Tenir (à jour) le registre du personnel

Un registre du personnel : pourquoi ?

Une obligation. Le « registre unique du personnel », dont la tenue est obligatoire, a pour objet de recenser un certain nombre d’informations qui concernent toutes les personnes travaillant et ayant travaillé dans l’entreprise. A compter de votre 1ère embauche, vous devez vous munir d’un registre du personnel.

Pour chaque établissement. Si votre entreprise comporte plusieurs établissements, vous devez établir un registre dans chaque établissement où sont employés les salariés, et non pas un seul pour toute l’entreprise.

Un contenu défini par les textes. Doivent figurer dans ce registre les noms et prénoms de tous les salariés, inscrits dans l’ordre des embauches (de manière indélébile, est-il précisé), et les indications complémentaires suivantes, pour chaque salarié :

• la nationalité,
• la date de naissance,
• le sexe,
• l'emploi,
• la qualification,
• les dates d'entrée et de sortie de l'établissement,
• lorsqu'une autorisation d'embauche ou de licenciement est requise, la date de cette autorisation ou, à défaut, la date de la demande d'autorisation,
• pour les travailleurs étrangers assujettis à la possession d'un titre autorisant l'exercice d'une activité salariée, le type et le numéro d'ordre du titre valant autorisation de travail (une copie de ce titre est annexée au registre),
• pour les travailleurs titulaires d'un contrat de travail à durée déterminée, la mention « contrat à durée déterminée »,
• pour les salariés temporaires, la mention « salarié temporaire » ainsi que le nom et l'adresse de l'entreprise de travail temporaire,
• pour les travailleurs mis à disposition par un groupement d'employeurs, la mention « mis à disposition par un groupement d'employeurs » ainsi que la dénomination et l'adresse de ce dernier,
• pour les salariés à temps partiel, la mention « salarié à temps partiel »,
• pour les jeunes travailleurs titulaires d'un contrat d'apprentissage ou de professionnalisation, la mention « apprenti » ou  « contrat de professionnalisation ».

A noter. Si vous accueillez un salarié détaché par un prestataire établi à l’étranger, il faut annexer au registre la déclaration de détachement établie par votre prestataire, ou l’attestation de détachement, le cas échéant.

Et s’il y a des changements ? Si des évènements ont pour objet de modifier le statut du salarié par la suite, ces changements sont portés sur le registre au moment où ceux-ci surviennent (les rectifications ne modifiant pas le statut du salarié dans l’entreprise n’ont pas à être mentionnées).

Un registre du personnel : comment ?

Plusieurs modalités s’offrent à vous. Le registre peut, bien entendu, être tenu sur papier, mais vous pouvez aussi choisir d’utiliser un support informatique.

Si vous faites le choix du papier. Le personnel doit être enregistré par ordre chronologique des embauches et de manière indélébile (pas de crayon à papier !). Si certains salariés ont exercé au titre de plusieurs contrats successifs, vous devez signaler chaque entrée et chaque sortie correspondante sur une nouvelle ligne de votre registre.

Si vous faites le choix de l’informatique. Le support choisi doit permettre des garanties de contrôle équivalentes à la tenue du registre sur support papier : utilisable sans difficulté, aucun risque d’altération des mentions obligatoires du registre, accessible à tout moment, sauvegarde régulière des données, etc. Il peut être utile de conserver l’historique des corrections apportées au registre.

Un registre à déclarer ? Depuis le 25 mai 2018, il n’est plus nécessaire de procéder à une déclaration du registre auprès de la Cnil. Néanmoins, vous devez tenir un registre dans un registre des activités de traitement. Vous y inscrirez alors l’existence du registre unique du personnel.

     =>  Pour en savoir plus, consultez notre fiche « Organiser la protection des données personnelles (RGPD) »

Un registre du personnel : quelles obligations ?

Vous devez tenir ce registre à disposition. Ce registre doit être tenu à la disposition, pour consultation, des membres du CSE, s'il est en place, et des fonctionnaires et agents chargé de veiller à l’application de la règlementation sociale (inspection du travail, services de l’Urssaf, etc.). Ce registre doit rester dans l’entreprise, puisqu’il doit être mis à la disposition permanente de ces personnes : il s’ensuit donc que, même si vous externaliser la paie et la gestion du personnel, la tenue du registre ne peut pas être externalisée.

Vous devez conserver ce registre. Les mentions qui sont portées sur le registre doivent être conservées pendant au moins 5 ans, à compter de la date à laquelle le salarié a quitté l’entreprise. Attention. Le défaut de tenue du registre unique constitue une infraction susceptible d’être relevée par voie de procès-verbal et punie de l’amende prévue pour les contraventions de la 4ème classe, appliquée autant de fois qu’il y a de personnes employées.