Syndic de copropriété : des missions et une responsabilité

Syndic de copropriété : des missions différentes

1ère mission. Le syndic de copropriété a pour 1ère et principale mission l’exécution du règlement de copropriété et des décisions de l’assemblée générale des copropriétaires, notamment en convoquant au moins une fois par an l’assemblée générale. S’il ne respecte pas les décisions prises, il met sa responsabilité en jeu et peut se voir révoquer.

Pour la petite histoire. Il a été jugé qu’en cas de carence d’un copropriétaire-bailleur, les autres copropriétaires ont le droit de demander la résiliation du bail dès lors que l’activité du locataire contrevient au règlement de copropriété et leur cause un préjudice, lorsque que le bailleur n’intervient pas lui-même.

2ème mission. Le syndic doit administrer l’immeuble. Il doit ainsi recouvrer les charges communes, s’occuper des dépenses courantes et de l’entretien de l’immeuble dont il possède également la mission de sauvegarde. Il doit ainsi, lors de travaux urgents, informer immédiatement les copropriétaires et convoquer impérativement une assemblée générale.

A titre d’exemple. Le syndic est tenu de faire exécuter la réglementation propre à la gestion des immeubles en informant l’assemblée générale des préconisations qu’elle rend obligatoire. C’est ainsi par exemple que des obligations d’information et de gestion s’imposent à lui au sujet de la réglementation des ascenseurs, du dispositif d’individualisation du système de chauffage, etc.

Sur ce dernier point… Le syndic doit obligatoirement faire inscrire à l’ordre du jour de l’assemblée générale la question des travaux permettant de munir l'installation de chauffage d'un dispositif d'individualisation (accompagné des devis élaborés à cette occasion) lorsque l’immeuble est pourvu d’un chauffage commun et qu’il est soumis à l’obligation d’individualisation des frais de chauffage. Il est possible de déroger à cette obligation lorsque les travaux ont un coût trop élevé.

A noter. Le syndic doit communiquer, à la demande des fonctionnaires et agents chargés des contrôles du respect de cette obligation d’individualisation des frais de chauffage, dans un délai d’1 mois à compter de la réception de la requête, l’ensemble des documents prouvant le respect de l’obligation ou les raisons justifiant de la dérogation à l’obligation. A défaut de respect de la réglementation, la sanction est une amende qui ne peut excéder 1 500 € par logement.

A noter bis. Notez qu’en ce qui concerne les installations de gaz et d’électricité, le syndic doit permettre leurs accès aux opérateurs des distributeurs de gaz naturel et d'électricité ainsi qu’aux opérateurs des sociétés agissant pour leur compte.

A noter ter. Le syndic n’êtes pas tenu de procéder au relevé des compteurs privatifs. Dès lors, si un vous êtes victime d’une surconsommation, vous ne pouvez pas demander au syndic de vous indemniser.

A noter quater. A compter du 25 octobre 2020, vous devrez annuellement envoyer à tous les ménages vivent dans la copropriété (locataires comme copropriétaires), et conjointement à la régularisation de leurs charges d'énergie, une note d'information détaillée sur leur consommation d’énergie, comportant :

• le prix unitaire du kWh et le montant HT des consommations ;
• la description des divers tarifs, taxes et redevances appliqués ;
• les combustibles utilisés et les émissions de gaz à effet de serre associées ;
• le taux d'énergie renouvelable et de récupération ;
• la performance énergétique du réseau ;
• la consommation réelle de l'immeuble mesurée par le système de comptage d'énergie calorifique ou frigorifique ;
• la comparaison des données de consommation de chaud ou de froid actuelle de l'immeuble avec sa consommation pour la même période au cours de l'année précédente, sous forme graphique, en données corrigées des variations climatiques pour la chaleur et le froid ;
• la comparaison des données de consommation de chaleur ou de froid avec un utilisateur moyen appartenant à la même catégorie ;
• la comparaison des données de consommation de chaleur ou de froid avec les objectifs nationaux de performances énergétiques ;
• les coordonnées du service compétent pour traiter les réclamations ;
• l'adresse du site Web et le numéro de téléphone du service d'information sur la rénovation (FAIRE) ;
• l'adresse du site Web de l'Agence de l'environnement et de la maîtrise de l'énergie (Ademe) ;
• l'adresse postale et l'adresse du site Web du médiateur national de l'énergie accompagnées de la mention suivante : « En cas de litige lié à l'exécution du contrat, si votre réclamation écrite auprès de [nom du fournisseur] n'a pas permis de régler le différend dans un délai de deux mois, vous pouvez saisir le médiateur national de l'énergie ».

3ème mission. Le syndic doit établir le budget et la comptabilité de la copropriété. L’assemblée générale doit voter le budget prévu. Dans le cas d’une dépense prévue, le syndic doit (par lettre simple) informer chaque copropriétaire par un avis indiquant le montant de la provision exigible. Concernant la comptabilité, celle-ci doit être séparée pour chaque copropriétaire. Le syndic doit également constituer des provisions spéciales, au moins tous les 3 ans, pour faire face aux travaux dans les parties communes susceptibles d’être effectués, mais non encore votés.

4ème mission. Le syndic doit impérativement ouvrir un compte bancaire ou postal séparé au nom du conseil syndical sur lequel sont versées les sommes perçues par ce dernier.

5ème mission. Le syndic possède une liste de tous les copropriétaires avec indication des lots. Il conserve les procès-verbaux des assemblées générales, ainsi que tous les documents comptables. C’est lui qui a la garde du carnet d’entretien et des diagnostics techniques. Il doit pouvoir mettre ces documents à disposition et en délivrer des copies. Il doit pouvoir les communiquer dans les plus brefs délais.

6ème mission. Le syndic devra bientôt établir et tenir un carnet d’entretien de l’immeuble qui sera demandé lors de la vente d’un lot de copropriété. Ce document contiendra plusieurs informations, entre autres :

• l’adresse de l’immeuble ;
• l’identité du syndic ;
• la référence des contrats d’assurance de l’immeuble souscrits par le syndicat ;
• l’année des travaux importants ;
• la référence des contrats d’assurance dommages-ouvrage souscrits par le syndicat ;
• la référence des contrats d’entretien et de maintenance de l’immeuble ;
• l’échéancier du programme des travaux décidés et votés.

7ème mission. Dans le but de fournir aux pouvoirs publics des informations sur l’état des copropriétés en France, le syndic doit établir impérativement une fiche synthétique de la copropriété qui regroupe les données financières et techniques essentielles relatives à la copropriété et à son bâti. Il s’agit, en pratique, d’immatriculer sur un registre national les syndicats de copropriétaires des immeubles (affectés au moins partiellement à l’habitation), dont le syndic a la gestion.

Bon à savoir. Pour favoriser la transmission de la fiche synthétique, il est désormais prévu que si celle-ci n’est pas mise à disposition d’un copropriétaire, au-delà d’un délai d’1 mois à compter de sa demande, des pénalités de 15 € par jour de retard sont imputées sur la rémunération forfaitaire annuelle du syndic. Ces pénalités sont ensuite déduites de la rémunération du syndic lors de l'arrêté des comptes à soumettre à l'assemblée générale.

8ème mission. Le cas échéant, il assure pour le compte du conseil syndical l’embauche et le congédiement du personnel affecté à l’immeuble géré. Notez à ce titre que la responsabilité du syndic peut être engagée s’il a commis une faute qui conduit, par exemple à la requalification d’un CDD en CDI. Par exemple, le syndic qui n’a pas établi de CDD écrit, donnant lieu à la requalification en CDI, doit indemniser la copropriété de son entier dommage (c’est-à-dire de toutes les conséquences rattachées à cette requalification).

9ème mission Un syndic professionnel est tenu de mettre à disposition des copropriétaires un accès en ligne sécurisé (un « extranet ») aux documents dématérialisés relatifs à la gestion de l'immeuble ou des lots gérés.

A noter. Un syndic professionnel peut ne pas mettre en œuvre un extranet s’il en est dispensé par une décision des copropriétaires votées lors d’une AG prise à la majorité absolue des voix de tous les copropriétaires de l’immeuble.

Quel est le contenu de l’extranet ? A compter du 1er juillet 2020, certains documents devront obligatoirement se trouver sur cet extranet, à savoir :

• des documents relatifs à la gestion de l’immeuble ;
• des documents relatifs à un lot de copropriété ;
• des documents seulement consultables par les membres du conseil syndical.

Documents relatifs à la gestion de l’immeuble. Les documents relatifs à la gestion de l’immeuble sont les suivants :

• le règlement de copropriété, l'état descriptif de division ainsi que les actes les modifiant, s'ils ont été publiés ;
• la dernière fiche synthétique de la copropriété réalisée par le syndic ;
• le carnet d'entretien de l'immeuble ;
• les diagnostics techniques relatifs aux parties communes de l'immeuble en cours de validité ;
• les contrats d'assurance de l'immeuble conclus par le syndic au nom du syndicat des copropriétaires en cours de validité ;
• l'ensemble des contrats et marchés en cours signés par le syndic au nom du syndicat de copropriétaires, à l'exclusion des contrats de travail des préposés du syndicat ;
• les contrats d'entretien et de maintenance des équipements communs en cours ;
• les procès-verbaux des 3 dernières assemblées générales annuelles ayant été appelées à connaître des comptes et, le cas échéant, les devis de travaux approuvés lors de ces assemblées ;
• le contrat de syndic en cours.

Documents relatifs aux lots de copropriété. En ce qui concerne les documents relatifs à un lot de copropriété, l’extranet doit comporter :

• le compte individuel du copropriétaire arrêté après approbation des comptes du syndicat par l'assemblée générale annuelle ;
• le montant des charges courantes du budget prévisionnel et des charges hors budget prévisionnel, des deux derniers exercices comptables clos, payées par le copropriétaire ;
• lorsque le syndicat des copropriétaires dispose d'un fonds de travaux, le montant de la part du fonds de travaux rattachée au lot du copropriétaire arrêté après approbation des comptes du syndicat par l'assemblée générale annuelle ;
• les avis d'appel de fonds adressés au copropriétaire sur les trois dernières années.

Documents consultables par le conseil syndical. Les documents seulement consultables par les membres du conseil syndical sont :

• les balances générales des comptes du syndicat des copropriétaires, ainsi que le relevé général des charges et produits de l'exercice échu ;
• le cas échéant, les relevés périodiques des comptes bancaires séparés ouverts au nom du syndicat des copropriétaires ;
• les assignations en justice délivrées au nom du syndicat des copropriétaires relatives aux procédures judiciaires en cours et les décisions de justice dont les délais de recours n'ont pas expiré ;
• la liste de tous les copropriétaires établie par le syndic ;
• la carte professionnelle du syndic, son attestation d'assurance responsabilité civile professionnelle ainsi que son attestation de garantie financière en cours de validité.

Accès à l’extranet. L’extranet doit être accessible aux membres du conseil syndical et aux copropriétaires au moyen d'un code personnel sécurisé garantissant la fiabilité de l'identification des copropriétaires. Les documents mis à disposition par le syndic dans cet espace doivent être téléchargeables et imprimables.

Un extranet actualisé. L'ensemble des documents relatifs à la gestion de l'immeuble et des lots gérés mis à disposition dans cet espace doit être actualisés au minimum une fois par an par le syndic, dans les 3 mois précédant l’AG annuelle.

10ème mission. A compter du 1er janvier 2022, le syndic sera tenu de vous informer des règles locales en matière de tri des déchets. Il devra aussi vous fournir l’adresse, les horaires et les modalités d’accès des déchetteries dont dépend la copropriété.

Des règles de tri affichées… Ces informations devront être affichées de manière visible dans les espaces affectés à la dépose des ordures ménagères par les occupants de la copropriété.

… et communiquées. En outre, au moins une fois par an, le syndic devra vous envoyer un document (par écrit ou par mail) rappelant toutes ces informations.

11ème mission. Le syndic a obligation d’assurer la conservation des archives du syndicat.

Syndic de copropriété : une pluralité de responsabilités

Responsabilité civile. Au titre de sa responsabilité civile, le syndic professionnel doit souscrire une assurance de responsabilité civile (même si ce n’est pas obligatoire pour un syndic non professionnel, cette souscription est fortement conseillée au syndic bénévole). Le syndic est responsable civilement envers le conseil syndical selon les règles du mandat. Il n’engage pas sa responsabilité si :

• la décision fautive est ratifiée par l’assemblée générale ;
• la prescription de 5 ans s’est écoulée ;
• un reçu de quitus a été donné.

Autres responsabilités. Le syndic engage sa responsabilité délictuelle envers les copropriétaires et les tiers en cas de dommages causés dans sa gestion de la copropriété. Il peut également être responsable pénalement, notamment s’il commet un détournement de fonds.