Signer électroniquement un marché public : ce qu’il faut savoir
Marchés publics et signature électronique : une obligation ?
Volonté de dématérialisation. Le Gouvernement a engagé une démarche de dématérialisation des passations des marchés publics. Ainsi, les marchés publics d’un montant au moins égal à 40 000 € HT sont obligatoirement dématérialisés.
Signature électronique : une simple faculté ! L’obligation de dématérialisation des passations de marchés publics n’a pas été étendue jusqu’à la signature électronique. La raison est d’ordre technique : les acheteurs (État, régions, collectivités publiques, etc.) et les entreprises n’ont pas encore tous la capacité de signer électroniquement.
Signature électronique : une possibilité ! L’absence d’obligation de recours à la signature électronique ne vaut pas interdiction d’y recourir. Ainsi, si vous et l’acheteur avez la capacité de signer électroniquement, rien ne doit vous empêcher de le faire.
Le saviez-vous ?
Même si recourir à la signature électronique n’est pas une obligation, dans le cadre de la dématérialisation des passations des marchés publics, le Gouvernement incite les entreprises à se doter d’une signature électronique, pour ne pas rompre la chaîne de dématérialisation.
Marchés publics et signature électronique : mode d’emploi
Qu’est-ce qu’une signature électronique ? La signature électronique est l’équivalent de la signature manuscrite pour un document dématérialisé qui peut avoir différents formats (pdf, xml, jpg, etc.). La signature électronique s’accompagne d’un certificat électronique, installé sur une clé USB ou une carte à puce.
Quel est l’intérêt de la signature électronique ? La signature électronique garantit :
- l’identité du signataire : une signature électronique ne peut pas, en effet, être copiée ou falsifiée (le certificat de signature est sécurisé) ;
- l’intégrité du document : une fois signé, s’il y a une modification du document, les signataires en sont immédiatement informés.
Le saviez-vous ?
Scanner un document signé électroniquement ne donne pas le caractère original au document : il s’agit d’une simple copie.
Faut-il signer électroniquement tous les documents ? Il n’y a pas besoin de signer électroniquement tous les documents de l’offre de candidature. Il faut seulement signer l’acte d’engagement (formulaire DAJ-Attri1) qui récapitule l’ensemble des autres pièces du dossier de candidature.
Signer un fichier compressé ? Il n’est pas utile de signer un fichier compressé (zip, rar, etc.) car la signature du fichier n’emporte pas signature de tous les documents qui y sont contenus.
Absence de signature. En répondant à une consultation, le candidat accepte les conditions de celles-ci. Ainsi, même s’il ne signe pas son offre de candidature, cette dernière l’engage, pour la durée prévue dans les documents de la consultation.
À noter. Toutefois, si l’acheteur exige la signature électronique de l’offre de candidature, en l’absence de cette signature électronique, l’offre de candidature est irrégulière.
La passation d’un marché public peut-elle être signée électroniquement par une partie et manuscritement par l’autre ? Dans cette hypothèse, seul le contrat signé électroniquement a valeur originale, l’autre étant une copie. Aucun cocontractant n’a donc un document signé par les 2 parties. Cette situation est donc à éviter !
Obtenir un certificat de signature électronique
Certificat électronique. Les certificats électroniques sont délivrés par des entreprises de certification. Le coût varie généralement entre 80 € et 300 € HT, selon la durée du certificat (1 à 3 ans, généralement) et les modalités de sa délivrance.
Combien de temps pour obtenir le certificat électronique ? Comptez de 48 heures à 15 jours, selon l’entreprise de certification que vous avez choisie.
Le saviez-vous ?
Il existe des certificats européens qui permettent de signer électroniquement dans tous les pays membres de l’Union européenne. Ces certificats doivent être conformes au règlement européen eIDAS qui prévoit 4 types de niveaux de sécurité des signatures électroniques.
En France, pour la commande publique, il faut un certificat de signature électronique correspondant aux niveaux 3 ou 4.
1 certificat = 1 personne ! Le certificat de signature électronique est lié à l’identité d’une personne physique. Si plusieurs personnes sont habilitées, au sein de l’entreprise, à signer électroniquement, il faut donc acheter plusieurs certificats de signature électronique.
À retenir
Pour pouvoir avoir une signature électrique, il est nécessaire d’obtenir un certificat (il existe un certificat de signature par personne physique). Posséder une signature électronique peut s’avérer très utile, le Gouvernement souhaitant dématérialiser de plus en plus les échanges lors des passations de contrats de marchés publics.
