Tout savoir sur le paiement du salaire

Payer le salaire selon certaines modalités !

Une obligation. La rémunération est la contrepartie obligatoire de la prestation de travail accomplie par le salarié. S’il n’y a pas de prestation de travail, aucune rémunération n’est due.

Des retenues possibles ? Si un salarié est absent (et que son absence n’a pas à être rémunérée), vous pourrez diminuer son salaire mensuel de la rémunération qu’il aurait perçue s’il avait travaillé. Par exemple : un salarié doit travailler sur une journée de 7 heures mais a fait grève cette journée. Vous retiendrez alors 7 heures de rémunération sur son salaire.

Une nuance. La retenue de salaire doit correspondre au temps exact de la cessation de travail et être égale au résultat obtenu en divisant le salaire mensuel par le nombre d'heures de travail dans l'entreprise pour le mois considéré.

Attention ! Vous ne pouvez pas effectuer une retenue sur le salaire parce que le salarié a cassé du matériel ou a eu une amende pour excès de vitesse. Une telle retenue s’apparenterait à une sanction pécuniaire, ce qui est interdit.

Quel mode de paiement ? Le salaire peut être payé en espèces, lorsque le versement n’excède pas 1 500 € nets, ou bien par chèque ou par virement. Le chèque ou le virement sont obligatoires lorsque le paiement excède 1 500 € nets.

Preuve du paiement. En cas de litige, il vous appartiendra toujours de prouver que vous avez effectué le paiement du salaire, en produisant une pièce comptable. En cas de paiement en espèces, cette preuve peut être difficile à apporter. C’est pourquoi, il est recommandé d’obtenir de chaque salarié la signature d’un reçu attestant du montant remis. Notez que ni l’attestation Pôle Emploi, ni le bulletin de paie ne prouvent le paiement effectif des sommes mentionnées.

Versement sur le compte personnel d’un salarié A compter du 26 décembre 2022, afin d’éviter toute situation de violence économique, le salaire devra être versé sur un compte bancaire personnel du salarié, à savoir un compte individuel ou un compte joint (à partir du moment où il est également au nom du salarié). Il ne sera donc plus possible de verser ce salaire sur le compte d’un tiers.

En cas de paiement par chèque… Le salaire est considéré comme payé seulement lorsque le chèque a été encaissé et débité. Il est donc important de conserver une preuve comptable de cet encaissement en prévision d’un éventuel litige. Ne constitue pas une telle preuve la photocopie d’un chèque libellé au nom du salarié.

Payer le salaire au bon moment !

Un paiement mensuel. En principe, le salaire doit être versé au salarié mensuellement.

Sauf… Le paiement mensuel ne s'applique pas aux salariés travaillant à domicile, aux salariés saisonniers, aux salariés intermittents et aux salariés temporaires. Ceux-ci doivent être payés 2 fois par mois, à 16 jours d’intervalle au maximum.

A quelle date ? Si le versement de la rémunération est mensuel, cela implique que le salarié ne reçoit qu’un salaire par mois. Il doit être versé un jour ouvrable (sauf en cas de recours au virement), pendant les heures de travail et sur le lieu de travail.

Retard de paiement. Tout retard dans le paiement du salaire est passible d’une amende de 450 € au maximum, même s’il est justifié par des circonstances exceptionnelles. En outre, l’employeur peut être condamné à verser des intérêts moratoires au salarié ainsi que des dommages et intérêts si le salarié justifie d’un préjudice distinct du retard en lui-même. Notez enfin que le retard répété (même à 2 reprises en 5 mois) peut justifier une prise d’acte, peu importe qu’il ne soit que de quelques jours.

Exemple 1. Le fait de ne pas pouvoir jouir des sommes dues en temps voulu ne constitue pas un préjudice distinct du retard permettant au salarié d’obtenir des dommages et intérêts en plus des intérêts moratoires.

Exemple 2. En revanche, la mauvaise foi de l’employeur constitue un préjudice indépendant du retard lui-même et justifie l’octroi de dommages-intérêts au profit du salarié. Tel est le cas, notamment de l’employeur qui a, pendant longtemps, refusé de tenir compte de la classification d’un salarié, sans tenir compte des recommandations de l’inspecteur du travail à ce sujet et sans compenser son retard.

Paiement des intérêts de retard. Les intérêts de retard (également appelés « intérêts moratoires », ou « intérêts légaux ») courent de plein droit à compter de la convocation du défendeur devant le bureau de conciliation du conseil de prud'hommes. Si les éléments de salaire non réglés portent sur des périodes successives, les intérêts moratoires ne courent qu'à partir de chaque échéance devenue exigible.

Prescription. Le délai pendant lequel le salarié peut agir en paiement des salaires est de 3 ans. Concernant les indemnités de congés payés, la prescription ne commence à courir qu’à partir de l’expiration de la période de prise des congés payés.

Condamnation et procédure collective. Les instances en cours devant le conseil des prud’hommes à la date du jugement d'ouverture d'une procédure collective (redressement judiciaire ou liquidation judiciaire, par exemple) ne permettent que la constatation des créances et à la fixation de leur montant. Ainsi, les sommes auxquelles serait condamnée l’entreprise devraient être inscrites sur l'état des créances déposé au greffe du tribunal de commerce. Mais l’entreprise ne pourrait pas être directement condamnée à les payer au salarié.

Payer le salaire par anticipation, c’est possible !

Avance ou acompte ? Il peut arriver qu’un salarié en difficulté de trésorerie vous demande d’anticiper le paiement de sa rémunération, par une avance ou un acompte.

L’acompte. L’acompte permet de rémunérer une prestation de travail qui a déjà été réalisée. Exemple : vous payez votre salarié le dernier jour ouvré de chaque mois ; votre salarié vous demande un acompte le 15 du mois ; vous pourrez alors verser les sommes correspondant aux 15 jours écoulés et travaillés. Vous déduirez ainsi ces sommes de la prochaine paie.

L’avance. Il s’agit d’une anticipation de la rémunération qui sera due pour un travail qui n’a pas encore été réalisé. Exemple : le 1er jour du mois, votre salarié vous demande une avance correspondant à la rémunération qu’il devrait percevoir en travaillant les 15 prochains jours.

Une compensation possible. Lorsque vous effectuez une avance sur salaire, vous ne pouvez compenser les sommes avancées que dans la limite d’1/10 du salaire par mois. Exemple : votre salarié reçoit une rémunération nette mensuelle de 1 500 €. Vous lui avez versé une avance correspondant à un demi-mois (750 €). Vous ne pourrez exiger le remboursement que de 150 € par mois. Vous ne serez donc remboursé qu’à l’issue de 5 mois. La limite du dixième de rémunération a pour but d’éviter de priver le salarié de tout revenu.

Attention ! Il n’est pas possible de compenser une dette du salarié, qui fait l’objet d’une reconnaissance de dette, lorsque cette dette a pour objet d’indemniser l’employeur d’une faute du salarié s’il ne s’agit pas d’une faute lourde. Dans une affaire récente, un salarié qui a commis des détournements de fonds au détriment de ses clients a signé, au profit de son employeur, une reconnaissance de dette pour indemniser les clients lésés. Il l’a licencié pour faute grave et a ensuite prélevé sur son solde de tout compte les sommes qui faisaient l’objet de la reconnaissance de dette. A tort, pour le juge.

Mais… Un employeur qui a versé une certaine somme à un salarié, à la suite d’une décision de justice l’y contraignant, peut, si cette décision de justice est infirmée/invalidée, compenser le trop-perçu par le salarié sur ses salaires, tant qu’il lui laisse l’équivalent d’un RSA.