Comment calculer l’indemnité de licenciement ?

Des formules de calcul à comparer

Différentes indemnités. Lorsque vous rompez un contrat de travail, vous devez verser une indemnité de licenciement. Celle-ci se calcule différemment selon le texte qui l’instaure : la Loi prévoit des modalités de calcul, mais il est possible que votre convention collective, voire le contrat de travail de votre salarié, en prévoient d’autres.

Indemnité légale. Le principe est le suivant : dès lors que le salarié justifie de 8 mois d’ancienneté ininterrompue au service du même employeur (contre 1 année, pour les licenciements prononcés avant le 27 septembre 2017), il a droit, en cas de licenciement, à une indemnité.

Détermination de l’ancienneté. Pour apprécier cette année d’ancienneté, il faut se placer à la date d’envoi de la lettre de licenciement. Cette indemnité est calculée par année de service dans l’entreprise (il faut aussi tenir compte des mois de service accomplis au-delà des années pleines), l’ancienneté étant calculée en prenant en compte la date d’expiration du préavis (effectué ou non). En cas d’année incomplète, l’indemnité est calculée proportionnellement au nombre de mois complets.

Non-respect des conditions d’ancienneté ? Notez que l’employeur dispose toujours de la possibilité de verser une indemnité de licenciement à un salarié justifiant de moins de 8 mois d’ancienneté. Dans cette hypothèse, l’indemnité sera exonérée de cotisations sociales dans les mêmes conditions que l’indemnité de licenciement versée aux salariés respectant la condition d’ancienneté.

Précision. Cette indemnité sera également exonérée de CSG/CRDS dans la limite de 2/10e de la rémunération mensuelle (ou de la rémunération de 40 heures pour les salariés rémunérés à l’heure), sans que ces limites puissent dépasser la fraction de l’indemnité exclue de la base de calcul des cotisations sociales.

Suspension du contrat de travail. Lorsqu’un contrat de travail est suspendu (pour cause de maladie non-professionnelle, par exemple), le salarié n’acquiert pas d’ancienneté, sauf lorsque les absences sont assimilées à du travail effectif. Cela sera le cas notamment pour :

• une absence due à un accident du travail ou une maladie professionnelle ;
• un congé de maternité ou d'adoption ;
• des congés payés annuels ;
• un congé de présence parentale ;
• un congé parental d'éducation (« à temps complet », seule la moitié du congé est prise en compte dans le calcul ; concernant le congé parental à temps partiel, il est spécifiquement prévu depuis le 11 mars 2023 qu'il doit être retenu pour son intégralité dans le calcul de l'ancienneté) ;
• etc.

Exemple. Cela a été rappelé récemment par le juge en matière de suspension du contrat de travail pour maladie non professionnelle : en l’absence de mention contraire dans la convention collective, les arrêts de travail ne doivent en aucun cas être pris en compte pour apprécier la durée d’ancienneté du salarié.

Reprise d’ancienneté dans un groupe ? Les contrats de travail successifs avec plusieurs sociétés d’un même groupe ne permettent pas à un salarié de se prévaloir d’une reprise d’ancienneté, sauf :

• si des dispositions conventionnelles ou contractuelles contraires le prévoient ;
• s’il existe une situation de coemploi entre les différentes sociétés concernées.

Combien ? L’indemnité de licenciement ne peut être inférieure ¼ de mois de salaire par année d’ancienneté (contre à 1/5ème de mois de salaire par année d’ancienneté pour les licenciements prononcés avant le 27 septembre 2017) pour les 10 premières années, et 1/3 de mois de salaire pour les années suivantes à partir de la 11ème. Pour le calcul de cette indemnité, il faut tenir compte du salaire égal, selon la formule la plus avantageuse pour le salarié, à :

• la moyenne mensuelle des 12 mois précédant le licenciement ou, si le salarié a moins d’un an d’ancienneté, de la moyenne de l’ensemble des mois qui précèdent le licenciement ;
• 1/3 des 3 derniers mois (dans ce cas, toute prime ou gratification de caractère annuel ou exceptionnel, versée au salarié pendant cette période, n'est prise en compte que dans la limite d'un montant calculé à due proportion).

Indemnité conventionnelle. Votre convention collective peut prévoir des dispositions plus favorables, n’oubliez pas de la consulter ! En pratique, beaucoup de conventions collectives prévoient des montants supérieurs. La convention précisera, en outre, les conditions d’ancienneté et autres conditions de versement éventuelles, les modalités de calcul, etc.

Indemnité contractuelle ? Vous pouvez aussi avoir institué, directement dans le contrat, une clause contractuelle plus favorable au salarié en cas de licenciement, définissant un montant d’indemnité supérieur à celui prévu par la loi ou la convention collective.

Une comparaison impérative ! Les indemnités légale, conventionnelle ou contractuelle ne se cumulent pas : seule l’indemnité dont le montant est le plus avantageux est versée au salarié. Il faut donc comparer les modes de calcul prévus par la loi, la convention collective, le contrat. Il est important d’effectuer cette comparaison à chaque rupture de contrat car si l’indemnité conventionnelle est plus favorable à un salarié, elle ne le sera pas forcément pour d’autres salariés de votre entreprise !

Moment du versement. Il n’y a pas de règle précise quant à la date à laquelle doit être versée cette indemnité. D’une manière générale, elle est versée à la fin du préavis, au moment du départ effectif du salarié.

Les éléments de rémunération à prendre en compte

Déterminer le salaire de référence. Pour le calcul de l’indemnité légale, il faut tenir compte de l’ensemble des rémunérations brutes versées au salarié sur une période de 3 ou de 12 mois précédant la notification du licenciement. Les primes ou gratifications à caractère annuel ou exceptionnel sont prises en compte dans la limite d'un montant calculé à due proportion.

A noter. S'agissant d'évaluer le salaire de référence pour le calcul de l'indemnité légale de licenciement, doit être exclu le remboursement des frais professionnels exposés par le salarié.

Rémunérations = paiement de cotisations sociales ? La base de calcul de l’indemnité est déterminée par le texte qui la prévoit. Aussi, un accord collectif peut inclure des sommes qui ne sont pas soumises à charges sociales, par exemple (comme l’intéressement et la participation). Notez, toutefois, que les attributions de stock-options ne constituent ni le versement d’une somme, ni l’octroi d’un avantage immédiatement perçu mais uniquement un droit, pour le bénéficiaire, de lever ou non l’option.

En cas de passage à temps partiel en cours de contrat ? Lorsqu’un salarié occupe un poste à temps partiel puis à temps plein (ou l’inverse), on applique le principe de proportionnalité : son indemnité de licenciement tiendra alors compte des périodes travaillées à temps plein et des périodes travaillées à temps partiel. Ce principe s’applique aussi bien à l’indemnité légale qu’à l’indemnité conventionnelle ou contractuelle.

Exemple. Un salarié a travaillé 3 ans à temps plein dans votre entreprise. La rémunération brute mensuelle correspondante s’élève à 2 100 €. Puis il a travaillé 2 ans à temps partiel (80 % de la durée légale). Il percevait alors une rémunération brute mensuelle de 1 680 €. Pour déterminer le montant de son indemnité légale, on appliquera alors le calcul suivant :

• pour les années travaillées à temps plein : 1/4 x 2 100 x 3 = 1 575 € ;
• pour les années travaillées à temps partiel : 1/4 x 1 680 x 2 = 840 € ;
• pour la totalité des périodes travaillées, son indemnité s’élèvera à 1 575 € + 840 € = 2 415 €.

Alternance temps partiel/temps complet et plafonnement de l’indemnité. L’alternance temps partiel/temps complet doit être prise en compte à due proportion dans le calcul de l’indemnité de licenciement. Toutefois, si votre convention collective fixe un plafond au montant de l’indemnité allouée (comme le prévoit, par exemple, la convention collective des ingénieurs et cadres de la métallurgie), ce plafond n’est pas ajusté proportionnellement au temps de travail.

Attention ! Cette règle de la proportionnalité ne devrait pas s’appliquer en cas de congé parental d’éducation à temps partiel. Cette méthode entraînerait, en effet, une discrimination liée au sexe dans la mesure où les congés parentaux d’éducation sont très majoritairement pris par des femmes. Leur indemnité de licenciement serait donc bien inférieure à celle de leurs collègues masculins. Par conséquent, l’indemnité de licenciement d’un salarié en congé parental à temps partiel doit être calculée sur la base de la rémunération d’un temps plein.

En cas d’absences répétées ou prolongées ? Lorsqu’un licenciement est prononcé à la suite d’absences répétées ou prolongées (lorsqu’un salarié a été déclaré inapte à la suite d’une visite de reprise, par exemple), le salaire de référence à prendre en compte est celui des 12 ou des 3 mois précédant l’arrêt de travail, selon la formule la plus favorable au salarié.

Après une période de chômage partiel. Le chômage partiel ne modifiant pas le contrat de travail. Par conséquent, la rémunération servant de base de calcul de l'indemnité de licenciement doit donc être celle que le salarié aurait perçu s'il n'avait pas été au chômage partiel.