Mettre en place un règlement intérieur : le contenu

Des clauses obligatoires

De quoi s’agit-il ? Le règlement intérieur constitue un acte réglementaire de droit privé, dont les conditions d'élaboration sont encadrées par la loi. Il s’impose à l’employeur et aux salariés.

Un contenu strictement encadré par la loi. Le règlement intérieur ne peut contenir que des dispositions concernant :

• les mesures d'application de la réglementation en matière de santé et de sécurité dans l'entreprise ou l'établissement ;
• les conditions dans lesquelles les salariés peuvent être appelés à participer, à votre demande, au rétablissement de conditions de travail protectrices de la santé et de la sécurité des salariés, dès lors qu'elles apparaîtraient compromises ;
• les règles générales et permanentes relatives à la discipline, notamment la nature et l'échelle des sanctions que vous pouvez prendre.

Le règlement intérieur doit également contenir, obligatoirement :

• les dispositions relatives aux droits de la défense des salariés (il faut reprendre les articles L 1332-1 à L 1332-3 du Code du Travail ou les dispositions de votre convention collective applicable en la matière),
• les dispositions relatives aux harcèlements moral et sexuel, ainsi que celles relatives aux agissements sexistes (interdiction de tels actes et sanctions disciplinaires applicables aux personnes se rendant coupable d’actes illicites, interdiction des sanctions et des licenciements envers les personnes ayant subi des agissements litigieux ou les témoins de tels actes, etc.).

Concrètement. Vous ne pouvez pas introduire dans le règlement intérieur n’importe quelle disposition, même si vous l’estimez utile à la bonne marche de l’entreprise. Le règlement intérieur doit avoir pour unique objet de fixer dans l’entreprise les mesures à respecter en matière d’hygiène, de sécurité et de discipline. Vous aurez donc pris soin d’y faire figurer :

• les consignes que chaque salarié doit respecter en vue d’assurer la protection de sa santé et de sa sécurité ou celles des autres personnes qui peuvent être concernées par son travail,
• les consignes d’hygiène à respecter dans l’entreprise (exemple : conditions d'introduction, de distribution et de consommation des boissons alcoolisées, heures pendant lesquelles l'accès du réfectoire est interdit dans les établissements qui en sont pourvus, conditions dans lesquelles sont nettoyées les armoires et/ou les vestiaires, conditions d'utilisation des douches, etc.),
• les consignes de sécurité spécifique à l’entreprise (exemple : port de vêtements de protection ou du casque sur les chantiers, conditions d’accès et conduites des engins de chantier, circulation, transport, manutention, emploi des divers matériels, équipements ou machines, etc.),
• les règles applicables en matière disciplinaire (exemple : obligation de respecter les horaires, obligation de justifier son absence dans un délai de 48 heures, obligation de respecter les instructions et les ordres hiérarchiques, condition d’accès à l’entreprise et modalités des déplacements professionnels, interdiction d’utiliser le matériel de l’entreprise à des fins personnelles, etc.),
• l’échelle des sanctions disciplinaires applicables dans l’entreprise (avertissement, mise à pied, mutation, licenciement, etc).

Prévoir le recours aux alcootests. Vous pouvez, par exemple, prévoir dans le règlement intérieur la possibilité de recourir à des alcootests. Mais ces contrôles ne seront possibles que si les modalités prévues permettent de contester le contrôle et si, en raison des fonctions exercées, l’état d’ébriété du salarié est de nature à entraîner un danger pour les personnes ou les biens. Cela se justifie donc sur certains postes à risques.

Dépister l’usage de stupéfiants. Vous pouvez également prévoir dans le règlement intérieur d’organiser des contrôles de l’usage de drogues au moyen de tests salivaires. Attention toutefois, ce contrôle, s’il ne nécessite pas l’intervention du médecin du travail, doit être effectué par un supérieur hiérarchique du salarié contrôlé, qui doit être soumis au secret professionnel. Le salarié doit avoir la possibilité de demander une contre-expertise médicale si le résultat du test s’avère positif. Le contrôle prévu doit être justifié par la nature de la tâche à accomplir, mais il doit également être proportionné par rapport au but recherché. Vous pouvez ainsi ne soumettre que certains de vos salariés à ces tests salivaires, occupant des postes « hypersensibles ».

Le règlement doit être établi en conformité avec la convention collective. Le règlement intérieur ne doit pas contenir de clause moins favorable, dans ces matières, que la convention. Même si le règlement intérieur risque de faire double emploi avec la convention, vous pouvez parfaitement inclure dans le règlement intérieur les dispositions prévues par la convention, étant donné l'intérêt que peut présenter pour les salariés une information précise à ce sujet.

Des clauses interdites

Il est interdit d’interdire ! Votre règlement intérieur ne doit pas apporter de restrictions aux droits et libertés individuelles des salariés, à moins qu’elles ne soient justifiées par la nature des tâches à accomplir et proportionnées au but recherché. Aussi, vous devez vérifier et valider que le règlement ne contienne aucune clause contraire aux règles légales et réglementaires, aux droits des personnes et des libertés (peuvent être regardées comme portant atteinte aux droits des personnes et aux libertés individuelles l'interdiction du mariage entre salariés, le recours à la fouille en toute circonstance, l'obligation d'adopter un type de coiffure, l'interdiction absolue de chanter ou de parler à ses collègues, etc.).

Par exemple. Vous ne pouvez pas imposer le port d’une tenue particulière à vos salariés, à moins que cette contrainte ne soit justifiée par la nature des tâches à accomplir et proportionnée au but recherché. C’est-à-dire que vous pouvez exiger qu’un conseiller commercial ne se présente pas devant les clients en tongs et en short. Vous pouvez exiger le port d’une blouse dans le secteur médical pour des raisons d’hygiène, ou encore le port d’équipements de protection individuelle dans le secteur du bâtiment, etc.

D'autres clauses sont interdites ! De la même manière, retenez qu’aucune clause discriminatoire ne doit, en outre, être incluse dans le règlement intérieur : il ne peut pas contenir de dispositions discriminant les salariés dans leur emploi ou leur travail, à capacité professionnelle égale, en raison de leur origine, de leur sexe, de leurs mœurs, de leur orientation ou identité sexuelle, de leur âge, de leur situation de famille ou de leur grossesse, de leurs caractéristiques génétiques, de leur appartenance ou de leur non-appartenance, vraie ou supposée, à une ethnie, une nation ou une race, de leurs opinions politiques, de leurs activités syndicales ou mutualistes, de l’exercice d’un mandat électif local, de leurs convictions religieuses, de leur apparence physique, de leur nom de famille, de leur lieu de résidence ou en raison de leur état de santé ou de leur handicap.

Une nuance tout de même ! Votre règlement peut mentionner le principe de neutralité de votre entreprise. Dans ce cas, il peut contenir une clause restreignant la manifestation des convictions, notamment religieuses, des salariés dès lors que cette restriction est justifiée par l'exercice d'autres libertés ou droits fondamentaux ou par les nécessités du bon fonctionnement de l'entreprise et qu’elles sont proportionnées au but recherché. En pratique, les juges n’admettent leur application qu’aux salariés en contact avec la clientèle.

Attention. Si vous émettez des notes de services qui ont un caractère général et permanent, valables pour tous les salariés, et abordent des règles relevant du règlement intérieur, elles sont assimilées à ce dernier : pour leur mise en place, vous devrez respecter la même procédure.