Signature d’un contrat : qui peut engager la société ?

Engager la société : en principe, par le représentant légal

Principe. La règle veut que la société soit engagée par son représentant légal (directeur, administrateur, président, gérant, etc.). Mais pour cela, il faut que 3 conditions cumulatives soient réunies. Lesquelles ?

3 conditions à respecter. Pour que la société soit engagée par son représentant légal, il faut que l’acte conclu:

• entre dans son objet social ;
• soit licite ;
• soit accompli en son nom.

Objet social. Pour mémoire, l’objet social désigne l’ensemble des activités que la société peut exercer. Il est défini dans les statuts de la société et correspond à l’activité réellement exercée en pratique par l’entreprise.

Attention. Les SARL et les SA sont engagées par les actes de leurs représentants légaux même s’ils ne relèvent pas de leur objet social, sauf si elles prouvent que le tiers cocontractant savait que l'acte dépassait leur objet social ou qu'il ne pouvait l'ignorer compte tenu des circonstances.

Acte licite. Pour être valable, l’acte doit être licite, c’est-à-dire qu’il n’est pas contraire à l’ordre public et aux bonnes mœurs. Mais il doit aussi être conclu dans l’intérêt commun des associés de la société.

Au nom de la société. Bien sûr, l’acte doit être accompli au nom de la société. Ainsi, lorsqu’un représentant légal agit à titre personnel, la société n’est pas engagée.

Pouvoirs limités ? Le représentant légal peut voir ses pouvoirs limités. Les statuts de la société peuvent, par exemple, prévoir que le dirigeant ne peut conclure que certains types d’actes ou qu’en cas d’engagement de caution, la signature des associés est obligatoire. Les pouvoirs d’un dirigeant peuvent également être limités lorsqu’il y a plusieurs dirigeants.

Engager la société : par exception, une autre personne ?

Une possibilité. Tous les contrats et les actes qui engagent l’entreprise ne sont pas nécessairement signés par le représentant légal. Ils peuvent aussi être signés par des collaborateurs de l’entreprise. Mais, dans ce cas, pour que la société soit réellement engagée par cette signature, des conditions précises doivent être remplies.

Soyez vigilant ! Lorsque la personne qui représente la société avec laquelle vous souhaitez conclure un contrat n’est pas le représentant légal, soyez vigilant car il existe alors une source d’insécurité juridique concernant la validité du contrat.

3 situations. Pour que l’acte soit valable, il faut que votre interlocuteur bénéficie d’une habilitation (ou d’une délégation de pouvoirs), d’une délégation de signature ou que vous puissiez vous prévaloir de la théorie du « mandat apparent ».

Le point sur la délégation de pouvoirs et la délégation de signature

Habilitation. Il est tout à fait possible qu’un représentant d’une société engage celle-ci même s’il n’en est pas le représentant légal lorsqu’il possède une habilitation : dans cette hypothèse, il a reçu une délégation de pouvoirs de la part du représentant légal qui l’autorise à agir au nom de la société, dans la limite des attributions qui lui sont données, le cas échéant.

Attention ! La délégation de pouvoirs ne peut pas être faite à une personne interdite de gérer une société.

Délégation de signature. Un collaborateur peut aussi avoir reçu, non pas une délégation de pouvoirs, mais une délégation de signature : dans ce cas, le représentant légal se borne à donner à un collaborateur le pouvoir de signer pour son compte un acte relevant de son pouvoir.

À ne pas confondre. La délégation de pouvoirs est donnée par la société et continue à produire ses effet même lorsque le représentant légal a quitté ses fonctions tandis que la délégation de signature est attachée au représentant légal ; par conséquent, elle ne produit plus d’effets lorsque le représentant légal quitte son poste.

Conseil. Demandez à joindre au contrat une copie de l’habilitation, de la délégation de pouvoirs ou de la délégation de signature du représentant de la société cocontractante. Cela vous permettra également de vérifier que votre interlocuteur a effectivement la capacité de signer l’acte.

Les effets du « mandat apparent »

Mandat apparent. Il peut arriver que vous soyez amené à conclure avec quelqu’un dont vous étiez persuadé qu’il avait les qualités pour conclure l’acte au nom de la société : c’est le « mandat apparent ». Mais encore faut-il que votre croyance soit légitime…

Attention ! Les éléments qui permettent de caractériser une croyance légitime varient en fonction de chaque situation (profession de l’interlocuteur, position de l’interlocuteur dans la société, etc.).

Exemple 1. Un contrat a été conclu entre deux sociétés dont l’une était représentée par l’assistante de direction qui n’était pas habilitée à cet effet. Il a été jugé que la croyance de la 1ère société n’était pas légitime car :

• les parties n'avaient entretenu aucune relation commerciale antérieure ;
• la société n'a pas vérifié l'habilitation de l’assistante de direction ;
• la société n'établit pas que l’assistante de direction se soit prévalue d'une quelconque habilitation ou délégation de pouvoirs pour conclure le contrat litigieux ;
• en professionnel aguerri, la 1ère société ne pouvait pas ignorer les règles de représentation des sociétés.

Exemple 2. Un contrat de location d’une machine, conclu avec un crédit bailleur, signé par un directeur de site d’une entreprise et sur lequel a été apposé le cachet de l’entreprise a pu être annulé par cette dernière aux motifs que le directeur n’était pas habilité à la représenter pour signer ce contrat. Dans cette affaire, le juge a estimé que le seul cachet de l’entreprise et la signature du directeur sont insuffisants à autoriser le crédit bailleur à ne pas vérifier si le directeur pouvait effectivement engager la société par sa signature (les conditions du mandat apparent n’étaient, ici, pas réunies).

Exemple 3. La salariée d’un hypermarché a signé un bon de commande avec une société, alors qu’elle ne pouvait normalement pas le faire. Pour faire valoir ses droits, la société a expliqué qu’elle était persuadée que la salariée avait les qualités pour conclure l’acte au nom l’hypermarché puisque sa fonction consiste à approvisionner les rayons et à vendre les produits et parce qu’elle avait la libre disposition du cachet commercial de l’hypermarché. Sauf que la société avait signé un contrat avec la société-mère du groupe auquel appartient l’hypermarché, aux termes duquel il lui est interdit de présenter directement ses offres aux hypermarchés du groupe, sans l’accord de la société-mère. Or, la société n’avait pas ici l’accord de la société-mère. Par conséquent, en présentant directement un bon de commande à l’hypermarché, la société aurait dû vérifier que la salariée qui l’a signé, avait effectivement le pouvoir de le faire. Ce qu’elle n’a pas fait : elle ne peut donc pas se prévaloir d’un « mandat apparent ».

Conseil. N’hésitez pas à faire contrôler la régularité du contrat par un juriste spécialisé (avocat, expert-comptable, notaire, etc.) qui pourra vérifier les capacités de toutes les parties.