Mettre un véhicule à la disposition d’un salarié : véhicule de fonction ou véhicule de service ?

Définir l’utilisation du véhicule

Question d’utilisation. Lorsque vous envisagez de mettre à la disposition d’un ou plusieurs de vos salariés un véhicule, la première question à vous poser est celle de l’objectif de ce véhicule. Rentre-il dans les besoins quotidiens de l’entreprise ou doit-il être envisagé comme un avantage accordé à un salarié en particulier ?


Dénomination du véhicule. Peu importe la dénomination choisie (voiture de fonction, voiture de société), l’utilisation du véhicule qui sera autorisée ne dépend que de vous. Ces dénominations n’ont aucune valeur juridique. Ainsi, la seule mention de la voiture « de société »/« de service » dans le contrat de travail ne suffit pas à en conclure l’utilisation qui est autorisée au salarié.

Accorder un véhicule de fonction à un salarié

Utilisation du véhicule de fonction. On considère que le véhicule de fonction est le véhicule qui est utilisé aussi bien à des fins professionnelles (lors des déplacements des commerciaux par exemple) qu’à des fins personnelles (lors des week-ends et des congés).

Utilisation à prévoir au contrat. L’usage qui doit être fait du véhicule doit être précisé dans le contrat de travail du salarié qui bénéficie de la voiture. Si le contrat autorise l’utilisation personnelle du véhicule (en dehors du temps de travail), il s’agit d’un véhicule de fonction.

Avantage en nature. La voiture de fonction fait partie des avantages en nature accordés aux salariés. A ce titre, elle entre dans les éléments de la rémunération et est donc prise en compte pour le calcul des charges sociales et de l’impôt sur le revenu. La voiture doit apparaître sur le bulletin de salaire de votre salarié.

Exemple. Un concessionnaire automobile, qui met à disposition de ses commerciaux et dirigeants les voitures de démonstration ainsi qu’une pompe à essence, octroie à ses salariés un avantage en nature pour lequel il doit payer des cotisations sociales.

Des restrictions possibles. Il a déjà été jugé que le fait, pour un salarié, de pratiquer le covoiturage à des fins lucratives avec son véhicule de fonction, à l’insu de son employeur, l’exposant à un risque résultant de l’absence de garantie par l’assurance automobile, constitue une faute justifiant son licenciement. Vous pouvez donc prévoir une restriction ou une interdiction de cette sorte dans votre règlement intérieur ou dans les notes d’utilisation du véhicule de fonction.

Retirer la voiture de fonction : possible ? La voiture de fonction, faisant partie des éléments de la rémunération, ne peut pas être retirée au salarié sans son accord. Le retrait, le cas échéant, sera remplacé par une revalorisation salariale. Si vous retirez la voiture à un salarié contre son avis, celui-ci pourra prendre acte de la rupture de son contrat de travail.

Changer de véhicule ? Bien entendu, le véhicule de fonction pourra être changé en cours d’exécution du contrat de travail. Mais si la catégorie du véhicule attribué au salarié venait à baisser en gamme, et si la mise à disposition du véhicule a été contractualisée, comme cela est préconisé, ce changement :

• nécessitera l’accord du salarié ;
• entraînera un complément de rémunération pour compenser cette baisse de gamme.

Sort de la voiture pendant les arrêts de travail. Le contrat de travail peut prévoir une restitution de la voiture lors d’un arrêt de travail prolongé. Mais attention, il a déjà été jugé, dans le cas d’un contrat qui prévoyait la restitution de la voiture de fonction pour la confier à un salarié remplaçant, qu’en l’absence de nécessité d’affecter le véhicule à un remplaçant, la restitution du véhicule n’était pas autorisée.

Cas de la voiture géo-localisée. Si la voiture de fonction est équipée d’un système de géolocalisation, veillez à ce que votre salarié en soit informé, mais aussi (et surtout !) à ce que ce système puisse être désactivé en dehors du temps de travail de votre salarié.

Investir dans un véhicule de service

Utilisation du véhicule de service. Le véhicule de service répond aux besoins quotidiens de l’entreprise. A ce titre, il ne peut être utilisé que pendant les heures de travail à des fins professionnelles (se rendre sur un chantier, rendre visite à un client, etc.). La voiture doit être ramenée à la fin de la journée sur le lieu de travail.

Cas du trajet domicile/travail. Il est possible de tolérer que la voiture de service soit utilisée lors des trajets domicile/travail. Dans ce cas, le salarié ne pourra pas utiliser cette voiture à des fins personnelles lors du weekend, des congés etc.

Attention ! Un employeur ayant eu connaissance d’un salarié qui utilisait le véhicule de service dans le cadre de ses fonctions syndicales, alors même que les règles de l’entreprise le lui interdisaient, ne peut pas sanctionner cette pratique s’il l’a autorisé pendant plusieurs années sans jamais le sanctionner.

Il n’est pas un avantage en nature. La voiture de service ne rentre pas dans la catégorie des avantages en nature. Par conséquent, elle n’est pas prise en compte dans le calcul des charges sociales. Attention, en cas d’utilisation frauduleuse de cette voiture (utilisation à des fins personnelles notamment), elle pourra être requalifiée en voiture de fonction (et sera donc soumise aux charges sociales). Soyez vigilant !

Retrait du véhicule de service. Le véhicule de service n’est pas un avantage accordé à un salarié, mais il entre dans les conditions de travail. A ce titre, le retrait, ou la modification des conditions d’utilisation (restriction à certains salariés, restriction des horaires…), ne nécessite pas l’accord des salariés. Dans le cas où le véhicule serait retiré, les frais de déplacements professionnels seront alors indemnisés.