Gérer les usages dans l’entreprise

Un usage, qu’est-ce que c’est ?

Définition. Un usage est une pratique que vous avez instaurée, ou que les salariés ont instaurée sans opposition de votre part, et qui engage l’entreprise. Pour être reconnue en tant qu’usage, cette pratique doit répondre à plusieurs critères.

Quels critères ? Pour être reconnue en tant qu’usage, la pratique doit être générale, constante et fixe. La généralité signifie qu’elle s’applique à tous les salariés ou à une partie objectivement déterminée d’entre eux. La constance est appréciée selon le nombre de répétitions de la pratique. La fixité implique une formule déterminable par avance.

Des critères impératifs ! Ce n’est pas parce qu’une entreprise verse des primes de fin d’année tous les ans qu’il s’agit pour autant d’un usage si elles ne répondent pas aux critères de constance, de généralité et de fixité, que ce soit dans le montant ou dans le mode de calcul.

Attention au critère de généralité ! Une prime versée à plusieurs salariés sans tenir compte de leur catégorie professionnelle (attachée à la catégorie de cadre, d’agent de maîtrise ou d’ouvrier) doit reposer sur des raisons objectives justifiant la différence de traitement. En revanche, une prime versée à plusieurs salariés d’une même catégorie ne répond pas nécessairement au critère de généralité. Le critère de généralité est, toutefois, rempli lorsque qu’une prime est versée à un seul salarié qui est l’unique représentant d’une catégorie de personnel. 

Sur quoi portent les usages ? Les usages peuvent porter sur toutes sortes de choses : l’application volontaire d’une convention collective, la mise à disposition d’un outil de travail (téléphone, ordinateur, véhicule, etc…), la rémunération (l’attribution d’une prime, l’indemnisation de l’arrêt maladie sans délai de carence, par exemple). Mais les usages ne peuvent pas restreindre les droits donnés aux salariés par la loi ou les conventions collectives.

Caractère impératif. L’usage a force obligatoire pour l’employeur, c’est-à-dire que ce dernier est tenu de l’appliquer.

Un usage, pour toujours ?

Une possibilité de dénonciation. L’usage licite s’impose à l’employeur tant qu’il est applicable. Et il le sera tant qu’il n’aura pas été dénoncé ou qu’il n’aura pas été remplacé par un accord collectif ayant le même objet.

Une procédure de dénonciation ? L’usage peut être dénoncé après que vous ayez informé chaque salarié bénéficiaire et les représentants du personnel, en respectant un délai de prévenance suffisant. Ces conditions sont cumulatives.

Une dénonciation pas toujours nécessaire ? Un employeur a versé, pendant 10 mois, une prime panier à ses salariés alors que les conditions de versement de cette prime n’étaient pas réunies, d’après la convention collective applicable à l’entreprise. Apprenant qu’il avait fait une mauvaise interprétation de ce texte, l’employeur a cessé de verser cette prime. Ce qu’ont contesté les salariés qui voyaient là un usage que l’employeur aurait dû dénoncer selon la procédure spécifique. Mais le juge n’a pas validé l’usage, le versement de cette prime étant occasionné par une erreur d’interprétation, l’employeur n’avait pas la volonté de créer un usage.

L’information des représentants du personnel. Le rôle des représentants du personnel n’est pas à négliger puisqu’ils vont pouvoir intervenir dans un processus de négociation. Si votre entreprise dispose d’un comité social et économique (CSE), vous devez inscrire la dénonciation de l’usage à l’ordre du jour de la prochaine réunion du comité.

L’information des salariés. L’information doit être faite de manière individuelle et par voie écrite. Idéalement, vous pouvez adresser une lettre recommandée avec avis de réception aux salariés bénéficiaires de l’usage pour les informer de cette dénonciation et de sa date d’effet.

Attention. Une information par voie d’affichage ne constitue pas une information « individuelle ».

Un délai suffisant. Ce délai n’est pas fixé par les textes mais il doit permettre aux représentants du personnel, lorsque l’entreprise en est munie, d’engager des négociations. Mais la négociation n’est pas impérative : c’est-à-dire que vous devez laisser un délai suffisant mais que les organisations syndicales ou les représentants du personnel ne sont pas obligés d’ouvrir des négociations.

A noter. Vous n’avez pas à motiver votre volonté de dénoncer un usage. Mais cette décision doit être anticipée pour que la procédure soit respectée, que les représentants du personnel, s’ils le souhaitent, ouvrent de nouvelles négociations.

Effet de la dénonciation. Une fois l’usage régulièrement dénoncé et le délai de prévenance (qu’on peut appeler « préavis ») expiré, il ne trouve plus à s’appliquer. A partir de ce moment, plus aucun salarié ne sera fondé à en demander son exécution.

Attention ! Si vous continuez d’appliquer un usage que vous avez dénoncé, il vous faudra renouveler la procédure de dénonciation lorsque vous souhaiterez définitivement vous en défaire.