Calculer l’indemnité de congés payés

Indemnités de congés payés : 2 méthodes de calcul

Principe. La règle est (relativement) simple dans son principe : le congé annuel du salarié ouvre droit à une indemnité égale au dixième de la rémunération brute totale qu’il a perçue au cours de la période de référence. Mais cette indemnité ne peut pas être inférieure au montant de la rémunération qui aurait été perçu pendant la période de congé si le salarié avait continué à travailler. Voilà pourquoi 2 méthodes s’offrent à vous pour le calcul de l’indemnité de congés payés (ICP) : la règle du dixième ou la règle du maintien de salaire.

Appliquer la règle du dixième. L’indemnité est égale au 1/10ème de la rémunération brute totale perçue par le salarié au cours de la période de référence. Par « période de référence », il faut retenir la période s’étalant du 1er juin au 31 mai de l’année suivante : concrètement, pour des congés pris au cours de l’été N, vous prenez en compte les rémunérations perçues pendant la période de référence du 1er juin de l'année N-1 au 31 mai de l'année N.

Appliquer la règle du maintien de salaire. Pour rappel, l'indemnité de congés payés ne peut pas être inférieure à la rémunération que le salarié aurait perçue s'il avait continué à travailler normalement pendant la période de ses congés : cette rémunération est calculée en fonction du salaire gagné pendant la période précédant le congé et de la durée du travail effectif de l'entreprise. Il faut ici prendre en compte le salaire du mois précédant les congés (exemple : salaire du mois de juillet pour un collaborateur prenant des congés en août).

A noter. Cette règle du maintien du salaire ne s'applique qu'aux droits à congés acquis par le salarié. Si, par exemple, en cas de fermeture de l’entreprise pour congés, le nombre de jours de congés auxquels il a droit est inférieur à la durée de fermeture, le salaire ne peut être maintenu que dans la limite des droits du salarié.

Attention. Comme toujours en matière sociale, consultez votre convention collective qui peut prévoir des modalités précises en matière d’indemnisation des congés payés.

Quand payer ? L’indemnité de congés payés est versée au moment de la prise des congés. L’entreprise doit procéder à une régularisation à l’occasion de la dernière prise des congés payés. S’agissant d’un élément de rémunération, l’indemnité est soumise aux cotisations sociales, au même titre que le salaire.

A noter. Pour les entreprises des secteurs du bâtiment, des transports routiers et de la manutention, ce sont les caisses de congés payés, auxquelles elles sont affiliées, qui gèrent l’indemnisation des congés.

Indemnité de congés payés : quelle base de calcul ?

Principe. Si la règle est relativement simple dans son principe, elle peut s’avérer (comme souvent) complexe dans son application. Pour preuve, quels sont les éléments de rémunération à prendre en compte pour calculer cette indemnité de congés payés (quelle que soit la méthode retenue) ?

La règle.Les éléments qui entrent dans la base de calcul de l’indemnité de congés payés sont ceux qui ont un caractère obligatoire pour l’employeur, qui constituent la contrepartie du travail réalisé par le salarié et qui ne rémunèrent pas les périodes de congés. La rémunération servant de base au calcul de l'indemnité de congés payés est donc la rémunération totale du salarié, incluant les primes et indemnités versées en complément du salaire si elles sont versées en contrepartie ou à l'occasion du travail.

Eléments de rémunération à prendre en compte. Pour le calcul de l’indemnité de congés payés, il faut retenir :

• le salaire brut proprement dit,
• les majorations pour heures supplémentaires,
• les éventuels avantages en nature,
• les pourboires,
• la part variable du salaire, le cas échéant (peu importe la date de son versement),
• les commissions perçues par les salariés,
• les primes versées en contrepartie du travail : prime de productivité, prime d’objectif, prime de précarité versée au salarié embauché en CDD, prime d’équipe, prime d’astreinte, prime de résultat liée à l’activité du salarié, prime d'ancienneté, etc.
• les indemnités diverses, pour autant qu’elles ne correspondent pas à des remboursements de frais réels engagés par le salarié : indemnité d’expatriation, indemnité de mission, prime de panier pour autant qu’elle ne corresponde pas à des remboursements de frais, etc.

Eléments de rémunération à ne pas prendre en compte. Ne sont, à l'inverse, pas à prendre en compte, par exemple :

• les remboursements de frais forfaitaires ou sur la base des dépenses réelles (comme une indemnité de repas par exemple),
• le remboursement des frais de transport domicile-lieu de travail,
• l’indemnité versée en cas de chômage partiel,
• les primes qui ne sont pas affectées par la prise des congés (comme par exemple la prime de 13ème mois, les primes de vacances ou de bilan, la participation ou l’intéressement, les primes de présence, de non-accident et de non-incident des transporteurs, etc.),
• la prime de résultat si elle n’est pas liée à l’activité personnelle du salarié,
• la rémunération variable, basée sur la performance de l’entreprise et celle du salarié, si elle n’est pas affectée par la prise des congés payés,
• les gratifications et primes exceptionnelles qui ont un caractère discrétionnaire, versées par l’entreprise à l’occasion d’un événement.

Cas de la prime vacances. La question s’est récemment posée de savoir si une prime vacances doit, ou non, être prise en compte dans le calcul de l’indemnité de congés payés. Tout dépend, ce que couvre la prime de vacances. Si elle est couvre à la fois des périodes de travail et de congés, elle ne doit pas être prise en compte pour le calcul de l’indemnité de congés payés. En revanche, une prime de vacances calculée en fonction du nombre d’heures de travail effectif du salarié accompli sur une période de référence doit être prise en compte pour calculer l’indemnité.

A noter. La rémunération des périodes d’absence est prise en compte dans le calcul de l’indemnité si ces absences sont assimilées à du temps de travail effectif. Voilà pourquoi, par exemple, il faut tenir compte de l’indemnité de congés payés de l’année précédente, des périodes de congés maternité, paternité, adoption, des jours de RTT, des jours fériés rémunérés, etc.

Cas particulier. Lorsque le licenciement d’un salarié protégé est prononcé sans autorisation de l’inspecteur du travail, le salarié peut exiger une indemnisation égale à la rémunération qu’il aurait perçue entre la date du licenciement et l'expiration de la période de protection. Cependant, cette indemnisation a un caractère forfaitaire. Le salarié ne peut donc pas prétendre à l’indemnité de congés payés afférant à l’indemnité de violation du statut protecteur.

Cas de l’intérimaire. Il n’existe aucune règle spécifique au calcul de l’indemnité de congés payés de l’intérimaire, si ce n’est qu’elle doit inclure l’indemnité de fin de mission. En clair, les primes allouées pour l’année entière, périodes de travail et de congés confondues, telles que les primes de 13ème mois n’ont pas à être incluses dans le calcul de l’indemnité de congés payés.