Gérer l’inaptitude du salarié

Inaptitude du salarié : dans quels cas ?

Une procédure unique. Depuis le 1er janvier 2017, que l’inaptitude soit d’origine professionnelle ou d’origine non professionnelle, la procédure à respecter par l’employeur est la même. La seule différence : les indemnités à verser au salarié diffèrent selon l’origine de l’inaptitude.

Inaptitude : de quoi parle-t-on ? Le médecin du travail va constater l’inaptitude médicale au travail lorsque l’état de santé (physique ou mentale) du salarié est devenu incompatible avec le poste qu’il occupe.

À quel moment ? À plusieurs occasions l’aptitude ou l’inaptitude du salarié peut être constaté :

• lors d’une visite médicale de reprise (par exemple après une maladie professionnelle, un congé de maternité, etc.) ;
• lors d’un examen médical d’aptitude à l’embauche, pour les salariés bénéficiant d’un suivi médical renforcé ;
• ou lorsque le salarié, l’employeur ou le médecin sollicite un examen ponctuel.

Une inaptitude d’origine professionnelle… L’inaptitude du salarié peut résulter d’un accident de travail ou d’une maladie professionnelle.

Ou non professionnelle. Elle peut également être la conséquence d’une maladie ou d’un accident non professionnel.

Inaptitude du salarié : comment est-elle constatée ?

Qui décide de l’inaptitude ? La décision appartient au médecin du travail : seul ce dernier est compétent pour déclarer un salarié inapte à exercer ses fonctions. Vous devez toutefois veiller à ce qu’une procédure particulière soit respectée. A défaut, l’éventuel licenciement prononcé contre le salarié inapte peut être considéré comme nul.

Un seul examen médical. Depuis le 1er janvier 2017, l’inaptitude d’un salarié peut être constatée grâce à un seul examen médical pratiqué par le médecin du travail. Il n’est plus nécessaire d’organiser 2 examens médicaux, espacés de 15 jours.

Un second examen médical ? S’il l’estime nécessaire, le médecin du travail pourra réaliser un second examen médical du salarié dans un délai qui n’excède pas 15 jours après le premier examen. Mais ce second examen n’est pas obligatoire.

Avis du médecin du travail. Le médecin du travail peut rendre plusieurs types de décisions s’agissant de l’aptitude du salarié à travailler ou non:

• l’avis d’aptitude simple : le salarié déclaré apte à reprendre son poste doit être réintégré dans on emploi antérieur ou, à défaut, dans un emploi similaire assorti d’une rémunération équivalente ;
• l’avis d’aptitude avec réserves ;
• l’avis d’inaptitude physique.

Avis d’aptitude… Un avis d’aptitude n’est pas un avis d’inaptitude. Par principe, le salarié est donc apte à reprendre le travail. Toutefois, peu importe que le médecin du travail ait coché la case « apte » lorsqu’il conclut, dans des termes clairs, à l’inaptitude définitive d’un salarié dans son poste de travail.

Avis d’aptitude avec réserves… Attention, un avis d’aptitude avec réserves n’est pas non plus un avis d’inaptitude. Par principe, le salarié peut reprendre son poste mais avec des mesures individuelles d’aménagement, d’adaptation ou de transformation du poste de travail ou des mesures d’aménagement du temps de travail justifiées par considérations relatives notamment à l’âge ou à l’état de santé physique et mental du travailleur.

Avis d'inaptitude : procédure. Le médecin qui déclare inapte un salarié doit respecter un certain formalisme et doit réaliser :

• un examen médical du salarié, et, le cas échéant, des examens complémentaires ;
• une étude de poste dans l’entreprise (notez qu’une erreur de désignation du poste dans l’avis d’inaptitude ne remet pas en cause sa validité dès lors que le médecin a concrètement vérifié les conditions de travail du salarié) ;
• une étude des conditions de travail dans l’établissement (en indiquant la date à laquelle la fiche d’entreprise a été actualisée) ;
• un échange, par tout moyen, avec le salarié, puis un échange avec l’employeur.

Les échanges entre le médecin, l’employeur et le salarié. Ces échanges doivent permettre, pour chacune des parties, de faire valoir leurs observations sur les avis et propositions que le médecin entend adresser. Le dialogue entre le médecin et le salarié permet d’échanger sur les mesures d’adaptation, d’aménagement ou de mutation du poste, et, le cas échéant, sur la nécessité d’un changement de poste.

Avis d’inaptitude : délai de notification. L’avis d’inaptitude rendu par le médecin du travail doit être notifié, au plus tard, 15 jours après le premier examen médical du salarié. En présence d’une seconde visite, l’avis d’inaptitude et doit être notifié à l’issue de cette seconde visite. Il doit être notifié à l’employeur et au salarié par tout moyen conférant une date certaine. De plus, l’avis devra être assorti par des indications écrites relatives au reclassement du salarié. Des mesures de reclassement devront alors être envisagées par l’employeur.

A noter. Le médecin pourra, en outre, consulter le médecin inspecteur du travail avant de rendre son avis.

Modèles d’avis d’inaptitude. L’avis médical pris par le médecin du travail doit être conforme à un modèle établi par arrêté ministériel.

Avis d’aptitude… Un avis d’aptitude n’est pas un avis d’inaptitude. Toutefois, peu importe que le médecin du travail ait coché la case « apte » lorsqu’il conclut, dans des termes clairs, à l’inaptitude définitive d’un salarié dans son poste de travail.

Exception d’impossibilité de reclassement. L’avis d’inaptitude peut indiquer que tout maintien du salarié dans un emploi serait gravement préjudiciable à sa santé ou que l’état de santé du salarié fait obstacle à tout reclassement dans un emploi. Dans ce cas, l’employeur est dispensé de rechercher un poste de reclassement dans l’entreprise.

Un avis à conserver ! Non seulement le médecin du travail doit conserver dans le dossier médical du salarié les motifs de l’avis médical qui a été rendu, mais vous devez également conserver une copie de cet avis afin de pouvoir le présenter, à tout moment, à l’inspection du travail et au médecin du travail inspecteur.

Inaptitude du salarié : comment réagir ?

Un impératif. Vous devez absolument respecter un certain nombre d’étapes pour garantir la validité de la procédure.

Premièrement : demandez des précisions écrites au médecin du travail. Dès réception de l’avis d’inaptitude, vous devez demander des précisions au médecin du travail sur les aspects de son avis qui vous posent des questionnements. Faites-le impérativement, même si une étude de poste a déjà été réalisée. Elle vous permet de vérifier que vous avez correctement identifié les contraintes médicales auxquelles est soumis le salarié, avant de procéder aux recherches de solutions de reclassement.

Les conclusions du médecin du travail. Depuis le 1er janvier 2017 également, le médecin doit impérativement assortir l’avis d’inaptitude de conclusions écrites dont l’employeur doit tenir compte. S’il refuse, l'employeur doit faire part de ses motifs, par écrit, au médecin et au salarié.

Deuxièmement : demandez au salarié son périmètre de mobilité géographique. Dès réception de l’avis constatant l’inaptitude physique du salarié, il est recommandé de lui demander par écrit (lettre recommandée avec AR) son périmètre de mobilité géographique et de vous communiquer un curriculum vitae complet (si vous ne l’avez pas déjà). L’objectif : vous permettre de mieux cibler vos recherches de reclassement. Il se peut que vous ne receviez aucune réponse du salarié. Dans ce cas, à l’issue d’un délai raisonnable (une semaine à 10 jours ouvrés), vous pouvez prendre le parti de continuer la procédure.

Troisièmement : procédez aux recherches de solutions de reclassement. Dès que vous obtenez une réponse du médecin du travail et, éventuellement, du salarié, vous devez procéder aux recherches de solutions de reclassement.

     =>  Pour connaître la procédure à suivre lors de la recherche de postes de reclassement, consultez notre fiche Envisager le reclassement d’un salarié inapte

Quatrièmement : informez le CSE. Vous devez, le cas échéant, informer le CSE des solutions de reclassement que vous proposez au salarié. Aucun formalisme n’est imposé pour cette information. C’est pourquoi, il a déjà été admis que la convocation des délégués du personnel par mail à une réunion extraordinaire, destinée à leur présenter les éventuels reclassements, est valable.

À noter. L’avis des représentants du personnel doit être recueilli préalablement à l’engagement de la procédure de licenciement (c’est-à-dire avant d’adresser au salarié une convocation à son entretien préalable à un éventuel licenciement).

Une régularisation possible ? Les juges ont reconnu la possibilité à l’employeur de régulariser la procédure de consultation des représentants du personnel, lorsqu’il a omis de les consulter avant de faire une proposition de reclassement au salarié. La régularisation procède de la convocation ultérieure, préalable à de nouvelles propositions de reclassement (ou au renouvellement des propositions antérieures).

A noter : en cas de transfert d’entreprise. En cas de reprise d’entreprise (avec transfert des contrats de travail) conservant son autonomie, il faut savoir que si l’entreprise cédante n’avait pas de représentants du personnel pour cause de carence (et avait établi un procès-verbal en ce sens), ce PV vous profite jusqu’à son échéance, à moins qu’un salarié ou une organisation syndicale ne vous demande, avant cette date, d’organiser de nouvelles élections.

Une procédure inapplicable dans certains cas. Si vous concluez une rupture conventionnelle avec un salarié inapte, vous n’êtes pas tenu de procéder à son reclassement. De même, l’obligation de reclassement ne s’applique pas au profit de l’apprenti déclaré inapte à son poste d’apprenti.

Attention ! Le défaut de recherche de reclassement, tout comme le défaut de consultation du CSE peut être sanctionné par une indemnité de 12 mois de salaire minimum. Notez tout de même qu’en cas d’erreurs multiples (défaut de consultation des représentants du personnel et omission de motivation du licenciement, sanctionné par un licenciement sans cause réelle et sérieuse), une seule indemnité ne sera due au salarié : la plus élevée. Mais elles ne se cumulent pas.

Inaptitude du salarié : et après ?

2 options possibles. Vous disposez, en réalité, de 2 options :

Soit le changement de situation du salarié. Vous pouvez procéder au changement de situation du salarié parce qu’il a accepté l’une de vos propositions de reclassement. Un avenant au contrat de travail du salarié sera alors signé par les parties. Cet avenant n’est pas obligatoire, si le changement n’emporte pas modification du contrat, mais est cependant fortement recommandé.

Soit la rupture du contrat de travail. Vous devrez envisager la rupture de son contrat parce que :

• vous ne disposez pas de solutions de reclassement satisfaisantes ;
• parce que le salarié refuse vos propositions de reclassement ;
• ou encore parce qu’il n’a pas répondu aux propositions de reclassement que vous avez formulées à l’issue du délai que vous aviez prédéfini.

Inaptitude du salarié : contester l'avis du médecin du travail ?

La procédure. Pour contester l’avis du médecin du travail, le salarié (ou l’employeur) dispose d’un délai de 15 jours pour saisir le conseil des prud’hommes « en référé » (le référé est une procédure d’urgence). Ce délai commence à courir à compter de l'avis du médecin du travail. Il est donc conseillé d’attendre l’expiration de cette procédure de recours avant de licencier le salarié car si l’avis d’inaptitude venait à être annulé, le licenciement serait privé de cause réelle et sérieuse.

Avis d’inaptitude erroné. Si l’avis d’inaptitude comporte une mention inexacte, le salarié n’est pas fondé à contester le licenciement devant les juges sur ce fondement s’il n’a pas, préalablement, contester l’avis en tant que tel dans le délai légal de 15 jours. 

À noter. Les délais et modalités de recours doivent être mentionnées sur les avis du médecin du travail.

Expertise médicale. Le tribunal peut solliciter l’intervention d’un médecin-inspecteur du travail qui se prononcera à son tour sur l’(in)aptitude du salarié. Ce médecin-inspecteur du travail pourra recourir au service d’un tiers pour l’aider dans son expertise.

Coût de l’expertise. Le tribunal fixe, le cas échéant, sa rémunération, qui est égale à 8 fois le coût de la consultation au cabinet augmentée de la majoration pour le médecin généraliste (acte C de la nomenclature générale des actes professionnels + MMG), soit 8 x 25 = 200 €. La somme est consignée à la Caisse des dépôts et consignations.

Qui paie ? Notez que ce n’est pas parce que c’est le salarié qui conteste l’avis du médecin du travail que les frais d’expertise seront nécessairement à sa charge ! Par principe, la rémunération est assurée par la partie perdante, sauf décision contraire motivée du Conseil de Prud’hommes. C’est, en effet, le juge qui déterminera qui, du salarié ou de l’employeur, devra assumer les frais de l’expertise.

Déroulement de l’expertise. Le médecin-expert se fera communiquer par le médecin du travail le dossier médical de santé au travail concernant le salarié. Il pourra entendre, s’il le souhaite, le médecin du travail. Ses conclusions se substitueront systématiquement à celles du médecin du travail.