Prélèvement à la source : régulariser les erreurs commises ?

Régularisation du prélèvement à la source : par qui, pour quoi ?

Un rôle de collecteur. Avec la mise en place prélèvement à la source (PAS), l’entreprise est devenue le collecteur de l’impôt sur le revenu pour le compte de l’administration fiscale, sans être pour autant mise au courant de la situation fiscale des salariés. Il ne lui est communiqué que le taux de la retenue à la source qu’elle doit appliquer aux salaires versés aux collaborateurs.

Une déclaration. Tous les mois, l’entreprise doit donc déclarer à l’administration les informations relatives au PAS par l’intermédiaire de la déclaration sociale nominative (DSN) ou dans la déclaration « PASRAU » (Prélèvement à la source pour les revenus autres – indemnités journalières par exemple).

Quid des erreurs commises par l’entreprise. Mais que se passe-t-il si l’entreprise commet une erreur ? Dans cette hypothèse, elle pourra, sous conditions, procéder à une régularisation.

Une régularisation pour certaines erreurs. Il ne peut y avoir de régularisation que pour les erreurs portant soit sur le taux de prélèvement appliqué, par exemple parce que l’entreprise a appliqué un taux différent de celui que lui a transmis l’administration fiscale, soit sur le calcul des sommes sur lesquelles est appliquée la retenue à la source (on parle de « l’assiette du prélèvement »).

Régularisation du prélèvement à la source : comment ?

Une régularisation en DSN. Cette régularisation doit être faite dans la DSN (ou dans la déclaration PASRAU) au cours d’un mois de la même année civile que celle au titre de laquelle l’erreur a été commise. En clair, si l’entreprise a commis une erreur, par exemple en mars de l’année N, elle pourra la régulariser au plus tard dans la déclaration relative aux revenus versés en décembre de l’année N déposée en janvier N+1.

Une tolérance. Par tolérance, l’administration fiscale admet que la régularisation intervienne au plus tard dans la déclaration relative aux revenus versés en janvier de l’année N+1 déposée en février N+1.

Attention. La régularisation effectuée doit apparaître distinctement dans la DSN (ou dans la déclaration PASRAU) : elle devra figurer dans le bloc « régularisation ».

En cas d’erreur de taux, l’entreprise doit appliquer le taux régularisé à la rémunération nette fiscale qu’elle a initialement déclarée le mois de l’erreur. Pour information, le taux régularisé correspond à la différence entre le taux qui aurait dû être appliqué en l’absence d’erreur, et le taux qui a effectivement été appliqué.

En cas d’erreur portant sur l’assiette du prélèvement, l’entreprise doit appliquer le taux utilisé le mois de l’erreur à la rémunération nette fiscale régularisée : la rémunération nette fiscale régularisée correspond à la différence entre la rémunération qui aurait dû être versée en l’absence d’erreur, et la rémunération effectivement versée.

En cas d’erreurs multiples. Si l’erreur porte à la fois sur le taux et sur l’assiette du prélèvement, l’entreprise doit remplir 2 blocs de « régularisation » : un pour chaque erreur.

Et si l’entreprise ne régularise pas… Notez que si l’entreprise ne régularise pas les erreurs commises dans le délai imparti, 2 cas de figure peuvent se présenter :

• si l’erreur porte sur le taux de prélèvement, c’est l’administration qui régularisera, automatiquement, lors de la liquidation du solde de l’impôt sur le revenu du salarié ;
• si l’erreur porte sur l’assiette du prélèvement, c’est le salarié qui devra la régulariser lors du dépôt de sa déclaration sur le revenu ou, le cas échéant, en déposant une déclaration rectificative ou une réclamation.

Si l’erreur débouche sur un excédent de retenue à la source ?

Une imputation. En principe, si l’erreur commise par l’entreprise débouche sur un excèdent de retenue à la source, cet excédent sera imputé sur le montant du prélèvement dû par l’entreprise pour le mois au titre duquel la déclaration de régularisation a été souscrite. L’entreprise devra, le cas échéant, rembourser le salarié prélevé à tort.

Un remboursement. Si l’excédent de retenue est supérieur au montant du prélèvement dû par l’entreprise au titre de l’ensemble des revenus pour lesquels elle pratique le PAS, elle pourra demander le remboursement de la somme n’ayant pas pu être imputée à l’administration.

Une réclamation. Cette demande de remboursement doit être déposée par voie de réclamation au plus tard le dernier jour du mois de février de l’année suivant celle au cours de laquelle les revenus concernés par l’erreur ont été versés.

Cas particulier des « trop versés » de revenus

Un « trop versé ». Il peut arriver qu’une entreprise verse, par exemple, une prime exceptionnelle à l’un de ses employés, applique la retenue à la source correspondante, et se rende compte, quelques mois plus tard, qu’elle a commis une erreur et qu’elle n’aurait jamais dû verser cette somme.

Une compensation. Si l’entreprise régularise cette erreur par le biais d’une compensation, c’est-à-dire en se remboursant d’une somme qui n’aurait pas dû être payée sur le salaire dû postérieurement à cette erreur, elle devra appliquer ce même mécanisme de compensation pour le calcul de la retenue à la source.

Exemple. Prenons l’exemple d’un salarié qui perçoit un salaire net de 2 500 € et se voit appliquer une retenue à la source au taux de 8 % pour toute l’année. En mars, son entreprise lui verse une prime exceptionnelle de 500 €. En octobre, l’entreprise s’aperçoit qu’elle n’aurait pas dû verser cette prime et doit donc régulariser la retenue à la source effectuée en mars. Pour cela, la retenue du mois d’octobre se calculera de la façon suivante ((2 500 – 500) x 8 %) = 160 €.

Et si la compensation n’est pas possible ? Si l’entreprise n’a pas la possibilité d’appliquer le mécanisme de la compensation pour récupérer les sommes indûment versées (par exemple parce que le salarié ne fait plus partie de l’entreprise), elle ne pourra pas non plus l’utiliser pour régulariser les retenues à la source erronées.

Un remboursement ? Dans cette situation, l’administration fiscale admet que l’entreprise récupère directement auprès de l’administration fiscale le trop versé de retenue à la source et ce, sans attendre le remboursement effectif des sommes indûment versées au salarié. Toutefois, elle devra être en mesure de prouver à l’administration qu’elle a mis en œuvre toutes les mesures lui permettant de récupérer les sommes en question auprès du salarié.

Un délai. La récupération des trop versés de retenue à la source ne peut intervenir que dans la limite de la prescription attachée à la rémunération indûment versée (3 ans pour les salaires).