Avantage en nature : la mise à disposition d'un véhicule par l'entreprise

Avantage en nature « véhicule » : de quoi s'agit-il ?

Utilisation privée d'un véhicule d'entreprise. L'avantage en nature est caractérisé par l'utilisation privée d'un véhicule d'entreprise mis à la disposition permanente d'un salarié ou d'un dirigeant. C'est bien parce que ce véhicule, qui n’appartient pas au salarié bénéficiaire, est utilisé à des fins autres que professionnelles que l'avantage en nature est constitué.

Véhicule de fonction ou véhicule de service ? La mise à disposition permanente suppose qu'en qualité d'utilisateur dudit véhicule, le salarié ne soit pas obligé de le restituer en dehors du temps de travail et qu'il peut l'utiliser pour ses déplacements strictement privés. Le cas est différent si le véhicule est restitué lors de chaque repos hebdomadaire ou pendant la période des congés : on parle alors de « véhicule de service ». Vous pouvez, ici, ne pas tenir compte d’un avantage en nature, l’administration considérant qu’il pouvait être négligé lorsque l'utilisation de la voiture pendant la semaine pour les trajets domicile - lieu de travail constitue le simple prolongement des déplacements professionnels.

Exemple. Un concessionnaire automobile, qui met à disposition de ses commerciaux et dirigeants les voitures de démonstration ainsi qu’une pompe à essence, octroie à ses salariés un avantage en nature pour lequel il doit payer des cotisations sociales.

A noter. Il faut préciser que la mise à disposition d’un véhicule pour l’usage privé d’un salarié ne peut pas être supprimée, sauf stipulation contraire, pendant une période de suspension du contrat de travail. C’est ainsi, par exemple, que vous devez maintenir le véhicule de fonction d’un salarié absent pour cause de maladie. Vous pouvez toutefois prévoir, contractuellement, que ce véhicule puisse être restitué, afin d’être mis à la disposition du salarié remplaçant le cas échéant (encore faut-il que vous établissiez la nécessité d’affecter ce véhicule au salarié remplaçant).

Attention. La suppression unilatérale (sans l’accord du salarié) d’un véhicule de fonction peut justifier une prise d’acte de la rupture du contrat de travail aux torts de l’employeur.

Avantage en nature « véhicule » : quelle évaluation ?

L'importance de l'évaluation. L'évaluation de cet avantage en nature est importante, dans la mesure où elle va servir de base, non seulement pour le calcul de la rémunération de vos salariés, bénéficiaires de l’avantage, et des cotisations sociales correspondantes, mais aussi pour le calcul de l'impôt sur le revenu dû à raison de cet avantage.

2 possibilités pour les salariés. Quel que soit le niveau de la rémunération du bénéficiaire, les règles d'évaluation applicables en matière sociale le sont également en matière fiscale : l'avantage en nature est évalué, au choix de l'employeur, soit sur la base des dépenses réellement engagées, soit sur la base d'un forfait.

Tenir compte des dépenses réelles ? Il faut distinguer selon que le véhicule appartient à l'entreprise ou est loué par elle :

• si le véhicule est acheté par l'entreprise, l'évaluation devra tenir compte de l'amortissement (10 % du prix TTC si le véhicule a plus de 5 ans, 20 % du prix TTC si le véhicule a moins de 5 ans), des frais d'entretien, d'assurance et, le cas échéant, des frais de carburant ;
• si le véhicule est loué par l'entreprise, l'évaluation devra tenir compte du coût global annuel TTC de la location, des frais d'entretien, d'assurance et, le cas échéant, des frais de carburant ;
• dans les deux cas, la valeur de l'avantage en nature s'obtient en appliquant au total ainsi obtenu le rapport existant entre le kilométrage parcouru à titre privé et le kilométrage total.

Et pour un véhicule prêté ? En cas de mise à disposition par l’employeur d’un véhicule prêté au salarié, dans le cadre d’un partenariat entre le constructeur automobile et l’entreprise ou bien dans le cadre d’un sponsoring, l’employeur doit évaluer un avantage en nature constitué uniquement par l’utilisation du véhicule à titre privé. Cette évaluation doit être basée sur le prix de référence du véhicule.

Précisions… Lorsque l’avantage en nature est calculé sur une base forfaitaire, l’employeur qui loue un véhicule électrique, avec ou sans option d’achat, doit évaluer cet avantage sur la base de 30 % du coût global annuel. Notez que depuis le 25 juin 2021, ce coût doit comprendre la location, l’entretien et l’assurance du véhicule, mais pas les frais d’électricité, le cas échéant.

Opter pour un forfait ? Il faut, là encore, distinguer selon que le véhicule appartient à l'entreprise ou est loué par elle :

• si le véhicule est acheté par l'entreprise, l'évaluation est égale à 9 % du coût d'achat TTC du véhicule (6 % si le véhicule a plus de 5 ans) ;
• si le véhicule est loué par l'entreprise, l'évaluation est égale à 30 % du coût annuel TTC comprenant la location, l'entretien et l'assurance ;
• si l'entreprise prend en charge le carburant, l'évaluation doit en tenir compte : soit vous retenez le montant réel, soit vous majorez les forfaits qui sont alors portés à 12 % ou 9 % du coût d'achat TTC dans l'hypothèse où le véhicule est acheté par l'entreprise, à 40 % du coût TTC de la location si le véhicule est loué par l'entreprise ;
• dans les deux cas, ce forfait annuel doit être ajusté au prorata du nombre de mois au cours desquels le véhicule a effectivement été mis à la disposition du salarié.

Et en cas de redevance ? Notez que lorsqu’un salarié verse une redevance au titre de cet avantage dont le montant est inférieur à sa valeur (forfaitaire ou réelle), l’avantage en nature doit impérativement être évalué par la différence entre ces deux valeurs. A défaut, il n’y a pas d’avantage en nature.

En cas d’achat du véhicule à l’issue de sa location… Depuis le 25 juin 2021, l’administration sociale précise qu’en cas d’achat du véhicule par l’employeur à l’issue de sa location (ou dans le cadre d’une location avec option d’achat), la valeur à prendre en compte pour procéder à l’évaluation de l’avantage en nature correspond à la valeur d’achat du véhicule réglée par le loueur ou le crédit-bailleur.

Cas particulier des constructeurs et concessionnaires automobiles. Lorsque l’employeur est un constructeur automobile, un concessionnaire ou encore un agent de marques, qu’il met ses véhicules à la disposition permanente de ses salariés et qu’il opte pour l’évaluation au réel, l’avantage en nature est déterminé en prenant en compte, le cas échéant, le rabais dont aurait bénéficié le salarié si l’entreprise lui avait vendu un de ses véhicules.

Donc. Le montant de l’avantage en nature est alors calculé en enlevant du prix public TTC (toutes taxes comprises) pratiqué par l’employeur le montant du rabais consenti à ses salariés lorsqu’il vend ses véhicules, dans la limite de 30 %.

En cas d’évaluation forfaitaire. L’administration sociale est venue étendre cette méthode de calcul pour l’évaluation forfaitaire de cet avantage en nature.

Avantage en nature « véhicule électrique » : quelle évaluation ?

Evaluation du véhicule électrique. Pour un véhicule fonctionnant exclusivement à l’énergie électrique mis à disposition sur une période comprise entre le 1er janvier 2020 et le 31 décembre 2022, les dépenses prises en compte pour calculer l’avantage en nature :

• ne tiendront pas compte des frais d’électricité engagés par l’employeur pour la recharge du véhicule ;
• seront évaluées après application d’un abattement de 50 % dans la limite de 1 800 € par an.

Evaluation de la borne de recharge entre 2019 et 2022. Pour un véhicule électrique mis à disposition d’un salarié pour une période comprise entre le 1er janvier 2019 et le 31 décembre 2022, l’avantage en nature résultant de l’utilisation d’une borne de recharge à des fins non-professionnelles est évalué à hauteur d’un montant nul. Concrètement, cela signifie qu’aucune cotisation sociale n’est due sur cet avantage.

Nouvelle évaluation de la borne de recharge entre 2023 et 2024. Entre le 1er janvier 2023 et le 31 décembre 2024, lorsque l’employeur met à disposition une borne de recharge électrique, ou prend en charge tout ou partie des coûts liés à l’utilisation de celle-ci, l’évaluation de l’avantage en nature diffère selon que la borne est installée sur le lieu de travail ou non.

Borne installée sur le lieu de travail. Dans ce cas, l’avantage en nature résultant de l’utilisation de cette borne par le travailleur à des fins non professionnelles est évalué à hauteur d’un montant nul, y compris pour les frais d’électricité.

Borne installée en-dehors du lieu de travail. Dans ce cas, l’évaluation est différente en fonction des 2 hypothèses suivantes :

• en cas de prise en charge par l’employeur de tout ou partie des frais relatifs à l’achat et à l’installation d’une borne de recharge :

• ○ lorsque la mise à disposition de la borne cesse à la fin du contrat de travail, cette prise en charge est exclue de l'assiette des cotisations et contributions sociales ;
• ○ lorsque la borne est installée au domicile du salarié et n'est pas retirée à la fin du contrat de travail, cette prise en charge est exclue de l'assiette des cotisations et contributions sociales dans la limite de 50 % des dépenses réelles que le salarié aurait dû engager pour l'achat et l'installation de la borne, dans la limite de 1 000 €. Ces limites sont portées à 75 % des dépenses réelles que le salarié aurait dû engager et 1 500 € respectivement lorsque la borne a plus de 5 ans.

• en cas de prise en charge par l'employeur de tout ou partie des autres frais liés à l'utilisation d'une borne de recharge électrique installée hors du lieu de travail ou du coût d'un contrat de location d'une borne de recharge électrique (hors frais d'électricité), cette prise en charge est exclue de l'assiette des cotisations et contributions sociales dans la limite de 50 % du montant des dépenses réelles que le salarié aurait dû engager.