Rembourser les frais de repas des salariés des ETT
Frais de repas : dans quelle situation ?
Supplément de frais de déjeuner. L’indemnité de repas est parfois appelée prime de panier ou prime de casse-croûte. Elle est destinée à compenser un surcoût supporté par certains salariés. Qui peut être véritablement concerné par cette prime de panier ?
Pour qui ? Cette situation concerne les salariés occupés sur des chantiers, des entrepôts, des ateliers extérieurs ou en déplacement sur un autre site de l’entreprise qui ne peuvent ni rejoindre leur domicile ou leur lieu de travail habituel, ni prendre leur repas au restaurant, en raison de contraintes d’organisation et d’horaires.
Lieu de travail habituel. Pour tout salarié, le lieu de travail habituel est celui où il se trouve lorsqu’il n’est pas en déplacement. Aussi, pour un intérimaire, le lieu de travail habituel est le lieu où se situe l’entreprise utilisatrice.
Le saviez-vous ?
Le salarié affecté sur un seul et même chantier pour plusieurs années n’est pas éligible à cette indemnité. Le salarié employé en CDI de chantier, affecté à un chantier particulier et qui ne restera pas dans les effectifs à son issue n’y est pas éligible non plus.
L’indemnité n’est pas toujours due. Elle n’est effectivement pas due si le salarié rentre chez lui pour prendre son repas, que l’entreprise lui paie ou lui rembourse le restaurant, ou s’il y a un restaurant d’entreprise sur le lieu de travail ponctuel du salarié (chantier, entrepôt, atelier extérieur ou autre site de l’entreprise). Si le salarié est en déplacement mais qu’il dispose d’un temps de pause suffisant, lui permettant de rentrer chez lui pour manger, l’indemnité de repas ne lui est pas due non plus.
Frais de repas : quel montant à rembourser ?
Un barème… Un barème spécifique est susceptible de s’appliquer les entreprises de travail temporaire.
… spécifique ? Il tient compte à la fois des frais de repas et des frais de déplacement sur les salariés. Ce barème indique le montant à verser pour bénéficier d’une exonération de cotisations sociales.
o Consultez le barème indemnités pour frais de petits déplacements
Indemnités multiples. Pour bénéficier de l’exonération de cotisations sociales, les indemnités de trajet, de repas et de transport doivent apparaître distinctement sur les bulletins de paie. Sinon, le barème ne pourra pas s’appliquer.
Dépassement du barème. Les indemnités versées sont présumées conformes aux conditions d’octroi pour la part qui n’excède pas les limites d’exonération. En cas de dépassement, il appartient à l’employeur de prouver les circonstances de fait qui ont amené un salarié à des dépenses supplémentaires, comme par exemple le fait qu’un salarié ait été contraint de prendre son repas au restaurant.
Le saviez-vous ?
L’exonération des indemnités de repas ne peut se cumuler avec la déduction forfaitaire spécifique pour frais professionnels. De même, si un salarié peut prétendre à la fois aux indemnités de repas sur le lieu de travail et hors des locaux de l’entreprise au cours d’une même période, seule l’indemnité la plus élevée ouvre droit à déduction (l’indemnité de repas hors des locaux de l’entreprise).
A retenir
Dès lors qu’un salarié engage des frais liés à son activité professionnelle, ils doivent lui être remboursés. L’indemnité de repas est bien souvent abordée dans les conventions collectives, qui définissent non seulement le public bénéficiaire mais également son montant.
- Circulaire DSS 2003-07 du 7 janvier 2003 n° 3-3-1 : BOSS n° 4/03 p. 181
- Circulaire DSS 2005-389 du 19 août 2005, question n° 39 : BOSS n° 9/05 p. 220
- Lettre DSS du 15 avril 2003 relative au barème d’exonération d’indemnités de petit déplacement applicable aux entreprises de travail temporaire, de travaux publics, du bâtiment, de la tôlerie, de la chaudronnerie et de la tuyauterie industrielle
- Arrêt de la Cour de Cassation, chambre sociale, du 6 mai 1985, n° 83-15748 (indemnité non due aux salariés occupés exclusivement sur un chantier pendant plusieurs années)
- Arrêt de la Cour de Cassation, chambre sociale, du 20 janvier 2016, n° 14-15687 (preuve de l’impossibilité de rejoindre le lieu de travail ou le domicile)
- Arrêt de la Cour de cassation, 2ème chambre civile, du 15 septembre 2016, n° 15-22146 (salariés en mission ou employés en CDIC et absence de déplacement professionnel)
- Arrêt de la Cour de cassation, 2ème chambre civile, du 9 mars 2017, n° 16-12309 (salariés en mission et absence de déplacement professionnel)
