Vos obligations en matière d’information des salariés

Une information par voie d’affichage

Voici la liste. Vous avez l’obligation d’afficher un certain nombre de documents, certains que l’on doit retrouver dans toutes les entreprises, d’autres qui ne concerneront que certaines entreprises, notamment pour des raisons de seuil d’effectif.

Affichez les horaires de travail. Les horaires collectifs de travail doivent être portés à la connaissance de vos collaborateurs, ce qui vous impose d’afficher les horaires de travail. Quelques précisions à ce sujet…

Un même horaire collectif ? Lorsque les salariés travaillent selon le même horaire collectif, il faut afficher un document précisant les heures collectives auxquelles commence et finit le travail ainsi que les heures et la durée des repos (toute modification de cet horaire doit donner lieu à une rectification affichée dans les mêmes conditions) : cet horaire collectif doit être daté et signé par le chef d’entreprise ou le chef d’établissement et doit être affiché en caractère lisible et apposé de façon apparente dans chacun des lieux auxquels il s’applique. Le duplicata de cet avis doit être tenu à la disposition de l’inspecteur du travail.

Un aménagement du temps de travail ? Si l’entreprise a mis en place un système d’aménagement du temps de travail sur une période supérieure à la semaine et au plus égale à l’année, il faut préciser la répartition de la durée du travail (nombre de semaines que comprend la période de référence, et pour chaque semaine, l’horaire de travail et la répartition de la durée du travail).

Travail organisé par équipes successives, roulement ou relais ? Si le travail est organisé par équipes successives, par relais ou par roulement, il faut afficher la composition de chaque équipe dans les mêmes conditions que l’horaire (il est toutefois possible de remplir cette obligation en reportant la composition de l’équipe sur un simple registre mis à la disposition de l’inspecteur du travail et des membres de la délégation du personnel du CSE).

Attention ! Le défaut d’affichage des horaires de travail peut avoir pour conséquence un délit d’opposition au contrôle de la réalité du temps de travail dans l’entreprise par l’inspection du travail : c’est ce à quoi a été condamné un exploitant qui s’est abstenu d’afficher les horaires de travail, malgré des lettres de relance rappelant ses obligations en la matière.

Un affichage des consignes de sécurité...Vous devez mettre en place des consignes de sécurité dans l’entreprise, afin de prendre toutes les mesures nécessaires à la protection des salariés. Vous devez afficher à une place convenable et aisément accessible dans les lieux de travail un avis indiquant les modalités d’accès des salariés au document unique d’évaluation des risques. Si vous disposez d’un règlement intérieur, cet avis doit être affiché sur le même emplacement que celui réservé au règlement intérieur. Vous devez également afficher les consignes générales de sécurité.

… et une signalisation. Les installations d'extinction destinées à prévenir et à lutter contre les incendies doivent faire l'objet d'une signalisation durable aux endroits appropriés et des consignes de sécurité incendie doivent être établies et affichées de manière très apparente dans les établissements où plus de 50 personnes peuvent se trouver occupées ou réunies habituellement (mise en place d’une alarme sonore, désignation du personnel en charge de diriger l’évacuation des personnes, etc.). Vous devez également mettre en place une signalisation de sécurité dans l’entreprise, cette signalisation prend la forme d’un panneau, d’une couleur ou d’un signal lumineux ou acoustique (exemples : baliser les sorties d’évacuation au moyen de panneaux lumineux, localiser les extincteurs d’incendie, etc.).

Afficher les coordonnées des services de secours. Dans le prolongement de celui vient d’être dit, vous devez aussi afficher dans les locaux accessibles aux salariés les coordonnées du médecin du travail (ou du service de santé au travail) et des services de secours d’urgence, ainsi que la localisation de la ou des trousses de secours ou le local de premier secours.

Affichez les coordonnées de l’inspection du travail. En même temps que vous affichez les coordonnées des services de secours, vous devez aussi porter à la connaissance des salariés les coordonnées de l'inspection du travail compétente ainsi que le nom de l'inspecteur compétent.

Affichez les panneaux d’interdiction de fumer. Il est strictement interdit de fumer dans les entreprises. Même s’il s’agit d’une règle qui est connue de tous, cette connaissance ne vous prive pas de l’obligation qui vous est faite de rappeler cette interdiction de fumer au moyen d’une signalisation spécifique. De la même manière, si vous avez mis en place un ou des espaces réservés aux fumeurs, vous devez afficher un « avertissement sanitaire ».

Affichez les panneaux d’interdiction de vapoter. Il est interdit de vapoter dans tous les lieux de travail fermés et couverts affectés à un usage collectif, qu’ils soient ou non situés dans les bâtiments de l’entreprise. Si vous êtes concerné par cette interdiction de vapoter et sous peine d’une amende de 450 € maximum (2 250 € si l’entreprise est condamnée), vous devez afficher, par une signalisation apparente, le principe de cette interdiction mais également ses conditions d’application dans l’enceinte des lieux, le cas échéant.

Affichez l’accord de participation. Si vous avez mis en place un accord de participation, vous devez en informer les salariés par tout moyen, et, à défaut, par voie d’affichage. Si un plan d’épargne est associé à l’accord de participation, vous pouvez également joindre à cet accord les modalités de mise en place et de fonctionnement de ce plan.

Affichez les coordonnées du Défenseur des Droits. Ce service a été mis en place, notamment pour lutter contre les discriminations. Vous devez afficher les coordonnées du service téléphonique de ce service qui est le suivant : 09 69 39 00 00.

Affichez les noms des membres du CSE. Même si l’obligation ne concernait que les membres du comité d’hygiène, de sécurité et des conditions de travail, il est en pratique fréquent de porter aussi à la connaissance des salariés les noms des représentants du personnel.

Où les afficher ? L’affichage doit se faire de façon la plus apparente possible dans chaque lieu de travail et dans les espaces réservées à la communication dédiée aux collaborateurs de l’entreprise. Ce peut-être un lieu de passage pour les salariés, un local dédié au repos des salariés, etc.

Attention ! La vérification par l’inspection du travail du respect des conditions d’affichage est quasi-systématique en cas de contrôle. Ne sous-estimer donc pas cette obligation. Et pensez à mettre à jour régulièrement les documents affichés, sans perdre de vue qu’ils ont d’abord et avant tout pour finalité d’informer vos collaborateurs sur un certain nombre d’informations essentielles touchant à leurs conditions de travail. Il n’est pas inutile, à cet égard, de faire le point avec votre conseil pour valider le respect des différentes obligations qui vous incombe.

Une information communiquée par tout moyen

« Communiquée par tout moyen » ? Par mesure de simplification et d’adaptation aux moyens de communication contemporains, certaines informations n’ont plus à être affichées mais doivent tout de même être communiquées aux salariés (voire aux candidats à l’embauche). Cette communication doit être faite par tout moyen (cela signifie que vous pouvez opter pour l’affichage, par un envoi informatique des documents, utilisation de l’intranet de l’entreprise…).

Communiquez sur le repos hebdomadaire ! Lorsque vous dérogez au repos dominical, il n’est pas nécessaire d’afficher les éventuelles dérogations. Vous devez, néanmoins, procéder à l’information de vos salariés.

Communiquez la période de prise de congés et l’ordre des départs en congés ! Vous devez informer vos salariés des dates de début et de fin de la période, au moins 2 mois avant l’ouverture de cette période (en principe, elle s‘étend du 1er mai au 31 octobre), et communiquer l’ordre des départs en congé, au moins 1 mois avant le départ en congé. Si vous êtes affilié à une caisse de congés payés (entreprise du secteur du bâtiment par exemple), vous devez communiquer par tout moyen les coordonnées de cette caisse d’affiliation. Jusqu’au 23 octobre 2016, l’affichage était obligatoire.

Communiquez les conventions collectives applicables ! Jusqu’au 23 octobre 2016, vous deviez afficher un avis précisant la convention collective applicable dans l’entreprise, ainsi que l’endroit où elle peut être consultée et les modalités de cette consultation. A défaut, vous ne pouviez pas vous prévaloir des dispositions y figurant. Notez que cette obligation d’affichage est remplacée par une communication par tout moyen aux salariés (vous pouvez continuer de procéder à l’affichage ou utiliser l’intranet de l’entreprise, par exemple). Si un salarié justifie d’un préjudice du fait de ce défaut d’information, il peut obtenir une indemnisation en justice. Si vous ne respectez pas cette obligation d’information, vous encourez une amende de 750 €.

Communiquez le règlement intérieur ! Si vous employez au moins 50 salariés, vous êtes tenus d’établir un règlement intérieur. Il n’est plus nécessaire de l’afficher dans les lieux de travail ou dans les locaux et à la porte où se fait l’embauche. Mais vous devez le porter à la connaissance de toute personne ayant accès aux lieux de travail et aux locaux où se fait l’embauche. Bien entendu, si le règlement intérieur vient à être modifié ou mis à jour, vous devez communiquer le nouveau document. En outre, si vous rédigez des notes de services portant sur la discipline, l’hygiène ou la sécurité, vous devez les communiquer également, s’agissant de notes assimilées au règlement intérieur.

Notez que le règlement intérieur doit rappeler les dispositions relatives aux droits de la défense des salariés et les dispositions relatives aux harcèlements moral et sexuel et aux agissements sexistes.

A compter du 1er septembre 2022, le règlement intérieur rappellera également l'existence du dispositif de protection des lanceurs d'alerte relative à la transparence, à la lutte contre la corruption et à la modernisation de la vie économique.

Communiquez les textes liés à la lutte contre les discriminations ! Vous êtes également tenu d’afficher les principaux textes relatifs à l’égalité professionnelle entre hommes et femmes : principe d’égalité de rémunération ; liste des discriminations prohibées ; le cas échéant, synthèse de votre plan d’action en vue d’assurer l’égalité hommes/femmes. Notez toutefois que cette obligation d’affichage est remplacée par une obligation d’information par tout moyen.

Affichez les textes liés au harcèlement.Vous devez informer vos salariés ainsi que les candidats à l’embauche des textes liés au harcèlement moral et sexuel. Depuis le 1er janvier 2019, l’information doit également porter sur les actions contentieuses civiles et pénales ouvertes en matière de harcèlement sexuel et les coordonnées (adresse et numéro de téléphone) des autorités et services compétents, c’est-à-dire :

• du médecin du travail ou du service de santé au travail compétent pour l'établissement ;
• de l'inspection du travail compétente ainsi que le nom de l'inspecteur compétent ;
• du Défenseur des droits ;
• du référent harcèlement sexuel désigné par l’employeur dans les entreprises d’au moins 250 salariés (chargé d’orienter, d’informer et d’accompagner les salariés en matière de lutte contre le harcèlement sexuel et aux agissements sexistes) ;
• du référent harcèlement sexuel au sein du comité social et économique (CSE), s’il existe, et désigné par le CSE dans le cadre d’une résolution prise à la majorité des membres présents.

Communiquez sur les élections professionnelles. Plutôt que de procéder par voie d’affichage, il vous est désormais possible d’informer par tous moyens vos collaborateurs en ce qui concerne l’organisation des élections. Il en est de même du procès-verbal de carence qui peut être porté à la connaissance des salariés par tout moyen.