Financer une action de formation professionnelle continue

La formation professionnelle : la question du financement

Le financement de la formation. L’employeur verse tous les ans une participation à la formation continue, calculée sur la base des rémunérations versées, dont le taux varie selon l’effectif. Cette participation servira notamment à la prise en charge des frais de formation ; mais il arrive que l’entreprise prenne directement en charge ces frais.

Des sanctions. Le manquement frauduleux aux obligations de paiement de la contribution à la formation professionnelle est puni de 5 ans d'emprisonnement et de 37 500 € d'amende.

Qui paie, en pratique ? Les frais pédagogiques sont pris en charge par l'Opca chargé de collecter la contribution formation (peu importe, à cet égard, que la formation ait lieu pendant ou hors temps de travail). Néanmoins, si vous avez conclu un accord d'entreprise aux termes duquel vous prévoyez de consacrer au moins 0,2 % du montant des rémunérations versées au financement du compte personnel de formation de vos salariés et à son abondement, la prise en charge des frais de formation vous revient (en pratique, cela ne peut concerner que les entreprises employant au moins 11 salariés qui voient ainsi leur participation à la formation continue diminuer d’autant).Notez que ces accords cessent de produire leurs effets depuis le 1er janvier 2019.

Une prise en charge restreinte ? Depuis le 1er janvier 2019, seules les entreprises de moins de 50 salariés peuvent prétendre à une prise en charge des frais de formation prévues dans leur plan de développement des compétences (ex-plan de formation). A ce titre, les Opco peuvent prendre en charge la rémunération et les charges sociales des salariés de ces entreprises, lorsqu’ils sont en formation. Cette prise en charge est limitée à hauteur du Smic horaire par heure de formation, selon des modalités définies par le Conseil d’administration de l’Opco.

Pour les frais annexes. La même règle s’applique aux frais annexes : sont visés les frais de transport, de repas et d'hébergement occasionnés par la formation. Les frais de garde d'enfants ou de parents à charge occasionnés par la formation suivie hors du temps de travail peuvent également être pris en charge par l'Opco (ex-Opca) ou vous-même.

A noter Si la formation a lieu pendant le temps de travail, il s'agit de temps de travail effectif et votre salarié ne doit pas voir sa rémunération habituelle baisser. En cas de mobilisation du CPF hors temps de travail, aucune allocation de formation ne sera due au salarié (comme c'était déjà le cas pour le DIF).

Moment du paiement. Le paiement des frais de formation intervient après l’exécution de la formation. Néanmoins, il est possible de convenir d’un échelonnement des paiements au fur et à mesure du déroulement de la formation, éventuellement assorti d’une avance ne pouvant excéder 30 % du prix convenu.

La formation professionnelle : un contrôle accru !

Un contrôle ! Les organismes financeurs veillent à l'adéquation financière des prestations achetées aux besoins de formation, à l'ingénierie pédagogique déployée par le prestataire de la formation, à l'innovation des moyens mobilisés et aux tarifs pratiqués dans des conditions d'exploitation comparables pour des prestations analogues. L’Opco qui finance une formation, dans le cadre de la formation professionnelle continue ou d’un congé individuel formation, devra s’assurer de la qualité des actions de formation professionnelle continue qu’il prend en charge financièrement.

Bases du contrôle. Depuis le 1er janvier 2019, en plus de prendre en compte les informations relatives à la réalisation de l'action transmises par l'employeur et le salarié concerné, notamment dans le cadre d'enquêtes de suivi menées par l'Opco, le contrôle est réalisé sur la base :

• des factures relatives à la prestation réalisée, lorsque la formation est dispensée par un organisme de formation ;
• des relevés de dépenses supportées par l’employeur :

• ○ précisant les montants des frais pédagogiques, des rémunérations et des frais annexes dont la prise en charge a été accordée par l’Opco,
• ○ accompagnés des pièces comptables justifiant ces montants ;

• des certificats de réalisation établis par le dispensateur de la formation.

Modalités de dispense. Les actions de formation peuvent être dispensées selon différentes modalités permettant d’acquérir des compétences. Concrètement, il est possible de suivre une formation à distance, ou en situation de travail ou dans le cadre d’un stage en présentiel. A ce titre, leurs conditions de prise en charge peuvent être différenciées.

Formations à distance. Ces formations comprennent :

• une assistance technique et pédagogique appropriée pour accompagner le bénéficiaire dans le déroulement de son parcours ;
• une information du bénéficiaire sur les activités pédagogiques à effectuer à distance et leur durée moyenne ;
• des évaluations qui jalonnent ou concluent l’action de formation.

Formations en situation de travail. Ces formations comprennent alors :

• l’analyse de l’activité de travail pour, le cas échéant, l’adapter à des fins pédagogiques ;
• la désignation préalable d’un formateur pouvant exercer une fonction tutorales :
• la mise en place de phases réflexives, distinctes des mises en situation de travail et destinées à utiliser à des fins pédagogiques les enseignements tirés de la situation de travail, qui permettent d’observer et d’analyser les écarts entre les attendus, les réalisations et les acquis de chaque mise en situation afin de consolider et d’expliciter les apprentissages, ;
• des évaluations spécifiques des acquis de la formation qui jalonnent ou concluent l’action.

Une convention préalable. Les formations financées par un opérateur de compétences, par une commission paritaire interprofessionnelle régionale (CPIR), par l’Etat, par les régions, par Pôle emploi ou par l’Agefiph doivent faire l’objet d’une convention précisant :

• l’intitulé de la formation, son objectif et son contenu, les moyens prévus, la durée et la période de réalisation, ainsi que les modalités de déroulement, de suivi et de sanction de cette formation ;
• le prix de la formation et les modalités de règlement.

A noter. Les devis portant sur les actions de formation (à l’exception de l’apprentissage, des bilans de compétences et des VAE) valent convention s’ils satisfont à ses critères, ou que l’une de ses annexes y satisfait.