Vous recevez un avis de contrôle Urssaf : les 1ers réflexes, les 1ères questions, les 1ères décisions

Décryptez l’avis de contrôle…

Qui dit avis de contrôle… Un avis de contrôle est annonciateur d’une visite prochaine d’un inspecteur Urssaf dans vos locaux. Au-delà de la contrainte inhérente à ce type d’intervention, n’oublions pas que ce type de contrôle, dans un système déclaratif comme le nôtre, est un évènement normal dans la vie de l’entreprise et consistera principalement à vérifier le respect de la législation sociale et l’exactitude des montants versés, ainsi que l’exactitude des cotisations de retraite complémentaire obligatoire et des contributions d’assurance chômage. Cela ne nous empêche toutefois pas d’être vigilants face à un contrôle Urssaf annoncé. Quels sont les premiers réflexes et les premières décisions à prendre ?

... dit « obligation ». Cet avis de contrôle est obligatoire : un contrôle qui débuterait sans remise préalable d’un avis de contrôle ne serait pas valable (et encourrait la nullité). Sachez que cet avis doit vous être remis au moins 15 jours avant le début des opérations de contrôle.

... dit « contenu précis ». L’avis doit mentionner que vous pouvez faire appel au conseil de votre choix et doit indiquer qu’une charte du cotisant contrôlé est mise à votre disposition : l’avis doit préciser l’adresse électronique où ce document peut être consulté, étant entendu qu’il pourra vous être communiqué sur demande de votre part. Consultez avec attention cette charte du cotisant contrôlé : elle reprend de manière synthétique les principales dispositions qui gouvernent le contrôle Urssaf, les modalités de déroulement du contrôle et les droits et garanties dont vous bénéficiez tout au long de ce contrôle.

Mention du contrôle « concerté ». Un contrôle concerté fait suite à la décision de l'agence centrale des organismes de sécurité sociale (ACOSS) de contrôler plusieurs employeurs issus du même secteur d'activité. L'avis de contrôle préalable, envoyé par l'URSSAF à l'employeur visé par le contrôle, n'a pas à mentionner le caractère concerté du contrôle.

     =>  Consultez un exemplaire de la charte du cotisant contrôlé

A noter. Lorsque l’Urssaf a déjà procédé à un contrôle des cotisations sociales portant sur une période donnée, elle ne peut pas effectuer un nouveau contrôle sur des points déjà vérifiés sur cette même période. En revanche, cette règle ne vaut pas pour les décisions de l’Urssaf qui font suite à une demande de remboursement d’un cotisant : le remboursement opéré par l’Urssaf à la suite d’une réclamation ne la prive pas de tout contrôle ultérieur portant sur la même période.

... dit « destinataire ». Sachez que cet avis doit être adressé à la bonne personne, à savoir au représentant légal de l’entreprise au siège social de l’entreprise qui, en qualité d’employeur, est tenue aux obligations de paiement des cotisations et contributions contrôlées. Lorsqu’il s’agit d’une personne physique, l’avis lui est adressé à son domicile ou à son adresse professionnelle déclarée.

Sinon… L’omission de ces mentions obligatoires sera de nature à entraîner la nullité du contrôle et des éventuels redressements envisagés par l’Urssaf.

... dit « information essentielle ». Vérifiez que l’avis de contrôle mentionne effectivement la date de la 1ère visite de l’inspecteur, afin que vous puissiez utilement vous préparer et organiser votre défense avec votre conseil : une entreprise a ainsi vu son contrôle annulé par le juge, et les redressements correspondants abandonnés, parce que l’avis préalable de contrôle ne mentionnait pas la date de la visite de l’inspecteur du recouvrement, quand bien même la règlementation n’impose pas que soit mentionnée la date exacte du contrôle.

… mais… L’avis peut ne pas mentionner la nature des éléments ou la période sur lesquels vont porter le contrôle.

En présence d’établissements multiples. Sachez que, dans le cas d’une entreprise multi-établissements, un seul avis de passage envoyé au siège de l’entreprise, pour le contrôle de l’ensemble des établissements, suffit (plus exactement, les juges ont précisé que l’avis doit être envoyé à l’employeur tenu aux obligations de paiement des cotisations et contributions sur lesquelles va porter le contrôle envisagé). L'avis adressé à l'employeur n'a pas à préciser, le cas échéant, ceux des établissements susceptibles de faire l'objet d'un contrôle.

Le contrôle sur pièce, en pratique. Il s’agit, en pratique, d’un véritable contrôle, qui ne peut toutefois concerner que les entreprises de moins de 10 salariés (seuil d’effectif apprécié au 31 décembre de l’année qui précède l’envoi de l’avis de contrôle), qui porte sur vos obligations déclaratives et de paiement. Il obéit aux mêmes règles de procédures et comporte les mêmes garanties qu’un contrôle sur place.

Attention. Il ne faut pas confondre ce contrôle sur pièces avec la faculté offerte à l’Urssaf de vérifier, en interne, l’exactitude des déclarations transmises et, le cas échéant, de procéder à des redressements, quel que soit l’effectif de votre entreprise : dans ce cadre, elle vous envoie un courrier qui précise le motif et le calcul du redressement et la possibilité de vous faire assister par le conseil de votre choix pour répondre à ce courrier, réponse qui doit être faite dans les 30 jours. Cet envoi peut être réalisé en recommandé avec AR ou, depuis le 16 décembre 2018, par n’importe quel autre moyen conférant date certaine à sa réception et donc notamment par voie dématérialisée.

Un défaut d’avis de contrôle ? L’inspecteur de l’Urssaf n’est pas autorisé à rechercher lui-même les documents sans vous les avoir demandés préalablement. Il doit impérativement vous adresser un avis de contrôle qui vous informe de l’existence de ce contrôle.

Le cas particulier du travail dissimulé. Dans le cadre de la lutte contre le travail dissimulé, l’agent de contrôle peut procéder à un contrôle sans envoi préalable d’un avis de contrôle, ni remise ou information concernant la charte du cotisant contrôlé. Néanmoins, si à l’issue de ce contrôle, il n’a pas constaté d’infraction mais qu’il entend poursuivre le contrôle sur d’autres points, il doit, cette fois, adresser l’avis de contrôle conformément aux règles habituelles.

Contrôle Urssaf : vos premiers réflexes…

1er réflexe. Puisque l’avis de contrôle doit obligatoirement mentionner la possibilité de vous faire assister par le conseil de votre choix, un contact avec votre conseil habituel traitant de vos questions d’ordre social peut s’avérer judicieux. Non seulement ce professionnel vous sera d’un appui très utile, mais vous pourrez aussi mettre en place une stratégie de contrôle de manière à anticiper d‘éventuelles questions émises par l’inspecteur.

2ème réflexe. C’est justement le deuxième réflexe à avoir. Préparez-vous au contrôle : faites le point sur vos obligations en matière sociale, anticipez les questions sur d’éventuels sujets potentiellement à risque, définissez les rôles à tenir vis-à-vis de l’inspecteur (si vous entendez déléguer le suivi du contrôle, préparez le mandat de représentation en conséquence), etc.

3ème réflexe. Organisez-vous et préparez un dossier de contrôle regroupant l’ensemble des documents demandés par l’inspecteur : documents sociaux (bordereaux de cotisations et de versements, déclarations, bulletins de salaires, dossiers du personnel, contrats de travail, registre du personnel, justificatifs de frais, etc.), documents comptables et fiscaux (bilans, grands livres, liasses fiscales, etc.), documents juridiques (statuts, éventuels jugements de conseils de prud’hommes, etc.). Un dossier bien présenté est gage de fiabilité.

Bien entendu… Si la date annoncée du début du contrôle ne vous convient pas, vous pouvez solliciter un report, pour autant que le motif soit légitime (nécessité de récupérer des documents stockés chez votre expert-comptable, fermeture de l’entreprise pour congés, etc.).

Attention. Rappelons qu’une fois l’avis de contrôle reçu, vous ne pouvez pas solliciter l’Urssaf dans le cadre d’un rescrit.

A éviter ! Evitez de vous opposer au contrôle Urssaf (en tentant, par tous actes ou omissions, de faire obstacle aux opérations de contrôle ou de vous y soustraire). Sachez qu’une opposition à contrôle est sanctionnée par une pénalité égale à :

• 7 500 € par salarié (dans la limite de 750 000 €) ;
• 7 500 € pour un travailleur indépendant au titre de ses cotisations personnelles ;
• 3 750 € pour un particulier employeur.

A noter. Sera caractéristique d’une opposition à contrôle, à titre d’exemple :

• un refus d’accès à des lieux professionnels,
• un refus de communication d’une information formellement sollicitée, quel qu'en soit le support, y compris dématérialisé,
• un silence ou une réponse abusivement fausse, incomplète ou tardive à toute demande de pièce justificative ou d'information,
• un refus de réponse à une convocation, dès lors qu’elle est nécessaire à l'exercice du contrôle.

Sur quelle période peut s’étendre le contrôle ?

Mentions sur l’avis de contrôle ? L’administration n’a pas l’obligation d’indiquer sur l’avis de contrôle la période sur laquelle elle entend vérifier votre entreprise. Cela ne l’autorise cependant pas à vérifier toutes vos archives vieilles de plus de 10 ans…

3 ans + année en cours. Le délai pendant lequel l’administration sociale peut contrôler l’entreprise est limité : le « délai de reprise » comprend les 3 dernières années (les 5 dernières années en cas de constatation d’une infraction de travail illégal) et l’année en cours.

Concrètement. Si votre entreprise reçoit, en 2018, un avis de contrôle, l’administration pourra vérifier et contrôler les cotisations exigibles durant les années 2017, 2016, 2015 et, le cas échéant, celles qui sont exigibles en 2018 au titre de la période qui précède l’envoi de l’avis de contrôle.

Cela ne signifie pas que… L’inspecteur pourra toutefois vous demander de lui communiquer des documents se rapportant à une période antérieure (on dit « prescrite »), mais uniquement s’ils servent aux contrôle des cotisations des années concernées par le contrôle. C’est ce qu’a rappelé le juge en précisant que le contrôle peut porter sur des éléments correspondant à une période prescrite s’ils permettent de déterminer le montant des cotisations dues au titre de la période concernée par le contrôle.

Pendant combien de temps ? Par principe, la durée du contrôle n’est pas limitée dans le temps. Toutefois, pour les travailleurs indépendants et les entreprises versant des rémunérations à moins de 10 salariés, le contrôle ne pourra pas durer plus de 3 mois (décompté à partir du début effectif du contrôle jusqu’à l’envoi de la lettre d’observations).

Et si vous avez plus de 10 salariés ? Pour les contrôles Urssaf engagés depuis le 12 août 2018, et à titre expérimental, cette limitation de la durée du contrôle à 3 mois est étendue aux entreprises qui versent des rémunérations à moins de 20 salariés. L’expérimentation doit durer 3 ans (soit jusqu’au 12 août 2021).

Début du contrôle ? La date de début effectif du contrôle correspond à la date de la 1ère visite de l’inspecteur en cas de contrôle sur place ou à la date de début des vérifications indiquée sur l’avis en cas de contrôle sur pièces.

Fin du contrôle ? L’administration précise qu’il faut retenir la date d’envoi en recommandé de la lettre d’observations pour apprécier l’expiration du délai de 3 mois.

A noter. Cette nouvelle garantie appelle toutefois les observations suivantes :

• la durée de 3 mois pourra être prorogée 1 fois, sur demande écrite expresse de l’organisme contrôleur ou l’entreprise elle-même (ce qui porte, en pratique, la durée maximale à 6 mois) ;
• elle ne s’applique pas s’il est établi à l’encontre de l’entreprise une situation de travail dissimulé, un obstacle à contrôle, un abus de droit, un constat de comptabilité insuffisante ou de documentation inexploitable ;
• elle ne s’applique pas aux entreprises appartenant à un groupe au sein duquel sont employées au moins 10 personnes.

Dans certaines régions. Une nouvelle expérimentation va être menée pour les contrôles engagés à compter du 1er décembre 2018, sur une période de 4 ans, dans la région des Hauts de France et dans la région Auvergne Rhône Alpes.

Des critères. Il est prévu que les opérations de contrôle (fiscal ou social) des entreprises de moins de 250 salariés et dont le chiffre d'affaires annuel n'excède pas 50 millions d'euros ne pourront pas excéder une durée cumulée de 9 mois sur une période de 3 ans.

Une durée par établissement. La durée cumulée des contrôles (simultanés ou successifs) se calcule par établissement, et non par entreprise. En conséquence, une entreprise qui dispose de plusieurs établissements devra suivre le décompte de la durée de 270 jours pour chacun de ses établissements pris distinctement.

Un décompte ? La durée de chacun des contrôles entrant dans cette expérimentation sera décomptée à partir de la date de commencement du contrôle (figurant sur l’avis de contrôle) et jusqu’à la notification de son achèvement. A défaut de recevoir un avis de contrôle, le délai sera décompté à partir de la date de la 1ère visite sur place ou de la date de réception d’une demande de renseignements (ou de documents). Pareillement, à défaut de notification de l’achèvement des opérations de contrôle, le délai prendra fin le jour où l’entreprise reçoit les conclusions définitives du contrôleur.

Attention. La durée des contrôles est exprimée en jours entiers : les contrôles d’une durée inférieure à 1 jour seront tout de même comptabilisés pour 1 jour entier.

Une alerte ? Lorsque la durée cumulée des contrôles (9 mois) est sur le point d’être atteinte, l’entreprise peut en informer l’administration qui souhaite engager un nouveau contrôle. Dans ce cas, l’administration devra renoncer à toute velléité de contrôle jusqu’à l’expiration du délai de 3 ans.

Une preuve. A l’appui de son affirmation, l’entreprise devra fournir à l’administration les copies des attestations mentionnant le champ et la durée des contrôles déjà opérés sur l’établissement concerné au titre des 3 dernières années, afin que cette dernière puisse vérifier que les 270 jours ont été atteints.

Une information. L'administration devra informer l'entreprise concernée, à titre indicatif, de la durée de ce contrôle et (avant le terme annoncé), le cas échéant, de sa prolongation.

Attention. Cette limitation de la durée du contrôle ne sera pas opposable s'il existe des indices précis et concordants témoignant du fait que l’entreprise a manqué à une obligation légale ou réglementaire.

Un échange d’informations. Enfin, en cas de contrôles réalisés par différentes administrations, elles devront s'échanger les informations utiles à la computation de la durée cumulée des contrôles.

La première visite…

Qui vient ? Le contrôle sera, en principe, diligenté par un(e) inspecteur(trice) du recouvrement, salarié(e) de l’Urssaf (les contrôleurs du recouvrement étant également habilités à exercer un contrôle sur pièces des employeurs occupant 9 salariés au plus). Vous avez la possibilité de demander à ce qu’il ou elle vous présente sa carte professionnelle. Les agents vérificateurs sont assermentés : ils prêtent serment devant le Tribunal d’instance de ne rien révéler des secrets de fabrication et en général des procédés et résultats d’exploitation dont ils pourraient prendre connaissance dans l’exercice de leur mission.

Où ? En principe (et exception faite du contrôle sur pièce des entreprises de moins de 10 salariés), le contrôle a lieu dans l’entreprise. Si vous rencontrez des problèmes de place, il est possible de demander à ce que le contrôle soit délocalisé et se déroule, par exemple, chez l’expert-comptable, notamment si la plupart des documents sont stockés chez lui.

Votre rôle. Il est régulièrement conseillé aux chefs d’entreprise d’être présents, au moins lors de la première visite et à la fin du contrôle. La première visite de l’inspecteur sera aussi l’occasion de lui présenter l’entreprise, les conditions et contraintes d’exploitation, etc. Rien ne vous empêchera de déléguer, par la suite, le suivi du contrôle à votre conseil ou un collaborateur (dans ce cas, pensez à rédiger un mandat en ce sens).

Et si vous demandiez à être contrôlé ?

Une nouveauté 2018. Depuis le 11 août 2018, il existe un « droit au contrôle » prévoyant que toute entreprise peut demander à faire l’objet d’un contrôle diligenté par l’inspection du travail ou d’un contrôle portant sur ses déclarations de cotisations sociales.

Une demande. Dans cette situation, la demande doit préciser les points sur lesquels le contrôle est sollicité.

Un traitement. L’administration devra traiter cette demande dans un délai raisonnable (non déterminé à ce jour), sauf en cas de :

• mauvaise foi du demandeur ;
• demande abusive ;
• demande ayant manifestement pour effet de compromettre le bon fonctionnement du service, ou de mettre l’administration dans l’impossibilité matérielle de mener à bien son programme de contrôle.

Une décision. La décision prise par l’administration (Inspection du travail, Urssaf, etc.) dans le cadre de la demande de contrôle lui sera opposable : concrètement, à l’occasion d’un contrôle ultérieur, elle ne pourra pas revenir sur la décision prise dans le cadre de la demande de contrôle, sauf à ce qu’un changement de circonstances (en droit ou en fait) ait affecté sa validité ou à ce qu’elle procède à un contrôle donnant lieu à de nouvelles conclusions expresses.

A noter. A l’issue de ce contrôle, le cas échéant, le demandeur bénéficie du droit à l’erreur.

Le droit à l’erreur, une autre nouveauté. Le droit à l’erreur permet à une entreprise qui se trompe pour la 1ère fois en remplissant une déclaration sociale, soit parce qu’elle a méconnu une règle applicable à sa situation, soit parce qu’elle a commis une simple erreur matérielle (par exemple en se trompant dans les cases à cocher), de ne pas être pécuniairement sanctionnée.

Attention. Le droit à l’erreur ne s’applique ni au défaut ou au retard de déclaration, ni au défaut ou au retard de paiement.

Une régularisation… Cette absence de sanction pécuniaire suppose toutefois que la personne régularise sa situation, donc qu’elle corrige son erreur, soit spontanément, soit après avoir été invitée à le faire par l’administration et dans le délai qui lui a été imparti. Mais attention ! L’absence de sanction pécuniaire n’implique pas systématiquement l’absence de majoration ou d’intérêts de retard…

…par une personne de bonne foi. Ce « droit à l’erreur » ne concerne que les personnes qui commettent une erreur de bonne foi : si la personne est de mauvaise foi, ou si elle a délibérément tenté de commettre une fraude, les sanctions pécuniaires pourront toujours être prononcées et ce, sans même que le contrevenant n’ait été invité à régulariser sa situation.

Une preuve. En cas de contestation, il appartiendra à l’administration de prouver que le contrevenant est effectivement de mauvaise foi.

A noter. Il sera impossible de se prévaloir du droit à l’erreur pour certaines sanctions :

• celles requises pour la mise en œuvre du droit de l’Union européenne,
• celles prononcées par les autorités de régulation à l’égard des professionnels soumis à leur contrôle.