Décompter vos effectifs « sécurité sociale »

Quelles sont les règles de décompte applicables ?

Des règles différentes en fonction des obligations. Les règles de décompte des effectifs ne sont pas les mêmes suivant les obligations auxquelles elles se rapportent. Deux types de décompte existent : le décompte suivant le code de la sécurité sociale, et le décompte suivant le code du travail.

Le principe : calcul de l’effectif suivant les règles du code de la sécurité sociale. Par principe, les règles de décompte des effectifs prévues par le code de la sécurité sociale s’appliquent aux seuils prévus par ce code. Il s’agit notamment :

• des dates de paiement des cotisations sociales ;
• de la souscription de la DSN ;
• de la tarification des cotisations d’accidents du travail et des maladies professionnelles ;
• du bénéfice de la déduction forfaitaire au titre des heures supplémentaires ;
• de la possibilité de procéder à un contrôle sur pièces dans les locaux de l’organisme de recouvrement, etc.

Application du décompte de la sécurité sociale aux seuils d’autres codes. Les règles de décompte de la sécurité sociale s’appliquent également pour des seuils relevant d’autres codes, tels que :

• la mise en place d’un local de restaurant, prévue par le code du travail ;
• l’obligation d’emploi de travailleurs handicapés, prévue par le code du travail ;
• la contrepartie en repos à la suite des heures supplémentaires, prévue par le code du travail ;
• l’assujettissement au versement mobilité, prévu par le code général des collectivités territoriales ;
• l’assujettissement à la contribution supplémentaire à l’apprentissage, prévu par le code général des impôts ; etc.

Comment se compose votre effectif ?

Des salariés… En principe, les salariés titulaires d’un contrat de travail comptent dans votre effectif (sont donc exclus les stagiaires), de même que les salariés du secteur public relevant du régime d’assurance chômage.

Des personnes exclues. Sont exclus, en revanche, de l’effectif annuel moyen (sauf en ce qui concerne la tarification des risques d’accidents du travail et des maladies professionnelles) :

• les apprentis ;
• les titulaires d'un contrat initiative-emploi ou d’un contrat d’accompagnement dans l’emploi pendant la durée d'attribution de l'aide financière ;
• les titulaires d'un contrat de professionnalisation jusqu'au terme prévu par le contrat lorsque celui-ci est à durée déterminée ou jusqu'à la fin de l'action de professionnalisation lorsque le contrat est à durée indéterminée ;
• les salariés mis à disposition par une entreprise extérieure, y compris les salariés temporaires ;
• les salariés titulaires d’un CDD conclu pour remplacer un salarié absent ou dont le contrat de travail est suspendu, notamment du fait d’un congé de maternité, d’un congé d’adoption ou d’un congé parental d’éducation ;
• les dirigeants non titulaires d’un contrat de travail

Comment calculer l’effectif selon le code de la sécurité sociale ?

Un effectif calculé au niveau de l’entreprise. L’effectif s’apprécie au niveau de l’entreprise (tous établissements confondus), bien que la DSN (déclaration sociale nominative) soit à adresser par établissement, en tenant compte de chaque salarié qui lui est rattaché. Ce dernier figure, dans ce cas, sur le registre unique du personnel de l’établissement concerné.

L’effectif annuel moyen. L’effectif annuel moyen correspond à la moyenne du nombre de salariés employés au cours de chacun des mois de l’année civile précédente (même lorsque l’entreprise comporte plusieurs établissements). Si aucun salarié n’a été employé au cours de certains mois, ces mois ne sont pas pris en compte pour établir la moyenne.

Les modalités de décompte pour les temps plein. Les salariés à temps plein sont intégralement pris en compte dans l’effectif de l’entreprise au cours du mois.

Les temps partiels. Si votre entreprise comporte des salariés (ou assimilés) à temps partiel, ils sont pris en compte dans l’effectif de l’entreprise à due proportion de leurs de présence au cours des 12 mois précédents. Donc, ils sont pris en compte en divisant la somme totale des horaires inscrits dans leurs contrats de travail par la durée légale ou la durée conventionnelle du travail.

Les mois incomplets. En cas d’arrivée ou de départ en cours de mois, les salariés (ou assimilés) concernés sont pris en compte dans l'effectif de l'entreprise à due proportion du nombre de jours du mois travaillé.

Création du 1er emploi. Si vous venez de créer votre 1er emploi cette année, l’effectif à prendre en compte pour l’année de création de ce 1er emploi, correspond à l’effectif présent le dernier jour du mois au cours duquel a été réalisée cette 1ère embauche.

Cas de la reprise d’entreprise. Si vous venez de reprendre une entreprise, l'effectif à prendre en compte pour l'année de reprise correspond à l'effectif présent le dernier jour du mois au cours duquel a été réalisé le transfert des contrats de travail.

Tarification AT/MP. S’agissant de la tarification du risque accidents du travail et maladies professionnelles, l’effectif pris en compte est celui de la dernière année connue.

Que faire en cas de variation d’effectif ?

Le gel des effets de seuil. Un mécanisme de franchissement de seuils a été créé par la loi, selon lequel l’employeur ne sera soumis à certaines obligations que si le seuil d’effectif est atteint ou dépassé pendant 5 années civiles consécutives. Il s’agit d’une neutralisation pendant une durée limitée (5 ans) des obligations auxquelles serait tenu l’employeur en raison du franchissement des seuils fixés.

Explication. Le franchissement d’un seuil d’effectif est pris en compte de la façon suivante :

• le franchissement à la hausse d'un seuil d'effectif salarié est pris en compte lorsque ce seuil a été atteint ou dépassé pendant 5 années civiles consécutives ;
• le franchissement à la baisse d'un seuil d'effectif sur une année civile a pour effet de faire repartir à 0 le délai de 5 ans.

Exemple 1. Un employeur dépasse à la hausse le seuil d’effectif de 50 salariés au 1er janvier 2022 (effectif calculé au regard des données de l’année 2021). Cet employeur ne sera soumis aux obligations liées au franchissement de seuil que si l’effectif est atteint ou dépassé pendant 5 années civiles consécutives, soit pour les années 2023, 2024, 2025 et 2026 (effectifs respectivement calculés par rapport à l’année N-1). Les obligations liées au franchissement de seuil seront alors applicables à compter de 2027.

Exemple 2. Prenons le même exemple avec un effectif qui diminue : si l’effectif de l’employeur passe en dessous du seuil de 50 salariés pendant l’une des 4 années (par exemple en 2026, calculé sur l’effectif de 2025), l’employeur ne sera soumis aux obligations liées à ce franchissement de seuil que si le seuil de 50 salariés est de nouveau atteint pendant 5 années consécutives, à compter de 2026.

Quels sont les seuils d’effectif ?

11,50 et 250 salariés… Actuellement, il existe 3 principaux seuils d’effectifs prévus par la loi. Ces seuils d’effectifs sont à la fois prévus dans le code du travail et dans le code de la Sécurité sociale, et vont déterminer les obligations applicables aux employeurs dès lors qu’ils dépassent un seuil pendant une durée déterminée.

Mais pas seulement. Il existe d’autres seuils. Ainsi, il existe également un seuil de 20 salariés (par exemple, pour la tarification des cotisations d’accidents du travail et des maladies professionnelles ; pour le recouvrement et le contrôle des cotisations, etc.) ; également un seuil de 150 salariés, 500 salariés et même 5000 salariés (pour la détermination des groupes d’entreprises pouvant opérer un prêt de main d’œuvre présumé sans but lucratif). Vous trouverez ici des tableaux présentant les principaux dispositifs prévus par le code de la sécurité sociale pour lesquels les règles de décompte de l’effectif de la Sécurité sociale s’appliquent.