionnelles, l’administration sociale admet désormais que ceux-ci peuvent être remboursés sur la base d’une allocation forfaitaire ne pouvant excéder 50 € par mois.

Pour le télétravail… Si la loi n’impose pas expressément à l’employeur de prendre en charge les dépenses liées au télétravail (notamment le coût des matériels, logiciels, abonnements, communications et outils, ainsi que leur maintenance), rappelons que les charges supportées par les salariés lors de l’accomplissement de leurs missions et inhérentes à leur fonction constituent des frais professionnels, que l’employeur doit donc lui rembourser. Le remboursement est exonéré de cotisations sociales dans les conditions suivantes :

• pour les frais fixes et variables lié à la mise à disposition d’un local ou d’un bureau pour un usage professionnel : prenez en compte le rapport surface du local concerné / surface totale de l’habitation pour apprécier la quote-part des frais supportés à titre professionnel, déterminés sur la base des dépenses réellement supportées par le salarié ;
• pour les éventuels frais d’adaptation du local (travaux d’aménagements par exemple), prenez en compte les montants facturés ;
• pour les frais de matériel informatique, de connexion Internet, de fournitures, etc., prenez en compte les dépenses réelles, plafonnées au maximum à 50 % du total, sur justificatifs.

Verser une allocation forfaitaire télétravail ? A titre de remboursement des frais professionnels, l’employeur peut verser une allocation forfaitaire au salarié. Cette allocation sera réputée utilisée conformément à son objet et exonérée de cotisations et contributions sociales dans la limite globale de :

• 10 € par mois, pour un salarié effectuant 1 jour de télétravail par semaine ;
• 20 € par mois, pour un salarié effectuant 2 jours de télétravail par semaine ;
• 30 € par mois, pour un salarié effectuant 3 jours de télétravail par semaine ;
• etc.

Vers une allocation forfaitaire journalière télétravail ? En cas d’allocation forfaitaire fixée par jour, cette dernière est réputée utilisée conformément à son objet et exonérée de cotisations sociales dès lors que son montant journalier n’excède pas 2,50 €, dans la limite de 55 € par mois.

Verser une allocation forfaitaire prévue par un accord collectif ? De la même manière, le montant de l’allocation forfaitaire peut être prévu par une convention collective de branche, un accord professionnel ou interprofessionnel ou un accord de groupe. Dans ce cas, ce montant est exonéré de cotisations sociales, dès lors que l’allocation est attribuée en fonction du nombre de jours effectivement télétravaillés.

Précisions. Cette allocation forfaitaire, lorsqu’elle est fixée par accord collectif, est ainsi exonérée de cotisations sociales dans la limite des montants prévus par cet accord dès lors que son montant n’excède pas :

• 13 € par mois, pour un salarié effectuant 1 jour de télétravail par semaine ;
• 26 € par mois, pour un salarié effectuant 2 jours de télétravail par semaine ;
• 39 € par mois, pour un salarié effectuant 3 jours de télétravail par semaine ;
• etc.

Allocation forfaitaire journalière « collective » ? Les employeurs ont également la possibilité de fixer par accord collectif une allocation forfaitaire journalière qui sera exonérée de cotisations sociales dès lors que son montant n’excède pas 3,25 € par jour, dans la limite de 71,50 € par mois.

En cas de remboursement de montants supérieurs ? En cas de remboursement dépassant ces limites, l’exonération de cotisations et contributions sociales ne pourra être admise que sur la base des justificatifs produits à l'occasion des contrôles.

Pour les salariés itinérants… Si vos salariés ne disposent d’aucun local professionnel, ils peuvent prétendre à une indemnité d’occupation de leur domicile dès lors que l’exécution de leur tâche nécessite de s’y consacrer sérieusement dans de bonnes conditions. C’est ce qui a déjà été jugé alors que l’employeur prétendait que ses salariés (des visiteurs médicaux) pouvaient travailler depuis leur véhicule de fonction. Cette indemnité, pour sa part, est soumise à cotisations sociales.

En cas de circonstances exceptionnelles ou de force majeure justifiant la mise en place du télétravail, les frais engagés à des fins professionnelles par votre salarié pour l'utilisation d'outils issus des nouvelles technologies de l'information et de la communication (NTIC) qu'il possède, en l'absence d'outils fournis par votre part, sont considérés comme des charges de caractère spécial inhérentes à la fonction ou à l'emploi.

Quel remboursement ? Dans cette situation, ces frais peuvent être remboursés par l’employeur suivant les dispositions prévues au titre du remboursement des frais liés au télétravail. Ce remboursement lié aux frais de télétravail n’est pas cumulable avec le remboursement des frais liés à l’utilisation des outils NTIC personnels, puisque ces frais seront déjà couverts.

Rembourser les dépenses exceptionnelles en dehors de l’exercice de la profession du salarié

Focus sur la notion de frais d’entreprise. On parle de frais d’entreprise lorsque l'employeur est amené à rembourser des dépenses engagées par le salarié ou à mettre à sa disposition des biens ou services, sans qu'il s'agisse d'un élément de rémunération, d'un avantage en nature ou d'une indemnisation de frais professionnels.

Critères cumulatifs. Pour être considérés comme des frais d’entreprise, les dépenses engagées par le salarié doivent remplir 3 critères cumulatifs :

• être exceptionnelles ;
• avoir été engagées dans l’intérêt exclusif de l’entreprise ;
• avoir été exposées en dehors de toute activité normale du salarié.

Des justificatifs ? En plus de ces 3 critères, les dépenses engagées par le salarié doivent également être justifiées par :

• l’accomplissement d’obligations légales ou conventionnelles de l’entreprise ;
• ou la mise en œuvre de techniques de direction, d’organisation ou de gestion de l’entreprise ;
• ou le développement de la politique commerciale de l’entreprise.

Une exonération de cotisations sociales ? Les remboursements au salarié de ces frais d'entreprise étaient totalement exonérées de cotisations sociales, même en cas d’application de l'abattement forfaitaire supplémentaire pour frais professionnels.

Fin des frais d’entreprise. L’administration sociale, depuis le 1er avril 2021, ne prend plus en compte la notion de frais d’entreprises, qui sont désormais qualifiés de frais professionnels.

Quelles conséquences ? L’exonération des dépenses exceptionnelles engagées par le salarié n’est, désormais, plus automatique, notamment en présence d’une déduction forfaitaire spécifique appliquée par l’employeur. Dans cette hypothèse, les sommes remboursées à titre de frais professionnels qui bénéficient à un salarié pour lequel l’employeur applique une déduction forfaitaire spécifique sont alors soumises aux cotisations sociales.

Un impératif : demandez des justificatifs !

Une preuve à rapporter. En qualité d’employeur, vous devez justifier l’utilisation effective des remboursements de frais professionnels, au bénéfice de vos salariés, conformément à leur objet, pour bénéficier de l’exonération de cotisations sociales.

En cas de remboursement des frais réels. Dans ce cas, vous devez être en mesure de produire tous les justificatifs de nature à prouver que le remboursement couvre effectivement des frais professionnels.

Pensez à la note de frais ! C’est un principe à mettre en place systématiquement dans l’entreprise : le remboursement des frais supposera que le salarié justifie des dépenses réalisées. Il s’agira, pour vous, non seulement d’exercer un contrôle sur les frais engagés et donc remboursés, mais également de vous constituer autant d’éléments de preuve pour justifier du caractère professionnel de ce remboursement, tant auprès de l’administration fiscale que des services de l’Urssaf. La méthode usuelle consiste à mettre en place un système de notes de frais, accompagnées des justificatifs, qui sera soumis à la signature de l’employeur ou de son représentant. Vous pourrez procéder au remboursement, soit au coup par coup, soit globalement à chaque fin de mois, en même temps que le versement du salaire.

Attention. Un déplacement non justifié, et pour lequel vous procédez au remboursement, sera soumis aux cotisations sociales. Soyez suffisamment exhaustif sur les notes de frais, de manière à ce qu’apparaisse la date, le lieu du déplacement, son objet précis, etc.

En cas de mise en place d’un forfait. Si la prise en charge, par l’entreprise, des frais professionnels est assurée de manière forfaitaire, votre salarié n'a pas, pour y avoir droit, à justifier des frais réellement exposés, ce qui rend la preuve de l’utilisation conforme des allocations au bénéfice de frais professionnels plus difficile à rapporter. Par mesure de simplification, pour les allocations forfaitaires liées à la nourriture, au logement, au transport, à la mobilité professionnelle, vous ne serez pas tenu de justifier d’une utilisation conforme de ces allocations si les montants n’excèdent pas les limites prévues par les barèmes correspondants. Si les allocations forfaitaires excèdent ces limites, vous devrez, pour bénéficier de l’exonération de cotisations sociales, apporter tous les justificatifs nécessaires pour démontrer que ces allocations sont attribuées aux salariés conformément à leur objet.